La pandemia Covid-19 ha inciso profondamente su tutti i livelli della governance aziendale,  rendendo evidente come il passaggio al digitale sia diventato necessario anche nella gestione delle riunioni societarie.

Per i Consigli di Amministrazione digitalizzare le riunioni societarie significa tradurne in ambito digitale tutte le principali attività, con una serie di benefici in tutto quello che attiene alla gestione delle informazioni: maggior sicurezza, migliori capacità di collaborazione e di elaborazione dei dati, il tutto con un minore impatto ambientale e di costi.

Ma quali sono le caratteristiche di una soluzione di Smart CDA e quali sono i suoi principali vantaggi?

Dopo i cambiamenti imposti dalla pandemia di Covid-19, le misure di lockdown vanno via via ad allentarsi e l’Europa attende il suo ritorno in ufficio. Tuttavia, molti europei prevedono una nuova configurazione del lavoro: il modello di lavoro ibrido.

 

Nell’era post-pandemia, i lavoratori si sono abituati alla flessibilità e alla libertà che permette il lavoro a distanza, e molti sono anche disposti a cambiare lavoro pur di continuare a lavorare nel modo in cui sono ormai abituati. Secondo il Wall Street Journal, alcuni dipendenti non ritorneranno affatto al lavoro. Nei prossimi mesi si prevede una carenza di forza lavoro ed il consiglio di amministrazione assume un ruolo chiave nel mitigare questo rischio per l’azienda.

Che cos’è l’hybrid work

Con lavoro ibrido si intende l’alternarsi di lavoro a distanza e in presenza. In pratica, un mix tra lavoro da casa e giornate in azienda. Non ci sono modelli predefiniti, ma ogni organizzazione può assumere quello che più si adatta alle sue esigenze.

Il remote working (chiamato erroneamente smart working) si è  affermato in piena pandemia, nel periodo in cui le zone rosse macchiavano la carta geografica italiana, e molti lavoratori si sono ritrovati a svolgere le funzioni di cui si occupavano in ufficio, ma dalla loro abitazione utilizzando diversi device tecnologici. Questo fenomeno ha interessato circa 6,58 milioni di persone nel 2020, secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, ed ha coinvolto circa il 97% delle grandi imprese, il 94% delle PA italiane e il 58% delle PMI. Ora con la riduzione dei contagi e l’incremento delle vaccinazioni, è  necessario interrogarsi su come configurare il “new normal”. Il lavoro agile è infatti diventato una realtà condivisa da un gran numero di persone ed organizzazioni che, dopo una prima fase di assestamento, hanno intravisto in questo cambiamento una vera e propria opportunità.

IL LAVORO IBRIDO VIENE PREFERITO AL LAVORO 100% DA REMOTO

Alcuni datori di lavoro sono comprensibilmente preoccupati nel permettere il 100% di lavoro a distanza. Sebbene la tracciabilità possa essere mantenuta basandosi sul rispetto delle scadenze di progetti e task, così come la collaborazione possa essere garantita attraverso l’adozione di idonei strumenti tecnologici, c’è comunque un certo senso di sicurezza nell’avere i dipendenti in ufficio.

Da parte loro, i dipendenti sembrano essere d’accordo: anche se la maggior parte vuole un modello ibrido, nel sondaggio CEO Outlook Pulse 2021 di KPMG solo il 50% si sente a proprio agio a lavorare interamente da casa. Nel 2020 un sondaggio simile affermava che al 59% piaceva lavorare in remoto nel 2020, il che significa che c’è stata una riduzione del 9% nel numero di persone che vogliono lavorare completamente fuori dall’ufficio. Inoltre, il 50% teme di essere scavalcato per opportunità e promozioni se si è fuori dall’ambiente fisico dell’ufficio. In parole povere, le persone vogliono ancora tornare in ufficio, ma non tutti i giorni.

IL RUOLO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE CON L’HYBRID WORKPLACE: LA GESTIONE DEL RISCHIO

Uno dei ruoli del consiglio di amministrazione, specialmente all’interno del più ampio contesto della responsabilità sociale d’impresa, è quello di garantire che l’azienda sia considerata un datore di lavoro attrattivo, sia per l’immagine aziendale  che per attirare e trattenere i migliori talenti. Nella ripresa post-pandemica, riuscire ad acquisire e mantenere i talenti sarà fondamentale per il successo aziendale.

Quasi tutti i settori, ad eccezione di quelli con grandi alti e bassi a causa della pandemia, sono stati in “modalità manutenzione”, ma ora con il graduale ritorno alla normalità, tutto il business che era rimasto in attesa si sta riavviando e c’è bisogno di persone per sostenere il carico di lavoro accelerato.

I segnali del mercato del lavoro indicano chiaramente che le aziende si troveranno ad affrontare un’ampia carenza di manodopera nel breve termine, forse fino alla fine del 2021. Dal punto di vista della gestione del rischio, il CdA dovrebbe fare tutto il possibile per tenere questa crisi sotto controllo. Questo potrebbe significare mettere in campo una serie di iniziative strategiche, dall’avviare una politica di riorganizzazione delle risorse umane fino alla creazione di un comitato HR che riferisca direttamente al consiglio. Questo aiuterà sia a risolvere il problema nel breve termine, sia nel lungo termine quando i dipendenti più anziani dovranno andare in pensione e sarà necessario sostituirli. Se un modello di lavoro ibrido è certamente una componente importante di qualsiasi strategia, è comunque solo una parte del quadro completo.

LA TECNOLOGIA E LA CYBERSECURITY SONO COMPONENTI ESSENZIALI DEL LAVORO IBRIDO

In un mondo post-pandemico, quasi ogni azienda dispone dell’infrastruttura tecnologica per consentire il lavoro da remoto. Tuttavia, alcune delle soluzioni potrebbero essere state scelte sulla base della convenienza piuttosto che dell’efficienza. Come parte della strategia di ritorno al lavoro in ufficio, i CdA dovrebbero affidare ai loro comitati tecnologici il compito di assicurarsi che le soluzioni scelte siano abbastanza solide per poter essere utilizzate su base continuativa, che non duplichino le caratteristiche di altre soluzioni già presenti in azienda e che siano sicure.

Proprio la cybersecurity rientra anche nel perimetro del consiglio di amministrazione in quanto parte della gestione del rischio, e utilizzare soluzioni come le VPN e l’accesso a computer in sede piuttosto che soluzioni cloud è un modo non sicuro di digitalizzare il business. Seppure la cybersecurity fosse già sulla roadmap di ogni azienda prima della pandemia, gli attacchi ransomware sono aumentati esponenzialmente nel corso della pandemia e non si tratta di un incremento temporaneo, tanto che il presidente degli Stati Uniti ha recentemente fatto appello alle aziende per intensificare i loro sforzi in materia di cybersecurity.

MIGLIORARE IL MODO IN CUI IL CDA UTILIZZA LA TECNOLOGIA

Il mondo del business sta per accelerare a livelli record, e spetta al board fare in modo che le persone giuste siano assunte e coltivate, che la tecnologia giusta venga utilizzata e che il consiglio stesso operi in maniera più efficiente.

Con l’aumento del carico di lavoro, il consiglio di amministrazione si troverà con più cose da gestire, potenzialmente più di quante ne abbia mai avute. I board member non potranno essere rallentati da richieste di file, libri societari inefficienti o altro. La suite DiliTrust Governance include un modulo di Smart CDA che assicura che le riunioni possano essere gestite senza problemi e in modo sicuro da qualsiasi parte del mondo. Include anche altri moduli che consentono di gestire contratti, IP, proprietà immobiliari e qualsiasi altra area su cui il CdA deve avere visibilità velocemente per prendere le decisioni giuste.

La trasformazione digitale dell’ufficio legale è ben lontana dall’essere soltanto un progetto tecnico: si tratta di una rivoluzione culturale ed è una tappa fondamentale nella crescita delle aziende.

digital transformation legal department

Disorientata dai cambiamenti del mondo economico, di fronte a nuove sfide relative alla condivisione delle informazioni, alla sicurezza dei dati ma soprattutto alla compliance ed all’evoluzione degli strumenti, la direzione legale si sta adattando, senza sempre comprendere appieno la portata del proprio ruolo all’interno di questa rivoluzione.

Dopo la crisi del Covid-19 e la diffusione del lavoro a distanza, la digitalizzazione non è più un’opzione: è una necessità.

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Cosa sono le data room e come si sono evolute nel corso degli anni?

Data Rooms: What Is Their History and How Have They Evolved?

La data room è uno spazio fisico o virtuale all’interno del quale le aziende conservano documenti e dati riservati. Tipicamente viene utilizzata durante le transazioni finanziarie, in particolare per le operazioni di M&A al fine di svolgere le operazioni di due diligence. Questo ‘repository protetto’ serve a conservare i dati sensibili in completa sicurezza.

Ma qual è la storia delle data room e da dove vengono?

LA NASCITA DEI PROCESSI DI M&A E DELLE DATA ROOM FISICHE

Le prime data room sono nate con l’M&A (Mergers & Acquisitions). Questo processo, come lo conosciamo oggi, è apparso nel XIX secolo. Quest’epoca, chiamata “The Great Merger Movement”, evidenziò l’importanza di creare una data room fisica per conservare i documenti sensibili contenenti le informazioni aziendali.

In termini pratici, la data room fisica era una stanza piena di schedari contenenti informazioni riservate su carta. Il volume delle informazioni era notevole e si definivano in anticipo rigide regole di sicurezza (vietate foto o fotocopie, accesso solo su appuntamento…).

Anche se le data room fisiche rappresentavano già un notevole passo in avanti, implicavano comunque una serie di rischi e difficoltà. Per esempio, come garantire la sicurezza di queste informazioni sensibili collocate in un unico luogo? Senza contare il rischio di furto e di incendio.

DATA ROOM VIRTUALI ED EVOLUZIONE TECNOLOGICA

Proprio per i rischi legati alle data room fisiche, è stato necessario trovare altre soluzioni più sicure per archiviare i dati. Approfittando delle grandi evoluzioni tecnologiche, anche le data room sono state interessate dalla trasformazione digitale.

Il pioniere di questa tendenza è stata la Sony, che ha deciso di lanciare il CD-ROM per la prima volta nel 1984, segnando di fatto il passaggio da una soluzione di archiviazione fisica dei dati a una soluzione digitale. Il CD-ROM di Sony permetteva di archiviare una massiccia mole di dati rispetto ai floppy disk. Il vantaggio principale di questa innovazione era quindi quello di memorizzare facilmente un grande volume di dati.

Tuttavia, anche questa soluzione comportava una serie di rischi, come la perdita fisica dei dati o la loro alterazione. Era quindi necessario continuare a sfruttare i progressi tecnologici in questo settore per migliorare ulteriormente l’archiviazione dei dati sensibili. Nel 1996 George Favaloro di Compaq Computers lancia il concetto di “Cloud Computing“, introducendo di fatto l’archiviazione dei dati online.

L’ARRIVO DELLA DATA ROOM VIRTUALE E LA SICUREZZA DEI DATI

Circa 10 anni dopo l’invenzione di Favaloro, i giganti delle nuove tecnologie hanno sfruttato questa innovazione. È il caso di Google, che ha presentato il concetto di Cloud Computing nel 2006 durante una conferenza. Altre aziende ne hanno seguito l’esempio, come Microsoft, Amazon e IBM. C’è da dire che questa nuova tecnologia ha avuto un impatto positivo sulle transazioni di M&A, permettendo di migliorare la velocità delle transazioni e la sicurezza dei documenti sensibili scambiati.

Tuttavia, le data room virtuali non sono diventate lo standard da un giorno all’altro e anzi hanno dovuto superare parecchie sfide, fra le quali la predisposizione di documenti legali e alcuni miglioramenti a livello di sicurezza e di velocità.

Oggi, le data room virtuali sono diventate la norma e vengono utilizzare praticamente durante ogni processo di due diligence. Grazie al machine learning e all’intelligenza artificiale, la data room è stata in grado di perfezionarsi e di garantire la massima sicurezza delle informazioni memorizzate.

DILITRUST DATA ROOM, UN SERVIZIO ALTAMENTE SICURO (ISO 27 001)

La Data Room di DiliTrust fornisce una soluzione chiavi in mano per la condivisione sicura di informazioni sensibili, il trasferimento di file di grandi dimensioni e il lavoro collaborativo, solo per citare alcuni dei vantaggi. Qualunque sia il volume dei vostri documenti e la loro natura, la data room è l’ideale per creare e organizzare istantaneamente dei database di documenti. Semplifica e rende sicura la condivisione di informazioni riservate o sensibili.

Accessibile in SaaS (Software As A Service), la Data Room di DiliTrust non richiede alcuna installazione presso la vostra infrastruttura aziendale.

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Costruire un business case può essere utile per convincere i membri del board ad adottare una soluzione di Smart CDA e rappresenta un ottimo esercizio per valutare ancora più attentamente la propria scelta. Ecco i 5 elementi essenziali da includere.

L’adozione di un board portal viene solitamente accolta positivamente dai segretari del CDA perché le opportunità di semplificare il loro lavoro, sia nella fase di pianificazione che durante quella operativa, di condividere facilmente e in modo sicuro i documenti e di velocizzare tutti i processi rende queste soluzioni digitali immediatamente apprezzate.

Ma come convincere i membri del board ad adottare una soluzione di Smart CDA?

IL BUSINESS CASE PER LO SMART CDA: I 5 elementi chiave

Costruire un business case per illustrare la scelta di adottare una soluzione di Smart CDA è sicuramente un modo efficace: non c’è bisogno di un documento lungo e complesso, ma è importante che vengano inclusi quelli che sono i 5 elementi chiave del case.

1. Cosa si sta comprando

In primis, è importante capire effettivamente che cosa si sta acquistando per la propria azienda. Una soluzione di Smart CDA è un portale che consente di gestire in maniera efficiente, rapida e sicura tutte le attività di gestione dei consigli di amministrazione. Quindi, vuol dire acquistare uno strumento che consente la gestione, modifica e condivisione di dati e documenti, la possibilità di effettuare riunioni a distanza, di comunicare direttamente sulla piattaforma e tutte le varie funzionalità presenti nelle specifiche rilasciate dal produttore.

Una volta compreso qual è il focus dell’acquisto, è bene definire anche cosa, invece, non è compreso: ad esempio, tablet, pc e altri device non sono inclusi nell’acquisto del software di Smart CDA.

2. Quali sono gli obiettivi

Acquistare un board portal vuol dire migliorare l’efficienza dei CDA, velocizzarne i processi di gestione e aumentarne la produttività, ma non solo.

Infatti, implementare una soluzione di Smart CDA vuol dire anche:

  • garantire maggiore sicurezza ai dati e documenti che vengono condivisi durante le riunioni, sia grazie a sistemi di protezione e crittografia dei dati, ma anche grazie alla possibilità di creare profili utenti con diritti di accesso ai documenti diversi;
  • supportare la comunicazione da remoto, una funzione molte utile soprattutto in questo periodo di remote working;
  • gestire in maniera autonoma, e senza dover ricorrere ad un supporto esterno, tutta la documentazione in forma digitale;
  • adottare un approccio sostenibile riducendo l’utilizzo di carta per stampare i documenti.

3. Quanto costa

Ovviamente, il costo per l’acquisto di un software per gestire digitalmente il CDA è un fattore da tenere in considerazione. Per valutare al meglio l’aspetto economico, ed il suo impatto sul budget aziendale, è bene dividere il costo del board portal su base annua.

Nei costi relativi al software bisognerà considerare anche quelli relativi alla configurazione, alla formazione (per gli amministratori e per i consiglieri), agli aggiornamenti ed alla manutenzione del software.

4.  I benefici attesi

Valutare i benefici apportati dall’adozione di soluzioni di Smart CDA non è sempre facile ed intuitivo perché molti di questi riguardano aspetti intangibili che possono risultare difficili da misurare.

Per questo può essere utile includere alcuni esempi:

  • Una preparazione più efficiente di documenti e relazioni per i meeting può essere valutata considerando il minor tempo impiegato per questa attività da parte dei segretari del CDA;
  • Una maggior trasparenza nella gestione e nella condivisione dei dati può essere facilmente misurata poiché gli utenti possono accedere sempre e dovunque alla piattaforma e ai documenti;
  • Migliorare la sicurezza nella gestione e condivisione dei dati è facile da valutare perché le soluzioni di Smart CDA offrono soluzioni di protezione e crittografia dei dati;
  • Il maggior coinvolgimento dei membri del CDA, che vedranno snellire e velocizzare il proprio lavoro grazie alla possibilità di accesso ai documenti anche nella fase di pianificazione strategica, si traduce anche in una migliore partecipazione alle riunioni e in una loro maggiore preparazione;
  • I meeting diventeranno più efficienti e si riuscirà a coprire tutti i punti all’ordine del giorno all’interno della durata stabilita.

5. IL ROI

La valutazione del ROI è molto diversa in base, ovviamente, alle abitudini ed ai processi di ogni realtà aziendale. Adottando una soluzione di Smart CDA per gestire senza carta le riunioni societarie è possibile risparmiare circa 10.000 € all’anno. Questo dato considera i costi risparmiati per l’acquisto della carta, la stampa e le spedizioni tramite corriere (ovviamente, nelle aziende in cui la gestione e condivisione dei dati avviene già in forma digitale, il costo per la stampa dei documenti non dovrà essere calcolato nei risparmi).

Senza contare il risparmio in termini di ore di lavoro dedicate alla preparazione e all’invio dei documenti.

Inoltre, adottare un board portal aiuta a ridurre il tempo speso da parte della segreteria societaria e del dipartimento IT per supportare I board member (ad esempio dove trovare i documenti, come accedere ai file, sollecitare la firma dei documenti, etc): tutte le domande saranno rivolte e gestite direttamente dal team di supporto del fornitore del software.

La suite DiliTrust Governance include il modulo di Smart CDA che consente di gestire digitalmente l’intero processo di gestione delle riunioni societarie, ottimizzandone ogni fase. Il modulo è una risposta forte alle esigenze di efficienza, sicurezza e compliance dei CdA. Contattaci per maggiori informazioni.

L’anno passato è stato incredibilmente sfidante per le aziende e per i consigli di amministrazione, mettendone alla prova resilienza e agilità. I CdA si trovano ora a fronteggiare nuove sfide, il tutto mentre si è alle prese con la ripresa dalla pandemia del 2020.

Chi si occupa di governance aziendale si è ritrovato con un 2021 ricco di impegni da inserire in agenda.

Quali sono, quindi, le principali sfide che affrontano i CDA in questo anno in corso post-pandemia?

SFIDA #1: RISCHIO CLIMATICO

Sicuramente, tra le varie priorità c’è la ricerca di soluzioni che possano mitigare il rischio climatico. E, su questa linea, si assiste all’individuazione da parte dei consigli di amministrazione di obiettivi che possano migliorare l’impatto ambientale delle aziende.

In questo ambito, uno dei temi critici è l’emissione di carbonio, un impegno condiviso da tante organizzazioni che, portando avanti i principi del Green Deal, si impongono la sua neutralizzazione entro il 2050.

D’altronde, sempre più aziende includono nei report periodici dati relativi al loro impatto ambientale.

SFIDA #2:  DIVERSITY, EQUITY & INCLUSION

Un altro tema particolarmente “caldo” e sentito dai consigli di amministrazione delle aziende, indipendentemente dalla loro localizzazione geografica, è quello dell’inclusione e delle politiche di diversity. Ad oggi, sia le “quote rosa” per la parità di genere che la rappresentanza razziale, non sono ancora obiettivi pienamente raggiunti e soddisfatti.  Tuttavia, si assiste a segnali positivi che testimoniano che qualcosa si sta muovendo in questo senso.

Secondo il Gender Diversity Index dell’Associazione European Women on Boards, il 14% delle aziende quotate hanno almeno il 40% di donne in posizioni di leadership. Si tratta di un risultato molto buono se si considera che l’anno precedente (2019) questo dato non superava ‘8%.

In Italia, a dieci anni dall’introduzione della Legge Golfo-Mosca, che impone quote di consiglieri donna nei consigli di amministrazione delle società quotate, le consigliere sono passate da circa il 7% del 2011 al 37% del 2020.

Tuttavia c’è ancora molto da fare e il tema dell’inclusione di genere e razziale fatica ancora a farsi strada nell’agenda dei cda e nelle aziende nel loro complesso .

SFIDA #3: EFFICIENZA DEI CDA

ll Covid-19 ha rappresentato una sfida anche per quanto riguarda la comunicazione, la collaborazione e la capacità di problem solving dei consigli di amministrazione. Per questo, anche l’efficacia dei consigli di amministrazione è diventata un tema importante nel 2021.

Secondo un sondaggio condotto da Harvard nel 2021, il 40% dei dirigenti ha ritenuto scarsa o discreta l’efficacia del proprio consiglio di amministrazione. Questa percentuale tende ad aumentare se si considerano i pareri dei dirigenti IT che sembrano avere una visione ancor più critica circa l’efficacia dei loro CDA.

Per quanto riguarda la capacità di affrontare una crisi, appena il 30% dei dirigenti ha affermato che il proprio consiglio è in grado di rispondere con efficacia ed efficienza.

A non essere soddisfatti del proprio CDA, è inoltre l’82% dei dirigenti che ritiene che andrebbe sostituito almeno un membro del consiglio di amministrazione dell’azienda.

Sicuramente, la pandemia di COVID-19 ha evidenziato in particolar modo le questioni relative alla supervisione della gestione delle crisi e ha posto sotto i riflettori alcuni problemi come le competenze tecnologiche dei board member o l’eccesso di carico di lavoro che i CDA si trovano a dover gestire.

SFIDA #4: VIRTUAL MEETINGS & DIGITAL TRANSFORMATION

Le norme anti contagio e il distanziamento che si è protratto fino a metà del 2021 hanno costretto gli organi societari a dover trovare rapidamente soluzioni per digitalizzare il loro lavoro e poter condurre riunioni da remoto.

Ovviamente, di fronte a questo cambiamento imposto, le aziende che avevano già un elevato grado di digitalizzazione ed avevano membri con ottime skill hi-tech sono riuscite ad adattarsi più velocemente ad una modalità di gestione delle riunioni a distanza, che si è rivelata molto efficace, in particolare per quelle aziende che si sono dotate degli strumenti tecnologici giusti, come lo Smart CDA della suite DiliTrust Governance.

Nel prossimo futuro, senza dubbio la tecnologia continuerà a svolgere un ruolo particolarmente importante che permetterà di migliorare efficienza, dinamismo e sostenibilità dei CDA.

Nello scenario attuale dotarsi di una soluzione per gestire digitalmente CDA e Comitati sta diventando sempre più importante per perseguire in generale una migliore governance aziendale.  Quali sono i principali fattori da considerare durante il processo di selezione?

Sono già tante le aziende anche in Italia che hanno deciso di dotarsi di questo tipo di strumenti, ma sicuramente un forte impulso è arrivato anche dall’emergenza sanitaria causata dal COVID-19 che ha spinto forzatamente verso l’adozione di soluzioni tecnologiche capaci di agevolare le riunioni a distanza.

Se il risparmio di costi e i benefici in termini di maggiore efficienza, sicurezza e collaborazione sono evidenti, è necessario fare alcune considerazioni e valutare alcuni aspetti durante il processo di selezione della piattaforma.

Sicurezza

Uno dei primi fattori da valutare è quello della sicurezza. I dati che vengono scambiati durante le riunioni societarie sono riservati e strategici e gli attacchi informatici rappresentano sempre di più una minaccia per le informazioni sensibili– di carattere finanziario, operativo e legale – ma anche per la reputazione e credibilità delle aziende. Di fronte ad un incremento esponenziale dei cyberattacchi, i cui esiti negativi possono variare dall’essere citati in giudizio da un cliente per una violazione dei dati, al danno reputazionale fino ad un impatto sul titolo azionario se si tratta di una società quotata, è assolutamente fondamentale che il board portal sia sicuro ed affidabile.

Bisogna quindi fare un assessment, come minimo, dell’infrastruttura, dei metodi di crittografia, delle certificazioni di sicurezza e della frequenza degli audit (interni ed esterni). Inoltre, è importante verificare la nazionalità del fornitore e la location dei server, per evitare di essere soggetti al Cloud Act, la legge che consente alle autorità USA di acquisire dati dagli operatori di servizi cloud americani, compresi i dati memorizzati all’estero dalle loro filiali.

Funzionalità

I software per la gestione digitale dei CDA consentono di gestirne ogni fase del ciclo di vita, digitalmente e in totale sicurezza. Tipicamente includono funzionalità per gestire la convocazione delle riunioni, per distribuire e approvare l’ordine del giorno mediante voto digitale, redigere e approvare i verbali delle riunioni, accedere alla documentazione, condurre votazioni e sondaggi, etc. Tuttavia, quando si sceglie un board portal, è importante basarsi non solo sulle funzionalità offerte dalla piattaforma ma verificare se si adattano alla propria realtà societaria. La soluzione prescelta deve infatti soddisfare le richieste specifiche del proprio board e risolverne i pain points. Nel valutare le funzionalità bisogna quindi chiedersi quali sono i processi del board che devono svolti in modo più efficiente, quali sono le attività più time consuming e e quali obiettivi si vogliono raggiungere?

Facilità d’uso

Il valore aggiunto nell’adottare una soluzione di CDA digitale è semplificare la gestione di una riunione societaria.

Quindi, tra i fattori di cui tener conto quando si sceglie un board portal per la propria azienda, è sicuramente la semplicità di utilizzo. Per far si che la soluzione di CDA digitale sia davvero utile ed efficiente è necessario che questa sia semplice e facilmente accessibile a tutti. Si tratta sempre di un investimento e sarebbe uno spreco di tempo e risorse se non dovesse essere utilizzato perché troppo complesso da implementare.

Le migliori soluzioni, quindi, sono quelle facili da utilizzare, con un design capace di offrire un’ottima user experience e che presentino modalità di utilizzo familiari ai board member.

Livello di training e di supporto

Prima di selezionare un software per la gestione digitale del CDA è bene verificare che il produttore sia affidabile, presente sul mercato da anni e capace di garantire aggiornamenti e sviluppi costanti della piattaforma, che seguano l’evoluzione della tecnologia e delle esigenze degli utenti.

È anche importante verificare il livello di training offerto e le modalità di fruizione (sessioni one to one, di gruppo, per ruolo, etc) così come quello di supporto (ad esempio gli orari garantiti di supporto e la lingua in cui viene fornito). Uno dei benefici principali di un board portal è proprio il risparmio di tempo per segretari del CDA e board member: poter contare su un team di supporto dedicato, nella propria lingua e raggiungbile 24/7 è fondamentale per garantire il raggiungimento dei propri obiettivi di efficienza.

La suite DiliTrust Governance include il modulo di Smart CDA che consente di gestire digitalmente l’intero processo di gestione delle riunioni societarie, ottimizzandone ogni fase. Il modulo è una risposta forte alle esigenze di efficienza, sicurezza e compliance dei CdA. Contattaci per maggiori informazioni.

 

L’emergenza pandemica iniziata nel 2020 ha dato il via ad una nuova normalità su tutti i fronti. In particolare nelle società la necessità di effettuare le riunioni societarie da remoto ha portato gli addetti ai lavori a verificarne la fattibilità sia sul piano formale che sul piano operativo.

Le contromisure per il contrasto della pandemia hanno infatti profondamente sconvolto le imprese e il modo in cui esse operano quotidianamente. Per affrontare queste sfide, il governo ha voluto adattare il regime garantendo agli organi societari di continuare la propria attività.

Quali sono le disposizioni in materia di svolgimento delle riunioni societarie? E come gli strumenti digitali possono supportarne ogni fase?

Adottare con successo un board portal non dipende solo dall’aver scelto la piattaforma più intuitiva e user-friendly o dal poter contare su consiglieri tech savvy. Per assicurare il successo di un progetto di digitalizzazione del CDA digitale può essere utile seguire alcune best-practice.

Avviare un processo di trasformazione digitale del CdA significa tradurre in ambito digitale tutte le principali attività di un Consiglio di Amministrazione, con una serie di benefici in tutto quello che attiene alla gestione delle informazioni: maggior sicurezza, migliori capacità di collaborazione e di elaborazione dei dati, il tutto con un minore impatto ambientale e dei costi.

Ma come coinvolgere al meglio i board member in questo processo? Ecco qualche consiglio per guidare l’adozione del board portal e far si che diventi uno strumento indispensabile per i consiglieri.

Chiarire il perchè della scelta

Anche se solitamente il passaggio al digitale viene valutato positivamente dai consiglieri in quanto permette di efficientare e semplificare molti processi (prima, durante e dopo le riunioni), è importante comunicare ai board member il perché della scelta.

D’altronde, anche i consiglieri più avvezzi alla tecnologia, i cosiddetti early-adopters, se non percepiscono come la nuova soluzione migliorerà i processi attuali, potrebbero avere delle riserve nel dover utilizzare un nuovo sistema che inizialmente richiederà tempo per apprenderne l’utilizzo.

La comunicazione dei motivi per cui si sceglie di abbandonare la carta per adottare una soluzione digitale deve essere chiara e sottolinearne i benefici, come una maggiore sostenibilità, un aumento di efficienza, collaborazione e trasparenza dei processi.

A tal proposito, potrebbe essere utile rispondere a queste domande:

  • Quali sono i processi del board che saranno svolti in modo più efficiente?
  • Quale sono le attività più time consuming e come una soluzione di CDA digitale aiuterà?
  • Quali obiettivi si vogliono raggiungere?

Definire obiettivi chiari e misurabili

L’introduzione di un board portal può essere valutata correttamente solo se sono stati fissati degli obiettivi chiari, condivisi tra i consiglieri e facilmente misurabili, fornendo indicazioni precise.

E’ necessario, quindi, stabilire dei parametri di riferimento da raggiungere in un determinato lasso di tempo. In questo modo, ogni consigliere potrà impegnarsi attivamente per raggiungere questi obiettivi, contribuirà al successo dell’implementazione della soluzione di CDA Digitale ed avrà risultati tangibili con cui confrontarsi.

DEDICARE tempo ALLA FORMAZIONE

Utilizzare un board portal richiede inizialmente un impegno in termini di tempo ed energia. Si tratta infatti di modificare il proprio modo di lavorare e ripensare i processi di condivisione e comunicazione all’interno del CDA.

E’ consigliabile individuare una o più persone per promuovere questo processo: devono avere sia le competenze digitali necessarie, ma anche le giuste soft skills per fornire supporto ad altri board member quando ce ne sia bisogno.

Inoltre, è importante che l’implementazione del portale avvenga per fasi e che siano previsti dei momenti di formazione specifica per i board member.

comunicare il successo del progetto

Dopo aver stabilito gli obiettivi è importante comunicare costantemente con i consiglieri e aggiornarli sui risultati del progetto.

Per comunicare l’impatto positivo di una soluzione di CDA digitale, può essere molto utile anche fornire esempi pratici. Ad esempio, se il board portal supporta modalità di comunicazione da remoto e permette di effettuare riunioni a distanza, l’azienda può valutare di ridurre il numero di meeting in presenza sottolineando la possibilità di risparmiare tempi e costi per lo spostamento dei consiglieri.

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. Scoprite come le nostre soluzioni di Enterprise Legal Management aiutano CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano. Per ulteriori informazioni o una dimostrazione gratuita, contattateci.

Affrontare un consiglio di amministrazione richiede tempo e preparazione. La tecnologia è una valida soluzione per aumentare la produttività e l’efficienza delle riunioni societarie.

Solitamente i punti all’ordine del giorno sono tanti e i board member devono analizzare una grande mole di dati e prendere decisioni spesso in brevissimo tempo. Dotarsi di una soluzione digitale per il CDA permette di aumentare l’efficienza delle riunioni, modificando le modalità di lavoro ed adottando nuove best practices.

Dall’emergenza COVID-19 all’adozione permanente di nuove soluzioni tecnologiche per i CDA

Sicuramente, l’emergenza COVID-19 ha dato un forte impulso all’adozione di soluzioni tecnologiche per gestire le attività d’impresa, anche a distanza. Molti membri dei CDA infatti, si sono ritrovati a dover prendere parte a meeting virtuali e, in alcuni casi, a dover prendere decisioni importanti anche a distanza: una modalità di lavoro a cui non erano abituati.

Secondo l’ Harvard Business Review, i membri dei consigli di amministrazione hanno trovato queste riunioni virtuali molto più efficienti dei tradizionali meeting in presenza. E non solo per il risparmio di tempo dovuto alla possibilità di partecipare direttamente dalla propria casa, ma anche perché  tutti i processi del CDA sono stati resi precisi, efficaci ed efficienti, grazie all’adozione di un portale tecnologico.

Probabilmente, anche quando le misure di distanziamento sociale imposte dalla pandemia si allenteranno, la maggior parte delle aziende continuerà ad utilizzare la tecnologia per le riunioni del CDA.

Tecnologie digitali per I CDA

L’adozione e l’utilizzo delle tecnologie digitali per i CDA sono oggi un tema “caldo” nell’ambito del management che potrebbe così svolgere al meglio le funzioni di supervisione ed amministrazione, ma non solo. Adottare una soluzione per gestire digitalmente il CDA  è un modo per renderlo molto più efficiente. Ecco come.

  1. Informazioni sempre aggiornate: La preparazione del materiale per una riunione del CDA può essere un compito time-consuming e intenso. Il segretario del CDA deve condividere per tempo la documentazione di supporto con tutti i partecipanti ed aggiornare tempestivamente le informazioni. Con un board portal i consiglieri ed il management potranno contare su informazioni sempre aggiornate, disponibili on-line e accessibili da vari dispositivi (smartphone, tablet e PC). In questo modo è possibile risparmiare tempo prezioso prima impiegato per raccogliere ed accedere alle informazioni, tempo che invece ora può essere dedicato alle attività più importanti.
  2. Processo decisionale più rapido: Prendere decisioni diventerà più semplice e veloce. Grazie ai servizi di condivisione di file ed alla messaggistica integrata, i membri del Consiglio di Amministrazione possono intervenire in maniera rapida e la riunione può diventare più breve e mirata. Lavorare su dati sicuri, stabili ed attendibili permette inoltre di limitare eventuali errori che altrimenti potrebbero verificarsi.
  3. Maggiore sicurezza:  I board portal offrono un livello di sicurezza maggiore rispetto alla comunicazione e alla trasmissione di file in maniera tradizionale o tramite email, dal momento che tutti i dati vengono condivisi esclusivamente all’interno del portale stesso. Con un sistema di gestione degli accessi autorizzati, inoltre, sarà sempre possibile sapere chi ha avuto accesso a quali documenti e garantire in questo modo sicurezza e rispetto della confidenzialità altrimenti impossibili.
  4. Misurare la governance societaria: Poter gestire i CDA tramite portali tecnologici consente di tener traccia di tutte le attività. Sarà quindi molto semplice raccogliere ed elaborare metriche come numero e durata delle riunioni o la relativa percentuale di partecipazione di ciascun membro.

 

Le nuove tecnologie stanno dunque modificando le dinamiche di lavoro interne ai CDA. Adottare soluzioni per gestire digitalmente le riunioni societarie, come il modulo Smart CDA della suite DiliTrust Governance, consente di aumentare l’efficienza delle riunioni del consiglio e permette ai board member di accedere ai dati di cui hanno bisogno per prendere decisioni informate, eseguire valutazioni del consiglio e molto altro ancora.