La pandemia Covid-19 ha inciso profondamente su tutti i livelli della governance aziendale,  rendendo evidente come il passaggio al digitale sia diventato necessario anche nella gestione delle riunioni societarie.

Per i Consigli di Amministrazione digitalizzare le riunioni societarie significa tradurne in ambito digitale tutte le principali attività, con una serie di benefici in tutto quello che attiene alla gestione delle informazioni: maggior sicurezza, migliori capacità di collaborazione e di elaborazione dei dati, il tutto con un minore impatto ambientale e di costi.

Ma quali sono le caratteristiche di una soluzione di Smart CDA e quali sono i suoi principali vantaggi?

Il 2021 si è aperto da qualche settimana sullo sfondo di un mondo ancora in confusione, segnato da crisi sanitarie e politiche. Molte aziende hanno dovuto adattarsi ai cambiamenti imposti dalla pandemia di Covid-19 e ripensare non solo i loro protocolli operativi ma soprattutto i protocolli di sicurezza che li accompagnano. Quali sono le principali minacce per la sicurezza informatica delle nostre aziende? Come sta evolvendo lo scenario mondiale in termini di possibili attacchi informatici?

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Può sembrare impensabile che in un momento così delicato possano prosperare nuove modalità di cyber-spionaggio o si sviluppino nuove tecniche per manipolare gli utenti e sottrarre loro dati, eppure ora più che mai non bisogna abbassare la guardia. I rapporti emessi dalle organizzazioni che monitorano la cyber-criminalità dipingono uno scenario in cui è essenziale ripensare i propri protocolli di sicurezza informatica in funzione dei cambiamenti economici stessi che la pandemia ha provocato: più lavoro da remoto, maggiore utilizzo di e-commerce per gli acquisti di tutti i giorni e il fatto che semplici azioni compiute per motivi di lavoro o di tutti i giorni possono esporre l’utente (e di conseguenza, l’intera organizzazione) a rischi mai visti prima.

Le tecniche di attacco che sono andate sviluppandosi in questo contesto sono di varia natura e hanno scopi molto diversi tra loro, si va da tentativi sempre più sofisticati di manipolare la fiducia dell’user e dell’opinione pubblica, fino a vere e proprio trappole per sottrarre dati e addirittura chiedere riscatti.

Come cambia il rischio di attacco informatico con il lavoro da remoto

Si sa che quando un gruppo di utenti lavora sotto un’unica rete aziendale il livello di sicurezza è più alto di quando ogni utente lavora singolarmente da reti domestiche o pubbliche sprovviste di controlli di sicurezza ad hoc. Il lavoro da remoto, che da un lato rappresenta una grande opportunità, purtroppo in questo frangente può dimostrarsi una fragilità potenziale per tutte le aziende. Ogni utente diventa un punto di attacco unico e verticale, preso di mira proprio per le informazioni a cui ha accesso personalmente. Non si può escludere di implementare il più possibile controlli di sicurezza validi nei propri sistemi It e in caso si utilizzi un cloud aziendale, è importante dotarsi di sistemi cloud con protocolli di sicurezza condivisi e formare i dipendenti su come evitare qualsiasi tentativo di furto credenziali o dati è essenziali per proteggere l’utente stesso e tutta l’organizzazione.

Dobbiamo prepararci a tecniche di attacco informatico più sofisticate?

Per quanto sia un mezzo di attacco informatico esistente da diversi anni, nel 2020 il numero di attacchi ransomware è cresciuto moltissimo. Si tratta di un malware che estromette parzialmente o totalmente l’utente dall’accesso al dispositivo infettato, chiedendo poi un riscatto per sbloccare gli accessi. Questi “riscatti” (ransom in inglese) possono essere salatissimi e risolvono solo in parte il problema, in quanto i dati rimangono comunque in possesso ai malintenzionati e non esiste ancora la possibilità di controllare l’uso che ne viene fatto dopo il saldo del riscatto. Un ransomware può raggiungere un dispositivo attraverso le attività di phishing, o di click su banner pubblicitari in siti senza protocolli di sicurezza, o ancora li si può installare inavvertitamente tramite un bundle. Ora più che mai bisogna stare attenti a dove si clicca e a che informazioni si trasmettono a qualsiasi interfaccia.

In DiliTrust, la sicurezza dei dati dei nostri clienti è la priorità. Da oltre 25 anni assistiamo i consigli di amministrazione e i dipartimenti legali e finanziari di aziende di ogni dimensione nel processo di digitalizzazione e nella condivisione in modo sicuro dei loro dati sensibili. Le nostre soluzioni soddisfano il più alto standard di sicurezza internazionale, la certificazione ISO 27001, proteggendo le informazioni aziendali.

Da consulente e revisore dell’attività aziendale, il General Counsel è oggi una delle figure manageriali e decisionali chiave in ambito aziendale. Una posizione raggiunta quando attorno alla sua figura hanno iniziato ad orbitare ed addensarsi questioni e responsabilità sempre più complesse da richiedere un passaggio ad un ruolo esecutivo.

Il ruolo centrale del General Counsel

L’ultimo anno ha messo a dura prova ogni persona e ogni settore, portando a galla limiti e criticità e allo stesso tempo dando la possibilità di capire ciò che è veramente essenziale. Questa considerazione vale tanto per il singolo nella sua vita privata quanto per le società in ambiente business dove si è dovuto far fronte non ad una semplice contrazione dell’economia ma ad una situazione senza precedenti carica di sfide e problematiche, in parte già in agitazione sotto il pelo dell’acqua, che sono emerse in maniera piena e veemente solo con questa crisi. Digitalizzazione, cybersicurezza, sostenibilità sono ormai gli elefanti nella stanza dell’universo aziendale: tematiche diverse, in parte distanti, ma accomunate dal ruolo di primaria importanza svolto dal General Counsel.

La nuova vita del General Counsel

Già da qualche anno questa figura, il direttore degli affari legali, ha in un certo senso completato la sua mutazione cessando i panni del consulente del CEO, del referente privilegiato delle informazioni raccolte con i suoi continui contatti con tutti i vari dipartimenti societari. Il General Counsel ha visto accrescere il proprio spazio di azione e responsabilità: non è più sufficiente valutare proposte e consigliare in merito a strategie elaborate da altri ma ricopre, oggi, un ruolo da espletare in maniera preminente con un approccio propositivo, da manager o meglio ancora da executive.

In fondo sono le stesse aziende, ancor prima degli stessi giuristi, a chiedere un salto evolutivo ai propri General Counsel: in tempi recenti di fronte a nuove sfide e nuove problematiche è stato proprio il General Counsel la figura di riferimento, chiamato a gestire la compliance in materia di sicurezza sanitaria, a supervisionare lo smart working e i cyber rischi che ne sono derivati e, anche per il futuro, questa centralità non sembra essere destinata a venir meno.

Cosa ci si aspetta ora dal General Counsel?

Rimettere in moto il motore economico e recuperare la strada persa richiederà alle imprese sforzi importanti e scelte coraggiose che passeranno sicuramente dalla scrivania dei General Counsel. La questione più immediata sarà la gestione del lavoro e dei lavoratori laddove nell’ultimo anno molti sono stati costretti a lavorare da casa ma altri semplicemente non hanno potuto perché la mansione non lo consentiva o perché l’azienda ha dovuto procedere ad una riduzione del personale. L’impatto sociale è stato, ed è ancora, notevole ma l’esigenza di sostenibilità pone in capo al General Counsel il compito di trovare soluzioni adatte a soddisfarla anche attraverso gli strumenti offerti dal diritto del lavoro e dal welfare.

Un’azienda sostenibile (sotto ogni punto di vista) porta vantaggi a tutti nel lungo termine e nel breve può contribuire a costruire, o migliorare, la propria immagine e la propria reputazione al di là degli strumenti di marketing. Le aspettative nei confronti dell’attività aziendale sono cambiate, si richiede qualcosa in più del solo profitto immediato e così sempre più studi legali stanno accogliendo nel proprio team esperti di Corporate reputation e reputation risk management. In maniera del tutto analoga, all’interno dell’impresa è il giurista ad essere chiamato a supervisionare questi aspetti vigilando e soprattutto indirizzando la governance societaria secondo queste rinnovate aspettative.

Governance e Leadership

Ad esser mutata non è solo la società in cui le imprese agiscono ma anche l’organizzazione dell’attività all’interno delle aziende e il modo stesso in cui questa procede. Il diritto pervade ormai ogni ambito, leggi e regolamenti, nazionali e sovrannazionali, creano una rete dalle maglie piuttosto strette di cui bisogna tener necessariamente conto quando, ai più alti livelli decisionali, si programmano strategie per il futuro e azioni nell’immediato. Il controllo e la pianificazione richiesti al General Counsel pervadono tantissimi ambiti, dalla sostenibilità, che abbiamo già visto, alla cybersicurezza, dalla supervisione legale delle attività commerciali alla compliance in materia di privacy e trattamento dei dati personali.

Che cosa significa per il vostro dipartimento legale

Ciò che occorre è una visione d’insieme che permetta al General Counsel di agire come un allenatore dalla panchina, indirizzando e coordinando i vari elementi in gioco. Da questo punto di vista la digitalizzazione, un processo evolutivo ormai maturo nel 2021, offre strumenti, come la Suite DiliTrust Governance, molto utili, per non dire essenziali, con cui è possibile gestire in maniera flessibile ed efficiente le attività dell’ufficio legale.

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. Scoprite come le nostre soluzioni di Enterprise Legal Management aiutano CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano. Per ulteriori informazioni o una dimostrazione gratuita, contattateci.

 

Per saperne di più sulla suite DiliTrust Governance

I dipartimenti legali interni sono chiamati ad affrontare molte sfide nel 2021 fra cui la digitalizzazione dei processi di lavoro, le crescenti minacce di attacchi informatici e i contenziosi in materia di protezione dei dati. La buona notizia è che i software per la gestione dei processi legali possono aiutare gli uffici legali ad affrontare queste sfide.

Ecco i cinque vantaggi principali nell’utilizzo di un software per la gestione digitale dei contenziosi.

Centralizzazione di tutti i documenti 

I contenziosi generano moltissimi documenti che vengono spesso consultati da diversi professionisti, anche nello stesso momento. L’utilizzo di un software per la gestione dei contenziosi permette di centralizzare tutte le pratiche e i relativi allegati, archiviarle ed organizzarle. Dalle deposizioni alle sentenze, fino ai giustificativi delle spese, tutto può essere consultato da pc, tablet o smartphone: avere accesso ai dati costantemente aggiornati in tempo reale è un vantaggio enorme per i giuristi d’impresa con un’agenda serrata.

Comunicazione semplificata

Poter estrapolare informazioni essenziali, controllare le scadenze, condividere date e informazioni importanti rende più fluida la comunicazione tra tutti i professionisti coinvolti. Lo scambio di informazioni non richiede più l’utilizzo di carta o lo scambio di email: ogni documento e azione può essere gestita da colleghi anche distanti tra loro in modo facile e sicuro. 

Il tempo come PRIORITà

Il tempo è un alleato essenziale per avvocati, segreterie amministrative e paralegali. Digitalizzare la gestione dei contenziosi significa ridurre il tempo da dedicare alle attività a basso valore aggiunto, con guadagni in efficienza e collaborazione. Potersi concentrare sulla visione d’insieme e vederla con chiarezza non è più un lusso, ma una necessità concreta che può fare la differenza.

PAROLA D’ORDINE: MOBILITà

I legal counsel sono spesso in movimento. Devono poter accedere facilmente ai calendari, alle schede sui casi e ad altri documenti importanti. Le soluzioni di gestione dei contenziosi assicurano che i team legali possano accedere ai documenti in tempo reale e proteggono i dati sensibili da ogni tipo di furto o smarrimento.

Sicurezza e gestione dei rischi

Infine, il software per i contenziosi protegge i dati con i più alti standard di sicurezza. Il contenzioso in materia di protezione dei dati personali è destinato a diventare un trend nel 2021, ed è fondamentale che i professionisti legali gestiscano i dati in modo sicuro e in conformità con le ultime normative in materia. I dipartimenti legali che utilizzano un software per la gestione dei contenziosi possono essere certi di proteggersi da errori molto costosi.

In conclusione, il software per la gestione dei contenziosi aiuta a proteggere dati e documenti sensibili, migliora la comunicazione tra tutti i professionisti coinvolti e semplifica l’intero processo di gestione del contenzioso dalla A alla Z, portando i dipartimenti legali direttamente nel futuro.

DiliTrust è stata riconosciuta come Representative Vendor nella Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions (ELM) 2020 di Gartner. Scoprite come le nostre soluzioni di Enterprise Legal Management aiutano CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano. Per ulteriori informazioni o una dimostrazione gratuita, contattateci.

L’ultimo anno ha concentrato l’attenzione di tutti sul presente, sul dover affrontare una crisi globale e sulla necessità di essere resilienti, ma è arrivato il momento di riprendere i discorsi progettuali sul futuro e in particolar modo sulla sostenibilità. Un trend molto forte prima della pandemia ed ulteriormente alimentato dalle riflessioni fatte durante questo periodo.

Sostenibilità come chiave per il futuro

Di sostenibilità si parla da anni ed in diverse accezioni e formule: governance sostenibile, successo sostenibile, sostenibilità ambientale e sociale sono solo alcune delle tante declinazioni del concetto di sostenibilità. In ambito aziendale la spinta verso queste tematiche è per lungo tempo venuta dell’esterno: la società globale negli ultimi trent’anni ha “scoperto” un crescente bisogno e, in maniera consequenziale, una maggiore attenzione per tutto quanto riguarda i diritti civili e sociali, dalla tutela della diversity a quella dell’ambiente passando per i diritti dei lavoratori. Questioni portate anche sul tavolo del confronto con le imprese che hanno gradualmente fatto propria l’idea che, in una prospettiva di lungo termine, la governance sostenibile sia la strada maestra per una crescita continua. Oltre il profitto della singola azienda esiste, infatti, un mondo e una società in cui l’impresa si colloca e tesse una serie di interazioni essenziali alla sua stessa esistenza: adottare una strategia che non ignori ma addirittura valorizzi questo contesto è una delle condizioni per consentire all’economia di continuare a funzionare e crescere.

GOVERNANCE SOSTENIBILE: Qual è la situazione europea e italiana?

Come spesso accade, le questioni sociali e in genere quegli interessi riconosciuti dai più come meritevoli di attenzione col tempo finiscono per fare il salto di qualità passando dal piano etico a quello più propriamente giuridico. In tema di sostenibilità ci sono state già da tempo diverse dichiarazioni e impegni da parte degli organi istituzionali sia nazionali che internazionali, ma l’impressione è che siamo ormai molto vicini alla concretizzazione di tutti questi spunti in una vera e propria dimensione legislativa. Lo scorso 17 dicembre la Commissione affari legali dell’Unione Europea ha approvato una proposta di risoluzione del Parlamento Europeo presentata dal deputato Pascal Durand in materia di sostenibilità nella corporate governance. Nella relazione alla proposta si precisa come non sia più sufficiente demandare alla sensibilità delle aziende l’adozione di un tipo di governo societario sostenibile, ma è arrivato il momento di imporre dei veri e propri obblighi in materia di trasparenza (ampliando l’ambito della comunicazione delle informazioni di carattere non finanziario) e di azione stessa dell’azienda. Basti considerare che vi è una sezione esplicitamente intitolata “Dovere di diligenza degli amministratori e misure aggiuntive per rendere il governo societario più orientato alla sostenibilità”.

Qualora andassero in porto, queste novità legislative investirebbero per forza di cose anche le aziende italiane che, nel frattempo, non sono rimaste indietro. È di poco prima lo scoppio della pandemia nel nostro Paese l’introduzione di un nuovo Codice di Corporate Governance (che sostituisce il vecchio Codice di Autodisciplina) da parte del Comitato per la Corporate Governance della Borsa Italiana. Un testo cui le aziende possono aderire su base volontaria, agendo, quindi, più su un piano di moral suasion che di vera e propria cogenza normativa, ma che risulta molto interessante nella prospettiva che propone. Ampio spazio è infatti riconosciuto ai concetti di sviluppo o successo sostenibile che dovrebbero guidare l’azione degli organi di amministrazione attraverso l’adozione di strategie di lungo termine che integrino la sostenibilità nei processi economici aziendali.

Cosa dovranno fare le aziende per integrare la sostenibilità nei propri obiettivi

Sia sul piano etico che, prossimamente, quello normativo, la strada è ormai tracciata e tutte le aziende, anche chi fino ad ora è rimasta in disparte sul tema, dovrà cambiare in un certo senso il modo stesso di fare impresa. La proposta di risoluzione menzionata in precedenza prevede, ad esempio, l’elaborazione di criteri e parametri oggettivi per misurare il livello di sostenibilità raggiunto: questo vuol dire che sarà molto importante essere in grado di gestire in maniera efficace l’attività dei consigli di amministrazione ed avere uno sguardo d’insieme esaustivo di tutta l’attività societaria. Obiettivi che sono perseguibili solo con l’ausilio di soluzioni software come la suite Dilitrust Governance che offrono strumenti perfetti per gestire i CDA e facilitare questa transizione verso un governo societario sostenibile. In generale la digitalizzazione delle informazioni e dei processi decisionali è in grado di contribuire in maniera decisiva a migliorare l’impatto ambientale dell’azienda, grazie all’eliminazione della carta, ma – più in generale – il miglioramento della gestione del CDA, l’accesso semplificato alle informazioni e la possibilità di elaborare i propri dati in report facilitano enormemente quella pianificazione orientata alla sostenibilità così tanto richiesta.

Da oltre 25 anni DiliTrust lavora a fianco delle Direzioni Legali per supportarle nel loro processo di trasformazione digitale e dotarle degli strumenti per rispondere alle esigenze di domani. Aiutare CLO, General Counsel e In-house Counsel a raggiungere le best practice nel loro lavoro quotidiano è al centro delle nostre soluzioni.

Secondo Gartner, “Entro il 2022, gli smart contract saranno utilizzati da oltre il 25% delle organizzazioni globali”. Tuttavia, c’è molta confusione su come questi contratti codificati dal software si scontreranno con gli uffici legali. Gartner afferma inoltre che: “Non riuscire a comprendere questa nuova realtà legale e la promessa “tecnolegale” del modello di contratto automatizzato machine-to-machine significa rimanere indietro rispetto ai propri concorrenti e, in prospettiva, diminuire il valore aziendale”.

In questo report di Gartner, crediamo che possiate trovare supporto in queste aree chiave:

  • Cosa sono gli smart contract?
  • Quali sono le insidie che devono evitare i responsabili degli applicativi aziendali a supporto dei general counsel?
  • Come i responsabili degli applicativi legali possono colmare il gap di competenze degli avvocati e aggiornare i loro processi?

 

Gartner, What Blockchain Smart Contracts Means for Legal Operations, 27 February 2020, Lydia Clougherty Jones.

L’inesorabile processo di digitalizzazione sta cambiando profondamente le imprese e le questioni che i CDA si trovano a dover affrontare. Benefici e rischi coesistono in un mix che deve essere adeguatamente gestito a livello decisionale con la partecipazione di CIO e CISO.

La tecnologia ha portato tanti vantaggi nel mondo delle aziende, anzi possiamo dire che figure come i CIO (Chief Information Officer) o i CTO (Chief Technology Officer) siano riuscite ad affermarsi come ruoli chiave proprio perché hanno il compito di incentivare l’integrazione delle innovazioni tecnologiche nei processi aziendali. A questa spinta evolutiva si sono affiancate, tuttavia, nuove problematiche relative soprattutto alla sicurezza dei dati digitali sia dal punto di vista della loro conservazione che da quello della vulnerabilità agli attacchi informatici.

Qual è il valore aggiunto di CIO e CISO nei CDA?

La cybersecurity è divenuta un tema cruciale nella governance delle imprese ed è per questo necessario che figure di riferimento in questo ambito come i CIO o i CISO (Chief Information Security Officer) siedano nei CDA e abbiano possibilità ed opportunità di far valere la propria esperienza e le proprie competenze anche quando si tratta di assumere decisioni di indirizzo. I CDA di solito sono formati da persone che hanno una formazione votata al business con conoscenze ottime del mercato, dell’economia, degli affari ma non sempre le competenze tecnologiche sono altrettanto ben rappresentate nel board. Si crea pertanto questo paradosso in cui le innovazioni digitali si fanno sempre più strada nelle aziende senza che vi sia di contro, a livello di governance, una conoscenza approfondita e completa delle potenzialità e dei rischi che tutto questo comporta.
Ecco perché quelle del CISO e del CIO diventano figure molto importanti da inserire nel board di una azienda in quanto sono in grado di portare oltre alle proprie specifiche competenze anche una diversa forma mentis, maggiormente votata alla tecnologia.

Un passo più spedito verso la sicurezza informatica

La crisi portata dalla pandemia del COVID-19 ha rappresentato un momento di svolta per i processi di digitalizzazione in quanto molte aziende si sono viste costrette ad adottare strumenti e protocolli di questo tipo per consentire a tutto il proprio personale di poter continuare a lavorare. Allo stesso tempo, tuttavia, il massiccio trasloco dei flussi di dati e di informazioni dal cartaceo alla rete ha attirato anche l’attenzione di malintenzionati: non è un caso che, rispetto al primo trimestre, nel corso di quest’anno i cyberattacchi siano incrementati in maniera esponenziale sia in Italia che nel mondo. Il rischio è divenuto oggi minaccia concreta e il problema della sicurezza informatica diventa necessariamente una dei gangli nevralgici dell’azione delle imprese nel prossimo futuro sia dal punto di vista organizzativo che legale e tecnologico.
Occorre agire e occorre agire in fretta. Anche in questo senso è essenziale la presenza del CISO nel consiglio di amministrazione: questa figura può contribuire a dare un notevole impulso al miglioramento della cybersecurity. Finché le figure dirigenziali del settore IT di un’azienda saranno limitate a rendere conto al board senza potervi effettivamente partecipare, il valore aggiunto che la loro competenza può portare viene notevolmente filtrato e rallentato. Nel Cda i CISO avrebbero, invece, l’opportunità di far assumere alle aziende decisioni che seguano una pianificazione non solo commerciale ma anche tecnologica: si tratterebbe non più di reagire alle minacce ma farsi trovare già pronti nelle situazioni di crisi.

Sicurezza a tutti i livelli

La presenza di CIO e CISO nel board assume anche un valore di principio: affermare cioè che la sicurezza informatica parte dall’alto e a cascata si riversa sull’azione dei vari dipartimenti. Sono i Cda per primi a dover abbracciare questa nuova cultura aziendale dove l’informazione e il dato digitale in generale assumono un’importanza cruciale. Molte aziende si stanno già dotando di soluzioni specifiche, come il modulo Smart CDA della suite DiliTrust Governance,  per la digitalizzazione in totale sicurezza delle riunioni societarie. Le informazioni e le decisioni prese in ambito aziendale hanno un valore inestimabile e non si può correre il rischio che altri vi abbiano accesso come potrebbe accadere affidandosi a software generici per archiviare e condividere dati. Occorre invece adottare una soluzione dotata dei più elevanti standard di sicurezza che permetta di gestire in un unico posto, facilmente accessibile da ogni dispositivo, i dati, la comunicazione interna ed esterna, nonché vari report e tutti gli strumenti necessari ad avere sempre uno sguardo d’insieme e aggiornato dell’azienda.

Il lavoro agile, spinto dall’emergenza sanitaria, ci sta insegnando a lavorare lontani da uffici e clienti e potrebbe divenire anche in futuro la nuova normalità: grazie alla tecnologia, gli uffici legali possono lavorare in smart working senza rinunciare alla collaborazione e alla sicurezza dei dati.
 
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Mentre la pandemia ritorna a spaventare nuovamente il mondo intero, la consapevolezza di non poter congelare ogni attività in attesa che tutto si risolva, ha fornito ulteriore stimolo alla diffusione dello smart working in Italia: un discorso che sta prendendo di nuovo piede ma che, di fatto, non si era mai fermato. Questo perché, anche al di là della complessa e preoccupante situazione che stiamo vivendo, lo smart working ha dimostrato di poter offrire un livello di produttività ed efficienza pari, se non superiore, al classico lavoro in ufficio. Ciò vale per molte categorie di lavoratori, compresi gli uffici dirigenziali, amministrativi e legali, in particolare questi ultimi spesso così restii ai cambiamenti. Il ruolo del legal counsel è oggi molto complesso e deve necessariamente interfacciarsi con documenti e persone di continuo, quindi è comprensibile come l’idea di lavorare da casa possa non convincere tutti gli interessati ad un primo approccio. In realtà è facile scoprire come lo smart working non sia solo un rimedio emergenziale ad una situazione critica ma una vera e propria fonte di opportunità per il futuro, purché ovviamente il tutto venga fatto in maniera consapevole. Vediamo qualche piccolo consiglio per avviare l’ufficio legale verso lo smart working in maniera ottimale.

Digitalizzare, digitalizzare, digitalizzare

Questo primo punto più che un consiglio è in realtà il presupposto essenziale per poter lavorare in maniera fruttuosa in smart working. La digitalizzazione degli uffici legali è la condicio sine qua non l’idea di lavoro da remoto crolla del tutto. È solo digitalizzando i documenti che questi potranno essere accessibili anche da remoto e che su di essi sarà possibile lavorare in maniera collaborativa da diversi luoghi. Questo processo di fatto svincola “l’ufficio” da un luogo fisico, lo colloca su cloud e consente di portare sempre con sé tutto l’ufficio nello smartphone, nel tablet o in un qualsiasi computer in grado di connettersi ad internet.

La sicurezza dei dati al primo posto

Lavorare da casa vuol dire necessariamente lavorare su internet, esposti su una rete che connette miliardi di dispositivi in tutto il mondo. E’ necessario, quindi, prestare particolare attenzione ai rischi di data breaches e organizzare tutto in modo da garantire la migliore e più efficace sicurezza dei dati possibile. Utilizzare per lavoro dispositivi che a casa assolvono pure ad altri scopi e che magari sono accessibili anche ad altre persone li espone a rischi di data breaches e più in generale di cyberattacchi. È quindi essenziale prestare particolare attenzione alla sicurezza creando in casa un ambiente di lavoro organizzato e protetto. Adottare soluzioni come la Suite DiliTrust Governance, conforme ai più elevati standard internazionali di sicurezza delle informazioni, in particolare alla certificazione ISO 27001, consente di gestire al meglio i dati sia sotto il profilo della consultazione che della loro protezione.

ComunicaRE regolarmente con il team…

Ovviamente lavorare da remoto non vuol dire lavorare da soli ma sfruttare gli strumenti che la tecnologia offre per collaborare nel miglior modo possibile con i propri colleghi pur senza stare nello stesso ufficio. Questo da un lato consente ai general counsel di tenere i contatti con i propri collaboratori, come anche con gli altri uffici e i clienti, ma dall’altro consente di monitorare l’attività del proprio ufficio, avere il controllo della situazione ed intervenire laddove necessario.

… con strumenti adatti allo scopo

Collaborare con le persone giuste è sempre molto importante ma altrettanto peso va riconosciuto al modo in cui la collaborazione avviene. Pensare di gestire lo smartworking con strumenti generici e inadeguati come email, app di messaggistica ecc. è del tutto impensabile. Quello che serve è una piattaforma integrata di gestione di documenti e informazioni con la possibilità di lavorarci sopra in maniera semplice ma sicura ovunque grazie al cloud. Le caselle di posta elettronica sono tanto inefficienti per questo tipo di esigenze quanto vulnerabili dal punto di vista della sicurezza dei dati: in ambito professionale sono criticità assolutamente non tollerabili.

SfruttaRE al massimo la tecnologia

Abbiamo visto come siano anche gli strumenti tecnologici e informatici a determinare il successo dello smart working per l’ufficio legale: accessibilità e sicurezza dei dati, collaborazione a distanza, gestione delle scadenze e degli appuntamenti richiedono strumenti studiati appositamente per questi scopi. La Suite DiliTrust Governance è la soluzione integrata, completa e sicura che raccoglie diversi moduli studiati appositamente per le necessità delle Direzioni Affari Legali e Societari, con un occhio di riguardo alla sicurezza di tutto quanto transita sulla piattaforma:  si tratta spesso di dati e informazioni a cui si vuole accedere facilmente, ovunque ci si trovi, ma che devono essere protetti adeguatamente nel pieno rispetto delle normative europee come il GDPR.
 

I recenti avvenimenti mondiali hanno reso evidente come il passaggio al digitale sia diventato sempre più necessario. La trasformazione digitale implica inevitabilmente una completa revisione dei processi, delle relazioni (interne ed esterne) e dei servizi forniti. Digitalizzare l’ufficio legale significa infatti tornare a focalizzarsi sulle proprie attività fondamentali: fornire consulenza legale e creare valore.

Abbiamo preparato un Fact Sheet per fornirvi alcuni consigli pratici su come affrontare il passaggio al digitale. Sebbene scegliere e implementare nuove soluzioni non sia in molto casi un compito semplice, i benefici ottenibili in termini di efficientamento dei processi e contenimento dei costi sono innegabili. Recenti studi dimostrano come gli uffici legali che hanno avviato un processo di digitalizzazione  standardizzino i compiti comuni e ripetitivi e tendano ad esternalizzare meno attività.
DiliTrust Governance è una  piattaforma legale collaborativa e sicura, progettata specificatamente per il dipartimento legale aziendale: la soluzione permette ai Chief Legal Officers di semplificare la gestione legale e di organizzarne tutte le attività. Facile e intuitiva, DiliTrust Governance è certificata ISO 27001 e i dati sono ospitati su server europei, non soggetti a normative potenzialmente invasive della privacy, come il Cloud act americano.
E’ il momento di fare il punto e interrogarsi sull’opportunità di avviare un processo di digitalizzazione dell’ufficio legale: iniziate consultando il nostro Fact Sheet.