Wenn Unternehmen wachsen, fällt es oft schwer, sich in der komplexen Landschaft der Rechtsstrukturen zurechtzufinden und den Compliance- und Verwaltungsanforderungen gerecht zu werden. Laut der 2025 EY Law General Counsel Study entwickeln 75 % der befragten Rechtsabteilungen ihre Legal-Tech- oder Datenstrategie weiter. Die häufigsten Hürden sind unstrukturierte Daten (52 %) und nicht verbundene Plattformen (44 %).
Um die oben genannten Hindernisse zu überwinden, können Unternehmen auf automatisierte Lösungen wie Entity-Management zurückgreifen. Diese Tools automatisieren zeitraubende Aufgaben und steigern die Produktivität.
Dieser Artikel untersucht drei Gründe, warum Unternehmen den Einsatz eines Entity-Management-Tools unbedingt in Betracht ziehen sollten. Durch den Einsatz solcher Tools können die Prozesse zur Verwaltung von Rechtsstrukturen optimiert und die Gesamtproduktivität gesteigert werden.
Was ist ein Entity Management-Tool?
Kurzdefinition: Ein Entity-Management-Tool ist eine Software, die alle Daten zu den Gesellschaften eines Unternehmens zentral führt. Dazu gehören Rechtsform, Sitz, Kapital, Beteiligungen, Organe, Mandate, Vollmachten und Fristen. Jede Änderung wird mit Datum dokumentiert.
Bevor wir auf die Gründe für die Verwendung einer Lösung zur Verwaltung von Rechtspersönlichkeiten eingehen, sollten wir zunächst klären, was damit gemeint ist. Ein Tool zur Verwaltung von juristischen Personen ist eine Softwarelösung, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer juristischen Personen und Tochtergesellschaften unterstützt. Es gibt zwei Arten von Software: Enterprise und SaaS. Bei der einen muss die Software heruntergeladen werden, während die andere online gehostet wird und über das Internet zugänglich ist.
Jedes Tool zur Verwaltung von Rechtspersonen hat seine eigenen Funktionen. Das Ziel ist jedoch, eine zentrale Anlaufstelle für alle datenbezogenen Informationen zu bieten. So können Unternehmen Informationen wie Eigentumsstrukturen, Einhaltung von Vorschriften und Steuererklärungen nachverfolgen. Die angebotenen Funktionen können je nach Anbieter unterschiedlich sein. Beispielsweise bieten einige Tools Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und Berichterstellung an.
Entity Management oder Beteiligungsmanagement?
Im deutschsprachigen Raum ist häufig von Beteiligungsmanagement die Rede. Gemeint ist meist derselbe Kern: die Verwaltung der Gesellschaften eines Konzerns und der Anteile zwischen ihnen.
Beteiligungsmanagement legt den Schwerpunkt auf Tochtergesellschaften und Anteilsquoten. Entity Management schließt zusätzlich Organe, Mandate und Vollmachten ein. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie in unserem Leitfaden zur Beteiligungsmanagement-Software.
Wer arbeitet mit einem Entity-Management-Tool?
Gesellschaftsdaten werden selten nur von einer Abteilung genutzt. Das erklärt, warum verstreute Listen so schnell zum Problem werden.
| Abteilung | Typische Aufgaben im Tool |
|---|---|
| Rechtsabteilung | Gesellschaftsunterlagen, Organbestellungen, Vollmachten, Beschlüsse |
| Board Manager | Mandate, Zusammensetzung der Gremien, Sitzungsunterlagen |
| Finanzen & Steuern | Kapitalverteilung, Beteiligungsquoten, Konzernkreis für Berichte |
| Compliance | Fristen, wirtschaftlich Berechtigte, Nachweise für Prüfungen |
| Geschäftsleitung | Überblick über die Konzernstruktur bei Transaktionen und Umstrukturierungen |
Woran Sie merken, dass Excel nicht mehr reicht
Viele Konzerne starten mit Tabellen und Ordnern. Das geht gut, solange es wenige Gesellschaften und wenige Beteiligte gibt. Mit jeder Akquisition, Neugründung oder Verschmelzung wächst der Pflegeaufwand.
Typische Warnsignale:
| Kriterium | Excel und geteilte Ordner | Entity-Management-Tool |
|---|---|---|
| Datenstand | Mehrere Versionen parallel | Eine zentrale Datenbasis |
| Historie | Alte Stände werden überschrieben | Änderungen mit Datum protokolliert |
| Organigramm | Manuell gezeichnet, schnell veraltet | Aus den Beteiligungsdaten erzeugt |
| Fristen | Manuelle Erinnerungen | Automatische Benachrichtigungen |
| Zugriff | Ordnerrechte, oft ungepflegt | Berechtigungen je Gesellschaft oder Gruppe |
| Prüfungen | Unterlagen zusammensuchen | Reports auf Abruf, auch zu vergangenen Stichtagen |
Regulatorischer Druck: Welche Pflichten an Ihren Gesellschaftsdaten hängen
Gesellschaftsdaten sind die Grundlage vieler Meldungen. Ein Fehler in der Tabelle wird so schnell zum Compliance-Risiko. In Deutschland betrifft das unter anderem:
Internationale Konzerne müssen zusätzlich die Regeln jedes weiteren Landes einhalten. Laut derselben EY-Studie nennen 60 % der Rechtsabteilungen die Überwachung regulatorischer Änderungen über mehrere Jurisdiktionen als zentrale Hürde.
Fristen und Meldepflichten über viele Gesellschaften hinweg im Griff behalten?
Mit DiliTrust Entity Management hängen Mandatsabläufe und Fristen direkt am Datensatz und lösen automatische Erinnerungen aus.
Warum sollte ich ein Entity-Management-Tool nutzen?
Die Verwaltung von Entitäten kann eine komplexe Aufgabe sein, an der verschiedene Interessengruppen und unterschiedliche gesetzliche Anforderungen beteiligt sind. Durch den Einsatz von Software können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, ihre Effizienz steigern und ihre Kosten insgesamt senken. Hier sind drei Hauptgründe, warum Sie ein Tool zur Verwaltung von Rechtseinheiten benötigen, um rechtliche Strukturen zu verwalten.
1. Zentralisierung und Sicherung der Daten
Der Verlust von Dokumenten und die fehlende Nachverfolgung wichtiger Informationen können für Unternehmen, die nicht über ein Tool zur Verwaltung von juristischen Personen verfügen, alltäglich sein. Solche Lücken können zu potenziellen Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen und die Anfälligkeit für Cyberangriffe erhöhen.
Ein Hauptvorteil eines Legal Entity Management Tools besteht darin, wichtige datenbezogene Informationen zu zentralisieren. Unternehmen können leicht auf diese Daten zugreifen und sie aktualisieren, um Echtzeitdaten bereitzustellen, die das Unternehmen und seine zahlreichen Entities repräsentieren, wie beispielsweise die Verteilung des Kapitals. Sicherheitsfunktionen auf Legal Entity Management Tools wie Zugangskontrollen und Audit-Trails können sicherstellen, dass alle Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und nur von relevanten Interessengruppen eingesehen werden können.
Die Verwendung eines solchen Tools kann daher Sicherheitsrisiken erheblich reduzieren.
2. Berichtsfunktionen und Dokumentenverwaltung
Effizienz ist in allen Bereichen eines Unternehmens entscheidend, und dies gilt auch für die Verwaltung der Legal Entities. Die Verwaltung von Entities umfasst viele Interessengruppen wie Rechtsabteilungen, Buchhaltung und Geschäftseinheiten. Daher ist es entscheidend, eine reibungslose Zusammenarbeit für alle sicherzustellen. Eine mangelnde Kommunikation kann dazu führen, dass auf Entities bezogene Aufgaben sich in die Länge ziehen und fehleranfällig werden.
Eine Lösung zur Verwaltung der Legal Entities kann diese Herausforderungen bewältigen. Sie bietet Nachverfolgbarkeit und Transparenz für alle relevanten Aufgaben. Funktionen wie Dateifreigabe und Dokumentenverlauf erleichtern die Organisation. Zudem helfen Benachrichtigungen für das Ende von Mandaten oder Vertragsfristen. Dadurch können Unternehmen ihre auf Entities bezogenen Prozesse optimieren. Das Risiko von Fehlern und Verzögerungen wird reduziert. Einige Legal Entity Management Tools bieten zudem Berichterstattungs- und Analysefunktionen. So lassen sich alle Bereiche eines Unternehmens besser verfolgen. Außerdem können Verbesserungspotenziale leichter identifiziert werden.
Die Nachverfolgbarkeit vereinfacht auch spezifische Audit-Anforderungen von Unternehmen.
3. Legal Entities und Beteiligungen verwalten und den Überblick behalten
Die Fähigkeit, ein Unternehmen und seine Entities zu betrachten, ist wichtig. Sie hilft dabei, deren Struktur besser zu verstehen. Dadurch können rechtliche, steuerliche und behördliche Anforderungen geklärt werden. Zudem wird die Compliance verbessert. Ein Legal Entity Management Tool kann dabei unterstützen. Es ermöglicht einen ganzheitlichen Überblick über ein Unternehmen und seine Entities. Dabei kann es beispielsweise die Verteilung von Stimmrechten und Kapital abbilden. Dadurch können Unternehmen ihre Organisationsstruktur leichter verstehen.
Durch die Verfolgung von Eigentumsstrukturen und die Überwachung von Compliance-Anforderungen kann ein Entity Tool zur Verwaltung Unternehmen dabei helfen, ihre auf Entities bezogenen Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die bisher aufgewendete Zeit und Ressourcen zu reduzieren. Darüber hinaus verfügen einige Lösungen über integrierte Berichtsfunktionen, die Unternehmen dabei unterstützen können, Verfahren und Entwicklungsbereiche weiter zu optimieren.
Einblick in alle Geschäftsbereiche zu haben bedeutet, dass Unternehmen mehr Kontrolle über alle Vorgänge haben.Zudem bedeutet es langfristig Geld zu sparen, indem sie Bußgelder und Strafen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften vermeiden.
Durch die Investition in ein Tool zur Verwaltung der Rechtsstruktur können Unternehmen sicherstellen, dass ihre entitätsbezogenen Prozesse optimiert, effizient und konform sind.
KI im Entity Management: Antworten statt Klickpfade
Wer Hunderte Gesellschaften, Personen und Mandate verwaltet, sucht oft lange nach einer einzelnen Angabe. KI-Assistenten verkürzen diesen Weg. Sie beantworten Fragen in normaler Sprache und greifen dabei auf die strukturierten Gesellschaftsdaten zu.
Die Voraussetzung ist eine gepflegte Datenbasis. Eine KI antwortet nur so verlässlich, wie die Stammdaten aktuell sind.
In DiliTrust Entity Management steht dafür Lini im Vollbildmodus zur Verfügung. Typische Fragen sind:
Lini deckt Gesellschaften, Personen und Mandate ab. Ein DiliTrust-Administrator aktiviert die Funktion für Ihr Unternehmen.
Meet Legal AI – Lini
Lini ist die KI, die Sie in allen Bereichen juristischer Arbeit unterstützt. Sie wurde darauf trainiert, wie ein Rechtsexperte zu denken und versteht die Nuancen von Governance, Compliance und Risikomanagement und argumentiert mit Kontext, nicht mit Annahmen.
Worauf Sie bei der Auswahl eines Entity-Management-Tools achten sollten
Die folgenden Prüffragen helfen beim Vergleich von Anbietern:
| Kriterium | Prüffrage |
|---|---|
| Datenmodell | Lassen sich eigene Felder ohne IT-Projekt anlegen? |
| Historie und Audit Trail | Ist jede Änderung mit Datum und Nutzer nachvollziehbar? |
| Organigramm | Entsteht es automatisch aus den Beteiligungsdaten? |
| Fristen und Mandate | Gibt es Erinnerungen per E-Mail oder in der Anwendung? |
| Berechtigungen | Lassen sich Zugriffe je Gesellschaft oder Gruppe von Gesellschaften steuern? |
| Reporting | Sind Reports zu vergangenen Stichtagen und Exporte nach Excel möglich? |
| Integration | Lässt sich das Tool mit Board Portal, Vertragsmanagement und E-Signatur verbinden? |
| Sicherheit | Welche Zertifizierungen liegen vor und wo werden die Daten gehostet? |
Wie DiliTrust Entity Management Rechtsabteilungen unterstützt
Die Verwaltung von juristischen Personen ist eine komplexe Aufgabe, die geeignete Werkzeuge erfordert, um den heutigen Anforderungen gerecht zu werden. DiliTrust Entity Management wurde speziell entwickelt, um einen zentralen Ort für alle datenbezogenen Informationen zu bieten und die Effizienz durch Nachvollziehbarkeit zu steigern. Ein klarerer Überblick über alle Entitäten trägt zur Effizienz und Produktivität aller beteiligten Interessengruppen bei.
Was das Modul im Alltag abdeckt:
Unsere SaaS-Lösung, auf die Sie jederzeit und überall auf der Welt zugreifen können, sichert Ihre Dokumente und reduziert Sicherheitsrisiken und unberechtigten Zugriff. DiliTrust ist nach ISO 27001 und 27701 zertifiziert. Der Support ist mehrsprachig und rund um die Uhr erreichbar. Das Customer Success Team begleitet Ihre Teams mit Schulungen.
Was kostet Sie die manuelle Verwaltung Ihrer Gesellschaften?
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Berechnen Sie Ihren potenziellen jährlichen Nutzen durch die Vereinfachung der Verwaltung von Legal Entities, Beteiligungen, Mandaten und Vollmachten – mit DiliTrust.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Entity-Management-Software?
Eine Entity-Management-Software führt alle Daten zu den Gesellschaften eines Unternehmens an einem Ort. Dazu zählen Rechtsform, Kapital, Beteiligungen, Organe, Mandate und Vollmachten. Änderungen werden mit Datum dokumentiert, sodass sich jeder frühere Stand belegen lässt.
Welche Software nutzen Rechtsabteilungen für die Verwaltung von Tochtergesellschaften?
Viele Rechtsabteilungen ersetzen Excel-Listen durch eine spezialisierte Entity-Management-Software. Sie bündelt Gesellschaftsdaten, Organigramme, Fristen und Unterlagen in einem System. DiliTrust Entity Management ist eine solche Lösung und lässt sich mit dem Board Portal und dem Vertragsmanagement der DiliTrust Suite verbinden.
Welche Funktionen sollte ein Entity-Management-Tool haben?
Wichtig sind eine Gesellschaftsdatenbank mit Historie, ein automatisch erzeugtes Organigramm und Erinnerungen für Mandate und Fristen. Hinzu kommen Berechtigungen je Gesellschaft und Reports mit Excel-Export. Ein Audit Trail sorgt dafür, dass die Daten in Prüfungen belastbar sind.
Wie lässt sich die Verwaltung von Mandaten automatisieren?
Ablauf- und Verlängerungsdaten werden direkt am Mandat hinterlegt. Das Tool erinnert die Verantwortlichen rechtzeitig per E-Mail oder in der Anwendung. In DiliTrust Entity Management bleibt dabei die komplette Verlängerungshistorie erhalten.
Ab wann lohnt sich ein Entity-Management-Tool?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Der Bedarf entsteht meist, wenn mehrere Abteilungen dieselben Daten pflegen oder eine Prüfung Lücken aufdeckt. Gruppen mit Gesellschaften in mehreren Ländern profitieren besonders früh.
Kann KI bei der Verwaltung von Gesellschaftsdaten helfen?
Ja, vor allem beim schnellen Finden von Informationen. In DiliTrust Entity Management beantwortet Lini Fragen zu Gesellschaften, Personen und Mandaten in natürlicher Sprache. Die Qualität der Antworten hängt von gepflegten Stammdaten ab.
