Il lavoro agile, spinto dall’emergenza sanitaria, ci sta insegnando a lavorare lontani da uffici e clienti e potrebbe divenire anche in futuro la nuova normalità: grazie alla tecnologia, gli uffici legali possono lavorare in smart working senza rinunciare alla collaborazione e alla sicurezza dei dati.
Mentre la pandemia ritorna a spaventare nuovamente il mondo intero, la consapevolezza di non poter congelare ogni attività in attesa che tutto si risolva, ha fornito ulteriore stimolo alla diffusione dello smart working in Italia: un discorso che sta prendendo di nuovo piede ma che, di fatto, non si era mai fermato. Questo perché, anche al di là della complessa e preoccupante situazione che stiamo vivendo, lo smart working ha dimostrato di poter offrire un livello di produttività ed efficienza pari, se non superiore, al classico lavoro in ufficio. Ciò vale per molte categorie di lavoratori, compresi gli uffici dirigenziali, amministrativi e legali, in particolare questi ultimi spesso così restii ai cambiamenti. Il ruolo del legal counsel è oggi molto complesso e deve necessariamente interfacciarsi con documenti e persone di continuo, quindi è comprensibile come l’idea di lavorare da casa possa non convincere tutti gli interessati ad un primo approccio. In realtà è facile scoprire come lo smart working non sia solo un rimedio emergenziale ad una situazione critica ma una vera e propria fonte di opportunità per il futuro, purché ovviamente il tutto venga fatto in maniera consapevole. Vediamo qualche piccolo consiglio per avviare l’ufficio legale verso lo smart working in maniera ottimale.
Digitalizzare, digitalizzare, digitalizzare
Questo primo punto più che un consiglio è in realtà il presupposto essenziale per poter lavorare in maniera fruttuosa in smart working. La digitalizzazione degli uffici legali è la condicio sine qua non l’idea di lavoro da remoto crolla del tutto. È solo digitalizzando i documenti che questi potranno essere accessibili anche da remoto e che su di essi sarà possibile lavorare in maniera collaborativa da diversi luoghi. Questo processo di fatto svincola “l’ufficio” da un luogo fisico, lo colloca su cloud e consente di portare sempre con sé tutto l’ufficio nello smartphone, nel tablet o in un qualsiasi computer in grado di connettersi ad internet.
La sicurezza dei dati al primo posto
Lavorare da casa vuol dire necessariamente lavorare su internet, esposti su una rete che connette miliardi di dispositivi in tutto il mondo. E’ necessario, quindi, prestare particolare attenzione ai rischi di data breaches e organizzare tutto in modo da garantire la migliore e più efficace sicurezza dei dati possibile. Utilizzare per lavoro dispositivi che a casa assolvono pure ad altri scopi e che magari sono accessibili anche ad altre persone li espone a rischi di data breaches e più in generale di cyberattacchi. È quindi essenziale prestare particolare attenzione alla sicurezza creando in casa un ambiente di lavoro organizzato e protetto. Adottare soluzioni come la Suite DiliTrust Governance, conforme ai più elevati standard internazionali di sicurezza delle informazioni, in particolare alla certificazione ISO 27001, consente di gestire al meglio i dati sia sotto il profilo della consultazione che della loro protezione.
ComunicaRE regolarmente con il team…
Ovviamente lavorare da remoto non vuol dire lavorare da soli ma sfruttare gli strumenti che la tecnologia offre per collaborare nel miglior modo possibile con i propri colleghi pur senza stare nello stesso ufficio. Questo da un lato consente ai general counsel di tenere i contatti con i propri collaboratori, come anche con gli altri uffici e i clienti, ma dall’altro consente di monitorare l’attività del proprio ufficio, avere il controllo della situazione ed intervenire laddove necessario.
… con strumenti adatti allo scopo
Collaborare con le persone giuste è sempre molto importante ma altrettanto peso va riconosciuto al modo in cui la collaborazione avviene. Pensare di gestire lo smartworking con strumenti generici e inadeguati come email, app di messaggistica ecc. è del tutto impensabile. Quello che serve è una piattaforma integrata di gestione di documenti e informazioni con la possibilità di lavorarci sopra in maniera semplice ma sicura ovunque grazie al cloud. Le caselle di posta elettronica sono tanto inefficienti per questo tipo di esigenze quanto vulnerabili dal punto di vista della sicurezza dei dati: in ambito professionale sono criticità assolutamente non tollerabili.
SfruttaRE al massimo la tecnologia
Abbiamo visto come siano anche gli strumenti tecnologici e informatici a determinare il successo dello smart working per l’ufficio legale: accessibilità e sicurezza dei dati, collaborazione a distanza, gestione delle scadenze e degli appuntamenti richiedono strumenti studiati appositamente per questi scopi. La Suite DiliTrust Governance è la soluzione integrata, completa e sicura che raccoglie diversi moduli studiati appositamente per le necessità delle Direzioni Affari Legali e Societari, con un occhio di riguardo alla sicurezza di tutto quanto transita sulla piattaforma: si tratta spesso di dati e informazioni a cui si vuole accedere facilmente, ovunque ci si trovi, ma che devono essere protetti adeguatamente nel pieno rispetto delle normative europee come il GDPR.
