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Legal Entity Management: comprendere le potenzialità della digitalizzazione

In un contesto globale caratterizzato da cambiamenti normativi, norme sulla compliance e sulla trasparenza nei confronti di autorità di regolamentazione, stakeholder e investitori, la gestione efficace delle partecipate sta diventando un tema di sempre maggiore interesse. La posta in gioco è alta.  Molte multinazionali faticano a monitorare i cambiamenti nella loro struttura societaria e a gestire la conformità nel modo più efficace possibile. Di conseguenza, molti gruppi e holding stanno gestendo in modo proattivo le loro strutture giuridiche. Si tratta di un vero e proprio cambiamento culturale all'interno delle organizzazioni, che stanno adottando nuove competenze, tecnologie e modelli operativi per gestire gli obblighi di gestione della struttura societaria al fine di soddisfare i requisiti normativi in tema di trasparenza.  Nell'aprile 2022, l'Association of Corporate Counsel (ACC) ha pubblicato un rapporto che rivela, tra l'altro, che le aziende sono maggiormente a rischio a causa dei loro maggiori obblighi in materia di governance delle partecipate; tuttavia, l’affinamento dei processi e l'adozione di nuove tecnologie digitali consentono alle Direzioni Legali risparmiando tempo, ridurre i rischi e gestire meglio i costi. A volte però l'introduzione di nuove tecnologie/metodologie porta con se una certa resistenza al cambiamento.

Migliore gestione delle partecipate per ottenere risultati efficaci

ACC, che rappresenta i General e Corporate Counsel di 85 Paesi in sei continenti, ha messo in luce la realtà sul campo per molte aziende. Nel suo "An Inside Look at Legal Entity Management Practices", pubblicato nell'aprile 2022 in collaborazione con Deloitte, ha utilizzato le risposte di 500 aziende per descrivere nel dettaglio le problematiche legate alla gestione delle partecipate. I risultati dimostrano che la governance di partecipate e controllate migliora quando l'azienda si avvale di pratiche LEM (Legal Entity Management) solide, come politiche e procedure scritte, un unico calendario di conformità globale e la tracciabilità elettronica dei documenti aziendali, ottiene risultati aziendali migliori. Le aziende sono quindi incoraggiate a mettere in atto le best practise per garantire la loro governance a lungo termine. Il rafforzamento della politica di gestione dell’assetto societario è essenziale per le aziende che vogliono gestire il rischio su base quotidiana.

LEM e nuove tecnologie

Il rapporto rivela che un partecipante su tre ha indicato che all'interno dell'azienda vengono condotti test, monitoraggi e audit interni per le pratiche e le procedure LEM, mentre il 56% ha riferito che tali controlli non sono stati implementati.  Tuttavia, esistono molte tecnologie che possono aiutare nella gestione quotidiana. Sebbene il 73% delle aziende partecipanti abbia espresso insoddisfazione o un'opinione neutra sulle tecnologie utilizzate, ha comunque riconosciuto che esse sono necessarie per una migliore gestione. Tuttavia, il 60% dei partecipanti dichiara di monitorare i propri file tramite un database digitale.   Una delle spiegazioni di questo fenomeno è la lentezza del processo di implementazione di nuovi strumenti tecnologici nonché la naturale resistenza al cambiamento. Le aziende si muovono a velocità diverse, a seconda delle loro priorità e del tempo che hanno a disposizione. I team incaricati della gestione della struttura societaria devono affrontare diversi problemi quotidiani, tra cui processi di gestione obsoleti. Questo rallenta ulteriormente il processo di trasformazione digitale. 

Affidarsi ad un partner tecnologico affidabile

Molte aziende affrontano grandi sfide in ambito Legal Entity Management il che comporta una maggiore esposizione al rischio per le loro organizzazioni. Ciò rafforza la necessità di comprendere meglio le best pratiche leader in materia di LEM ma soprattutto quali soluzioni tecnologiche sono a disposizione dei team in-house legali.  
La tecnologia è vista come un fattore abilitante, che permette team legali di fare di più per meno. 
Oggi il digitale è parte integrante del futuro delle imprese. La gestione digitale delle partecipate e della compliance rende il lavoro di chi svolge le funzioni di segreteria e di governance molto più semplice e meno stressante, rendendo possibile dedicare più tempo ad attività strategiche.   DiliTrust Governance è la piattaforma all-in-one di riferimento per le Direzioni Affari Legali e Societari che cercano eccellenza ed efficienza, numero 1 in Europa. Grazie al modulo Diritto Societario della suite, è possibile monitorare le partecipate, gli azionisti e il capitale, amministrare procure e deleghe, visualizzare una chiara struttura dell’intera organizzazione e avere una panoramica completa di tutta la documentazione. 

published on 27/09/2022