Legal Operations: un nuovo ruolo all’interno del dipartimento legale

Una funzione molto affermata negli Stati Uniti e in alcuni paesi europei ma ancora poco diffusa in Italia: parliamo delle legal operations o con un acronimo, CLOO (Corporate Legal Operations Officer).

L’inserimento di questa funzione, spesso affidata anche ad una sola persona, risponde all’esigenza di accentrare il legal business e di integrarlo in modo più efficiente con tutte le altre operazioni di gestione dell’impresa. In Italia la funzione delle legal operations non ha ancora preso piede come in altri paesi per via di due aspetti: da un lato il nostro paese è puntellato principalmente da PMI (piccole medie imprese), le quali spesso quando si parla di dipartimenti legali non hanno né il budget né una vera necessità di stipendiare questo tipo di figure manageriali, dall’altro in un periodo di recessione non è facile mettere a budget la retribuzione, appunto, di uno specialista di altissimo livello.

Chi è il Legal Operations Officer ideale

Solitamente il legal operations manager è un ruolo da senior, e non è difficile comprendere il perché. Spesso sono avvocati o giuristi che hanno esperienza in operazioni e strategia finanziarie, analisi dati, hr e gestione tecnologica, che sanno intervenire su budget e bilancio aziendale facendosi ponte tra professionisti legali e personale operativo. La portata dell’impatto che può avere sull’impresa per cui lavora ha origine in una profonda comprensione del core-business aziendale, del work-flow e della struttura. Pragmatico, organizzato e capace di comunicare con tutti gli altri dipartimenti dell’azienda, il legal operations officer osserva tutti i processi produttivi, organizzativi e decisionali in cerca di un modo per renderli più efficienti. L’avvento di questa figura si spiega con la necessità di efficientare i processi in un’ottica di risparmio, ma anche per garantire alle imprese di essere conformi e trasparenti dal punto di vista giuridico, fattore di importanza centrale.

LA FUNZIONE DELLE legal operationS dev’essere per forza in-house?

La funzione ricoperta dal legal operations officer può essere soddisfatta anche avvalendosi di uno studio esterno, ma diversi trend mostrano che negli Stati Uniti assumere un CLOO internamente ha ripercussioni più che positive sul budget e sull’efficienza di tutte le operazioni. Certo, avvalersi di uno studio esterno può essere un primo passo, eseguito come test, sicuramente a partire da un investimento molto ridotto rispetto all’assunzione di un top manager, ma per un impatto positivo sulla lunga distanza è essenziale che questo professionista si immerga nelle profondità dei protocolli e delle operazioni aziendali perché la conoscenza e la capacità decisionale sono le sue due skill più importanti.

LE legal operations e la digitalizzazione del DIPARTIMENTO LEGALE

Quando si parla di efficienza e di riduzione dei costi non si possono non menzionare le operazioni a basso valore aggiunto. Di fronte a questo problema è buona norma trovare degli strumenti che garantiscano la qualità del flusso di lavoro ma che sappiano abbattere i costi, e in questo senso la vera rivoluzione digitale per i dipartimenti legali sono i software di gestione.

Sicuramente, un legal operations officer deve portare tutta l’azienda verso l’adozione di strumenti sicuri e intuitivi, capaci di rivoluzionare i protocolli di lavoro, creando anche uno storico di tutte le operazioni utilissimo per far fronte a eventuali ispezioni, e per poter operare in completa trasparenza. In un certo senso il progressivo imporsi di questa figura manageriale e la decostruzione delle vecchie abitudini produttive verso una rivoluzione digitale vanno di pari passo, e sono due aspetti su cui ormai i budget di molte aziende estere si concentrano moltissimo. Implementare l’utilizzo di un software di gestione per le operazioni legali, i contratti o le società partecipate può essere un grande passo avanti, ma se l’adozione di questi strumenti avviene sotto la guida di un direttore d’orchestra capace di sintetizzare diversi input e di avere sempre chiaro il da farsi, i vantaggi non posso che crescere esponenzialmente e in direzione di una trasformazione totale dell’impresa. Nonostante i tempi non siano semplici, valutare l’assunzione di un legal operations officer potrebbe essere davvero il miglior investimento da fare nel corso dell’anno da poco iniziato, perché è anche nei tempi di crisi che una grande azienda può fare la differenza.

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. Scoprite come le nostre soluzioni di Enterprise Legal Management aiutano CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano. Per ulteriori informazioni o una dimostrazione gratuita, contattateci.