L’anno passato è stato incredibilmente sfidante per le aziende e per i consigli di amministrazione, mettendone alla prova resilienza e agilità. I CdA si trovano ora a fronteggiare nuove sfide, il tutto mentre si è alle prese con la ripresa dalla pandemia del 2020.

Chi si occupa di governance aziendale si è ritrovato con un 2021 ricco di impegni da inserire in agenda.

Quali sono, quindi, le principali sfide che affrontano i CDA in questo anno in corso post-pandemia?

SFIDA #1: RISCHIO CLIMATICO

Sicuramente, tra le varie priorità c’è la ricerca di soluzioni che possano mitigare il rischio climatico. E, su questa linea, si assiste all’individuazione da parte dei consigli di amministrazione di obiettivi che possano migliorare l’impatto ambientale delle aziende.

In questo ambito, uno dei temi critici è l’emissione di carbonio, un impegno condiviso da tante organizzazioni che, portando avanti i principi del Green Deal, si impongono la sua neutralizzazione entro il 2050.

D’altronde, sempre più aziende includono nei report periodici dati relativi al loro impatto ambientale.

SFIDA #2:  DIVERSITY, EQUITY & INCLUSION

Un altro tema particolarmente “caldo” e sentito dai consigli di amministrazione delle aziende, indipendentemente dalla loro localizzazione geografica, è quello dell’inclusione e delle politiche di diversity. Ad oggi, sia le “quote rosa” per la parità di genere che la rappresentanza razziale, non sono ancora obiettivi pienamente raggiunti e soddisfatti.  Tuttavia, si assiste a segnali positivi che testimoniano che qualcosa si sta muovendo in questo senso.

Secondo il Gender Diversity Index dell’Associazione European Women on Boards, il 14% delle aziende quotate hanno almeno il 40% di donne in posizioni di leadership. Si tratta di un risultato molto buono se si considera che l’anno precedente (2019) questo dato non superava ‘8%.

In Italia, a dieci anni dall’introduzione della Legge Golfo-Mosca, che impone quote di consiglieri donna nei consigli di amministrazione delle società quotate, le consigliere sono passate da circa il 7% del 2011 al 37% del 2020.

Tuttavia c’è ancora molto da fare e il tema dell’inclusione di genere e razziale fatica ancora a farsi strada nell’agenda dei cda e nelle aziende nel loro complesso .

SFIDA #3: EFFICIENZA DEI CDA

ll Covid-19 ha rappresentato una sfida anche per quanto riguarda la comunicazione, la collaborazione e la capacità di problem solving dei consigli di amministrazione. Per questo, anche l’efficacia dei consigli di amministrazione è diventata un tema importante nel 2021.

Secondo un sondaggio condotto da Harvard nel 2021, il 40% dei dirigenti ha ritenuto scarsa o discreta l’efficacia del proprio consiglio di amministrazione. Questa percentuale tende ad aumentare se si considerano i pareri dei dirigenti IT che sembrano avere una visione ancor più critica circa l’efficacia dei loro CDA.

Per quanto riguarda la capacità di affrontare una crisi, appena il 30% dei dirigenti ha affermato che il proprio consiglio è in grado di rispondere con efficacia ed efficienza.

A non essere soddisfatti del proprio CDA, è inoltre l’82% dei dirigenti che ritiene che andrebbe sostituito almeno un membro del consiglio di amministrazione dell’azienda.

Sicuramente, la pandemia di COVID-19 ha evidenziato in particolar modo le questioni relative alla supervisione della gestione delle crisi e ha posto sotto i riflettori alcuni problemi come le competenze tecnologiche dei board member o l’eccesso di carico di lavoro che i CDA si trovano a dover gestire.

SFIDA #4: VIRTUAL MEETINGS & DIGITAL TRANSFORMATION

Le norme anti contagio e il distanziamento che si è protratto fino a metà del 2021 hanno costretto gli organi societari a dover trovare rapidamente soluzioni per digitalizzare il loro lavoro e poter condurre riunioni da remoto.

Ovviamente, di fronte a questo cambiamento imposto, le aziende che avevano già un elevato grado di digitalizzazione ed avevano membri con ottime skill hi-tech sono riuscite ad adattarsi più velocemente ad una modalità di gestione delle riunioni a distanza, che si è rivelata molto efficace, in particolare per quelle aziende che si sono dotate degli strumenti tecnologici giusti, come lo Smart CDA della suite DiliTrust Governance.

Nel prossimo futuro, senza dubbio la tecnologia continuerà a svolgere un ruolo particolarmente importante che permetterà di migliorare efficienza, dinamismo e sostenibilità dei CDA.

Nello scenario attuale dotarsi di una soluzione per gestire digitalmente CDA e Comitati sta diventando sempre più importante per perseguire in generale una migliore governance aziendale.  Quali sono i principali fattori da considerare durante il processo di selezione?

Sono già tante le aziende anche in Italia che hanno deciso di dotarsi di questo tipo di strumenti, ma sicuramente un forte impulso è arrivato anche dall’emergenza sanitaria causata dal COVID-19 che ha spinto forzatamente verso l’adozione di soluzioni tecnologiche capaci di agevolare le riunioni a distanza.

Se il risparmio di costi e i benefici in termini di maggiore efficienza, sicurezza e collaborazione sono evidenti, è necessario fare alcune considerazioni e valutare alcuni aspetti durante il processo di selezione della piattaforma.

Sicurezza

Uno dei primi fattori da valutare è quello della sicurezza. I dati che vengono scambiati durante le riunioni societarie sono riservati e strategici e gli attacchi informatici rappresentano sempre di più una minaccia per le informazioni sensibili– di carattere finanziario, operativo e legale – ma anche per la reputazione e credibilità delle aziende. Di fronte ad un incremento esponenziale dei cyberattacchi, i cui esiti negativi possono variare dall’essere citati in giudizio da un cliente per una violazione dei dati, al danno reputazionale fino ad un impatto sul titolo azionario se si tratta di una società quotata, è assolutamente fondamentale che il board portal sia sicuro ed affidabile.

Bisogna quindi fare un assessment, come minimo, dell’infrastruttura, dei metodi di crittografia, delle certificazioni di sicurezza e della frequenza degli audit (interni ed esterni). Inoltre, è importante verificare la nazionalità del fornitore e la location dei server, per evitare di essere soggetti al Cloud Act, la legge che consente alle autorità USA di acquisire dati dagli operatori di servizi cloud americani, compresi i dati memorizzati all’estero dalle loro filiali.

Funzionalità

I software per la gestione digitale dei CDA consentono di gestirne ogni fase del ciclo di vita, digitalmente e in totale sicurezza. Tipicamente includono funzionalità per gestire la convocazione delle riunioni, per distribuire e approvare l’ordine del giorno mediante voto digitale, redigere e approvare i verbali delle riunioni, accedere alla documentazione, condurre votazioni e sondaggi, etc. Tuttavia, quando si sceglie un board portal, è importante basarsi non solo sulle funzionalità offerte dalla piattaforma ma verificare se si adattano alla propria realtà societaria. La soluzione prescelta deve infatti soddisfare le richieste specifiche del proprio board e risolverne i pain points. Nel valutare le funzionalità bisogna quindi chiedersi quali sono i processi del board che devono svolti in modo più efficiente, quali sono le attività più time consuming e e quali obiettivi si vogliono raggiungere?

Facilità d’uso

Il valore aggiunto nell’adottare una soluzione di CDA digitale è semplificare la gestione di una riunione societaria.

Quindi, tra i fattori di cui tener conto quando si sceglie un board portal per la propria azienda, è sicuramente la semplicità di utilizzo. Per far si che la soluzione di CDA digitale sia davvero utile ed efficiente è necessario che questa sia semplice e facilmente accessibile a tutti. Si tratta sempre di un investimento e sarebbe uno spreco di tempo e risorse se non dovesse essere utilizzato perché troppo complesso da implementare.

Le migliori soluzioni, quindi, sono quelle facili da utilizzare, con un design capace di offrire un’ottima user experience e che presentino modalità di utilizzo familiari ai board member.

Livello di training e di supporto

Prima di selezionare un software per la gestione digitale del CDA è bene verificare che il produttore sia affidabile, presente sul mercato da anni e capace di garantire aggiornamenti e sviluppi costanti della piattaforma, che seguano l’evoluzione della tecnologia e delle esigenze degli utenti.

È anche importante verificare il livello di training offerto e le modalità di fruizione (sessioni one to one, di gruppo, per ruolo, etc) così come quello di supporto (ad esempio gli orari garantiti di supporto e la lingua in cui viene fornito). Uno dei benefici principali di un board portal è proprio il risparmio di tempo per segretari del CDA e board member: poter contare su un team di supporto dedicato, nella propria lingua e raggiungbile 24/7 è fondamentale per garantire il raggiungimento dei propri obiettivi di efficienza.

La suite DiliTrust Governance include il modulo di Smart CDA che consente di gestire digitalmente l’intero processo di gestione delle riunioni societarie, ottimizzandone ogni fase. Il modulo è una risposta forte alle esigenze di efficienza, sicurezza e compliance dei CdA. Contattaci per maggiori informazioni.

 

L’emergenza pandemica iniziata nel 2020 ha dato il via ad una nuova normalità su tutti i fronti. In particolare nelle società la necessità di effettuare le riunioni societarie da remoto ha portato gli addetti ai lavori a verificarne la fattibilità sia sul piano formale che sul piano operativo.

Le contromisure per il contrasto della pandemia hanno infatti profondamente sconvolto le imprese e il modo in cui esse operano quotidianamente. Per affrontare queste sfide, il governo ha voluto adattare il regime garantendo agli organi societari di continuare la propria attività.

Quali sono le disposizioni in materia di svolgimento delle riunioni societarie? E come gli strumenti digitali possono supportarne ogni fase?

Adottare con successo un board portal non dipende solo dall’aver scelto la piattaforma più intuitiva e user-friendly o dal poter contare su consiglieri tech savvy. Per assicurare il successo di un progetto di digitalizzazione del CDA digitale può essere utile seguire alcune best-practice.

Avviare un processo di trasformazione digitale del CdA significa tradurre in ambito digitale tutte le principali attività di un Consiglio di Amministrazione, con una serie di benefici in tutto quello che attiene alla gestione delle informazioni: maggior sicurezza, migliori capacità di collaborazione e di elaborazione dei dati, il tutto con un minore impatto ambientale e dei costi.

Ma come coinvolgere al meglio i board member in questo processo? Ecco qualche consiglio per guidare l’adozione del board portal e far si che diventi uno strumento indispensabile per i consiglieri.

Chiarire il perchè della scelta

Anche se solitamente il passaggio al digitale viene valutato positivamente dai consiglieri in quanto permette di efficientare e semplificare molti processi (prima, durante e dopo le riunioni), è importante comunicare ai board member il perché della scelta.

D’altronde, anche i consiglieri più avvezzi alla tecnologia, i cosiddetti early-adopters, se non percepiscono come la nuova soluzione migliorerà i processi attuali, potrebbero avere delle riserve nel dover utilizzare un nuovo sistema che inizialmente richiederà tempo per apprenderne l’utilizzo.

La comunicazione dei motivi per cui si sceglie di abbandonare la carta per adottare una soluzione digitale deve essere chiara e sottolinearne i benefici, come una maggiore sostenibilità, un aumento di efficienza, collaborazione e trasparenza dei processi.

A tal proposito, potrebbe essere utile rispondere a queste domande:

  • Quali sono i processi del board che saranno svolti in modo più efficiente?
  • Quale sono le attività più time consuming e come una soluzione di CDA digitale aiuterà?
  • Quali obiettivi si vogliono raggiungere?

Definire obiettivi chiari e misurabili

L’introduzione di un board portal può essere valutata correttamente solo se sono stati fissati degli obiettivi chiari, condivisi tra i consiglieri e facilmente misurabili, fornendo indicazioni precise.

E’ necessario, quindi, stabilire dei parametri di riferimento da raggiungere in un determinato lasso di tempo. In questo modo, ogni consigliere potrà impegnarsi attivamente per raggiungere questi obiettivi, contribuirà al successo dell’implementazione della soluzione di CDA Digitale ed avrà risultati tangibili con cui confrontarsi.

DEDICARE tempo ALLA FORMAZIONE

Utilizzare un board portal richiede inizialmente un impegno in termini di tempo ed energia. Si tratta infatti di modificare il proprio modo di lavorare e ripensare i processi di condivisione e comunicazione all’interno del CDA.

E’ consigliabile individuare una o più persone per promuovere questo processo: devono avere sia le competenze digitali necessarie, ma anche le giuste soft skills per fornire supporto ad altri board member quando ce ne sia bisogno.

Inoltre, è importante che l’implementazione del portale avvenga per fasi e che siano previsti dei momenti di formazione specifica per i board member.

comunicare il successo del progetto

Dopo aver stabilito gli obiettivi è importante comunicare costantemente con i consiglieri e aggiornarli sui risultati del progetto.

Per comunicare l’impatto positivo di una soluzione di CDA digitale, può essere molto utile anche fornire esempi pratici. Ad esempio, se il board portal supporta modalità di comunicazione da remoto e permette di effettuare riunioni a distanza, l’azienda può valutare di ridurre il numero di meeting in presenza sottolineando la possibilità di risparmiare tempi e costi per lo spostamento dei consiglieri.

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. Scoprite come le nostre soluzioni di Enterprise Legal Management aiutano CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano. Per ulteriori informazioni o una dimostrazione gratuita, contattateci.

I contratti sono il punto nevralgico attorno al quale ruotano gli equilibri delle imprese, e spesso capita di farsi carico contemporaneamente di un grande numero di pratiche. La situazione che si è creata nell’ambito della recente pandemia di Covid-19 ha accresciuto notevolmente la necessità di strumenti agili e intuitivi per la gestione del ciclo di vita dei contratti da remoto, in grado anche di ricreare spazi di lavoro virtuali per team di lavoro che voglio digitalizzarsi senza perdere in efficienza.

Il ciclo di vita del contratto è un processo molto complesso che richiede una particolare attenzione ai dettagli. Se i contratti non vengono gestiti correttamente, i rischi legali e di compliance aumentano notevolmente. Per evitare di commettere errori in questo intricato processo, una soluzione di Contract Lifecycle Management rappresenta un asset importante.

Ecco i principali vantaggi nell’adozione di un software per la gestione del ciclo di vita dei contratti.

L’intero ciclo di vita di un contratto a portata di click

Quello che da fuori sembra un foglio di carta o un semplice file, per i professionisti del settore legale è la sintesi di molte ore di lavoro. I contratti hanno cicli di vita diversi l’uno dall’altro ma sempre ben definiti, ed è essenziale automatizzare il processo di monitoraggio di ogni scadenza e le azioni da intraprendere. Poter giocare in anticipo si dimostra un vantaggio strategico in termini di operatività e gestione del tempo.

Flusso di lavoro semplificato e agile

Centralizzare tutti i documenti relativi a una certa pratica consente di consultarli e modificarli in qualsiasi momento, dove si desidera. Non solo: una dashboard digitale permette di visualizzare lo storico e il follow-up di tutti i contratti, comprese le bozze, le appendici e gli allegati, personalizzandone la visualizzazione attraverso un sistema di etichette smart.

Minimizzare il rischio e assicurare la conformità più facilmente

La compliance è un aspetto significativo nei contratti, e ancora di più nei contratti di grandi dimensioni che coinvolgono più parti. Tenere il passo con la conformità normativa in continua evoluzione è stata una sfida continua (e costosa) per i consulenti legali nel 2020. Una soluzione per la gestione dei contratti consente di tenere traccia di tutti i passaggi e le azioni intraprese dai vari utenti coinvolti.  In aggiunta, poter registrare tutti gli step operativi che riguardano un certo contratto è un enorme vantaggio in caso di problematiche o audit.

Efficienza e risparmio di tempo

Ricevere delle notifiche in prossimità di una scadenza, firmare digitalmente i documenti e poter accedere ad un archivio personalizzato sono solo alcuni tra i vantaggi che i software digitali per i dipartimenti legali possono offrire. Il risparmio di tempo dedicato ad azioni a basso valore aggiunto è notevole, e aumentano drammaticamente l’efficienza e la produttività.

Il modulo Contratti della  suite DiliTrust Governance è pensato come una piattaforma di lavoro per la gestione dei contratti nazionali e internazionali, dalle prime bozze alla loro scadenza. Come per altri moduli della Suite, anche il modulo contratti è stato pensato per essere uno strumento insostituibile per dare un boost all’efficienza dei dipartimenti legali, permettendo la collaborazione tra colleghi anche a distanza.

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I dipartimenti legali interni sono chiamati ad affrontare molte sfide nel 2021 fra cui la digitalizzazione dei processi di lavoro, le crescenti minacce di attacchi informatici e i contenziosi in materia di protezione dei dati. La buona notizia è che i software per la gestione dei processi legali possono aiutare gli uffici legali ad affrontare queste sfide.

Ecco i cinque vantaggi principali nell’utilizzo di un software per la gestione digitale dei contenziosi.

Centralizzazione di tutti i documenti 

I contenziosi generano moltissimi documenti che vengono spesso consultati da diversi professionisti, anche nello stesso momento. L’utilizzo di un software per la gestione dei contenziosi permette di centralizzare tutte le pratiche e i relativi allegati, archiviarle ed organizzarle. Dalle deposizioni alle sentenze, fino ai giustificativi delle spese, tutto può essere consultato da pc, tablet o smartphone: avere accesso ai dati costantemente aggiornati in tempo reale è un vantaggio enorme per i giuristi d’impresa con un’agenda serrata.

Comunicazione semplificata

Poter estrapolare informazioni essenziali, controllare le scadenze, condividere date e informazioni importanti rende più fluida la comunicazione tra tutti i professionisti coinvolti. Lo scambio di informazioni non richiede più l’utilizzo di carta o lo scambio di email: ogni documento e azione può essere gestita da colleghi anche distanti tra loro in modo facile e sicuro. 

Il tempo come PRIORITà

Il tempo è un alleato essenziale per avvocati, segreterie amministrative e paralegali. Digitalizzare la gestione dei contenziosi significa ridurre il tempo da dedicare alle attività a basso valore aggiunto, con guadagni in efficienza e collaborazione. Potersi concentrare sulla visione d’insieme e vederla con chiarezza non è più un lusso, ma una necessità concreta che può fare la differenza.

PAROLA D’ORDINE: MOBILITà

I legal counsel sono spesso in movimento. Devono poter accedere facilmente ai calendari, alle schede sui casi e ad altri documenti importanti. Le soluzioni di gestione dei contenziosi assicurano che i team legali possano accedere ai documenti in tempo reale e proteggono i dati sensibili da ogni tipo di furto o smarrimento.

Sicurezza e gestione dei rischi

Infine, il software per i contenziosi protegge i dati con i più alti standard di sicurezza. Il contenzioso in materia di protezione dei dati personali è destinato a diventare un trend nel 2021, ed è fondamentale che i professionisti legali gestiscano i dati in modo sicuro e in conformità con le ultime normative in materia. I dipartimenti legali che utilizzano un software per la gestione dei contenziosi possono essere certi di proteggersi da errori molto costosi.

In conclusione, il software per la gestione dei contenziosi aiuta a proteggere dati e documenti sensibili, migliora la comunicazione tra tutti i professionisti coinvolti e semplifica l’intero processo di gestione del contenzioso dalla A alla Z, portando i dipartimenti legali direttamente nel futuro.

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Affrontare un consiglio di amministrazione richiede tempo e preparazione. La tecnologia è una valida soluzione per aumentare la produttività e l’efficienza delle riunioni societarie.

Solitamente i punti all’ordine del giorno sono tanti e i board member devono analizzare una grande mole di dati e prendere decisioni spesso in brevissimo tempo. Dotarsi di una soluzione digitale per il CDA permette di aumentare l’efficienza delle riunioni, modificando le modalità di lavoro ed adottando nuove best practices.

Dall’emergenza COVID-19 all’adozione permanente di nuove soluzioni tecnologiche per i CDA

Sicuramente, l’emergenza COVID-19 ha dato un forte impulso all’adozione di soluzioni tecnologiche per gestire le attività d’impresa, anche a distanza. Molti membri dei CDA infatti, si sono ritrovati a dover prendere parte a meeting virtuali e, in alcuni casi, a dover prendere decisioni importanti anche a distanza: una modalità di lavoro a cui non erano abituati.

Secondo l’ Harvard Business Review, i membri dei consigli di amministrazione hanno trovato queste riunioni virtuali molto più efficienti dei tradizionali meeting in presenza. E non solo per il risparmio di tempo dovuto alla possibilità di partecipare direttamente dalla propria casa, ma anche perché  tutti i processi del CDA sono stati resi precisi, efficaci ed efficienti, grazie all’adozione di un portale tecnologico.

Probabilmente, anche quando le misure di distanziamento sociale imposte dalla pandemia si allenteranno, la maggior parte delle aziende continuerà ad utilizzare la tecnologia per le riunioni del CDA.

Tecnologie digitali per I CDA

L’adozione e l’utilizzo delle tecnologie digitali per i CDA sono oggi un tema “caldo” nell’ambito del management che potrebbe così svolgere al meglio le funzioni di supervisione ed amministrazione, ma non solo. Adottare una soluzione per gestire digitalmente il CDA  è un modo per renderlo molto più efficiente. Ecco come.

  1. Informazioni sempre aggiornate: La preparazione del materiale per una riunione del CDA può essere un compito time-consuming e intenso. Il segretario del CDA deve condividere per tempo la documentazione di supporto con tutti i partecipanti ed aggiornare tempestivamente le informazioni. Con un board portal i consiglieri ed il management potranno contare su informazioni sempre aggiornate, disponibili on-line e accessibili da vari dispositivi (smartphone, tablet e PC). In questo modo è possibile risparmiare tempo prezioso prima impiegato per raccogliere ed accedere alle informazioni, tempo che invece ora può essere dedicato alle attività più importanti.
  2. Processo decisionale più rapido: Prendere decisioni diventerà più semplice e veloce. Grazie ai servizi di condivisione di file ed alla messaggistica integrata, i membri del Consiglio di Amministrazione possono intervenire in maniera rapida e la riunione può diventare più breve e mirata. Lavorare su dati sicuri, stabili ed attendibili permette inoltre di limitare eventuali errori che altrimenti potrebbero verificarsi.
  3. Maggiore sicurezza:  I board portal offrono un livello di sicurezza maggiore rispetto alla comunicazione e alla trasmissione di file in maniera tradizionale o tramite email, dal momento che tutti i dati vengono condivisi esclusivamente all’interno del portale stesso. Con un sistema di gestione degli accessi autorizzati, inoltre, sarà sempre possibile sapere chi ha avuto accesso a quali documenti e garantire in questo modo sicurezza e rispetto della confidenzialità altrimenti impossibili.
  4. Misurare la governance societaria: Poter gestire i CDA tramite portali tecnologici consente di tener traccia di tutte le attività. Sarà quindi molto semplice raccogliere ed elaborare metriche come numero e durata delle riunioni o la relativa percentuale di partecipazione di ciascun membro.

 

Le nuove tecnologie stanno dunque modificando le dinamiche di lavoro interne ai CDA. Adottare soluzioni per gestire digitalmente le riunioni societarie, come il modulo Smart CDA della suite DiliTrust Governance, consente di aumentare l’efficienza delle riunioni del consiglio e permette ai board member di accedere ai dati di cui hanno bisogno per prendere decisioni informate, eseguire valutazioni del consiglio e molto altro ancora.

Una funzione molto affermata negli Stati Uniti e in alcuni paesi europei ma ancora poco diffusa in Italia: parliamo delle legal operations o con un acronimo, CLOO (Corporate Legal Operations Officer).

L’inserimento di questa funzione, spesso affidata anche ad una sola persona, risponde all’esigenza di accentrare il legal business e di integrarlo in modo più efficiente con tutte le altre operazioni di gestione dell’impresa. In Italia la funzione delle legal operations non ha ancora preso piede come in altri paesi per via di due aspetti: da un lato il nostro paese è puntellato principalmente da PMI (piccole medie imprese), le quali spesso quando si parla di dipartimenti legali non hanno né il budget né una vera necessità di stipendiare questo tipo di figure manageriali, dall’altro in un periodo di recessione non è facile mettere a budget la retribuzione, appunto, di uno specialista di altissimo livello.

Chi è il Legal Operations Officer ideale

Solitamente il legal operations manager è un ruolo da senior, e non è difficile comprendere il perché. Spesso sono avvocati o giuristi che hanno esperienza in operazioni e strategia finanziarie, analisi dati, hr e gestione tecnologica, che sanno intervenire su budget e bilancio aziendale facendosi ponte tra professionisti legali e personale operativo. La portata dell’impatto che può avere sull’impresa per cui lavora ha origine in una profonda comprensione del core-business aziendale, del work-flow e della struttura. Pragmatico, organizzato e capace di comunicare con tutti gli altri dipartimenti dell’azienda, il legal operations officer osserva tutti i processi produttivi, organizzativi e decisionali in cerca di un modo per renderli più efficienti. L’avvento di questa figura si spiega con la necessità di efficientare i processi in un’ottica di risparmio, ma anche per garantire alle imprese di essere conformi e trasparenti dal punto di vista giuridico, fattore di importanza centrale.

LA FUNZIONE DELLE legal operationS dev’essere per forza in-house?

La funzione ricoperta dal legal operations officer può essere soddisfatta anche avvalendosi di uno studio esterno, ma diversi trend mostrano che negli Stati Uniti assumere un CLOO internamente ha ripercussioni più che positive sul budget e sull’efficienza di tutte le operazioni. Certo, avvalersi di uno studio esterno può essere un primo passo, eseguito come test, sicuramente a partire da un investimento molto ridotto rispetto all’assunzione di un top manager, ma per un impatto positivo sulla lunga distanza è essenziale che questo professionista si immerga nelle profondità dei protocolli e delle operazioni aziendali perché la conoscenza e la capacità decisionale sono le sue due skill più importanti.

LE legal operations e la digitalizzazione del DIPARTIMENTO LEGALE

Quando si parla di efficienza e di riduzione dei costi non si possono non menzionare le operazioni a basso valore aggiunto. Di fronte a questo problema è buona norma trovare degli strumenti che garantiscano la qualità del flusso di lavoro ma che sappiano abbattere i costi, e in questo senso la vera rivoluzione digitale per i dipartimenti legali sono i software di gestione.

Sicuramente, un legal operations officer deve portare tutta l’azienda verso l’adozione di strumenti sicuri e intuitivi, capaci di rivoluzionare i protocolli di lavoro, creando anche uno storico di tutte le operazioni utilissimo per far fronte a eventuali ispezioni, e per poter operare in completa trasparenza. In un certo senso il progressivo imporsi di questa figura manageriale e la decostruzione delle vecchie abitudini produttive verso una rivoluzione digitale vanno di pari passo, e sono due aspetti su cui ormai i budget di molte aziende estere si concentrano moltissimo. Implementare l’utilizzo di un software di gestione per le operazioni legali, i contratti o le società partecipate può essere un grande passo avanti, ma se l’adozione di questi strumenti avviene sotto la guida di un direttore d’orchestra capace di sintetizzare diversi input e di avere sempre chiaro il da farsi, i vantaggi non posso che crescere esponenzialmente e in direzione di una trasformazione totale dell’impresa. Nonostante i tempi non siano semplici, valutare l’assunzione di un legal operations officer potrebbe essere davvero il miglior investimento da fare nel corso dell’anno da poco iniziato, perché è anche nei tempi di crisi che una grande azienda può fare la differenza.

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. Scoprite come le nostre soluzioni di Enterprise Legal Management aiutano CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano. Per ulteriori informazioni o una dimostrazione gratuita, contattateci.

In DiliTrust la nostra missione è da sempre quella di aiutare le aziende a beneficiare delle migliori pratiche di governance. Ogni giorno aiutiamo i Consigli di Amministrazione e i Comitati ad innovare ed efficientare la loro corporate governance grazie alle nostre tecnologie e ai nostri servizi.


Nell’attuale contesto di una pandemia globale in cui l’impatto sulle aziende e sulla società è senza precedenti, i temi della diversità di genere e della parità negli organi di governo non sono mai stati così importanti.

Nelle nostre azioni per promuovere le best practice di governance, siamo stati ispirati ad affrontare questo tema e a sostenere le donne e gli uomini che lavorano per questo obiettivo comune. Ecco perché abbiamo deciso di dedicare una guida ‘A Handbook for Executive Women in the Boardroom’ al tema dell’uguaglianza di genere all’interno dei board.

Con questa guida vogliamo diffondere le voci e le testimonianze di donne leader, board member e dirigenti d’azienda provenienti da diversi settori in tutto il mondo. Abbiamo chiesto loro di condividere con noi le loro battaglie e i loro preziosi consigli:

  1. Quali fattori spiegano il divario tra ‘domanda e offerta’ di donne dirigenti?
  2. Come sono riuscite le nostre intervistate ad imporsi in un sistema a prevalenza maschile per avviare il cambiamento?
  3. Come si può incoraggiare un maggior numero di donne qualificate ad assumere posizioni dirigenziali, ad unirsi ai Board e rompere il soffitto di cristallo?

 

Troverete tutte le risposte a queste domande e molto altro all’interno di questa guida realizzata con la partecipazione di 13 donne influenti provenienti da tutto il mondo: Viviane de Beaufort, Renée van der Burg, Louise Champoux-Paillé, Lucy Chow, Caroline Codsi, Elena David, Lucille Desjonquères, Sonia Ferrero, Sarah Harmon, Fabiola Mascardi, Diva Moriani, Paola Tagliavini e Romy Voos Andrianarisoa.

Vi invitiamo a (ri)scoprire queste donne ispiratrici e le loro testimonianze per uno sguardo nuovo sulla governance di domani.

Sia che siate già Board Member, sia che aspiriate a diventarlo, sia che vogliate semplicemente approfondire le tematiche di diversity & inclusion nella governance aziendale, questa guida vi darà preziosi consigli su come fare la differenza e avviare un vero cambiamento.

 

SI PREGA DI NOTARE CHE QUESTO RAPPORTO NON È PIÙ DISPONIBILE

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. DiliTrust è uno dei 21 vendor annoverati in questo nuovo report, un must-read per i leader legali che desiderano insights sul mercato delle soluzioni ELM.

Siamo onorati di questo riconoscimento poiché da oltre 25 anni lavoriamo a fianco di migliaia di dipartimenti legali per supportarli nell’esercizio delle loro responsabilità e nel raggiungimento dei loro obiettivi. Aiutare CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano è al centro delle nostre soluzione di Enterprise Legal Management. Proprio perché ci assicuriamo che i nostri clienti ottimizzino quotidianamente le loro attività legali in modo sicuro, siamo consapevoli più di chiunque altro della necessità di essere efficienti e produttivi di fronte alle crescenti responsabilità e alla sempre maggiore centralità dei dipartimenti legali.

Il report di Gartner mostra come “le soluzioni ELM forniscano supporto e insights sulle legal operations e sui workflows”. Questa Guida vi aiuterà a comprendere l’evoluzione del mercato e ad orientarvi nelle vostre scelte tecnologiche.

In questa Market Guide di Gartner, crediamo che possiate trovare supporto in queste aree chiave:

  • Consigli per i responsabili degli applicativi aziendali che si occupano delle soluzioni per i dipartimenti legali
  • ELM Outlook: Strategic planning assumptions, evoluzione del mercato e trend tecnologici.

 

Gartner, Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions, 4 September 2020, Nikos Drakos and Jim Murphy.