L’adoption d’un portail numérique pour conseil d’administration et autres instances de gouvernance peut s’avérer être une décision difficile pour une organisation. Malgré le fait que la transformation digitale des entreprises est devenue une étape indispensable pour en assurer leurs pérennités, les membres du conseil d’administration sont parfois hésitants à l’idée de changer leurs habitudes de travail.
Cependant, l’utilisation d’un portail numérique dédié à la gestion des réunions du conseil et des instances de gouvernance peut apporter de nombreux bénéfices à différents niveaux. En effet, ce type de solution numérique permet aux membres et aux différents intervenants gravitant autour du conseil d’être plus performants, pour un processus de gestion des réunions affecté positivement. Voici le premier article d’une série de trois couvrant les étapes importantes d’une réunion du conseil (en amont, pendant et en aval), qui mettront en avant les bénéfices que procure un portail numérique à la gestion d’une réunion du conseil d’administration.
ÉTAPE 1 : La création de l’ordre du jour avec les documents requis
Cette étape représente une étape clé d’une réunion du conseil efficace et réussie. Durant la réunion, les administrateurs prennent des décisions cruciales quant au succès futur de leur organisation, et avoir en main toutes les informations nécessaires à cette prise de décision garantira des recommandations éclairées.
La création traditionnelle d’un ordre du jour et des documents rattachés requiert de longues heures de préparation. Le simple fait de rassembler et d’imprimer tous les documents nécessaires à la conduite de la réunion, de les relier et d’envoyer ces valises de documents aux administrateurs par messager peut prendre plusieurs jours. Avec le portail numérique, l’ordre du jour et les documents de la réunion sont créés de manière numérique par le gestionnaire du portail en quelques clics. Ce qui prenait des journées entières de préparation ne nécessite désormais que quelques heures.
ÉTAPE 2 : L’accès aux documents pour les administrateurs
Après avoir créé la réunion du conseil dans le portail, le gestionnaire doit permettre l’accès aux documents de manière sécurisée aux administrateurs, qui sont parfois dispersés à travers le monde ! D’un simple clic, les membres du conseil sont notifiés de la disponibilité en ligne de la réunion par courriel, les invitant à se connecter à leur environnement personnel où l’ordre du jour et l’ensemble des documents nécessaires à la réunion sont téléchargeables facilement. Ainsi, les administrateurs peuvent les consulter sur leurs tablettes n’importe où et à n’importe quel moment, même sans connexion internet. Avec ce processus rapide, aucune fuite d’information sensible ne se produit pour une sécurité des données confidentielles garantie.
De plus, les changements de dernière minute ou l’ajout d’un nouveau document est possible avec un portail numérique. En quelques clics, ces mises à jour sont effectuées et peuvent ensuite être envoyées auprès des administrateurs par le gestionnaire du portail d’un simple courriel automatique. Ce processus plus efficace de gestion en amont des réunions du conseil d’administration permet donc aux membres du conseil de préparer plus sereinement leurs réunions et d’avoir toujours les versions à jour des documents au bout des doigts.
ÉTAPE 3 : Connexion au portail pour préparer sa réunion
Une fois le courriel d’invitation à se connecter au portail reçu, les membres du conseil d’administration peuvent télécharger tous les documents rattachés à l’ordre du jour afin de les étudier et de préparer la réunion à venir. Avec leurs codes d’accès personnels, ils peuvent consulter n’importe où et à n’importe quel moment le contenu de la réunion et les sujets à aborder sur leurs PC, ordinateurs portables ou encore sur leurs tablettes. Ils peuvent passer en revue tous les documents et y apporter des annotations à l’aide de Post-It électroniques, qu’ils peuvent garder privés ou bien partager avec les autres membres du conseil. Les administrateurs sont également en mesure de prendre des notes manuscrites ou surligner certaines parties du document directement sur leurs tablettes.
Une autre fonctionnalité essentielle disponible dans La suite DiliTrust Governance est l’outil de recherche qui permet aux utilisateurs de rechercher et retrouver rapidement une information spécifique dans n’importe quel document se trouvant dans le portail, incluant ceux des précédentes réunions archivées. De plus, pendant leurs déplacements, les utilisateurs peuvent également accéder ou commenter les documents même sans connexion internet grâce à la fonctionnalité « hors-ligne », automatique et transparente pour l’utilisateur.
La suite DiliTrust Governance étant certifiée ISO 27001, toutes les données sont sécurisées et sont hébergées sur des serveurs également certifiés par cette norme internationale. De ce fait, les administrateurs n’ont plus besoin de transporter avec eux des valises de documents imposantes et parfois encombrantes ! En se déplaçant simplement avec leurs tablettes, les membres du conseil d’administration peuvent désormais voyager en toute sécurité avec leur salle de conseil à portée de main et rester informés des dernières nouvelles au sein de leur conseil. Grâce à cet outil, la préparation devient plus efficace et permet aux administrateurs d’être mieux avisés sur les enjeux à discuter pour des décisions beaucoup plus éclairées.
Pour plus d’informations sur le déroulement de la réunion elle-même avec un portail numérique, restez connectez aux nouvelles de La suite DiliTrust Governance.
