3 Gründe ein Legal Entity Management Tool zu verwenden
Im Zuge des Unternehmenswachstums haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, sich in der komplexen Landschaft der Rechtsstrukturen zurechtzufinden und den Anforderungen an Compliance und Verwaltung gerecht zu werden. Laut einer EY-Umfrage aus dem Jahr 2021 haben erstaunliche 89% der Unternehmen Schwierigkeiten bei der Verwaltung ihrer Rechtsstrukturen, während 87% der Rechtsabteilungen berichten, dass sie zu viel Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben verbringen.
Um die genannten Hindernisse zu überwinden, können Organisationen auf automatisierte Lösungen zurückgreifen, wie zum Beispiel Tools zur Verwaltung von Rechtsstrukturen. Diese Tools automatisieren mühsame Aufgaben und steigern die Produktivität.
In diesem Artikel werden drei überzeugende Gründe untersucht, warum Unternehmen in Betracht ziehen sollten, ein Tool zur Verwaltung von Rechtsstrukturen zu nutzen. Durch den Einsatz solcher Tools können die Prozesse zur Verwaltung von Rechtsstrukturen optimiert und die Gesamtproduktivität gesteigert werden.
Was ist ein Legal Entity Management Tool?
Bevor wir auf die Gründe für die Verwendung einer Lösung zum Legal Entity Management eingehen, müssen wir zunächst klären, was damit gemeint ist. Ein Tool zum Legal Entity Management ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre juristischen Einheiten und Tochtergesellschaften zu verwalten. Es gibt zwei Arten von Software: Enterprise und SaaS. Bei der einen muss die Software heruntergeladen werden, während die andere online gehostet wird und über das Internet zugänglich ist.
Jedes Legal Entity Management Tool hat seine eigenen Funktionen. Der Zweck besteht jedoch darin, eine zentrale Anlaufstelle für alle datenbezogenen Informationen bereitzustellen. Dadurch können Unternehmen Informationen wie Eigentümerstrukturen, regulatorische Compliance und Steuererklärungen verfolgen. Die angebotenen Funktionen können je nach Anbieter variieren. Einige Tools bieten beispielsweise Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung und Berichterstellung an.
Warum sollten Sie eine Legal Entity Management Software benutzen?
Die Verwaltung von Entities kann eine komplexe Aufgabe sein, die verschiedene Interessengruppen und unterschiedliche regulatorische Anforderungen umfasst. Durch die Verwendung von Software können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, die Effizienz steigern und insgesamt Kosten senken. Hier sind drei Hauptgründe, warum Sie ein Legal Entity Management Tool zur Verwaltung von Rechtsstrukturen benötigen.
1 – Zentralisieren und schützen Sie Ihre Daten
Der Verlust von Dokumenten und mangelnde Nachverfolgung wichtiger Informationen können bei Unternehmen ohne ein Legal Entity Management Tool häufig auftreten. Solche Mängel können zu potenziellen Compliance-Problemen führen und die Anfälligkeit für Cyberangriffe erhöhen.
Ein Hauptvorteil eines Legal Entity Management Tools besteht darin, wichtige datenbezogene Informationen zu zentralisieren. Organisationen können leicht auf diese Daten zugreifen und sie aktualisieren, um Echtzeitdaten bereitzustellen, die das Unternehmen und seine zahlreichen Entities repräsentieren, wie beispielsweise die Verteilung des Kapitals. Sicherheitsfunktionen auf Legal Entity Management Tools wie Zugangskontrollen und Audit-Trails können sicherstellen, dass alle Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und nur von relevanten Interessengruppen eingesehen werden können.
Die Verwendung eines solchen Tools kann daher Sicherheitsrisiken erheblich reduzieren.
2 – Umfassende Berichtsfunktionen und Dokumentenverwaltung
Effizienz ist in allen Bereichen eines Unternehmens entscheidend, und dies gilt auch für die Verwaltung der Legal Entities. Die Verwaltung von Entities umfasst viele Interessengruppen wie Rechtsteams, Buchhaltung und Geschäftseinheiten. Daher ist es entscheidend, eine reibungslose Zusammenarbeit für alle sicherzustellen. Eine mangelnde Kommunikation kann dazu führen, dass auf Entities bezogene Aufgaben sich in die Länge ziehen und fehleranfällig werden.
Eine Lösung zur Verwaltung der Legal Entities kann diese Herausforderungen lösen, indem sie Nachverfolgbarkeit und Transparenz für alle relevanten Aufgaben bietet. Funktionen wie Dateifreigabe, Dokumentenverlauf und Benachrichtigungen für das Ende von Mandaten oder Vertragsfristen können Unternehmen dabei helfen, ihre auf Entities bezogenen Prozesse zu optimieren und das Risiko von Fehlern und Verzögerungen zu reduzieren. Einige Legal Entity Management Tools zur Verwaltung bieten auch Berichterstattungs- und Analysefunktionen, um alle Bereiche eines Unternehmens besser zu verfolgen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Die Nachverfolgbarkeit vereinfacht auch spezifische Audit-Anforderungen von Organisationen.
3 – Legal Entities und Beteiligungen verwalten und den Überblick behalten
Die Fähigkeit, eine Organisation und ihre Entities zu betrachten und deren Struktur zu verstehen, kann rechtliche, steuerliche und behördliche Anforderungen klären und die Compliance verbessern. Ein Legal Entity Management Tool kann dabei helfen, einen ganzheitlichen Überblick über ein Unternehmen und seine Entities zu erhalten, indem es beispielsweise die Verteilung von Stimmrechten und Kapital abbildet. Dadurch können Unternehmen ihre Organisationsstruktur leichter verstehen.
Durch die Verfolgung von Eigentumsstrukturen und die Überwachung von Compliance-Anforderungen kann ein Entities Tool zur Verwaltung Unternehmen dabei helfen, ihre auf Entities bezogenen Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die bisher aufgewendete Zeit und Ressourcen zu reduzieren. Darüber hinaus verfügen einige Lösungen über integrierte Berichtsfunktionen, die Organisationen dabei unterstützen können, Verfahren und Entwicklungsbereiche weiter zu optimieren.
Ein Überblick über alle Geschäftsbereiche bedeutet, dass Organisationen mehr Kontrolle über alle Abläufe haben und langfristig Geld sparen, indem sie Bußgelder und Strafen im Zusammenhang mit der Compliance vermeiden.
Durch die Investition in ein Tool zur Verwaltung von Rechtsstrukturen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre auf die Entities bezogenen Prozesse optimiert, effizient und compliant sind.
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veröffentlicht auf 14/06/2023