À mesure que les entreprises se développent, de nombreuses entreprises ont du mal à naviguer dans le paysage complexe des structures juridiques et à répondre aux exigences de conformité et administratives. Selon une enquête EY de 2021 , 89 % des entreprises ont du mal à gérer leurs structures juridiques , tandis que 87 % des services juridiques déclarent consacrer trop de temps à des tâches répétitives.
Pour surmonter les obstacles mentionnés ci-dessus, les organisations peuvent recourir à des solutions automatisées, telles que des outils de gestion d’entités. Ces outils automatisent les tâches fastidieuses et augmentent la productivité.
Cet article explore trois raisons impérieuses pour lesquelles les entreprises devraient envisager d’utiliser l’outil de gestion des entités juridiques. En utilisant de tels outils, les processus de gestion des structures juridiques peuvent être optimisés et la productivité globale peut être augmentée.
Qu’est-ce qu’un outil de gestion d’entité juridique ?
Avant d’aborder les raisons d’utiliser une solution de gestion des entités juridiques, il convient d’abord de clarifier ce que cela signifie. Un outil de gestion des entités juridiques est une solution logicielle qui aide les entreprises à gérer leurs entités juridiques et leurs filiales. Il existe deux types de logiciels : Entreprise et SaaS. L’un nécessite que le logiciel soit téléchargé, tandis que l’autre est hébergé en ligne et accessible via Internet.
Chaque outil de gestion d’entité juridique possède ses propres fonctionnalités. L’objectif est toutefois de fournir un guichet unique pour toutes les informations relatives aux données. Cela permet aux entreprises de suivre des informations telles que les structures de propriété, la conformité réglementaire et les déclarations de revenus. Les fonctionnalités proposées peuvent varier selon le fournisseur. Par exemple, certains outils proposent la gestion de documents, l’automatisation des flux de travail et la création de rapports.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des entités juridiques ?
La gestion des entités peut être une tâche complexe impliquant différentes parties prenantes et différentes exigences réglementaires. En utilisant des logiciels, les entreprises peuvent optimiser leurs processus, accroître leur efficacité et réduire globalement leurs coûts. Voici trois raisons principales pour lesquelles vous avez besoin d’un outil de gestion d’entités juridiques pour gérer les structures juridiques.
1 – Centralisez et protégez vos données
La perte de documents et le manque de suivi d’informations importantes peuvent être courants pour les entreprises ne disposant pas d’un outil de gestion des entités juridiques. De telles lacunes peuvent entraîner des problèmes potentiels de conformité et accroître la vulnérabilité aux cyberattaques.
Ein Hauptvorteil eines Legal Entity Management Tools besteht darin, wichtige datenbezogene Informationen zu zentralisieren. Organisationen können leicht auf diese Daten zugreifen und sie aktualisieren, um Echtzeitdaten bereitzustellen, die das Unternehmen und seine zahlreichen Entities repräsentieren, wie beispielsweise die Verteilung des Kapitals. Sicherheitsfunktionen auf Legal Entity Management Tools wie Zugangskontrollen und Audit-Trails können sicherstellen, dass alle Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und nur von relevanten Interessengruppen eingesehen werden können.
Die Verwendung eines solchen Tools kann daher Sicherheitsrisiken erheblich reduzieren.
2 – Umfassende Berichtsfunktionen und Dokumentenverwaltung
Effizienz ist in allen Bereichen eines Unternehmens entscheidend, und dies gilt auch für die Verwaltung der Legal Entities. Die Verwaltung von Entities umfasst viele Interessengruppen wie Rechtsteams, Buchhaltung und Geschäftseinheiten. Daher ist es entscheidend, eine reibungslose Zusammenarbeit für alle sicherzustellen. Eine mangelnde Kommunikation kann dazu führen, dass auf Entities bezogene Aufgaben sich in die Länge ziehen und fehleranfällig werden.
Eine Lösung zur Verwaltung der Legal Entities kann diese Herausforderungen lösen, indem sie Nachverfolgbarkeit und Transparenz für alle relevanten Aufgaben bietet. Funktionen wie Dateifreigabe, Dokumentenverlauf und Benachrichtigungen für das Ende von Mandaten oder Vertragsfristen können Unternehmen dabei helfen, ihre auf Entities bezogenen Prozesse zu optimieren und das Risiko von Fehlern und Verzögerungen zu reduzieren. Einige Legal Entity Management Tools zur Verwaltung bieten auch Berichterstattungs- und Analysefunktionen, um alle Bereiche eines Unternehmens besser zu verfolgen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Die Nachverfolgbarkeit vereinfacht auch spezifische Audit-Anforderungen von Organisationen.
3 – Legal Entities und Beteiligungen verwalten und den Überblick behalten
Die Fähigkeit, eine Organisation und ihre Entities zu betrachten und deren Struktur zu verstehen, kann rechtliche, steuerliche und behördliche Anforderungen klären und die Compliance verbessern. Ein Legal Entity Management Tool kann dabei helfen, einen ganzheitlichen Überblick über ein Unternehmen und seine Entities zu erhalten, indem es beispielsweise die Verteilung von Stimmrechten und Kapital abbildet. Dadurch können Unternehmen ihre Organisationsstruktur leichter verstehen.
Durch die Verfolgung von Eigentumsstrukturen und die Überwachung von Compliance-Anforderungen kann ein Entities Tool zur Verwaltung Unternehmen dabei helfen, ihre auf Entities bezogenen Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die bisher aufgewendete Zeit und Ressourcen zu reduzieren. Darüber hinaus verfügen einige Lösungen über integrierte Berichtsfunktionen, die Organisationen dabei unterstützen können, Verfahren und Entwicklungsbereiche weiter zu optimieren.
Avoir une visibilité sur tous les domaines d’activité signifie que les organisations ont plus de contrôle sur toutes les opérations et économisent de l’argent à long terme en évitant les amendes et pénalités liées à la conformité.
En investissant dans un outil de gestion de la structure juridique, les entreprises peuvent garantir que leurs processus liés à l’entité sont optimisés, efficaces et conformes.
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