La capacità di prendere decisioni basate sulle informazioni è il fondamento di una buona Corporate Governance. Inoltre, la trasparenza influisce sul modo in cui un’organizzazione si presenta e da quali processi e politiche è guidata. In questo blog esamineremo quali sono le implicazioni dell’attuazione di politiche di trasparenza nel tentativo di migliorare e riformulare la nostra comprensione del termine.

Il Consiglio di Amministrazione è il team decisionale ed esecutivo di un’azienda. Come capitani di una nave, hanno il compito di guidare l’intera organizzazione verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Grazie alle raccomandazioni del team di leadership esecutivo e di altri esperti hanno la migliore visione del quadro generale: dove si è e dove si vuole arrivare. Tuttavia, la collaborazione e la trasparenza tra il CDA e il team di leadership esecutiva, gli stakeholder, i manager, i dipendenti e i clienti può migliorare le capacità decisionali di un consiglio. In definitiva, questo permette loro di capire meglio l’impatto delle loro decisioni sui piani e gli obiettivi – a breve e lungo termine – ed agire di conseguenza.

Vediamo quindi 3 ragioni specifiche che il Consiglio di Amministrazione dovrebbe tenere in considerazioni per incentivare la trasparenza.

1. QUANDO CI SI CONCENTRA SUL QUADRO GENERALE, SPESSO NON VENGONO VALUTATI QUALI PASSI L’AZIENDA ABBIA BISOGNO DI COMPIERE PER ARRIVARCI

Durante il processo di cambiamento il Consiglio di Amministrazione potrebbe scoprire che l’azienda non sia sufficientemente pronta ed identificare molteplici provvedimenti da intraprendere per aiutare l’organizzazione a raggiungere l’obiettivo.

Per esempio, quando si effettua una trasformazione digitale, la cultura dell’azienda potrebbe non supportarla. È possibile che ci siano dirigenti o dipendenti restii al cambiamento. In questo caso potrebbe essere utile attivare un percorso di formazione per assicurarsi che tutti siano in grado di usare la nuova tecnologia in modo appropriato. Oppure potrebbe essere necessario assumere nuovi dipendenti con competenze specifiche.

Il Consiglio di Amministrazione è responsabile della visione strategica e dell’impostazione del futuro dell’azienda. Affinché possa prendere le migliori decisioni, il CDA deve essere a conoscenza di tutte le informazioni relative, in questo caso, ai livelli di digitalizzazione dell’organico.

2. LA TRASPARENZA PUÒ FUNZIONARE IN ENTRAMBI I SENSI

Quando il CDA è trasparente incoraggia tutti gli altri organi aziendali a fare lo stesso. I dirigenti e i manager sono in prima linea e il CDA può collaborare con loro per respingere qualsiasi tipo di resistenza interna possa esserci.

Affinché i cambiamenti promossi dal CDA risultino prioritari, dirigenti e manager devono essere consapevoli di questa urgenza. Infatti, questi sono loro l’interfaccia quotidiana con il resto dell’organizzazione. Inoltre, il consiglio potrebbe non essere consapevole di alcune informazioni, per esempio come alcuni clienti potrebbero reagire ad alcuni cambiamenti nello specifico. La condivisione di queste informazioni tra dirigenti, manager e Consiglio di Amministrazione, può sicuramente semplificare il processo decisionale e il conseguente raggiungimento degli obiettivi.

3. LA TRASPARENZA PUÒ MIGLIORARE IL “BUY-IN”

Quando dirigenti, manager, impiegati, stakeholder e clienti sentono di avere voce in capitolo, è più probabile che siano interessati a collaborare o a sostenere un’iniziativa.

Essi possono essere incoraggiati organizzando riunioni specifiche del Consiglio a cui tutti possono partecipare. Potrebbe essere l’opportunità per dirigenti, manager e/o impiegati di contribuire alle decisioni del CDA e alla definizione della strategia. Addirittura, il Consiglio potrebbe scoprire che all’interno dell’organizzazione ci sono conoscenze o competenze specifiche di cui non era a conoscenza.

Questa collaborazione assicurerà anche che tutti si sentano ascoltati e incoraggiando dunque una maggiore adesione da parte di tutti. Le organizzazioni trasparenti, specialmente con i clienti, migliorano anche la percezione esterna dell’organizzazione stessa. La trasparenza dimostra ai soggetti esterni che le loro opinioni vengono considerate e valorizzate.

Abbiamo visto quindi che, ogni qual volta il Consiglio di Amministrazione si muove verso un cambiamento significativo, sarebbe bene comunicare in maniera trasparente con tutti gli stakeholder. Questo genere di comunicazione regolare sarà critica relativamente a numerose questioni quali il mercato, i concorrenti, le innovazioni che stanno influenzando il settore e come la aziende intendono reagire.

La tecnologia al servizio della trasparenza

In definitiva, agire con trasparenza permette una migliore collaborazione e scelte più consapevoli. Data l’importanza delle comunicazioni regolari tra CDA e stakeholder, è importante prendere in considerazione l’uso della tecnologia che, anche in questo campo, ci viene in aiuto.

La suite DiliTrust Governance è la soluzione SaaS destinata alle Direzioni Affari Legali e Societari per la gestione collaborativa e sicura di tutte le aree legali fra cui Societario, Procure e Deleghe, Contenziosi e Contratti. La soluzione consente di lavorare introducendo maggiore efficienza, eliminando i rischi e riducendo sensibilmente il tempo per la gestione amministrativa delle attività legali, in particolare permette di:

  • archiviare e monitorare la documentazione legale, favorendo la collaborazione tra stakeholder
  • generare report personalizzabili e condivisibili
  • tenere traccia di tutte le azioni eseguite da parte di ciascun utente
  • gestire in totale sicurezza l’accesso ai dati

 

Per scoprire come DiliTrust ti permette di promuovere la trasparenza all’interno dell’organizzazione, a partire dal CDA, compila il form qui sotto e uno dei nostri esperti ti presenterà la piattaforma senza impegno.

Il team di DiliTrust vi augura salute, felicità e tante soddisfazioni in questo nuovo anno. Non vediamo l’ora di continuare a crescere insieme a voi e supportarvi nella realizzazione dei vostri progetti.
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Un nuovo anno porta con se cambiamenti. E mentre molte potrebbero essere le cose che siamo contenti di lasciarci alle spalle nel 2021, importanti evoluzioni sono in arrivo, specialmente per gli uffici legali aziendali. Dall’evoluzione delle legal tech (legal technology) all’ascesa delle legal ops (legal operations): sono numerose le sfide e le opportunità che i team legali aziendali dovranno affrontare o cogliere nel 2022. In questo articolo esploreremo quali sono 5 trend da monitorare nel 2022 in ambito Corporate Governance e perché essere adeguatamente preparati ed agire strategicamente sono due criteri essenziali.

1. TRASFORMAZIONE DIGITALE DEI DIPARTIMENTI LEGALI

Dall’avvento della pandemia, il rapporto dell’ufficio legale con la tecnologia è cambiato. Negli ultimi 18 mesi, l’ufficio legale interno ha acquisito molta più familiarità con gli strumenti digitali, insieme al lavoro remoto e ibrido. Ad oggi, sembra che questo cambiamento sia destinato a persistere.

Man mano che i General Councel familiarizzano con le efficienze portate dalla tecnologia, sono alla ricerca di strumenti e modi sempre migliori per aumentare la produttività e l’efficienza. Infatti, secondo l’analista di mercato Gartner, i dipartimenti legali triplicheranno la loro spesa tecnologica entro il 2025 fino a costituire il 12% dell’intero budget aziendale.

Reporting, compliance, gestione del rischio, gestione dei contenziosi: nessuna area delle legal ops rimarrà estranea alla tecnologia. Ora che anche gli uffici legali aziendali cominciano ad abbracciare questa nuova mentalità technology-driven, le soluzioni high tech vengono implementate con successo in ogni area operativa. Questo sta rivoluzionando il modo in cui tempo e risorse vengono spesi, con numerosi vantaggi legati alla produttività, conformità e più in generale alla Corporate Governance.

2. AUTOMAZIONE DEI CONTRATTI

Un fattore critico di questa ondata digitale in ascesa è l’automazione. Delegare molti processi alla tecnologia automatizzata libera i team legali e si traduce in risparmi significativi di tempo e costi.

Per esempio, l’automazione può essere estremamente vantaggiosa nella gestione dei contratti. L’utilizzo di uno strumento apposito permette di avere una visione globale di tutti i contratti nazionali ed internazionali per il loro intero ciclo di vita. Tutti i documenti vengono catalogati in un hub sicuro e centralizzato permettendo così di tenere traccia delle scadenze e inviare delle notifiche. Incorporare questo flusso di lavoro nel dipartimento legale non fa solo risparmiare tempo; può rendere l’intero team più efficiente e ridurre l’errore umano.

3. L’ASCESA DELLE LEGAL OPS (LEGAL OPERATIONS)

Già un pilastro dei dipartimenti legali in Nord America, le legal ops (legal operations) sono sempre più integrate nei dipartimenti legali aziendali in Europa per rafforzare la strategia organizzativa e promuovere la trasformazione digitale.

Le legal operations sono meglio conosciute come il sistema di supporto per il dipartimento legale aziendale. Il loro ruolo è quello di promuovere l’efficienza attraverso una migliore pianificazione, budgeting, e l’adozione della tecnologia. Alcune aziende possono assumere un singolo Legal Operations Officer, mentre altre un intero team guidato dal Chief Legal Operations Officer (CLOO).

Secondo un recente sondaggio della Association of Corporate Counsel, il 61% dei dipartimenti legali ora si avvale di almeno un professionista delle legal ops – rispetto al solo 21% del 2015. Di quei Chief Legal Officers intervistati per lo studio, il 13% ha indicato che sperano di assumere più personale legal ops nell’immediato futuro.

Con l’ascesa delle legal tech, il ruolo delle legal ops sta guadagnando sempre più importanza. L’approccio multidisciplinare e focalizzato sul business li rende fondamentali per massimizzare le risorse e aumentare la produttività dei dipartimenti legali in azienda.

4. RIDUZIONE DEI BUDGET LEGALI

La spinta a tagliare i costi non è una novità, ma il 2022 coinvolgerà anche i dipartimenti legali nell’eliminazione delle inefficienze per ridurre la spesa.

Dopo un anno di grandi sconvolgimenti, le aziende saranno particolarmente desiderose di risparmiare dove possono e i dipartimenti legali non sfuggiranno alle misure contenitive. Ancora una volta, l’ufficio legale giocherà un ruolo di primo piano nel raggiungimento degli obiettivi aziendali, anche attraverso l’utilizzo di strumenti digitali volti al miglioramento generale delle prestazioni e al risparmio di tempo e risorse. Questo richiederà una rinnovata attenzione all’analisi dei dati e al tracciamento delle prestazioni.

5. GLI UFFICI LEGALI DIVENTANO ATTORI STRATEGICI

Ci si aspetta che i General Counsel assumano un ruolo più strategico in futuro, diventando attivamente coinvolti nel processo decisionale e nella pianificazione dell’esecutivo.

I team legali interni si troveranno, probabilmente, ad intensificare il loro impegno nei confronti del Consiglio di Amministrazione, assumendo un ruolo consultivo e pesando su questioni di governance aziendale più ampie come la tematica ESG, la generazione di reddito, le questioni occupazionali, la cybersecurity e la compliance.

PREPARARSI PER IL FUTURO

L’anno volge al termine e c’è ancora molta incertezza mentre l’Europa lotta per emergere dalla pandemia. Tuttavia, come ogni anno, la produttività sarà il principale motore alla base delle tendenze di questo settore. La tecnologia sarà senza dubbio il driver più significativo, data la diffusione di nuovi strumenti che aiutano i dipartimenti legali a ridurre i rischi, raggiungere gli obiettivi e ottenere maggiori risparmi.

DiliTrust Governance offre una soluzione SaaS completa per gli uffici legali che cercano di massimizzare le loro risorse ed eliminare le inefficienze. Gli strumenti intuitivi, collaborativi e ultra-sicuri includono la gestione delle società, delle controversie e dei contratti nonché l’archiviazione della documentazione.

Ora è il momento di pianificare e prepararsi per ciò che ci aspetta nel 2022. L’adozione precoce di soluzioni leader del settore aiuterà i team legali a rimanere agili in questo scenario ancora incerto.

Il consolidamento di un efficiente consiglio di amministrazione è fondamentale per un’organizzazione. I direttori devono occuparsi di una duplice operatività, che comprende: un’efficace inclusione dei nuovi modelli di lavoro e la transizione digitale come conseguenza dei cambiamenti avvenuti negli ultimi anni nell’organizzazione aziendale.

Come consolidare il Consiglio di Amministrazione

In questo fact sheet troverai informazioni quali:

  • come costruire un board omogeneo
  • trovare l’equilibrio tra stabilità e innovazione
  • identificare la corretta combinazione di competenze
  • perchè la digitalizzazione è la chiave per un consiglio d’impatto
  • la capacità di lavorare a supporto del cambiamento

Nel settore economico e finanziario il tema ESG è stato particolarmente popolare di recente. I suoi criteri sono utilizzati come fattori di analisi extra-finanziaria per valutare gli attori economici al di là dei parametri abituali. Includendo questi criteri, le organizzazioni possono distinguersi e dimostrare il loro impegno responsabile, promuovendo così la sostenibilità della loro governance.

Blog - Criteri ESG tre punti essenziali per una governance sostenibile

DA DOVE VIENE IL CONCETTO DI ESG?

L’acronimo ESG ha origine dal concetto di “triple bottom line” o “triple P” (People, Planet, Profit) introdotto negli anni 90. L’obiettivo era dimostrare che le aziende avessero interesse a concentrarsi su criteri diversi dal semplice profitto. Il concetto si è evoluto negli anni trasformandosi in “criteri ESG,” pilastri dell’SRI (Socially Responsible Investment).

Il d.lgs. 2016/254 ha introdotto l’obbligo per le aziende quotate di pubblicare annualmente la cosiddetta Dichiarazione non finanziaria, cioè il bilancio di sostenibilità, affrontando il tema sostenibilità dal lato delle imprese. Oggi, l’interesse di questi tre criteri ambientali è quello di misurare l’importanza che l’azienda attribuisce a:

Criteri ambientali: Emissioni di gas a effetto serra, generazione di rifiuti, cambiamento climatico

Criteri sociali: il modo in cui l’azienda considera le persone con cui collabora (diversità, gestione del capitale umano, salute, sicurezza, condizioni di lavoro, pari opportunità)

Criteri di governance: riferiti al modo in cui l’azienda è gestita (trasparenza, indipendenza del consiglio di amministrazione, diversità, struttura del consiglio di amministrazione, pratiche fiscali, retribuzione dei dirigenti).

COME CREARE VALORE PER GLI STAKEHOLDER SULLA BASE DEI CRITERI ESG

Il messaggio trasmesso dai criteri ESG è semplice, una società ha più probabilità di avere successo a lungo termine se genera valore per tutti i suoi stakeholder, in altre parole, per i suoi clienti, dipendenti, fornitori e l’ambiente.

Nel nostro paese è di recente la notizia che Euronext, principale mercato finanziario di borsa valori pan-europeo, ha annunciato il lancio del nuovo indice Mib ESG, il primo indice «Environmental, Social and Governance» dedicato alle blue-chip italiane, pensato per individuare i grandi emittenti italiani quotati che presentano le best practice di sostenibilità.

L’indice facilita l’adozione dei principali approcci di investimento ESG da parte degli investitori in Italia e in Europa. Il primo indice MIB ESG dimostra inoltre il forte coinvolgimento nella transizione ESG della maggior parte delle più grandi società quotate italiane.

CRITERI ESG: QUALI SONO I PRINCIPALI INDICATORI DI GOVERNANCE SOSTENIBILE?

Le organizzazioni sono ormai consapevoli della necessità di adottare nuovi modelli di governance per promuovere il successo e la crescita. Non è più sufficiente ottimizzare i margini di profitto: è indispensabile valorizzare il capitale umano e la governance per ottenere un successo riconosciuto collettivamente.

La responsabilità sociale è quindi al centro della governance sostenibile, come modello ispiratore di successo per molte aziende. Alla ricerca di un modello di governance sostenibile e moderno, queste aziende stanno focalizzando i loro sforzi nell’applicazione di criteri ESG tenendo conto di tutti i fattori in discussione. Questo non è semplicemente traducibile in “spuntare una casella” o “fare bella figura e raccogliere fondi”, ma è essenziale per raggiungere e valorizzare la vera mission di sostenibilità. Ad oggi, l’attenzione dei consigli di amministrazione e dei board riguardo i criteri ESG fa la differenza tra le organizzazioni intraprendenti e responsabili e quelle che non lo sono.

Seguendo questa logica, il tema della sostenibilità deve essere una priorità per il consiglio di amministrazione in relazione a temi di diversità, di inclusione e di welfare sul lavoro. Questo implica, più in particolare, una spinta verso il “paperless” o la riduzione dell’impronta del carbonio e la salvaguardia dell’ambiente.

DiliTrust, il vostro partner di lavoro che garantisce una migliore governance, offre i suoi servizi per aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi.

I notevoli progressi in campo tecnologico non potevano esimere il settore legale da una trasformazione digitale: intraprendere il cammino della digitalizzazione apre nuove opportunità per il giurista d’impresa, il cui ruolo è più centrale che mai.

La mole di lavoro svolta dalle direzioni legali nelle grandi e medie imprese è oggi divenuta estremamente importante ed abbraccia ogni aspetto dell’attività d’impresa. Strutture societarie complesse e nuove problematiche poste dalle continue evoluzioni tecnologiche e normative, pongono i General Counsel nella delicata posizione di dover conoscere e seguire ogni ambito dell’azienda, innanzitutto per garantire la compliance a criteri normativi che invadono sempre più settori: il GDPR è stato uno dei più importanti cambiamenti degli ultimi anni ma rappresenta comunque solo una delle voci della funzione di compliance affidata alle direzioni legali accanto ad es. all’antitrust o alla responsabilità amministrativa ex legge 231/2001.

Prospettive futur(istich)e per il giurista d’impresa

Da un rapporto realizzato da Chief Executive Group and BarkerGilmore emerge con forza la tendenza ad affidare e a chiedere al General Counsel un apporto che va molto al di là del suo ruolo tradizionalmente relegato a gestione dei rischi e compliance. Nelle grandi società per azioni analizzate nello studio l’84% degli amministratori delegati ha introdotto il General Counsel nel leadership team. Il giurista d’impresa non può più essere un puro uomo di legge, anzi, dallo studio emerge come il 70% dei CEO chieda ai propri General Counsel di essere in grado di dare il proprio contributo nella pianificazione strategica dell’azienda, nel prendere decisioni importanti e nello sviluppare idee per la crescita del business. Richieste che rappresentano una grossa sfida per il giurista ma che offrono anche l’opportunità di guadagnare rilievo e importanza nell’organigramma aziendale.

I General Counsel alle prese con la trasformazione digitale

In questa prospettiva la grande quantità di informazioni e di dati che le direzioni legali devono gestire necessitano di strumenti come DiliTrust Governance per ridurre in maniera considerevole il dispendio di energie e di tempo necessari a processarli e per ottimizzarne l’accessibilità. La possibilità di classificare ed analizzare in maniera smart le informazioni raccolte e generare report automatici,  consente di semplificare la gestione degli uffici legali e il loro controllo sull’attività societaria. In questo modo il General Counsel è facilitato nell’avere una più approfondita conoscenza dell’azienda, dei prodotti e dei servizi offerti e più tempo per comprendere lo scenario in cui la propria azienda compete. Il General Counsel è posto nella condizione di acquisire gli strumenti necessari a fare in modo che la sua attitudine al problem solving possa essere applicata tanto al mondo legale quanto alle decisioni più strettamente economiche e commerciali, come richiesto dai CEO dello studio sopra citato.

Questioni di sicurezza

La diffusione degli strumenti informatici per la gestione del lavoro offre, dunque, notevoli vantaggi nel fornire un quadro generale al General Counsel ma porta con sé anche numerose sfide. Il giurista d’impresa custodisce dati e risorse dei propri clienti, gestisce contratti, può svolgere la funzione di Segretariato per il CdA, copre quindi una vasta gamma di attività che per loro natura sono fortemente esposte al rischio di attacchi informatici.
Il livello di sicurezza garantito dai gestionali per gli uffici legali rappresenta un punto cruciale: la necessità di bilanciare la massima accessibilità ai documenti e la loro sicurezza è una delle questioni centrali per ogni direzione legale e al tempo stesso un importante aspetto della loro funzione di compliance. DiliTrust Governance è un perfetto esempio di piattaforma collaborativa che assiste il giurista d’impresa ponendo la questione della sicurezza in primo piano. File e dati sempre accessibili grazie al cloud sono, infatti, fisicamente localizzati in Europa, fuori dall’ambito applicativo di normative controverse come il Cloud Act. Le misure di sicurezza adottate rispondono ai più elevanti standard internazionali (ISO 27001) e sono conformi al sistema di trattamento dei dati personali delineato dal GDPR, il regolamento europeo generale sulla protezione dei dati.
Anche da questo punto di vista il ruolo del General Counsel si evolve e muta, e con l’avvento del GDPR spesso copre anche il ruolo di DPO (Data Protection Officer). Questo comporta che il giurista d’impresa non possa più limitarsi a verificare la compliance in materia di sicurezza informatica ma debba sempre più tendere alla supervisione di questo aspetto, ancora troppo spesso appaltato all’IT. Solo il 17% dei giuristi d’impresa gestisce la cybersecurity, un ambito aziendale continuamente sottoposto a interventi normativi a livello nazionale e internazionale e che ha estremo bisogno di una prospettiva strategica da parte di un esperto di diritto.

Quando si verifica una violazione dei dati all’interno di un’organizzazione, il dipartimento IT è in genere il primo dipartimento ad essere allertato. Coinvolgere il General Counsel durante la violazione dei dati è fondamentale per prevenire e risolvere i problemi di privacy dei dati.

Perchè il ruolo del General Counsel può essere determinante nel prevenire violazioni dei dati interni

Non esiste un metodo unico per prevenire le violazioni della sicurezza. I cyber-attacchi capitano anche alle organizzazioni meglio strutturate e protette.  Una vigilanza attiva e una solida struttura di sicurezza possono essere fattori determinanti per evitare tali attacchi.

Virtual Data Room e Soluzioni di SMART CDA (o Board Portal per usare la definizione americana) non sono la stessa cosa, anche se si tende spesso a confonderli. Ma quali sono le principali differenze?

La digitalizzazione delle riunioni societarie | SMART CDA o Data Room?

Partiamo dalle definizioni.

La Virtual Data Room (VDR) è una piattaforma all’interno della quale le aziende conservano e condividono documenti e dati riservati.  Le VDR vengono tipicamente utilizzate durante le transazioni finanziarie, in particolare per le operazioni di M&A al fine di svolgere le operazioni di due diligence. Questo ‘repository protetto’ consente agli utenti di caricare agevolmente i file, di controllarne l’accesso e di dialogare con il gestore della VDR in totale sicurezza con l’ausilio di statistiche dettagliate e strumenti di domanda/risposta,  note sui documenti e notifiche istantanee.

Lo SMART CDA è una soluzione software dedicata alla digitalizzazione delle riunioni societarie che consente di gestirne ogni fase del ciclo di vita, digitalmente e in totale sicurezza. Tipicamente include funzionalità per gestire la convocazione delle riunioni, per creare l’ordine del giorno, per condividere la relativa documentazione con tutti i board member, per condurre votazioni e sondaggi, etc, con l’obiettivo di ottimizzare il lavoro di amministratori e segretari del consiglio di amministrazione e di migliorare la collaborazione e la comunicazione fra board member.

Non proprio la stessa funzione, quindi. In comune hanno i requisiti di sicurezza nella condivisione dei documenti, ma con regole completamente differenti. Oltre a tante funzionalità specifiche per ognuna delle due soluzioni.

Ma allora perché si tende a confonderli?

Le informazioni condivise fra board member sono confidenziali e devono essere protette e condivise con la massima sicurezza, così come i dati e le informazioni che vengono scambiati all’interno di un’operazione di M&A. Entrambe le soluzioni, Smart CDA e VDR, consentono di condividere in totale sicurezza tali informazioni – che siano file, annotazioni, verbali, agende, etc .

Sono proprio queste caratteristiche della Virtual Data Room – quali la condivisione sicura di documenti, l’elevato grado di protezione dei dati, la possibilità di accedere ai documenti rapidamente – il motivo per cui si tende a pensare che sia possibile adottare una Data room anche per gestire un CDA.  Tuttavia questa scelta potrebbe rivelarsi inappropriata in quanto una data room non è pensata per gestire a 360° una riunione societaria.

Al contrario, una soluzione di SMART CDA come DiliTrust Exec è stata completamente sviluppata e progettata da board member per board member, al fine di soddisfarne le esigenze specifiche e quindi di migliorare la governance in termini di efficienza e collaborazione, mantenendo gli stessi standard di sicurezza di una data room.

Per approfondire tutte le funzionalità e i benefici di una soluzione di SMART CDA, contatta un nostro consulente.

SI PREGA DI NOTARE CHE QUESTO RAPPORTO NON È PIÙ DISPONIBILE

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. DiliTrust è uno dei 21 vendor annoverati in questo nuovo report, un must-read per i leader legali che desiderano insights sul mercato delle soluzioni ELM.

Siamo onorati di questo riconoscimento poiché da oltre 25 anni lavoriamo a fianco di migliaia di dipartimenti legali per supportarli nell’esercizio delle loro responsabilità e nel raggiungimento dei loro obiettivi. Aiutare CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano è al centro delle nostre soluzione di Enterprise Legal Management. Proprio perché ci assicuriamo che i nostri clienti ottimizzino quotidianamente le loro attività legali in modo sicuro, siamo consapevoli più di chiunque altro della necessità di essere efficienti e produttivi di fronte alle crescenti responsabilità e alla sempre maggiore centralità dei dipartimenti legali.

Il report di Gartner mostra come “le soluzioni ELM forniscano supporto e insights sulle legal operations e sui workflows”. Questa Guida vi aiuterà a comprendere l’evoluzione del mercato e ad orientarvi nelle vostre scelte tecnologiche.

In questa Market Guide di Gartner, crediamo che possiate trovare supporto in queste aree chiave:

  • Consigli per i responsabili degli applicativi aziendali che si occupano delle soluzioni per i dipartimenti legali
  • ELM Outlook: Strategic planning assumptions, evoluzione del mercato e trend tecnologici.

 

Gartner, Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions, 4 September 2020, Nikos Drakos and Jim Murphy.

Il lavoro agile, spinto dall’emergenza sanitaria, ci sta insegnando a lavorare lontani da uffici e clienti e potrebbe divenire anche in futuro la nuova normalità: grazie alla tecnologia, gli uffici legali possono lavorare in smart working senza rinunciare alla collaborazione e alla sicurezza dei dati.
 
Legal-Counsel-in-smart-working
Mentre la pandemia ritorna a spaventare nuovamente il mondo intero, la consapevolezza di non poter congelare ogni attività in attesa che tutto si risolva, ha fornito ulteriore stimolo alla diffusione dello smart working in Italia: un discorso che sta prendendo di nuovo piede ma che, di fatto, non si era mai fermato. Questo perché, anche al di là della complessa e preoccupante situazione che stiamo vivendo, lo smart working ha dimostrato di poter offrire un livello di produttività ed efficienza pari, se non superiore, al classico lavoro in ufficio. Ciò vale per molte categorie di lavoratori, compresi gli uffici dirigenziali, amministrativi e legali, in particolare questi ultimi spesso così restii ai cambiamenti. Il ruolo del legal counsel è oggi molto complesso e deve necessariamente interfacciarsi con documenti e persone di continuo, quindi è comprensibile come l’idea di lavorare da casa possa non convincere tutti gli interessati ad un primo approccio. In realtà è facile scoprire come lo smart working non sia solo un rimedio emergenziale ad una situazione critica ma una vera e propria fonte di opportunità per il futuro, purché ovviamente il tutto venga fatto in maniera consapevole. Vediamo qualche piccolo consiglio per avviare l’ufficio legale verso lo smart working in maniera ottimale.

Digitalizzare, digitalizzare, digitalizzare

Questo primo punto più che un consiglio è in realtà il presupposto essenziale per poter lavorare in maniera fruttuosa in smart working. La digitalizzazione degli uffici legali è la condicio sine qua non l’idea di lavoro da remoto crolla del tutto. È solo digitalizzando i documenti che questi potranno essere accessibili anche da remoto e che su di essi sarà possibile lavorare in maniera collaborativa da diversi luoghi. Questo processo di fatto svincola “l’ufficio” da un luogo fisico, lo colloca su cloud e consente di portare sempre con sé tutto l’ufficio nello smartphone, nel tablet o in un qualsiasi computer in grado di connettersi ad internet.

La sicurezza dei dati al primo posto

Lavorare da casa vuol dire necessariamente lavorare su internet, esposti su una rete che connette miliardi di dispositivi in tutto il mondo. E’ necessario, quindi, prestare particolare attenzione ai rischi di data breaches e organizzare tutto in modo da garantire la migliore e più efficace sicurezza dei dati possibile. Utilizzare per lavoro dispositivi che a casa assolvono pure ad altri scopi e che magari sono accessibili anche ad altre persone li espone a rischi di data breaches e più in generale di cyberattacchi. È quindi essenziale prestare particolare attenzione alla sicurezza creando in casa un ambiente di lavoro organizzato e protetto. Adottare soluzioni come la Suite DiliTrust Governance, conforme ai più elevati standard internazionali di sicurezza delle informazioni, in particolare alla certificazione ISO 27001, consente di gestire al meglio i dati sia sotto il profilo della consultazione che della loro protezione.

ComunicaRE regolarmente con il team…

Ovviamente lavorare da remoto non vuol dire lavorare da soli ma sfruttare gli strumenti che la tecnologia offre per collaborare nel miglior modo possibile con i propri colleghi pur senza stare nello stesso ufficio. Questo da un lato consente ai general counsel di tenere i contatti con i propri collaboratori, come anche con gli altri uffici e i clienti, ma dall’altro consente di monitorare l’attività del proprio ufficio, avere il controllo della situazione ed intervenire laddove necessario.

… con strumenti adatti allo scopo

Collaborare con le persone giuste è sempre molto importante ma altrettanto peso va riconosciuto al modo in cui la collaborazione avviene. Pensare di gestire lo smartworking con strumenti generici e inadeguati come email, app di messaggistica ecc. è del tutto impensabile. Quello che serve è una piattaforma integrata di gestione di documenti e informazioni con la possibilità di lavorarci sopra in maniera semplice ma sicura ovunque grazie al cloud. Le caselle di posta elettronica sono tanto inefficienti per questo tipo di esigenze quanto vulnerabili dal punto di vista della sicurezza dei dati: in ambito professionale sono criticità assolutamente non tollerabili.

SfruttaRE al massimo la tecnologia

Abbiamo visto come siano anche gli strumenti tecnologici e informatici a determinare il successo dello smart working per l’ufficio legale: accessibilità e sicurezza dei dati, collaborazione a distanza, gestione delle scadenze e degli appuntamenti richiedono strumenti studiati appositamente per questi scopi. La Suite DiliTrust Governance è la soluzione integrata, completa e sicura che raccoglie diversi moduli studiati appositamente per le necessità delle Direzioni Affari Legali e Societari, con un occhio di riguardo alla sicurezza di tutto quanto transita sulla piattaforma:  si tratta spesso di dati e informazioni a cui si vuole accedere facilmente, ovunque ci si trovi, ma che devono essere protetti adeguatamente nel pieno rispetto delle normative europee come il GDPR.