Gouvernance digitale : l’initier dès aujourd’hui

Face aux bouleversements que la crise Covid-19 a engendré sur les modes de fonctionnement des boards, il devient plus que nécessaire de repenser la gouvernance d’entreprise et de la moderniser. Dans quelle mesure une gouvernance digitale peut-elle permettre aux conseils et comités de réagir plus efficacement en toutes circonstances ? Qu’implique-t-elle ? Et, comment la mettre en place de manière concrète ?

L’adaptabilité et les modes d’organisation des entreprises ont été mis à rude épreuve pendant ce confinement dû à la crise Covid-19. Les impacts financiers, mais également ceux sur les ressources humaines, les infrastructures, les clients, les circuits de distribution et les actionnaires, sont encore incertains. Ceci étant, les entreprises qui avaient bien entamé, voire finalisé, leur transformation numérique tirent leur épingle du jeu. Cette résilience constitue le socle d’une gouvernance digitale axée sur la capacité des boards à conserver une vision business à long terme malgré la crise. Et à renforcer la transparence et le lien entre collaborateurs.

Il est toujours l’heure de bien faire. Dans ce sens, si la gestion d’une crise est une épreuve, elle nécessite de la part des Conseils d’Administration et des comités, d’une part, de bien évaluer les atouts dont ils disposent pour l’optimiser efficacement. D’autre part, d’identifier leurs faiblesses. Qu’implique le passage à une gouvernance digitale ? Comment la mettre en place afin qu’elle bénéficie aussi aux interactions humaines ? Quels dispositifs privilégier pour gérer de façon productive et sécurisée les réunions à distance des Conseils d’Administration et des comités ?

Covid-19, Conseils d’Administration et comités : révélations

Par son ampleur, la crise sanitaire et économique que nous vivons cette année a surpris un grand nombre de Conseils d’Administration et de comités à travers le monde. Ces derniers sont garants des choix d’orientation stratégiques et de la pérennité des activités de l’entreprise. Ainsi, le contexte international fébrile du moment met en lumière leurs compétences réelles de gestion de crise. Financièrement, il s’agit pour eux de déterminer les conséquences de la situation actuelle sur leurs prévisions, leur bilan 2020, leur trésorerie actuelle, leurs dividendes. Concernant leurs collaborateurs, l’objectif est non seulement de considérer les mesures sanitaires pour préserver leur santé, mais également de garder la maîtrise de leur communication interne.

En parallèle, cette crise bouscule les entreprises qui ont conservé une structure, une organisation et un mode de gouvernance traditionnels. Autrement dit, celles qui s’intéressent, de loin, aux nécessités connectées à leur cyberstratégie, sans pour autant agir dans sa mise en œuvre. Cette défaillance en termes d’investissements et de bonne compréhension des enjeux, ceux que cette cyberstratégie implique, pèse lourdement dans la balance une fois que l’entreprise se trouve confrontée aux contraintes et à l’urgence d’une crise. Est-ce à dire qu’il est déjà trop tard pour initier le changement ? Heureusement, non.

D’une gouvernance classique à une gouvernance digitale

Le passage d’une gouvernance classique à une gouvernance digitale repose sur deux piliers fondamentaux. D’une part, il s’agit de considérer la flexibilité de l’entreprise quant à la gestion et au pilotage à distance de ses ressources humaines et de ses activités. Si certains de ses départements (comme la production, la logistique…) sont à l’arrêt du fait du confinement et/ou de l’arrêt des salariés pour garde d’enfants ou pour maladie, les autres doivent pouvoir continuer à fonctionner. Par exemple, en télétravail. Ainsi, le Gouvernement a notamment mis en place plusieurs ordonnances. Objectif : faciliter l’adaptation des organes de gouvernance à ces nouveaux modes de fonctionnement. Mais également le recours aux outils numériques pour la gestion des réunions et votes.

D’autre part, une gouvernance digitale d’entreprise implique nécessairement la sécurisation de toute la documentation utile aux administrateurs. En outre, elle intègre la digitalisation sécurisée des flux de collecte et d’accès à ces informations et des canaux de communication interne. Sur des appareils connectés à des réseaux domestiques ou publics dispersés aux quatre coins du pays, voire, du monde. Quid des impacts d’une cyberattaque visant les informations sensibles de la prochaine acquisition de l’entreprise ? De son tout dernier brevet en cours de dépôt ? Des comptes rendus des rendez-vous commerciaux avec des prospects stratégiques ? Dès lors, on parle de cyber-résilience pour qualifier les entreprises aptes à réagir rapidement et efficacement en cas de cybermenaces. Mais aussi et surtout, à anticiper les risques cybers pour préserver l’intégrité de leurs données et toute leur souveraineté.

Gouvernance digitale : évaluer, anticiper, faciliter

En résumé, la mise en place d’une gouvernance digitale suppose une excellente préparation faisant fi de l’urgence. Objectif : prendre les bonnes décisions quant aux nouveaux process à développer. Pour que celles-ci puissent matérialiser de nouveaux vecteurs, notamment quant à la consolidation des liens entre directions et collaborateurs. En parallèle, il s’agit de bien considérer les risques cybers tout comme la sensibilité des données de l’entreprise. L’idée est de mettre en place les solutions les plus adéquates pour le Conseil et ses membres. Mais aussi d’impliquer les équipes de l’entreprise pour optimiser le déploiement des nouveaux outils digitaux.

Par conséquent, aucune place à la précipitation pas plus qu’à la négligence ! Par exemple, les dispositions relatives à l’organisation du télétravail ne peuvent s’appuyer sur des outils de Shadow IT et/ou ceux couramment utilisés par le grand public. Pourquoi ? Parce qu’ils ne garantissent pas un cadre de travail préservé et certifié face aux cyberattaques. Editeur de solutions de gouvernance sécurisées depuis plus de vingt-cinq ans, DiliTrust a collaboré avec des administrateurs pour mettre en place le module DiliTrust Digitalisation des instances. Cette solution a donc été pensée par des administrateurs, pour des administrateurs. Elle offre aux boards et aux comités une plateforme digitale hautement sécurisée pour la gestion des instances à distance et aussi en présentiel. La solution DiliTrust Digitalisation des instances s’appuie sur un modèle SaaS et concrétise la dématérialisation des habitudes des membres de conseils et comités. Envoi des convocations aux réunions et iCal depuis la plateforme, accès permanent aux dossiers utiles et consultation en pleine visioconférence, votes et sondages en ligne pour faciliter la prise de décision à distance, signature digitale, génération rapide des PV. Et même l’auto-évaluation du conseil avec à des statistiques évolutives. DiliTrust Digitalisation des instances permet de réaliser un grand nombre de tâches courantes réservés aux administrateurs en toute sécurité. Accessible via PC, tablette et téléphone. Elle permet également de fluidifier la communication entre les collaborateurs. Résultat : les réunions du board entrent dans une nouvelle dimension collaborative qui protège les intérêts de l’entreprise, ses positions.

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