Les entreprises qui doivent gérer d’importants volumes de contrats et documents ont tout à gagner à automatiser leur contract management. En effet, l’enjeu est à la fois organisationnel, stratégique et financier. Les équipes veulent gagner du temps et améliorer les flux de travail, à la fois elles veulent aussi économiser de l’argent, éviter les erreurs humaines et préserver la confidentialité des documents plus chers.
Pourquoi automatiser votre gestion des contrats ? Cette évolution présente-t-elle des risques pour les métiers juridiques ?
4 raisons d’automatiser la gestion de vos contrats
Finis les contrats perdus d’une main à l’autre, les heures gâchées à chercher un bon document, la bonne clause ou encore à courir après le montant d’une prestation. Voici les avantages que présente un CLM pour la gestion d’un contrat.
#1 – L’automatisation pour le gain de temps
C’est sans doute l’avantage le plus fréquemment mis en avant lorsqu’il est question d’automatiser la gestion de contrat. En effet, la gestion manuelle des contrats est une tâche extrêmement chronophage, non seulement pour les juristes, mais aussi pour tous les collaborateurs amenés à manipuler des contrats ! Avec la quantité infinie de documents que ces services doivent gérer, la tâche est rude.
Grâce à l’automatisation des tâches les plus rébarbatives, chaque collaborateur peut accorder davantage de temps à son cœur de métier. En outre, le gain de temps en phase de négociation et de validation accélère la signature des contrats, ce qui permet d’en négocier davantage. La productivité de l’entreprise s’en trouve donc accrue ; les opportunités perdues pour cause de lenteur des processus sont de l’histoire ancienne.
#2 – Une maîtrise renforcée
Beaucoup d’entreprises ne maîtrisent pas leurs contrats : les dates d’échéance ne sont pas connues, les risques inhérents aux contrats non plus, sans parler des documents égarés ! Mais cela s’arrête avec l’automatisation.
L’automatisation de la gestion des contrats permet de tout centraliser dans un même outil intelligent, pour corriger ce manque de maîtrise une bonne fois pour toutes. Grâce à l’identification intelligente des informations clé, vous ne manquerez plus une seule date d’échéance, ni une seule clause inhabituelle !
En outre, votre maîtrise globale des performances des contrats sera renforcée, grâce à la production de KPI et de tableaux de bords actualisés. Cette vue d’ensemble est un véritable atout stratégique, à l’heure où les entreprises se doivent de maîtriser leurs données, et d’en tirer des informations utiles.
#3 – La modernisation de votre service juridique
Les directions juridiques (et autres services étant amenés à gérer des contrats) ont récemment transformé leur image. Depuis quelques années, avec l’essor des legaltech, les métiers du juridique se sont imposés comme des acteurs modernes, au service des enjeux business des entreprises.
Grâce aux tableaux de bord et aux audits automatisés, les directions juridiques peuvent communiquer sur les performances de leur activité, qui autrefois n’étaient pas mesurables. Avec les logiciels de contract management, les juristes rattrapent donc les autres métiers en termes de digitalisation et de maîtrise de la data. Prenons exemple du processus de validation d’un contrat, qui habituellement nécessite que plusieurs équipes communiquent par mail afin de trouver un accord puis de se voir pour signer un document. Avec l’automatisation il est possible de mettre en place des flux de validation qui informent les parties prenantes de l’attente de signature ou de la validation d’un contrat. C’est donc beaucoup plus rapide, et avec le bon CLM la question de la sécurité de données et confidentialité n’est pas mise en cause.
#4 Les avantages de la centralisation des contrats grâce à l’automatisation
Le contract management automatisé présente aussi l’avantage de centraliser toute l’information contractuelle sur une même plateforme. Cela mène de manière ultime à améliorer le processus de gestion de contrats entre les services qui en ont besoin, permettant un meilleur suivi contrat par contrat, du début à la fin de la signature électronique ou validation. L’équivalent digital (et intelligent !) de la grande armoire remplie de contrats papier, que beaucoup ont connue.
L’avantage d’une base centralisée est multiple. La plateforme de contract management :
- Respecte les normes de sécurité les plus strictes, pour éviter les fuites, pertes et altérations de vos contrats
- Permet de collaborer à distance sur un même document, ou plusieurs documents, pour le modifier rapidement sans boucles de mails interminables
- Facilite la recherche d’information et le partage de connaissances, permettant à toute équipe habilité à utiliser l’outil, de vérifier l’état d’un contrat et de faire entrer les parties prenantes pour la signature électronique nécessaires au besoin.
Votre organisation quotidienne s’en trouve largement simplifiée !
Malgré les nombreux avantages de l’automatisation de la gestion contractuelle, certains acteurs du juridique mettent en avant les risques liés à la technologie : remplacement de l’humain, sécurité des données, gestion de confidentialité… y a-t-il des raisons de s’inquiéter ?
Les risques liés à l’automatisation du contract management
La technologie va-t-elle remplacer l’humain ?
La réponse est non ! Si le terme “intelligence artificielle” peut faire peur, en réalité ces technologies ne sauraient se substituer aux compétences d’un professionnel du droit. Elles ne font que soulager l’humain, en le débarrassant des tâches systématiques et rébarbatives et en améliorant des processus de travail. L’outil est au service du professionnel, et non en concurrence avec lui. En effet, l’expertise métier d’un juriste n’est en aucun cas reproductible par un algorithme. Ce sont eux qui connaissent la meilleure manière de gérer les contrats avec les clients, et les parties prenantes en interne.
Les outils digitaux sont-ils fiables ?
D’après Alexandre Grux, co-fondateur d’Hyperlex, rachetée par DiliTrust, les tâches répétitives finissent par nuire à l’humain, réduisant sa vigilance et augmentant son risque d’erreur. Dans ce contexte, le programme informatique qui ne connaît pas la fatigue est un excellent allié ! Il peut reproduire des millions de fois la même tâche de vérification ou de copier/coller sans en être affecté. Et bien sûr, l’humain peut toujours vérifier le travail produit par le logiciel ; c’est toujours l’utilisateur qui a le dernier mot !
Par ailleurs, vous n’avez pas à vous inquiéter de la sécurité des contrats stockés. En effet, les legaltech placent la protection des données au cœur de leurs préoccupations. Rigoureusement chiffrées et sauvegardées, vos données contractuelles sont entre de bonnes mains ! Même en cas de fuite, le chiffrement rendrait les contrats parfaitement illisibles.
L’implémentation de l’outil est-elle complexe ?
Tout nouvel outil demande un temps d’installation et d’adaptation, pendant lequel, inévitablement, le rythme de travail est un peu ralenti. Cela dit, les logiciels SaaS comme le module Contrats de la suite DiliTrust Governance sont très simples à mettre en place, car ils ne nécessitent aucune infrastructure technique : seulement une bonne connexion Internet !
La partie la plus délicate est sans doute d’habituer les collaborateurs à de nouveaux modes de fonctionnement et processus de travail. Ici, la pédagogie et la communication sont importantes ; sachant que les legaltech font toujours de leur mieux pour vous assister dans cette transition : support, conseils, tutoriels…un accompagnement est toujours possible, et fortement recommandé.
L’automatisation de la gestion des contrats coûte-t-elle cher ?
Certaines directions juridiques sont frileuses à l’idée de se digitaliser, en raison du budget que cela représente. Cela dit, quand on considère que les entreprises perdent en moyenne 100 milliards de dollars par an à cause d’une mauvaise gestion des contrats, selon Aberdeen, on relativise le prix de l’automatisation !
En effet, les erreurs, oublis, le mauvais suivi, et pertes de temps liés à une gestion contractuelle inadaptée sont infiniment plus coûteux à long terme que la modernisation du service. Un argument à mettre en avant auprès de votre hiérarchie !
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