Virtual Data Room e Soluzioni di SMART CDA (o Board Portal per usare la definizione americana) non sono la stessa cosa, anche se si tende spesso a confonderli. Ma quali sono le principali differenze?
Partiamo dalle definizioni
Virtual Data Room (VDR)
La Virtual Data Room (VDR) è una piattaforma all’interno della quale le aziende conservano e condividono documenti e dati riservati. Le VDR vengono tipicamente utilizzate durante le transazioni finanziarie, in particolare per le operazioni di M&A al fine di svolgere le operazioni di due diligence.
Questo “repository protetto” consente agli utenti di caricare agevolmente i file, di controllarne l’accesso e di dialogare con il gestore della VDR in totale sicurezza con l’ausilio di statistiche dettagliate e strumenti di domanda/risposta, note sui documenti e notifiche istantanee.
SMART CDA
Lo SMART CDA è una soluzione software dedicata alla digitalizzazione delle riunioni societarie che consente di gestirne ogni fase del ciclo di vita, digitalmente e in totale sicurezza.
Tipicamente include funzionalità per gestire la convocazione delle riunioni, per creare l’ordine del giorno, per condividere la relativa documentazione con tutti i board member, per condurre votazioni e sondaggi, etc, con l’obiettivo di ottimizzare il lavoro di amministratori e segretari del consiglio di amministrazione e di migliorare la collaborazione e la comunicazione fra board member.
Non proprio la stessa funzione, quindi. In comune hanno i requisiti di sicurezza nella condivisione dei documenti, ma con regole completamente differenti. Oltre a tante funzionalità specifiche per ognuna delle due soluzioni.
Ma allora perché si tende a confonderli?
Le informazioni condivise fra board member sono confidenziali e devono essere protette e condivise con la massima sicurezza, così come i dati e le informazioni che vengono scambiati all’interno di un’operazione di M&A. E
ntrambe le soluzioni, Smart CDA e VDR, consentono di condividere in totale sicurezza tali informazioni – che siano file, annotazioni, verbali, agende, etc .
Sono proprio queste caratteristiche della Virtual Data Room – quali la condivisione sicura di documenti, l’elevato grado di protezione dei dati, la possibilità di accedere ai documenti rapidamente – il motivo per cui si tende a pensare che sia possibile adottare una Data room anche per gestire un CDA. Tuttavia questa scelta potrebbe rivelarsi inappropriata in quanto una data room non è pensata per gestire a 360° una riunione societaria.
Al contrario, una soluzione di SMART CDA come DiliTrust Exec è stata completamente sviluppata e progettata da board member per board member, al fine di soddisfarne le esigenze specifiche e quindi di migliorare la governance in termini di efficienza e collaborazione, mantenendo gli stessi standard di sicurezza di una data room.
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