Avec la diminution de la main-d’œuvre et l’imminence d’une récession potentielle, les entreprises sont confrontées à des temps difficiles.
Les entreprises qui dépensent stratégiquement en investissant dans l’automatisation et d’autres outils technologiques pour faire plus avec moins seront les mieux placées pour affronter les vents contraires de l’économie. L’élimination des processus manuels improductifs permet de réaliser d’importants gains d’efficacité.
Les services juridiques des entreprises devraient être au cœur de ces efforts, en montrant l’exemple lorsqu’ils font le ménage en améliorant la gestion de tous les flux de travail.
Les contrats sont un bon point de départ, étant donné que la gestion des contrats est souvent un domaine problématique pour les services juridiques, qui doivent jongler avec des tonnes de documents relatifs aux employés, aux vendeurs, aux clients et aux partenaires.
La rationalisation de ces flux de travail grâce à l’automatisation est tout simplement logique – elle aide les gestionnaires de contrats à rester au top des opérations tout en réduisant les dépenses juridiques et en libérant les avocats pour qu’ils s’attaquent à des questions plus prioritaires.
7 façons dont l’automatisation transforme vos processus de gestion des contrats
1. Rester à l’affût des mises à jour et des renouvellements
Un système automatisé peut être programmé pour suivre de près les contrats, avec des alertes et des notifications personnalisées s’ils approchent de leur expiration, s’ils doivent être renouvelés ou s’ils doivent être mis à jour.
Cela permet aux conseillers de rester au courant de tous les contrats en cours grâce à des rappels opportuns qui les aident à éviter les pénalités pour les délais non respectés ou les frais de renouvellement tardif.
2. Gains de productivité
Il n’est pas nécessaire que les membres du personnel de votre service juridique créent méticuleusement des contrats à partir de zéro à chaque fois.
Un système automatisé créera et stockera des modèles pour les contrats que vous utilisez le plus souvent, de sorte que tout le personnel n’aura qu’à saisir les détails et à cliquer sur « enregistrer ». Le fait de confier ce type de tâches répétitives à des outils automatisés permet aux conseillers de consacrer leur temps précieux et leurs compétences à des tâches plus utiles.
3. L’accessibilité
Une plateforme automatisée peut stocker en toute sécurité tous les documents contractuels, mais ce n’est pas parce qu’ils sont sécurisés qu’ils sont inaccessibles. Les utilisateurs disposant des privilèges d’accès adéquats peuvent facilement se connecter pour modifier ou mettre à jour le contrat si nécessaire. Les modifications sont effectuées rapidement, efficacement et en temps réel, de sorte que vous pouvez être certain de toujours travailler avec la version la plus récente de vos documents.
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4. Archivage sécurisé
Selon un récent rapport du géant de la sécurité Sophos, les cyberattaques devraient s’intensifier en 2023, avec des attaques de ransomware plus innovantes et un accès plus large aux outils de cybercriminalité sur le dark web.
Les entreprises qui n’utilisent pas une plateforme d’archivage sécurisée et automatisée se mettent en danger dans cet environnement de menaces croissantes. L’archivage automatisé agit comme un coffre-fort sécurisé, stockant automatiquement votre documentation derrière des défenses multicouches qui minimisent le risque de violation et de perte de données.
Les administrateurs peuvent définir des privilèges d’accès pour s’assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent entrer dans le système, et personnaliser les contrôles sur ce qu’ils peuvent faire une fois qu’ils y sont, en limitant le nombre de personnes qui peuvent consulter, modifier ou partager les documents.
5. Une plus grande visibilité
Une plate-forme centralisée ne se contente pas de sécuriser tous vos documents, elle offre également une vue d’ensemble de tous les aspects du mode de vie contractuel.
Le personnel peut superviser l’avancement de tous les contrats d’un seul coup d’œil, apporter des modifications opportunes si nécessaire, rester informé de tous les développements en temps réel et voir quels contrats requièrent une attention urgente.
6. Transparence et traçabilité
Les systèmes automatisés génèrent une multitude de données précieuses. Ces données peuvent être utilisées pour créer des rapports qui donnent aux conseillers une image précise et complète de la manière dont leur service gère leurs contrats.
Cette analyse de données de haut niveau renforce considérablement la transparence et la responsabilité. Les cadres supérieurs peuvent rapidement et facilement retracer chaque étape de la progression d’un contrat dans le système, en voyant qui est impliqué, quelles modifications ont été apportées, les mises à jour pertinentes, les communications, etc.
Les conseillers disposent de tout ce dont ils ont besoin pour identifier les obstacles, se concentrer sur les domaines problématiques, cibler les domaines d’amélioration et évaluer les performances du personnel.
7. Rationalisation de l’exécution des contrats
Réalisés manuellement, les contrats impliquent des allers-retours qui prennent beaucoup de temps. En particulier lors des dernières étapes, lorsque des signatures sont requises, souvent de la part de plusieurs parties.
Les logiciels automatisés peuvent être personnalisés pour envoyer des notifications lorsque des signatures sont requises et pour permettre les signatures électroniques afin de rationaliser l’exécution des contrats.
Plutôt que d’attendre des jours pour imprimer les contrats, les envoyer aux parties concernées et attendre leur signature, il leur suffit de cliquer sur le lien fourni pour se connecter en toute sécurité et signer en quelques minutes.
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Le module de gestion des contrats de DiliTrust ajoute de la valeur à chaque étape du cycle de vie des contrats, aidant les entreprises à tirer le meilleur parti de leurs services juridiques et à les positionner pour les périodes difficiles.
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