Konzerninterne-Vereinbarungen: Ein Leitfaden für Rechtsabteilungen

Das ist das eigentliche Problem bei Intercompany-Vereinbarungen (Konzerninterne-Vereinbarungen). Die Erstellung ist selten der schwierige Teil. Schwieriger ist es, sie an eine Gruppenstruktur anzupassen, die sich laufend verändert. Dieser Leitfaden erklärt, was diese Vereinbarungen sind, welche Typen und Klauseln besonders wichtig sind, wo sie in der Praxis scheitern und wie Rechtsabteilungen sie mit den Gesellschaftsdaten der Gruppe in Einklang halten.

Eine Intercompany-Vereinbarung ist ein schriftlicher Vertrag zwischen 2 oder mehr rechtlich selbstständigen Gesellschaften derselben Unternehmensgruppe, etwa zwischen einer Muttergesellschaft und ihren Tochtergesellschaften oder zwischen Schwestergesellschaften. Sie regelt eine konzerninterne Transaktion und legt fest, was von wem, zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen erbracht wird.

Sie unterscheidet sich in drei Punkten von einem Vertrag mit einem externen Vertragspartner. Die Parteien gehören derselben Unternehmensgruppe an, daher fehlt am Verhandlungstisch die natürliche Gegenposition. Genau deshalb prüfen Finanzbehörden und Wirtschaftsprüfer diese Dokumente besonders genau. Außerdem muss die Vereinbarung abbilden, wie die Gesellschaften tatsächlich miteinander arbeiten, und darf nicht nur festhalten, was bei der Unterzeichnung am einfachsten zu formulieren war.

Dasselbe Dokument erfüllt drei Aufgaben zugleich: Es schützt die rechtliche Eigenständigkeit der Gesellschaften, stützt die steuerliche Position der Unternehmensgruppe und liefert Wirtschaftsprüfern die erforderlichen Nachweise.

Rechtliche Trennung der Gesellschaften

Eine Muttergesellschaft und ihre Tochtergesellschaft sind rechtlich eigenständige Personen. Formelle Vereinbarungen machen diese Trennung sichtbar: Wer erbringt welche Leistung, wer trägt welches Risiko und wer haftet, wenn etwas schiefläuft? Ohne solche Vereinbarungen verschwimmt die Grenze zwischen den Gesellschaften, und Verbindlichkeiten können dort landen, wo sie nicht hingehören.

Auch aus Governance-Sicht sind schriftlich festgehaltene Verpflichtungen relevant. Jedes Board kann nachvollziehen, wozu sich seine Gesellschaft verpflichtet hat, und seine Aufgaben auf Grundlage einer klaren Entscheidungsdokumentation wahrnehmen.

Steuern und Verrechnungspreisdokumentation

Finanzbehörden erwarten, dass Transaktionen zwischen verbundenen Gesellschaften dem Fremdvergleichsgrundsatz folgen. Die Bedingungen müssen mit denen vergleichbar sein, die unabhängige Unternehmen unter ähnlichen Umständen vereinbaren würden. In Deutschland ist insbesondere § 1 AStG maßgeblich. Ergänzend dienen die OECD-Verrechnungspreisleitlinien als internationaler Referenzrahmen.

Schriftliche Vereinbarungen sind Teil der Dokumentation, mit der diese Bedingungen bei Prüfungen und Betriebsprüfungen belegt werden. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Unternehmensgruppen legen Preise und Dokumentation in der Regel gemeinsam mit ihren Steuerberatern fest. Die Aufgabe der Rechtsabteilung ist enger gefasst, aber ebenso wichtig: Sie stellt sicher, dass jede Vereinbarung unterzeichnet, aktuell und mit der tatsächlichen Tätigkeit der beteiligten Gesellschaften vereinbar ist.

Prüfungsbereitschaft und Finanzberichterstattung

Bei der Konsolidierung eliminieren Finanzteams konzerninterne Salden. Wirtschaftsprüfer prüfen, ob diesen Salden reale Vereinbarungen zugrunde liegen. Unterzeichnete Vereinbarungen gehören zu den ersten Dokumenten, die sie anfordern. Sind die Unterlagen aktuell und schnell auffindbar, lassen sich Prüfungsanfragen innerhalb weniger Tage statt Wochen beantworten.

Die meisten Unternehmensgruppen arbeiten mit einigen wiederkehrenden Vertragsstrukturen. Dienstleistungsvereinbarungen und Intercompany-Darlehensverträge kommen besonders häufig vor, während Lizenzen für geistiges Eigentum oft den höchsten Wert haben.

Typ	Gegenstand	Typische Parteien	Worauf Rechtsabteilungen achten
Shared Services oder Managementleistungen	Zentral erbrachte HR-, IT-, Finance-, Rechts- oder Verwaltungsleistungen im Rahmen einer Intercompany-Dienstleistungsvereinbarung	Muttergesellschaft oder Shared-Service-Center und die unterstützten operativen Tochtergesellschaften	Der Leistungsumfang entspricht den tatsächlich erbrachten Leistungen; die Gebührenbasis ist mit Tax abgestimmt
Lizenzen für geistiges Eigentum und Marken	Nutzungsrechte an Patenten, Software, Know-how oder Marken gegen Lizenzgebühren	Gesellschaft, die das geistige Eigentum hält, und die es nutzenden Tochtergesellschaften	Beteiligungskette, Gebiet, Unterlizenzierungsrechte und Registrierungsstatus
Intercompany-Darlehen und Finanzierungen	Darlehen, Kreditlinien und Cash-Pooling, geregelt in einer Intercompany-Darlehensvereinbarung	Muttergesellschaft oder Treasury-Gesellschaft und die darlehensnehmenden Tochtergesellschaften	Zinsbedingungen, Laufzeit, Sicherheiten und lokale Genehmigungen
Kostenumlage, zum Beispiel gemeinsame F&E	Gemeinsame Finanzierung eines Projekts und Aufteilung der daraus entstehenden Rechte	2 oder mehr am Projekt beteiligte Gesellschaften	Nachweise zu den Beiträgen, Eigentum an den Ergebnissen und Regelungen zum Ausscheiden
Vertrieb oder Lieferung von Waren	Verkauf oder Weiterverkauf von Produkten zwischen Produktions- und Vertriebsgesellschaften	Produktionsgesellschaft und Vertriebstochtergesellschaften	Mengen, Preisbedingungen, Lieferung sowie Übergang von Eigentum und Risiko

Unabhängig vom Vertragstyp entscheiden dieselben Bausteine darüber, ob eine Vereinbarung einer Prüfung standhält. Fehlt eine davon oder ist sie veraltet, verliert das gesamte Dokument an Aussagekraft.

Konzerninterne-Vereinbarungen aktuell halten

Diese 7 Angaben machen deutlich, wer beteiligt ist, was vereinbart wurde und wann die Vereinbarung überprüft werden muss.

Die Schwachstelle liegt selten in der Erstellung. Probleme entstehen später, wenn sich die Unternehmensgruppe verändert, die Dokumente aber dort bleiben, wo sie abgelegt wurden.

Vereinbarungen passen nicht mehr zur Gruppenstruktur

Gesellschaften werden umfirmiert, verschmolzen, verkauft oder aufgelöst. In den Vereinbarungen stehen jedoch weiterhin die alten Parteien. Wer wem was schuldet, wird unklar. Dieser Bruch zeigt sich meist im ungünstigsten Moment: mitten in einer Prüfung oder bei einer Due-Diligence-Anfrage mit festem Closing-Termin.

Unterzeichner ohne aktuelle Vollmacht

Ein Finanzdirektor unterzeichnet einen Darlehensvertrag auf Grundlage einer Vollmacht, die 3 Monate zuvor abgelaufen ist. Niemand hat das geprüft. Bei einer Prüfung oder in einem Streitfall kann die Unterschrift angefochten werden. Dann muss die Rechtsabteilung klären, ob die Gesellschaft überhaupt wirksam gebunden wurde.

Dasselbe Risiko besteht, wenn das Mandat eines Geschäftsführers endet, sein Name aber weiterhin auf jeder Verlängerung steht.

Vertragsbedingungen stimmen nicht mehr mit den tatsächlichen Transaktionen überein

Das Servicecenter unterstützt inzwischen 6 statt 3 Funktionen. Die Darlehensabrufe haben sich verdoppelt. Die schriftliche Vereinbarung beschreibt jedoch weiterhin die ursprüngliche Regelung. Finanzbehörden prüfen, was die Gesellschaften tatsächlich tun. Ein Dokument, das eine andere Vereinbarung beschreibt, bietet daher nur wenig Unterstützung.

Keine zentrale Übersicht über alle Gesellschaften

Vereinbarungen liegen in lokalen Ordnern, E-Mail-Verläufen und den Finanzsystemen einzelner Tochtergesellschaften. Die Rechtsabteilung hat kein gruppenweites Verzeichnis. Wenn jemand fragt, welche Vereinbarungen für eine Gesellschaft bestehen, hängt die Antwort davon ab, wen man fragt und wie viel Zeit für die Suche bleibt.

Jeder folgende Schritt schließt eine der genannten Lücken. Zusammen machen sie aus einer reinen Ablage einen Prozess, der der Gruppenstruktur folgt.

1. Erstellen Sie ein zentrales Verzeichnis, das mit dem Gesellschaftsregister verknüpft ist. Erfassen Sie jede Vereinbarung bei den beteiligten Gesellschaften und verwenden Sie dieselben Firmennamen und Registernummern wie in Ihren Entity-Management-Daten.
2. Benennen Sie pro Vereinbarungstyp eine verantwortliche Person und einen Prüfzyklus. Darlehen und Lizenzen für geistiges Eigentum sollten möglicherweise jährlich geprüft werden. Vereinbarungen über Leistungen mit geringem Wert können in einem längeren Turnus geprüft werden. Hinterlegen Sie für jede Kategorie eine zuständige Person.
3. Verknüpfen Sie Prüfungen mit Ereignissen auf Gesellschaftsebene. Umstrukturierungen, Übernahmen, Liquidationen und Änderungen bei Geschäftsführern sollten eine Prüfung jeder Vereinbarung auslösen, die diese Gesellschaft betrifft. Wenn Ihre Daten in einem Entity-Management-System liegen, sind diese Ereignisse dort bereits dokumentiert.
4. Prüfen Sie die Zeichnungsberechtigung vor der Unterzeichnung. Bestätigen Sie vor jeder Unterschrift, dass das Mandat oder die Vollmacht für die betreffende Gesellschaft noch gültig ist. Eine 2-minütige Prüfung im Register ist besser als eine spätere Diskussion über die Wirksamkeit des Vertrags.
5. Stimmen Sie sich mit Finance und Tax ab. Teilen Sie das Verzeichnis, damit Finance Vereinbarungen mit den tatsächlichen Zahlungsströmen abgleichen und Tax die unterstützende Dokumentation prüfen kann. Legen Sie vorab fest, wer Abweichungen meldet und wer sie behebt.
6. Bewahren Sie Versionshistorie und Audit Trail auf. Speichern Sie jede unterzeichnete Version, Änderung und Freigabe in einem Vertragsrepository mit Zugriffsprotokollen. Wenn ein Wirtschaftsprüfer fragt, welche Fassung in einem bestimmten Jahr galt, können Sie sie direkt vorlegen.

Jeder der genannten Schritte hängt von einer Voraussetzung ab: verlässliche Gesellschaftsdaten, die eng mit den von ihnen gesteuerten Vereinbarungen verknüpft sind.

DiliTrust Entity Management hält Gesellschaften, Beteiligungen, Mandate und Vollmachten aktuell. Ein Organigramm bildet die Beteiligungsstruktur der Gruppe ab, und Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Wenn eine Tochtergesellschaft umfirmiert wird oder ein Mandat endet, zeigt der Datensatz, was geändert wurde, von wem und wann.

DiliTrust Contract Management, die Software für Vertragsmanagement innerhalb der DiliTrust Suite, speichert Vereinbarungen, führt sie durch Prüf- und Signatur-Workflows, bewahrt die Versionshistorie auf und erinnert an wichtige Termine wie Verlängerungen. Mit beiden Modulen in einem sicheren Arbeitsbereich arbeiten Rechtsabteilungen mit denselben Gesellschafts- und Vertragsdaten, statt mehrere Tabellen abzugleichen.

Häufig gestellte Fragen