Secondo il Canadian Institute of Corporate Directors, i Consigli di amministrazione devono assumersi la responsabilità di reperire le informazioni corrette dal management, anziché affidarsi semplicemente ai dati che ricevono. Il contesto è cruciale; il giusto portale per CDA mette a disposizione, oltre ai dati finanziari tradizionali, anche informazioni di tipo contestuale.
L’informazione è la chiave per potere intraprendere le giuste decisioni in seno alle riunioni consiliari. Avere a disposizione le informazioni giuste – prima e durante una riunione del Consiglio di amministrazione – ottimizza l’iter procedurale della riunione stessa, assicura che le delibere approvate dal Consiglio siano il frutto di decisioni informate e, complessivamente, garantisce una governance aziendale efficiente.
È molto importante che queste informazioni siano esatte e che pervengano al CDA con largo anticipo rispetto alla riunione consiliare, in modo da assicurare agli amministratori un lasso di tempo sufficiente a esaminarle a fondo. Nel 1985, due istituti di credito del Canada occidentale, la Canadian Commercial Bank e la Northland Bank, fallirono a causa di una gestione sbagliata e di una cattiva vigilanza da parte dei revisori dei conti esterni. Il crac dei due istituti diede impulso a una riforma dell’impianto di vigilanza del sistema bancario canadese, che condusse alla fusione dell’Inspector General of Banks Canadian Deposit e dell’Insurance Corporation (CDIC), con la conseguente nascita di un’unica organizzazione consolidata.
Come si evince dalla sua relazione sul crollo della Canadian Commercial Bank e della Northland Bank, l’onorevole Willard Estey addossò gran parte delle colpe all’inesattezza delle informazioni fornite al Consiglio di amministrazione. Ecco un estratto di quanto scrisse al riguardo: “Se si vuole indicare una causa determinante delle difficoltà riscontrate dal Consiglio di amministrazione nel dirigere le operazioni della banca, detta causa è da ricondurre alla conclamata incapacità del Consiglio di insistere con i membri del management affinché questi ultimi fornissero informazioni semplici, dirette, regolari e tempestive.”
Nella sua pubblicazione Director’s Responsibilities in Canada del 2015, l’Institute of Corporate Directors afferma che è importante che i Consigli di amministrazione si assicurino di essere in possesso di informazioni chiave, e che non si limitino a fare affidamento solo sulle informazioni che ricevono dal management. Il manuale invita il CEO e il Lead Director a mantenere una comunicazione bidirezionale, onde riferire opportunamente al management le informazioni di cui hanno bisogno. Il passo successivo è quello di garantire che le informazioni siano presentate in un formato accessibile, semplificato e sicuro, a disposizione sul cloud affinché gli amministratori possano prenderne visione in anticipo.
I SUGGERIMENTI DELL’UNIVERSITÀ DI STANFORD PER COSTRUIRE IL BOARD
Un’approfondita indagine di Deloitte suddivisa in due parti ha evidenziato che la maggior parte dei membri dei Consigli di amministrazione intervistati non aveva ricevuto dalle rispettive società le informazioni contestuali di natura non finanziaria necessarie relative agli indicatori chiave sulle performance (KPI). Fra questi indicatori figurano, ad esempio, l’impegno dei dipendenti, la forza del marchio, la qualità dei prodotti e/o servizi e la sicurezza sul posto di lavoro. Nel 2017, l’Università di Stanford ha pubblicato un libro bianco intitolato Closer Look per illustrare quali siano le voci che mancano più di frequente in alcuni portali per CDA. Nel complesso, si tratta di elementi che favoriscono i risultati a breve termine rispetto alla crescita organica e a lungo termine dell’azienda.
Li riportiamo qui di seguito:
- Dati mancanti relativi al contesto
Un portale per CDA può riportare nel dettaglio i risultati da conseguire, ma potrebbe non includere informazioni di contesto importanti, come le performance rispetto al resto del mercato, i trend storici o le metriche finanziarie della concorrenza e/o dei clienti.
- Dati sui risultati, ma non sul processo
Le informazioni possono riportare i risultati, senza però parlare dei costi sostenuti per raggiungerli in quel determinato contesto. Ad esempio, nel caso in cui si registrino 100.000 nuovi abbonati a un servizio di riproduzione di musica in streaming, a fronte però di un costo di acquisizione degli utenti in rialzo nell’ultimo trimestre, i risultati non sarebbero così significativi come potrebbero sembrare sulla carta.
- I dati non sono alla base delle decisioni d’investimento organico
I Consigli di amministrazione dovrebbero esaminare i dati sui costi che favoriscono la crescita a lungo termine e la redditività complessiva, come quelli per la ricerca e sviluppo, insieme ai dati più frequenti che riguardano elementi come il rapporto tra il budget per le attività di promozione e le vendite di prodotti.
- Le voci di bilancio dovrebbero fornire un’immagine reale
In genere, i bilanci vengono redatti in conformità ai requisiti normativi, tuttavia le rilevazioni contabili effettuate secondo tali norme possono rendere oscura l’effettiva redditività di un’azienda. Il Consiglio di amministrazione dovrebbe collaborare con il management per garantire che i bilanci delineino un quadro fedele alla sostenibilità economica dell’azienda.
- I dati non sono associati ai singoli manager
I dati dovrebbero essere suddivisi in base al manager a cui si riferiscono, anziché essere ripartiti su più rami aziendali, al fine di valutare adeguatamente le prestazioni sia del manager che del ramo di attività coinvolto.
- Sovraperformance inspiegabili non vengono approfondite
Qualora un ramo d’azienda registri un successo al di sopra delle aspettative, i risultati dovrebbero essere rivalutati dai vari membri del management prima di trasmettere le relative metriche al CDA. Se, ad esempio, una linea di prodotti mette a segno una crescita del +200%, le ragioni e i costi attribuibili a questo successo dovrebbero essere riportati nel materiale messo a disposizione del Consiglio di amministrazione.
Tecnologia e personalizzazione come ricetta vincente per mettere a punto il perfetto portale per CDA
La costruzione del portale ideale inizia con l’avere a disposizione gli strumenti idonei. Un portale dedicato ai Consigli di amministrazione, come DiliTrust Exec, può essere utilizzato per costruire portali per CDA, condurre riunioni da remoto in modo sicuro, nonché per condividere e memorizzare i portali su server protetti.
Parte del vantaggio di DiliTrust Exec risiede nel suo elevato grado di personalizzazione, che agevola le aziende nel configurarlo con le proprie metriche, i propri report e con grafici che siano importanti per il proprio settore e la propria organizzazione. DiliTrust aiuta le aziende a sviluppare il portale per CDA di cui hanno bisogno per prendere le giuste decisioni.
