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Normative locali, processi globali: gestire l’ufficio legale di un gruppo multinazionale

Vittorio Grasso è il protagonista della nuova edizione LegalTalks by DiliTrust

INTRODUZIONE

Gestire gli aspetti legali di una multinazionale attiva in undici Paesi, con varie giurisdizioni e la necessità di standardizzazione, rappresenta un’impresa di notevole complessità. Tuttavia, Vittorio Grasso ha affrontato questa sfida con successo. Da gennaio 2022, ricopre il ruolo di General Counsel presso Gefran, un gruppo specializzato nella progettazione e produzione di sensori, sistemi e componenti per l’automazione ed il controllo dei processi industriali. Insieme al suo team italiano, Vittorio gestisce le questioni legali dell’azienda a livello globale.

In questa edizione di LegalTalks, esploreremo le diverse sfide che Vittorio e il suo team affrontano quotidianamente, focalizzandoci sulla ricerca di soluzioni innovative e strategie per garantire il successo di Gefran in un panorama legale in continua evoluzione.

L’INTERVISTA

Come si riesce a gestire in maniera efficiente l’ufficio legale di un’azienda multinazionale tenendo conto, da un lato, della specificità di ogni giurisdizione nazionale (insieme anche alla differenza linguistica e la delocalizzazione geografica), e dall’altro, la necessità di standardizzare i processi? Come conciliare internazionalizzazione, centralizzazione delle informazioni e organizzazione dei flussi informativi?

Gefran ha la sede principale in Italia, in provincia di Brescia, ma gestisce filiali in undici Paesi nel mondo. Quindi la prima barriera che dobbiamo affrontare è quella culturale. Non si tratta solo di linguistica, quindi di conoscenza dei vocaboli o della grammatica, ma soprattutto di saper cogliere messaggi impliciti, sfumature di comunicazione e approcci culturali molto differenti dai nostri che possono compromettere l’efficacia di una comunicazione. Per questo è fondamentale la formazione, a cui noi manager di Gefran dedichiamo molto tempo in percorsi dedicati: dobbiamo metterci nell’ottica di non dare nulla per scontato per accertarsi che lo stesso messaggio sia recepito in maniera corretta da tutte le controparti, al netto delle sensibilità culturali diverse.

La seconda barriera è quella tecnico-legale dovuta alle diversità normative tra le varie country. È evidente che noi dell’head quarter non possiamo conoscere tutte le leggi specifiche di ogni Paese, però dobbiamo tenere conto delle principali differenze e trovare un modo per conciliarle con la necessità di standardizzare i processi all’interno del Gruppo. Per affrontare questa sfida può essere utile costruire un network di riferimento, costituito da persone interne o esterne all’azienda, che siano esperte delle varie legislazioni e diano supporto all’HQ nella comprensione di tali regole e nella compliance. Parallelamente è necessario che tutto il team legale assuma una mentalità aperta e flessibile, in grado di distinguere e riconoscere le priorità: bisogna trovare uno standard, decidendo in che misura deve essere adottato ovunque, e in quale può essere adattabile, cioè che si possa anche declinare alle singole necessità locali. Ad esempio, il codice etico dell’azienda deve essere adottato così com’è da tutte le country, senza possibilità di eccezione, mentre la modalità di redazione dei verbali dei CDA può essere inquadrata in un modello flessibile: per prassi, redigiamo due verbali separati delle riunioni dei consigli di amministrazione, uno che rispetta i criteri standard del Gruppo e uno adattato alle esigenze locali.

La tecnologia rappresenta un prezioso aiuto, soprattutto in un contesto come quello attuale sempre più complesso dal punto di vista normativo e in cui l’innovazione avanza rapidamente. Quali strumenti utilizzate voi dell’ufficio legale e quali benefici hanno portato?

Sicuramente la tecnologia fornisce un aiuto imprescindibile, di cui oggi è impossibile fare a meno. Noi la utilizziamo molto per standardizzare i processi e tenere traccia di tutte le attività legali dell’azienda utilizzando in tutto il mondo gli stessi strumenti. Per esempio, ultimamente abbiamo esteso l’uso del Smart CDA di DiliTrust a tutte le nostre società estere, in modo da gestire al meglio le riunioni societarie in ogni country. Grazie alla possibilità di condividere in maniera sicura e tracciata tutti i documenti riservati, fissare appuntamenti condivisi in agenda e ricordare le scadenze, si è rivelato uno strumento molto apprezzato dal management locale perché consente a tutti i partecipanti in ogni Paese di avere la stessa visibilità. Nonostante il valore imprescindibile del rapporto fisico, è innegabile che questi strumenti tecnologici rappresentino un mezzo prezioso e di grande supporto per agevolare le attività aziendali.

In tal senso ricevo una grande spinta dal contesto aziendale che respiro; lavorando in gruppo che fa della tecnologia e dell’innovazione il proprio punto di forza sono stimolato a fare lo stesso nel mio lavoro.

Dalla sua esperienza, come ha visto evolvere il ruolo del General Counsel? E quali ritiene che possano essere i possibili sviluppi futuri in un contesto sempre più globalizzato e interconnesso?

Il ruolo del General Counsel è cambiato molto negli anni acquistando all’interno dell’azienda un ruolo sempre più variegato: da semplici esperti di affari legali, ora stiamo diventando un elemento strategico per la buona riuscita del business. In alcuni casi dobbiamo avere le caratteristiche di un Project manager: gestiamo progetti e operazioni straordinarie, occupandoci non solo degli aspetti legali, ma anche organizzativi e operativi. Ci confrontiamo costantemente con diversi interlocutori e team aziendali, trattiamo, cerchiamo di arrivare a soluzioni vantaggiose per tutti.

Trovo utile illustrare e altre funzioni le ragioni che stanno dietro il nostro operato, per spiegarne il valore. Insomma, il nostro ruolo è quello di trovare soluzioni rapide ed efficaci, appianare gli ostacoli e arrivare il prima possibile al risultato utile per l’azienda. Dobbiamo contemporaneamente contribuire a creare una “cultura della compliance” per tenere allineati i team aziendali. Tutto questo per l’azienda si traduce in un risparmio di tempo e costi, in una maggior efficienza e in un risultato che dura nel tempo.


Guardando al futuro, mi auguro sinceramente che si continui su questa strada per portare la figura del General Counsel al centro del business. Visti i presupposti, presumo inoltre che le nuove tecnologie diventeranno ancora più utili e impattanti sul nostro lavoro: basti pensare alle enormi potenzialità dell’intelligenza artificiale. Sicuramente le aziende che stanno già investendo in questo ambito si troveranno avvantaggiate quando queste tecnologie entreranno a far parte in maniera strutturata nell’organizzazione degli uffici legali.

La sostenibilità rientra nelle vostre priorità di sviluppo? Se sì, quale ruolo ha il vostro ufficio legale per accompagnare l’azienda in questo percorso?

La sostenibilità è da sempre una priorità per Gefran, ancora prima che finisse al centro dell’attenzione pubblica. Un momento molto significativo in questo ambito è arrivato per noi a novembre 2020 quando abbiamo lanciato il primo piano di sostenibilità. Insieme ai nostri stakeholder abbiamo selezionato i temi rilevanti su cui lavorare e successivamente è stata elaborata una strategia per conseguire gli obiettivi ritenuti prioritari.

Con il primo piano strategico della sostenibilità erano stati lanciati quattro macro-progetti, su cui abbiamo lavorato negli anni successivi. Un ulteriore passo in avanti e salto di qualità è rappresentato dalla pubblicazione del primo Bilancio di Sostenibilità, avvenuta nel 2023. Tale documento racchiude in sé sia gli aspetti di rendicontazione, sia il piano strategico della sostenibilità, aggiungendo altri 26 progetti di sostenibilità di medio-lungo periodo. È importante sottolineare che molti di questi progetti coinvolgono anche i nostri stakeholder, dai fornitori locali ai partner più grandi, per trasmettere loro l’impegno del Gruppo nell’ambito della sostenibilità. Noi del team legale siamo direttamente coinvolti in questi progetti di sostenibilità, sia come membri del Gruppo di lavoro, che, come parte attiva in diverse attività specifiche quali, la segreteria del Comitato di sostenibilità (nominato nell’ambito del Consiglio di Amministrazione della capogruppo) o la redazione dei contratti con i partner che ci supportano in questi progetti.


👉 Nelle precedenti edizioni di LegalTalks:

pubblicato su 27/06/2023