L’implémentation d’un outil de legaltech représente un changement de taille pour les directions juridiques. En effet, ces outils digitaux modifient en profondeur la manière de travailler et de collaborer au quotidien. Leur implémentation est un projet à part entière, qui doit être mûrement préparé en amont, et bien accompagné.
Voici quelques conseils pour bien choisir votre legaltech, et faciliter son adoption par votre direction juridique.
Comment choisir la meilleure solution pour votre direction juridique ?
Le choix de la meilleure legaltech pour votre entreprise repose sur une réflexion rigoureuse. Avant de vous fixer sur un outil, il est important de vous poser les bonnes questions, qui vont vous permettre de définir des critères de sélection. Ces critères établis, vous pouvez ensuite réaliser un benchmark des différentes solutions présentes sur le marché.
Les questions indispensables à se poser avant de choisir une legaltech
Les premières questions à se poser concernent l’organisation actuelle de votre direction juridique. Comment se répartissent les missions entre les membres de l’équipe ? Quelles sont leurs habitudes de travail ? Quels sont les outils utilisés ? Ces interrogations permettent de dresser un tableau de l’existant, indispensable pour identifier les points d’amélioration et les éléments à conserver.
Ensuite, votre analyse doit se centrer sur les difficultés rencontrées par la direction juridique. Par exemple : quels sont les processus les plus lents ou les plus complexes ? Y a-t-il des points de douleur ? Tous ces éléments vont dresser le portrait de votre futur outil, et de ses principales fonctionnalités.
Enfin, il est important de garder une vue d’ensemble, en définissant un ou plusieurs objectifs pour la digitalisation de votre direction juridique : gain de temps, fluidification des échanges, simplification des processus…Ces objectifs vont déterminer non seulement le choix de la legaltech, mais aussi les étapes de sa mise en place.
Le cahier des charges : la pierre angulaire de votre projet
Tout projet bien mené repose sur l’élaboration d’un cahier des charges complet. L’objectif de ce document est de cadrer aussi bien vos objectifs et besoins, que le périmètre du projet et le calendrier de sa mise en place.
Votre cahier des charges doit mentionner :
- Les objectifs de la digitalisation de votre direction juridique
- Les besoins métier des équipes (ce qui nécessite d’impliquer les collaborateurs en amont du projet)
- Le rôle de chacun dans la mise en place et l’utilisation de l’outil
- Le périmètre du projet et les contraintes techniques qui l’accompagnent
- Un calendrier indicatif, qui permet de cadrer l’implémentation de la legaltech et d’avoir un minimum de visibilité
Enfin, votre cahier des charges doit aussi mentionner l’aspect budgétaire du projet. Le budget est un élément clé qui va déterminer le type de solution que vous choisirez.
Faciliter l’intégration de la legaltech : recommandations
Une fois que vous avez réalisé votre benchmark et choisi la meilleure legaltech pour votre direction juridique, place à la pratique ! L’intégration d’un nouvel outil impacte à la fois l’organisation du travail, l’aspect technique, et la communication entre les collaborateurs et les équipes.
Faire le lien avec vos outils actuels
En règle générale, les nouveaux outils ne s’intègrent pas à un environnement vide, mais prennent leur place au sein d’un écosystème technologique existant. En effet, au quotidien, les entreprises utilisent déjà des outils digitaux (CRM, bases de données…) qui doivent être pris en compte dans l’implémentation de la legaltech.
Ce sujet doit être réfléchi en amont, lors de l’élaboration du projet. En effet, la legaltech que vous choisissez doit être compatible avec les outils existants. Lors de son implémentation, il faut veiller à ce que tous les outils puissent communiquer entre eux ; de sorte que la solution choisie s’intègre à l’écosystème technique de l’entreprise.
Implémenter la solution progressivement, en fonction de vos priorités
Pour ne pas brusquer les usages, il est important de prioriser la mise en place des fonctionnalités, en fonction des besoins les plus urgents. En effet, il n’est pas nécessaire de déployer toutes les fonctionnalités d’un outil dès son installation ; cela peut se faire progressivement, et de manière évolutive en fonction des nouveaux besoins.
C’est là que la stratégie élaborée en amont est importante. Elle permet de connaître d’emblée les fonctionnalités à mettre en place en priorité. A vouloir aller trop vite, les utilisateurs risqueraient de ne pas suivre le rythme, ce qui serait contre-productif.
Tester et interagir avec la legaltech
Comme tout nouvel outil, une legaltech doit être testée, ce qui va permettre d’identifier les points de blocage et les corrections à apporter. En pratique, cela signifie que les utilisateurs doivent faire remonter leurs remarques et leurs difficultés, pour que l’outil et son paramétrage soient adaptés en fonction.
En parallèle, il ne faut pas hésiter à interagir avec les équipes de la legaltech. En effet, une legaltech est aussi un service ! Des équipes dédiées sont à votre disposition pour vous guider dans l’installation de l’outil, et son utilisation au quotidien. Ces équipes utilisent aussi vos remontées pour faire évoluer l’outil, afin qu’il s’adapte toujours plus à vos usages et besoins.
Sensibiliser les équipes et miser sur la communication
Enfin, pour que l’outil nouvellement installé soit compris et utilisé, la communication est votre alliée privilégiée ! Le chef de projet désigné en amont a également un rôle de sensibilisation ; ce qui signifie qu’il accompagne les équipes dans la prise en main de la solution. L’adhésion des équipes est indispensable à l’atteinte de vos objectifs, ce qui signifie que les collaborateurs doivent être formés, accompagnés, mais aussi écoutés.
D’autre part, il est important de communiquer régulièrement sur les performances de l’outil, en définissant des KPI pertinents. Idéalement, ces communications concernent toute l’entreprise, et permettent de comprendre l’utilité et l’impact positif de la legaltech. Cela permet de renforcer la confiance et la motivation des collaborateurs.
On vous accompagne dans toutes les étapes de l’installation et du suivi de la mise en place de notre solution dans votre entreprise.
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