Approccio agile e trasformazione digitale dell’ufficio legale

Un ufficio legale agile e incentrato sul valore, abbinato al giusto asset tecnologico, può produrre un lavoro di qualità più velocemente, adattandosi meglio ai processi interni dell’azienda.

Agile Work and The Digital Transformation of Legal Departments

Il metodo agile, applicato ai processi di project management aziendali, permette di segmentare progetti di vaste dimensioni in parti più piccole, così da migliorarne la gestione. Tale filosofia, sviluppata nel 2001 da esperti del settore IT, promuove produttività e semplicità, fattore che ha spinto anche i project manager di altri settori a sperimentarla per migliorare il rendimento dei propri progetti.

L’agile rappresenta una soluzione concreta anche per l’ufficio legale aziendale. Aspetto confermato dalla potente convergenza in atto tra il mondo legale e quello IT.  Secondo i dati forniti dal Project Management Institute, i progetti che sfruttano le potenzialità offerte dalla metodologia agile performano il 28% meglio rispetto a quelli che seguono approcci standard.

Cos’è il metodo agile? 

Il metodo agile applicato al project management moderno è semplicemente definibile come “agile”. Il termine trasmette proprio la filosofia del metodo, che è la semplicità.

La tecnica Agile è stata studiata per sostituire la precedente filosofia Waterfall, che abbraccia una progettualità rigida basata su sequenze di fasi lineari di lavoro. In altre parole, ogni fase è strettamente dipendente dai processi precedenti. In questo modo l’intero sistema operativo dei progetti risulta macchinoso e difficilmente modificabile.

L’agile presenta invece una gestione dei progetti più fluida e dinamica che mette le persone e gli obiettivi al centro della strategia dei progetti. L’affermazione del metodo agile ha accelerato il processo di sviluppo del software e l’implementazione dei progetti IT.

Il manifesto agile che risulta essere il simbolo della sua filosofia, scrive:

“Stiamo scoprendo modi migliori di creare software, sviluppandolo e aiutando gli altri a fare lo stesso.
Grazie a questa attività siamo arrivati a considerare importanti:

Gli individui e le interazioni più che i processi e gli strumenti
Il software funzionante più che la documentazione esaustiva
La collaborazione col cliente più che la negoziazione dei contratti
Rispondere al cambiamento più che seguire un piano

Ovvero, fermo restando il valore delle voci a destra, consideriamo più importanti le voci a sinistra”.

Da allora il manifesto è stato sviluppato e ampliato con un vasto numero di libri e pubblicazioni, dimostrando la sua efficacia e ampliando il principio di base attraverso l’introduzione di segmentazioni di processo più specifiche come scrum, sprint e timebox.

Secondo l’articolo Embracing agile: how to master the process that’s transforming management” pubblicato da Harvard Business Review, agile è un metodo che:

  • Potenzia la produttività dei team
  • Migliora la gratificazione dei dipendenti
  • Riduce difetti di qualità
  • Elimina riunioni non necessarie

Cosa dovrebbe essere processato in agile e cosa no

Lo svantaggio del metodo agile è dovuto alla scarsa adattabilità sui progetti a lungo termine che non fissano un obiettivo definito (anche se l’utilità di tali progetti può certamente essere messa in discussione).

Gartner esorta i manager degli uffici legali a porsi 4 domande ben specifiche prima di scegliere se applicare la metodologia agile nei propri progetti:

  • Questo progetto può beneficiare di una più frequente collaborazione con il cliente?
  • Il progetto ha una finalità ben descritta?
  • Il lavoro del progetto prevede l’affiancamento o la consulenza di esperti provenienti da diversi settori?
  • E’ possibile segmentare il progetto in parti che ne semplifichino la gestione?

Se la risposta ad ognuna di queste è sì, allora l’agile è il metodo giusto per il progetto. In caso contrario, soluzioni waterfall o similari saranno la filosofia che meglio aderisce ai bisogni progettuali.

L’agile nell’ufficio legale attraverso la digitalizzazione

Una delle premesse del Manifesto agile è quella di semplificare il complicato metodo di gestione dei progetti. Nell’ufficio legale impegnato a gestire tonnellate di casi, documenti e NDA, la produzione e l’archiviazione delle pratiche è un processo lungo ma fondamentale. La digitalizzazione dell’operatività dell’ufficio legale rappresenta la soluzione migliore per risolvere i problemi di gestione dei documenti. Grazie agli ultimi sviluppi della tecnologia legale, sono disponibili una serie di strumenti che permettono di raccogliere e condividere i documenti in modo più rapido ed efficace.

Questo processo di digitalizzazione dovrebbe essere gestito secondo il metodo agile, dal momento che l’agile è un approccio sviluppato da e per il settore IT. Perciò, sostituire i vecchi spazi di archiviazione con sistemi più efficienti e sicuri seguendo la modalità agile rappresenta la soluzione migliore, permettendo di gestire maggiori carichi di lavoro con meno risorse. Aspetto fondamentale nella situazione attuale di ripresa dalla pandemia che vede una mancanza di manodopera specializzata.

Ripensare l’asset tecnologico degli uffici legali

Qualsiasi ufficio legale ha diverse soluzioni software legacy che coinvolgono più processi e rispondono ad esigenze differenti tra loro, la maggior parte delle quali possono in realtà essere soddisfatte attraverso pochi e semplici tool grazie ai progressi della tecnologia legale. I giuristi d’impresa perdono ancora troppo tempo per avere accesso alle informazioni archiviate su software separati.

Uno dei principi dell’agile è quello di mettere le persone al di sopra degli strumenti, e il modo migliore per farlo è dotare le persone delle applicazioni di cui hanno bisogno invece di imporre soluzioni che sono state messe insieme nel tempo e che risultano sorpassate dalla tecnologia attuale a disposizione.

L’asset tecnologico ideale per un ufficio legale deve soddisfare i più stringenti requisiti di sicurezza e deve consentire una collaborazione più veloce e più snella tra la direzione legale e gli altri dipartimenti aziendali.