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Il General Counsel come propulsore dell’etica aziendale

INTRODUZIONE

Matteo Frizzi, General Counsel con una vasta esperienza in aziende leader come Prelios S.p.A. e Artsana S.p.A., ci parlerà del ruolo cruciale del legale in-house e delle altre funzioni aziendali, come le risorse umane, e del board nella redazione, implementazione e applicazione del codice etico aziendale. Al contempo, approfondirà l’evoluzione dell’approccio aziendale alla sostenibilità e all’etica negli affari, sottolineando l’importanza di integrare i principi e i valori aziendali nelle strategie di business.

L’INTERVISTA

Come si definisce il codice etico e qual è il coinvolgimento del legale in-house nella sua redazione e applicazione, considerando il suo ruolo nel contesto della business ethic aziendale e la sua interazione con gli altri dipartimenti?

Il codice etico è uno strumento che ormai fa parte integrante delle realtà aziendali italiane da diversi anni. Derivato dalla tradizione anglosassone, ha acquisito sempre maggiore importanza nel contesto italiano in un’ottica di autoregolamentazione.

Il codice etico è un documento che raccoglie una serie di principi e norme sociali, morali ed etiche redatto direttamente dalla società. Nonostante non sia vincolante per legge, rappresenta un impegno volontario che definisce gli standard etici e morali al fine di fornire regole di comportamento e aspettative condivise che guidano l’operato dell’azienda.

Il documento, inoltre, non è destinato solo al personale dell’azienda, ma coinvolge una varietà di soggetti, sia interni che esterni, quali, fra gli altri, dipendenti, anche temporanei, amministratori, sindaci, procuratori e terze parti che operano a qualunque titolo per conto e/o nell’interesse dell’azienda.

Il ruolo del legale in-house nella redazione del codice etico è fondamentale. Personalmente ho avuto l’opportunità di guidare il processo di redazione del codice etico in diverse multinazionali. In questo contesto, il legale in-house assume un ruolo di leadership, collaborando con altre funzioni aziendali come risorse umane e compliance officer dove presente. Infatti, il codice etico, sebbene non abbia una valenza operativa diretta, fornisce le regole di alto livello che devono essere tradotte in procedure e policy concrete da porre in relazione con il codice. Il legale in-house è quindi coinvolto nel processo di formalizzazione e adeguamento delle normative aziendali, garantendo che siano chiare, applicabili e rispettino gli standard etici dell’azienda. Sotto questo profilo fondamentale diventa perciò l’attività formativa finalizzata a diffondere la cultura etica e la conoscenza del codice.

In ultimo è bene ricordare come la redazione di un codice etico richieda tempo, solitamente alcuni mesi, coinvolgendo diverse funzioni, analizzando la struttura aziendale e individuando gli stakeholder di riferimento, nonché ponderando accuratamente i principi e le parole. Il legale in-house deve quindi tradurre i principi in termini concreti, considerando le implicazioni e adattandoli al contesto normativo e operativo dell’azienda.

Il legale, infine, svolge un ruolo chiave anche nell’applicazione del codice etico, intervenendo in caso di presunte violazioni e contribuendo alla gestione dei rapporti con dipendenti, amministratori e terze parti.

ome il coinvolgimento delle diverse funzioni aziendali nel processo di redazione del codice etico contribuisce alla sua efficacia e alla sua integrazione con le attività aziendali? Come vengono gestite internamente e comunicate esternamente?

Il coinvolgimento delle diverse funzioni aziendali nel processo di redazione del codice etico contribuisce in modo significativo alla sua efficacia e integrazione con le attività aziendali.

Infatti, durante la fase di analisi e discussione interna, il lavoro è di gruppo e richiede la collaborazione del team legale in-house e delle altre funzioni aziendali, come risorse umane e compliance officer, nonché la consultazione degli stakeholder per la condivisione dei principi etici.

Il codice etico viene quindi condiviso internamente con le figure apicali, fino al Presidente e all’Amministratore Delegato e agli organi societari prima della formale adozione da parte del Consiglio di Amministrazione.

Successivamente come abbiamo visto, viene avviata una campagna di divulgazione interna, nonché di formazione per promuovere la conoscenza e l’applicazione del codice etico curata principalmente dalle risorse umane, anche attraverso canali come l’intranet aziendale, il sito internet e la posta elettronica.

Esternamente all’azienda, il codice etico diventa parte integrante dei contratti aziendali e dei principi da rispettare anche dai fornitori e altre terze parti. La sua divulgazione esterna è gestita attraverso una comunicazione trasparente e, se necessario, vengono organizzate iniziative di formazione o informazione riguardo al codice.

Parliamo del tema della sostenibilità e dell’etica negli affari, che è diventato sempre più centrale negli ultimi anni. Come hai visto cambiare l’approccio delle aziende italiane a questo tema nel corso del tempo?

Negli ultimi anni, ho notato un cambiamento significativo nell’approccio delle aziende italiane nei confronti della sostenibilità e dell’etica negli affari. Inizialmente, molte aziende consideravano questi temi principalmente come un mero adempimento normativo, affrontandoli in modo reattivo per rispettare le richieste normative in evoluzione.

Oggi la consapevolezza e l’importanza attribuita a questi temi sono cresciute notevolmente. Le aziende italiane stanno gradualmente passando da un approccio puramente reattivo a uno proattivo, integrando la sostenibilità e l’etica nei valori aziendali fondamentali nelle loro strategie di business. Ciò è spesso evidente proprio nella redazione e nell’adozione di codici etici, che vanno oltre il semplice assecondare richieste normative e si concentrano sulla creazione di un impatto positivo nella società e nell’ambiente. 

Inoltre, ho osservato un aumento della richiesta da parte degli investitori e dei consumatori di trasparenza e responsabilità da parte delle aziende. Le aziende che dimostrano un impegno autentico nella sostenibilità e nell’etica spesso godono di una reputazione più positiva e di una maggiore fiducia da parte delle parti interessate.

In sintesi, direi che c’è stata una trasformazione significativa nell’approccio delle aziende italiane, che stanno sempre più integrando la sostenibilità e l’etica nei loro modelli di business, riconoscendo questi elementi come essenziali per la loro longevità e successo nel lungo periodo.

Se dovessi sintetizzare la mia esperienza in alcuni punti chiave menzionerei sicuramente l’importanza dell’approccio collaborativo e interfunzionale tra il dipartimento legale e le altre funzioni aziendali nella gestione della sostenibilità e dell’etica. Essenziale anche adottare un approccio proattivo nella definizione dei propri valori aziendali e nell’integrazione della sostenibilità nei processi decisionali. Questo non solo contribuirà a mitigare i rischi legati alla reputazione, ma anche a creare valore a lungo termine per l’azienda e la società nel suo complesso. Infine, ritengo sia altrettanto importante rimanere aggiornati sulle evoluzioni normative e sulle best practice nel campo della sostenibilità e dell’etica. Questi ambiti sono in costante evoluzione e le aziende che si mantengono informate e adattano le loro pratiche, di conseguenza, sono meglio posizionate per affrontare le sfide del futuro.

Alla luce dei recenti eventi (Ferragni, Coca Cola e Safilo), qual è il ruolo del General Counsel nell’applicazione del codice etico aziendale? Più in generale, la riflessione morale sull’etica degli affari si colloca nel più ampio dibattito sulla Responsabilità Sociale d’Impresa (RSI). Come l’azienda gestisce e affronta le questioni etiche e di responsabilità sociale legate alle attività affidate a terzi attraverso l’outsourcing? 

Anche in questa circostanza, reputo essenziale il ruolo del legale in-house, il quale ha il compito di garantire che il codice etico venga considerato e valutato durante la selezione dei potenziali fornitori dell’azienda. È altresì responsabile di assicurare che il codice etico sia parte integrante delle disposizioni contrattuali, consentendo così la risoluzione del contratto in caso di violazione.

Il recente caso Ferragni, insieme alle decisioni di Coca Cola e Safilo di sospendere o interrompere la collaborazione con l’influencer a seguito delle sanzioni irrogate dall’Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato , evidenzia come una corretta applicazione del codice etico possa, in casi estremi, portare alla risoluzione di un contratto per comportamenti non in linea con i principi aziendali. Questo dimostra che tali principi non sono meramente formali, ma bensì sostanziali nella gestione degli affari.

Per quanto riguarda il coinvolgimento del legale in-house per l’applicazione del codice etico, vi sono due aspetti fondamentali da considerare. In primo luogo, il codice etico dovrebbe essere parte integrante delle procedure di selezione dei fornitori, assicurando che il fornitore sia consapevole delle aspettative etiche dell’azienda. In secondo luogo, il legale in-house deve garantire che il codice etico sia effettivamente applicato nei contratti, integrandoli in modo adeguato e permettendo la sua esecuzione, inclusa la possibilità di risolvere il contratto se necessario.

In conclusione, i recenti casi, come quelli citati di Safilo e Coca-Cola rispetto a Ferragni, dimostrano che la previsione del codice etico come elemento contrattuale consente all’azienda di agire in modo efficace e dimostra che il rispetto del codice va oltre il mero formalismo, diventando una pratica concreta e sostanziale. Il ruolo del legale in-house sia prima, nell’assicurarsi che il codice etico sia uno strumento applicabile e integrato nel profilo contrattuale, sia dopo, nel consentire all’azienda di applicare il codice etico, eventualmente formalizzando una risoluzione contrattuale. In questo modo, il legale in-house si pone come custode della coerenza tra principio e pratica.

Come il board contribuisce alla definizione e all’implementazione del codice etico all’interno dell’organizzazione? Quali sono le funzioni aziendali coinvolte?

Il ruolo del Consiglio di Amministrazione all’interno della definizione e implementazione del codice etico è di cruciale importanza. Il coinvolgimento del board avviene a vari livelli, a partire dalla sua discussione e successiva approvazione in Consiglio di Amministrazione.

Le indicazioni e le direttive fornite dal board sono essenziali durante la stesura del codice etico, diventando un elemento fondamentale del processo decisionale.

Il contributo principale del board è, dunque, nella definizione e nell’implementazione del codice etico. È importante sottolineare come il passaggio in Consiglio di Amministrazione (o comunque nell’organo deliberativo preposto) sia un punto cruciale, anche per il peso attribuito al codice etico.

Il board svolge dunque un ruolo cruciale anche nel conferire rilevanza al codice etico stesso. Un codice etico approvato dal Consiglio di Amministrazione ha una valenza maggiore rispetto a iniziative o procedure aziendali, poiché rappresenta una decisione dell’organo deliberante.

L’intelligenza artificiale è ancora gestita dalle aziende come una tecnologia e raramente i suoi impatti etici, ESG e di sostenibilità sono affrontati in modo organico nei codici etici o in policy specifiche. Questo è quanto è emerso da una recente ricerca di Standard Ethics pubblicata a novembre 2023. Quali cambiamenti ti aspetti in ambito per questo 2024?

È interessante notare come, in passato, l’etica d’impresa fosse spesso considerata più come un’attività di marketing piuttosto che un elemento centrale della gestione aziendale. Tuttavia, negli ultimi anni abbiamo per fortuna assistito a un cambiamento significativo in questa prospettiva.

Ricordo chiaramente le parole di un dirigente di un’importante azienda produttrice di arredamenti di alta gamma alcuni anni fa. Sottolineava come la sostenibilità fosse diventata una questione vitale per la sopravvivenza dell’azienda stessa. In altre parole, non potevano più permettersi di trascurare la sostenibilità nell’ambito delle loro operazioni, poiché non sarebbe stato sostenibile a lungo termine per il loro mercato di riferimento.

Questo ci porta a riflettere sul ruolo crescente dell’intelligenza artificiale nel contesto aziendale. Il 2024 si prospetta probabilmente ancora come un anno di transizione per molte aziende. Sebbene l’intelligenza artificiale sia già presente in diverse forme, il suo pieno impatto etico e sui criteri ESG (Ambientali, Sociali e di Governance) potrebbe richiedere ancora del tempo per manifestarsi appieno.

Alcuni economisti ritengono che già nel corso del 2024 l’intelligenza artificiale avrà un impatto significativo sul commercio, mentre altri sono più cauti nelle loro previsioni. Quello che è certo è che, indipendentemente dall’entità dell’impatto, sarà necessario regolamentare adeguatamente l’utilizzo dell’intelligenza artificiale.

Sotto il profilo etico, molti principi contenuti nei codici etici aziendali possono già affrontare le questioni legate all’intelligenza artificiale, sebbene non sia esplicitamente menzionata. Tuttavia, potrebbe essere necessario aggiornare tali codici per affrontare in modo più specifico le sfide etiche poste dall’intelligenza artificiale.

Infine, è probabile che le aziende debbano implementare policy e procedure specifiche per gestire l’utilizzo dell’intelligenza artificiale in modo etico e responsabile. È fondamentale considerare non solo l’impatto diretto dell’intelligenza artificiale sulle attività aziendali, ma anche le implicazioni più ampie sul piano etico e giuridico.

In definitiva, il 2024 sarà un anno cruciale per affrontare in modo organico le sfide etiche e di sostenibilità legate all’intelligenza artificiale, garantendo nel contempo un uso responsabile e consapevole di questa tecnologia emergente.

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