L’importanza dell’ufficio legale è andata aumentando negli ultimi anni. Secondo la mappa degli uffici legali, realizzata dalla società di consulenza LEXqi Conseil, attualmente quasi tre quarti dei responsabili degli uffici legali sono infatti coinvolti nei consigli di amministrazione aziendali, un dato in crescita rispetto al 2018.
È ragionevole chiedersi perché l’ufficio legale sia così importante all’interno delle aziende. Quali sono le sue funzioni? Qual è il suo ruolo strategico?
In cosa consiste un ufficio legale? Definizione
L’ufficio legale è la divisione dell’azienda che si occupa di garantire che quest’ultima operi ai sensi della legislazione e delle normative in vigore. Si compone di giuristi, ossia operatori del diritto, che possono essere considerati avvocati d’impresa.
Le loro mansioni consistono essenzialmente nella vigilanza legale giornaliera. I giuristi devono essere infatti costantemente aggiornati su tutte le norme e le leggi relative all’attività dell’azienda. Questo lavoro richiede il massimo rigore, in quanto le norme giuridiche sono in continua evoluzione e ciò influisce potenzialmente sull’intera attività dell’impresa.
Parallelamente, l’ufficio legale esercita quindi anche funzioni di consulenza e sensibilizzazione: deve comunicare regolarmente con le altre divisioni, per garantire la corretta applicazione delle normative, soprattutto in caso di cambiamenti delle stesse. Le competenze dei giuristi vengono pertanto messe al servizio di ogni progetto nell’ambito della negoziazione dei contratti e naturalmente all’interno del consiglio di amministrazione.
Responsabile della conformità delle attività aziendali, l’ufficio legale interviene anche in caso di controversie interne ed esterne e, se necessario, nella gestione dei processi.
Responsabilità e competenze dell’ufficio legale
Identikit del giurista
Un bravo giurista deve idealmente possedere le competenze e le qualità riportate di seguito:
- perfetta padronanza del diritto d’impresa
- conoscenze approfondite sul settore di attività dell’azienda
- massimo rigore e attenzione ai dettagli
- buone competenze relazionali, capacità di comunicazione e divulgazione
- capacità di sintesi, indispensabile per orientare il processo decisionale
- diplomazia e capacità di scrittura, applicate al contesto delle controversie e dell’elaborazione dei contratti
I rischi gestiti dall’ufficio legale
I rischi gestiti dall’ufficio legale possono variare in base al settore di attività dell’azienda. La maggior parte delle normative e delle controversie incontrate sono specifiche di un’attività (settore bancario, immobiliare, servizi online, alimentare, ecc.).
Alcuni rischi sono tuttavia generici e costanti da un settore all’altro. Mutano soprattutto in funzione delle innovazioni tecnologiche e dei cambiamenti sociali.
Secondo uno studio del Cercle Montesquieu condotto nel 2021, i rischi più comuni gestiti dagli uffici legali sono:
- la protezione dei dati, che rappresenta una richiesta dell’82%
- la lotta alla corruzione e al riciclaggio di denaro, con una richiesta del 62%
- la responsabilità sociale d’impresa (CSR), che rappresenta il 62% delle richieste
Seguono poi problematiche di carattere umano e sociale, come il rispetto dei diritti umani e della diversità. Tutti questi fattori sono generici, ossia riguardano ogni settore di attività, ma i timori possono evolversi nel corso del tempo.
Ad esempio, l’interesse per i rischi associati alla protezione dei dati è cresciuto da quando è stato introdotto il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) nel 2018.
La gestione dei contratti
Tutte le aziende devono gestire diversi tipi di contratti, internamente (si pensi ai contratti di lavoro), con i fornitori e, ovviamente, con i propri clienti. Questi contratti sono documenti chiave, spesso elaborati in grandi volumi e maneggiati da diversi collaboratori: ufficio acquisti, ufficio commerciale, risorse umane, amministrazione e, naturalmente, ufficio legale.
Che si tratti di contratti di acquisto, di negoziazione commerciale o di assunzione, questi documenti devono essere obbligatoriamente conformi alle norme applicabili.
Il minimo errore può infatti costare molto caro, sia sotto il profilo giuridico sia sotto quello finanziario, senza contare i rischi per la reputazione aziendale nel caso in cui la controversia diventi di dominio pubblico. Per tutti questi motivi, l’ufficio legale ha un ruolo fondamentale nell’ambito della gestione dei contratti.
I giuristi devono verificare quotidianamente che tutti i contratti siano conformi e che la loro esecuzione rispetti in modo adeguato la totalità delle clausole. Intervengono inoltre prima della stipula, durante le fasi di stesura e negoziazione del contratto. Ciò richiede una vigilanza rigorosa e scambi regolari con le altre divisioni aziendali.
La soluzione DiliTrust al servizio degli uffici legali
Il modulo Contratti di DiliTrust è una soluzione di Contract Lifecycle Management, ossia uno strumento che automatizza la gestione dei contratti durante tutto il loro ciclo di vita. Creato da ex giuristi, questo strumento semplifica la vita quotidiana degli operatori del diritto, consentendo a questi ultimi di risparmiare tempo (ed energie mentali) per mansioni a elevato valore aggiunto: competenze legali, consulenza e processo decisionale.
Il modulo Contratti permette infatti di eliminare tutte le mansioni dispendiose in termini di tempo riguardanti i contratti: stesura (copia/incolla delle clausole), ricerca di informazioni, verifiche di vario tipo, ecc.
Grazie ad algoritmi che si avvalgono dell’intelligenza artificiale, la gestione dei contratti non viene soltanto facilitata, ma anche resa più sicura, dalla stesura del documento alla stipula e al monitoraggio dell’esecuzione.
I giuristi, ma anche tutti i collaboratori, hanno così un maggiore controllo sui contratti: i rischi di controversie, errori e perdite finanziarie si riducono e il ritmo di elaborazione dei contratti aumenta, con la possibilità di sottoscriverne un numero più elevato.
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