Le sfide della trasformazione digitale per i dipartimenti legali

Negli ultimi due anni molte aziende hanno intrapreso un rapido processo di trasformazione digitale: questa accelerazione verso la digitalizzazione ha comportato parecchie sfide per tutti i dipartimenti, compresi quelli legali.

Il numero e la complessità dei processi richiesti alle direzioni legali non sono mai stati così elevati: l’esplosione del commercio online, i nuovi canali come il mobile commerce e l’online banking, oltre alla regolamentazione della corporate governance in settori specifici, hanno reso l’adozione di sistemi sofisticati più critica che mai. Come i dipartimenti legali possono superare queste sfide? 

DEFINIRE LA LEADERSHIP TECNOLOGICA ALL’INTERNO DEL DIPARTIMENTO LEGALE

L’istituzione di un team dedicato alla tecnologia all’interno del dipartimento legale aiuterà a creare un collegamento tra la direzione del dipartimento e gli utenti finali, garantendo che i vari sistemi funzionino in modo efficiente ed integrato. 

In generale, il team tecnologico si occuperà di valutare i requisiti tecnologici, mantenere una scheda con gli aggiornamenti della tecnologia in uso e implementare le piattaforme più adatte alla propria realtà aziendale; potrà anche organizzare programmi di formazione sulle nuove tecnologie implementate. In questo modo tutto il team sarà sempre aggiornato sulla tecnologia in uso e tutte le esigenze a livello di tecnologia verranno affrontate.

SELEZIONARE IL GIUSTO VENDOR 

Una volta stabilita la direzione tecnologica, il team deve essere in grado di identificare il giusto fornitore in grado di soddisfare le esigenze tecnologiche legali dell’azienda. Sono tanti gli aspetti da considerare nella selezione del provider: il modo migliore per iniziare è quello di fare una piccola lista di fornitori e poi valutare le varie opzioni. 

Scartati i fornitori fuori budget, sarà necessario capire chi è il leader nel settore. Meglio cercare una società in crescita o già fra i principali fornitori in quel mercato. Gli aspetti da considerare includono il tipo di servizi offerti, quanto spesso vengono introdotti nuovi servizi o nuove funzionalità e, se possibile, la lista delle referenze.

Valutare la quota di mercato del vostro potenziale fornitore è essenziale perché aiuta a capire quanto sono seri sulla propria crescita e quanto investiranno nell’aggiornare le proprie tecnologie. É possibile approfondire ulteriormente stilando una lista di domande specifiche per le vostre esigenze, da sottoporre al vendor.

ABBRACCIARE UNA TECNOLOGIA “SOCIAL” 

Per tecnologia “social” si intende qualsiasi tecnologia che permette interazioni social come blog, social network e webinar. Nel tentativo di superare le sfide a livello di tecnologia legale, le dinamiche dei social permettono di sfruttare le reti interne ed esterne per ottenere vantaggi competitivi.

Scambiare informazioni all’interno e all’esterno dell’azienda è vitale. La comunicazione interna di un’azienda di solito segue un sistema stabilito. La tecnologia social interviene per migliorarla e stabilire un percorso mirato per le comunicazioni esterne. Strumenti come i blog presenti sul sito web, i social media e i webinar aiutano a sviluppare un approccio comunicativo a 360 gradi per tutte le parti interessate – interne ed esterne – assicurando che tutti i canali di comunicazione siano coperti.

TUTTE LE ATTIVITà DOVREBBERO ESSERE MISURABILI E MONITORABILI

Il modo migliore per misurare il successo di un processo di digitalizzazione è renderlo misurabile. Il primo step consiste nel fissarne gli obiettivi, che possono essere rivisti all’interno di un periodo di tempo concordato e misurati per verificare il funzionamento delle nuove tecnologie implementate. Questo permette di rimuovere quelle che non stanno funzionando oppure migliorarle in base ai risultati ottenuti. 

Alcuni indicatori misurabili sono ad esempio i costi legali, i costi prima e dopo l’implementazione della nuova tecnologia, il tempo speso nei progetti prima e dopo la nuova tecnologia, e il livello di soddisfazione dell’utente finale. 

Le richieste in termini di tecnologia da parte delle direzioni legali stanno quindi guidando l’adozione di soluzioni digitali specifiche per il mondo legale, sviluppate da fornitori esterni. In un momento storico in cui le direzioni legali sono sempre più sotto pressione per dimostrare il proprio valore al business, è fondamentale potenziarlo con il contributo della tecnologia, senza tuttavia tralasciare un’opportuna valutazione dei rischi connessi.