Molte aziende faticano a navigare nel complesso panorama del gruppo societario man mano che le loro operazioni crescono e non riescono a tenere il passo con le esigenze di compliance e amministrazione. Una survey di EY del 2021 suggerisce che uno sconcertante 89% delle aziende affronta sfide nella gestione delle proprie partecipate, mentre l’87% dei General Counsel riferisce di dedicare troppo tempo a compiti ripetitivi.
Le organizzazioni possono superare tali ostacoli optando per soluzioni in grado di automatizzare attività noiose e aumentare la produttività come strumenti di gestione del gruppo societario conosciute anche con il termine Legal Entity Managemnt (LEM).
In questo articolo, esploreremo tre validi motivi per cui le aziende dovrebbero prendere in considerazione l’utilizzo di un software di Legal Entity Management per semplificare i processi di gestione delle persone giuridiche e migliorare la produttività complessiva.
Cos’è uno strumento di Legal Entity Management?
Prima di approfondire i motivi per utilizzare una soluzione di gestione delle entità giuridiche, dobbiamo prima definire di cosa si tratta. Uno strumento di Legal Entity Management è una soluzione software che aiuta le aziende a gestire le loro persone giuridiche e filiali. Ci possono essere due tipi di software, enterprise e SaaS, uno deve essere scaricato e l’altro è ospitato online ed è accessibile tramite Internet.
Ogni strumento di gestione delle persone giuridiche ha le proprie caratteristiche, ma la funzione è quella di fornire una posizione centralizzata per tutti i dati relativi al gruppo. Ciò consente alle aziende di tenere traccia di informazioni come strutture proprietarie, conformità normativa e dichiarazioni fiscali. Le funzionalità possono variare a seconda del fornitore di servizi, alcune possono offrire la gestione dei documenti, l’automazione del flusso di lavoro e la reportistica.
Perché utilizzare un software di gestione delle entità giuridiche?
La gestione delle entità può essere un’attività complessa che coinvolge più parti interessate e vari requisiti normativi. L’utilizzo del software può aiutare le aziende a semplificare i processi, aumentare l’efficienza e ridurre i costi complessivi. Ecco tre motivi principali per cui è necessario utilizzare uno strumento di gestione delle entità legali.
#1 – Centralizza e proteggi i tuoi dati
La perdita di documenti e la mancanza di follow-up su informazioni importanti possono essere un evento comune per le organizzazioni senza uno strumento di gestione delle persone giuridiche. Tali errori possono portare a potenziali problemi di conformità che potrebbero comportare una maggiore vulnerabilità agli attacchi informatici.
Uno dei principali vantaggi di uno strumento di gestione delle persone giuridiche è la centralizzazione di importanti dati relativi alle entità. Le organizzazioni possono facilmente accedere e aggiornare le informazioni per fornire dati in tempo reale che rappresentano l’azienda e le sue numerose entità, come la distribuzione del capitale.
Le funzionalità di sicurezza degli strumenti di gestione delle persone giuridiche, come i controlli di accesso e gli audit trail, possono garantire che tutti i dati siano protetti da accessi non autorizzati e visualizzati solo dalle parti interessate.
L’utilizzo di tale strumento può quindi ridurre significativamente i rischi per la sicurezza.
#2 – Aumentare l’efficienza con la tracciabilità
L’efficienza è fondamentale per tutte le aree di un’azienda e la gestione delle persone giuridiche non fa eccezione. La gestione delle entità coinvolge molte parti interessate, come team legali, contabilità e unità aziendali, è quindi essenziale garantire una collaborazione fluida per tutti. La mancanza di una comunicazione adeguata può portare a compiti relativi alle persone giuridiche che diventano lunghi e soggetti a errori.
Una soluzione di gestione delle persone giuridiche può risolvere queste sfide fornendo tracciabilità e trasparenza in tutte le attività correlate. Funzionalità come la condivisione di file, la cronologia dei documenti e gli avvisi per la fine dei mandati o le scadenze dei contratti possono aiutare le aziende a semplificare i processi relativi alle persone giuridiche, riducendo il rischio di errori e ritardi.
Alcuni strumenti di gestione delle persone giuridiche includono anche funzionalità di reporting e analisi per monitorare meglio tutte le aree di business di un’organizzazione e identificare le aree di miglioramento.
La tracciabilità semplifica anche le esigenze specifiche delle organizzazioni per gli audit.
#3 – Visualizza la tua organizzazione e le sue partecipate
La capacità di visualizzare un’organizzazione e le sue partecipate e comprenderne la struttura può chiarire i requisiti legali, fiscali e normativi e migliorare la conformità. Uno strumento di gestione delle entità può aiutare a fornire una visione olistica di un’azienda e delle sue entità mappando la distribuzione dei diritti di voto e del capitale, tra le altre cose. Questo aiuta le aziende a comprendere facilmente la struttura della loro organizzazione, soprattutto se le loro entità sono all’estero.
Monitorando le strutture proprietarie e monitorando i requisiti di conformità, uno strumento di gestione delle entità può aiutare le aziende a semplificare i loro processi, migliorando l’efficienza e riducendo la quantità di tempo e risorse precedentemente spesi per questi. Inoltre, alcune soluzioni dispongono di funzionalità di reporting incorporate che possono aiutare ulteriormente le organizzazioni a ottimizzare le procedure e le aree di sviluppo.
Una panoramica di tutte le aree di business significa che le organizzazioni hanno un maggiore controllo su tutte le operazioni e risparmiano denaro a lungo termine evitando multe e sanzioni legate alla compliance.
Investendo in uno strumento di gestione delle persone giuridiche, le aziende possono garantire che i loro processi relativi alle entità siano semplificati, efficienti e conformi.
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La gestione del gruppo societario è un compito complesso che richiede strumenti adeguati per tenere il passo con le esigenze attuali. Il modulo di Gestione Partecipate della suite DiliTrust Governance è realizzato su misura per fornire un luogo centralizzato per tutti i dati relativi alle entità, aumentando al contempo l’efficienza con la tracciabilità. Una panoramica più chiara di tutte le entità aiuta a ottenere efficienza e produttività per tutte le parti interessate coinvolte.
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