So erstellen Sie eine Auswahlliste für Vertragsmanagement-Anbieter

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Eine strukturierte Bewertung bietet dem Legal-Ops-Team eine standardisierte Methode, um Anbieter zu vergleichen, Kompromisse zu dokumentieren und vor der Genehmigung die Zustimmung der IT-, Beschaffungs- und Finanzteams einzuholen. Dieser Leitfaden enthält sechs Kriterien zur Bewertung von Vertragsmanagement-Lösungen, stellt zehn renommierte Anbieter vor und nennt Fragen, die bei Live-Demos gestellt werden sollten. Nutzen Sie ihn, um anhand der betrieblichen Eignung, der Erfolgsnachweise und des langfristigen Nutzens eine Auswahlliste zu erstellen.

Warum ein strukturierter Bewertungsrahmen einer Ad-hoc-Anbieterliste überlegen ist

Beim Vergleich von Vertragsmanagement-Software ist eine erste Auswahlliste lediglich ein erster Schritt zur Erkundung. Die schwierigere Aufgabe besteht darin, die unterschiedlichen Prioritäten der verschiedenen Interessengruppen in eine einzige, fundierte Bewertungsmethode umzusetzen.

Bevor Sie die Auswahl eingrenzen, beantworten Sie vier praktische Fragen:

• Kann diese Lösung Vertragsabläufe standardisieren?
• Werden die Nutzer die Plattform tatsächlich einsetzen?
• Lässt es sich in den bestehenden Technologie-Stack integrieren?
• Kann das Team Verbesserungen im Vertragsmanagement messen?

Ein strukturierter Rahmen bezieht diese Fragen in die Bewertung ein und hilft den Teams aus den Bereichen Recht, IT, Beschaffung und Finanzen, einen funktionsübergreifenden Konsens zu erzielen. Dieser Ansatz steht im Einklang mit den NIST-Leitlinien zur Einbeziehung relevanter Stakeholder aus den Bereichen Geschäft, Beschaffung, Systeme und Technik in die Lieferantenbewertung.

Die wirtschaftlichen Argumente für ein strukturiertes Vorgehen sind überzeugend. Laut „World Commerce & Contracting“ entstehen durch mangelhaftes Vertragsmanagement durchschnittliche Verluste in Höhe von 9,2 % des Jahresumsatzes. Eine Scorecard hilft Teams dabei, Anbieter anhand einheitlicher Kriterien zu vergleichen, bevor sich Schwachstellen in einer langfristigen Lieferantenbeziehung festsetzen.

Diese Nachweise erleichtern zudem die Begründung der endgültigen Entscheidung, da die Anbieter anhand vordefinierter Anforderungen bewertet werden. Außerdem wird die Entscheidungsfindung beschleunigt, da alle Kriterien konkret und objektiv sind.

Die Kriterien bieten auch bei späteren Vertragsverlängerungen eine belastbare Vergleichsgrundlage. Die Teams können auf die ursprünglichen Kriterien zurückgreifen und prüfen, ob die Plattform nach wie vor ihren betrieblichen und geschäftlichen Anforderungen entspricht.

Der Bewertungsrahmen für Legal Ops: 6 Kriterien für die Bewertung jedes Anbieters

Für Verantwortliche im Bereich Legal Operations umfasst die Lieferantenbewertung mehr als den Vergleich einzelner Produktfunktionen. Legen Sie Ihre Kriterien fest, bevor Sie mit CLM-Anbietern sprechen. Fehlende unverzichtbare Merkmale, etwa eine notwendige Integration oder ein bestimmter Sicherheitsnachweis, sollten als Ausschlusskriterien gelten.

Bewerten Sie die relevanten Funktionen auf einer Skala von 1 bis 5. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die Qualität der Umsetzung als auch die Bedeutung für Ihre Arbeitsabläufe. Dokumentieren Sie die Grundlage jeder Bewertung, beispielsweise anhand von Produktdokumentation, Sicherheitsnachweisen und Ergebnissen aus der Demo. So schafft die Scorecard eine gemeinsame Grundlage für spätere Diskussionen und die endgültige Entscheidung.

Sicherheits- und Compliance-Zertifizierungen

Der Bereich Sicherheit erfordert besondere Aufmerksamkeit, da Verträge in der Regel wirtschaftlich sensible Informationen, vertrauliche juristische Unterlagen und personenbezogene Daten enthalten, was zu Compliance-Verpflichtungen führt. Beginnen Sie mit der Zertifizierung nach ISO/IEC 27001, die belegt, dass eine Organisation über ein Informationssicherheits-Managementsystem verfügt, das Risiken in Bezug auf Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit abdeckt.

Überprüfen Sie anschließend die aktuellen SOC-2-Berichte, insbesondere die Typ-II-Berichte, in denen bewertet wird, ob die Sicherheitskontrollen über einen längeren Zeitraum hinweg wirksam umgesetzt wurden. Weitere wichtige Aspekte, die zu überprüfen sind, sind:

• Datenstandort und Hosting-Optionen
• Verschlüsselungsstandards
• Zugriffsverwaltung
• Audit Trails

Verlassen Sie sich nicht allein auf Zertifizierungslogos. Überprüfen Sie bei ISO/IEC 27001, ob das Zertifikat aktuell ist und die Produkte und Dienstleistungen abdeckt, die Sie nutzen möchten. Die ISO empfiehlt IAF CertSearch, um den Status des Zertifikats, den Geltungsbereich, die zertifizierte Stelle und die ausstellende Stelle zu überprüfen.

Überprüfen Sie abschließend, wo die Vertragsdaten gespeichert und verarbeitet werden. Prüfen Sie, ob die Sicherheitsdokumentation öffentlich zugänglich ist oder in einem geschützten Trust Center verfügbar ist.

Integrations-Ökosystem

Eine Vertragsmanagement-Plattform muss zu den Systemen passen, die Ihre rechtlichen und geschäftlichen Arbeitsabläufe bereits unterstützen. Prüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten im Hinblick auf Ihre tatsächliche Technologieumgebung. Beginnen Sie mit der Kompatibilität mit Microsoft 365 und Word. Prüfen Sie anschließend, welche Anbieter von elektronischen Signaturen über native Integrationen mit der Plattform verfügen. Vergewissern Sie sich, ob eine API verfügbar ist und welche Automatisierungsmöglichkeiten diese Ihrem Team bietet.

Bei Unternehmenssystemen sollten Sie die ERP- oder CRM-Anbindung an die von Ihnen bereits genutzten Produkte prüfen. Wenn SAP oder Salesforce Teil Ihrer Infrastruktur ist, bitten Sie den Anbieter, die entsprechende Anbindung zu demonstrieren, anstatt sich lediglich bestätigen zu lassen, dass eine Integration vorhanden ist.

Klären Sie außerdem, wie die einzelnen Verbindungen nach der Bereitstellung aufrechterhalten werden. Stellen Sie fest, ob der Anbieter dies direkt unterstützt oder ob Ihr Team einen Konnektor eines Drittanbieters verwalten muss. Die Endbewertung sollte die Abdeckung der Arbeitsabläufe und den verbleibenden manuellen Aufwand widerspiegeln.

Workflow und Automatisierung – Ein tiefer Einblick

Die Workflow-Tiefe gibt Aufschluss darüber, ob eine Plattform Vertragsabläufe über die einfache elektronische Signatur und die Dokumentenspeicherung hinaus standardisieren kann. Bewerten Sie den gesamten Prozess; beschränken Sie sich nicht darauf, einzelne Automatisierungsfunktionen zu zählen.

Beginnen Sie mit einer KI-gestützten Vertragsprüfung und ermitteln Sie, was das System erkennen oder extrahieren kann. Testen Sie anschließend die automatisierte Genehmigungsabwicklung anhand eines repräsentativen Vertrags. Funktionen nach der Unterzeichnung verdienen besondere Beachtung, insbesondere die Nachverfolgung von Verpflichtungen und das Verlängerungsmanagement.

Alte Verträge sind ein weiterer nützlicher Testfall. Fragen Sie nach, ob OCR gescannte Dokumente durchsuchbar machen und Daten extrahieren kann, die in spätere Arbeitsabläufe einfließen können.

Geben Sie während der Demo allen potenziellen Anbietern von Vertragsmanagement-Lösungen dasselbe Vertragsszenario vor und bitten Sie sie, dieses innerhalb der Plattform abzuwickeln. Dadurch lassen sich manuelle Schritte leichter erkennen und Konfigurationsanforderungen aufdecken, die in einer Funktionsliste möglicherweise verborgen bleiben. Zudem zeigt sich so, ob die Automatisierung den Arbeitsaufwand im gesamten Prozess reduziert oder ihn lediglich in eine andere Phase verlagert.

Skalierbarkeit und Reifegrad des Unternehmens

Vergewissern Sie sich, dass die Plattform Ihr Unternehmen auch bei seinem Wachstum weiterhin unterstützen kann. Prüfen Sie zunächst, ob die Lösung in mehreren Rechtsräumen eingesetzt werden kann und ob sie mehrsprachigen Support für regionale Teams innerhalb derselben Umgebung bietet.

Die abteilungsübergreifende Nutzung ist ein weiterer wichtiger Test. Prüfen Sie, ob die Rechtsabteilung Workflows mit dem Einkauf und der Finanzabteilung teilen kann. Überprüfen Sie anschließend, ob der Vertrieb daran teilnehmen kann, ohne dass eine separate Punktlösung erforderlich ist.

Bewerten Sie die Reife des Unternehmens sowie die Skalierbarkeit des Produkts. Prüfen Sie die Größe und die Finanzlage des Anbieters, um dessen betriebliche Stabilität einzuschätzen. Die Support-Infrastruktur des Anbieters sowie seine Erfahrung mit ähnlich komplexen Organisationen können zusätzliche Einblicke liefern.

Überlegen Sie schließlich, ob die Plattform bei sich ändernden Anforderungen auf verwandte rechtliche oder Governance-Prozesse ausgeweitet werden kann. Dies hilft bei der Beurteilung, ob das Produkt und der Anbieter den geplanten Umfang während der gesamten voraussichtlichen Vertragslaufzeit unterstützen können.

Gesamtbetriebskosten

Der Abonnementpreis allein spiegelt nicht die gesamten Kosten für die Einführung und den Betrieb einer Vertragsmanagement-Software wider. Um die Gesamtkosten abzuschätzen, sollten Sie zunächst nach dem voraussichtlichen Zeitplan für die Einführung fragen und sich erkundigen, welche Leistungen darin enthalten sind.

Prüfen Sie die Schulungskosten separat, insbesondere wenn die Einführung mehrere Teams oder Regionen umfasst. Fragen Sie nach, ob Konfiguration und Datenmigration im Angebot enthalten sind. Auch Integrationsarbeiten können zusätzliche Kosten verursachen; klären Sie daher, wie diese berechnet werden.

Prüfen Sie die Funktionsumfänge, bevor Sie Angebote vergleichen. Die in einer Demo gezeigten Funktionen erfordern möglicherweise einen höherwertigen Tarif oder ein zusätzliches Modul. Prüfen Sie außerdem, wie sich die Preise bei steigender Nutzung ändern.

Anbieter von CLM-Lösungen für Unternehmen legen ihre Preise in der Regel im Rahmen von Verkaufsgesprächen fest und veröffentlichen keine Standardtarife. Vergleichen Sie Angebote unter Zugrundelegung derselben Bereitstellungsannahmen und Vertragslaufzeiten, um festzustellen, welcher Anbieter tatsächlich teurer ist, anstatt unterschiedliche Angebote miteinander zu vergleichen.

Erfahrung in den Bereichen Support und Implementierung

Die Qualität der Implementierungsbegleitung beeinflusst, wie schnell das CLM im Arbeitsalltag der Rechtsabteilung produktiv eingesetzt werden kann. Um dies zu überprüfen, sollten Sie zunächst den Onboarding-Prozess unter die Lupe nehmen. Fragen Sie nach, wer für die Konfiguration und die Datenmigration zuständig ist, wer die Einführung plant und wer die Anwenderschulungen durchführt.

Prüfen Sie bei internationalen Einsätzen, ob Support in den Sprachen verfügbar ist, die Ihre Teams verwenden. Erkundigen Sie sich außerdem, ob der Anbieter nach der Inbetriebnahme einen festen Kundenbetreuer oder einen Ansprechpartner für den Kundenerfolg zuweist.

Bewerten Sie die Zeit bis zum produktiven Einsatz anhand der Größe Ihres Unternehmens, statt sich mit einer pauschalen Schätzung zufriedenzugeben. Ein kleines Rechtsteam lässt sich nicht direkt mit einer Implementierung vergleichen, an der Hunderte von Nutzern beteiligt sind. Auch die Komplexität der Integrationen und die Qualität der Altdaten können den Zeitrahmen verlängern.

Fragen Sie nach Implementierungsbeispielen bei Kunden, deren Unternehmen in Bezug auf Größe und Umfang mit Ihrem vergleichbar sind. Klären Sie anschließend, wann die Teams dieser Kunden den routinemäßigen Einsatz erreicht haben – und nicht nur die technische Inbetriebnahme. Dies liefert einen realistischen Maßstab für die Akzeptanz und den betrieblichen Nutzen.

Die besten Anbieter im Bereich Vertragsmanagement für die Vorauswahl

Im Folgenden finden Sie die führenden Anbieter von Vertragsmanagement-Lösungen, auf die Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Auswahlliste zurückgreifen können. Die Auflistung erfolgt ohne Rangfolge, und jedes Profil konzentriert sich darauf, inwieweit die jeweilige Plattform den sechs oben genannten Kriterien entspricht.

Vergleichen Sie bei jeder Option die veröffentlichten Funktionen mit Ihren zwingenden Kriterien und bitten Sie die Anbieter, die Arbeitsabläufe zu demonstrieren, die Ihr Team tatsächlich nutzen wird. So können Sie ungeeignete Plattformen aussortieren und nur diejenigen behalten, die den betrieblichen Anforderungen Ihres Teams gerecht werden.

Die folgenden Profile eignen sich als erste Orientierung für Ihre Vorauswahl. Prüfen Sie, welche Anbieter von Vertragsmanagement-Lösungen Funktionen anbieten, die Ihren wichtigsten Anforderungen entsprechen, und klären Sie die Details im Rahmen einer Live-Demo, bevor Sie Zeit in eine detaillierte Anbieterbewertung investieren.

DiliTrust

DiliTrust eignet sich für interne Legal-Ops-Teams, die Vertragsmanagement mit weiteren rechtlichen und Governance-Prozessen verbinden möchten. Die Plattform ist besonders für Unternehmen interessant, die Vertragsdaten nicht isoliert verwalten, sondern mit angrenzenden Aufgaben der Rechtsfunktion verknüpfen möchten.

Aus Sicherheitsgründen verfügt DiliTrust über die Zertifizierungen nach ISO/IEC 27001 und ISO 27701 sowie über ein SOC-2-Typ-II. Lini, die firmeneigene KI-Engine, wurde intern entwickelt und ist unabhängig von Drittanbietern. Die Vertragsworkflows sind mit acht Anbietern für elektronische Signaturen verbunden: DocuSign, YouSign, Adobe Sign, Dropbox Sign, Universign, BoxSign, SignatureIt und Connective. Durch API-, ERP- und CRM-Anbindungen lässt sich die Integration in den gesamten Technologie-Stack erweitern.

Zur Automatisierung von Arbeitsabläufen liefert der KI-gestützte „Risk Detector“ automatisierte Vorschläge zu potenziell nicht konformen Klauseln, während automatische Erinnerungen auf wichtige Termine und Vertragsverlängerungen hinweisen. Bei der Vertragserstellung kommen vorab genehmigte, standardisierte Vorlagen zum Einsatz. Die zentralisierte Vertragsspeicherung bietet autorisierten Teams einen gemeinsamen Zugriff auf Vertragsdokumente, während benutzerdefinierte KPIs die Berichterstattung über Durchlaufzeiten und Leistungskennzahlen ermöglichen.

Die DiliTrust Suite verknüpft Verträge mit Matter Management, Entity Management, Board Management und Dataroom und unterstützt so die juristische Arbeit länder- und geschäftsbereichsübergreifend. Die Preisgestaltung erfolgt auf Angebotsbasis, daher sollten Teams klären, welche Module und Implementierungsleistungen enthalten sind. DiliTrust bietet außerdem rund um die Uhr mehrsprachigen Support, eine dedizierte Kundenbetreuung sowie unbegrenzte Schulungen für die Einführung und Nutzung in verteilten Teams.

Conga 

Conga eignet sich für Unternehmen, die neben Angebotserstellung, Preisgestaltung und Rechnungsstellung auch rechtliche Prozesse verwalten. Das CLM-System von Conga ist Teil der Conga Advantage Platform und steht dort neben den Modulen CPQ, Billing, Price Management sowie den Dokumentenautomatisierungsprodukten „Composer“ und „Sign“.

Zu den Zertifizierungen zählen SOC 2 Typ II, ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27701, mit Hosting- und Datenstandortoptionen in den USA, der EU und im asiatisch-pazifischen Raum. Die Integration ist offen und umfasst vorgefertigte Konnektoren und APIs für CRM-, ERP- und Procure-to-Pay-Systeme, darunter Salesforce, SAP und Oracle. Der Workflow umfasst den Vergleich von Playbooks, von KI vorgeschlagene Änderungsvorschläge, die Nachverfolgung von Verpflichtungen sowie konfigurierbare Dashboards, wobei die Erstellung in Word oder Google Docs erfolgt. 

AiMe, die KI-Ebene des Dienstes, läuft auf Modellen von Drittanbietern wie Azure OpenAI und Zuva unter Einhaltung einer erklärten Richtlinie zur Nichtspeicherung von Daten. Teams mit Einschränkungen hinsichtlich Unterauftragsvergabe sollten daher die entsprechenden Vereinbarungen überprüfen. Die Preisgestaltung erfolgt auf Angebotsbasis; überprüfen Sie daher den Umfang der Module im Angebot.

Icertis

Icertis eignet sich besonders für große, global tätige Unternehmen, die ein Vertragsmanagement für die Bereiche Recht und Beschaffung benötigen. Die Plattform unterstützt zudem die Bereiche Finanzen, Vertrieb und IT mit Workflows, die speziell für komplexe Vertragsumgebungen mit hohem Vertragsvolumen konzipiert sind.

Da die Integrationsabdeckung ein zentraler Bestandteil seines Angebots ist, bietet das Unternehmen native oder vorgefertigte Anbindungen für SAP, Microsoft, Salesforce, Workday, Adobe Sign und DocuSign sowie APIs für benutzerdefinierte Integrationen. Die Sicherheitsdokumentation ist umfangreich, allerdings erfordern einige Due-Diligence-Unterlagen den Zugriff über das Icertis Trust Center. Das Unternehmen führt unter anderem die Zertifizierungen nach ISO/IEC 27001 und SOC 2 Typ II öffentlich auf, während für den Zugriff auf sensible Berichte eine Zugriffsgenehmigung erforderlich ist.

Für Beschaffungsteams in Unternehmen ist der Zeitpunkt ein wichtiger praktischer Aspekt. Fordern Sie Sicherheitsunterlagen mit Zugangsbeschränkung früh genug an, um sie vor der endgültigen Genehmigung gemeinsam mit den Anforderungen an die Architektur, den Datenaufbewahrungsort und die Implementierung prüfen zu können.

Ironclad

Ironclad eignet sich für Rechts- und IT-Teams in Unternehmen, die Vertragsworkflows benötigen, die mit Identitätsmanagement, Beschaffung, Zusammenarbeit und Geschäftssystemen verknüpft sind. Der veröffentlichte Integrationskatalog umfasst Slack, Salesforce, Microsoft Word, SAP und weitere Unternehmensanwendungen.

In der Sicherheitsdokumentation werden SOC-1- und SOC-2-Typ-II-Berichte sowie die Zertifizierungen nach ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017 und ISO/IEC 27018 aufgeführt. Ironclad unterstützt zudem Okta SSO und SCIM, was Identitätsmanagement-Teams bei der Verwaltung von Zugriffsrechten und der Benutzerbereitstellung unterstützt.

Die Plattform bietet konfigurierbare Genehmigungsworkflows und ein zentrales Vertragsarchiv. Der Workflow-Generator unterstützt zudem bedingte Logik, wodurch Administratoren detaillierte Kontrolle über die Weiterleitung und die Prozessgestaltung erhalten.

Diese Konfigurationskomplexität sollte bei der Bewertung besonders berücksichtigt werden. Teams, die noch keine Erfahrung mit CLM haben, sollten testen, wie lange Administratoren benötigen, um repräsentative Workflows zu erstellen und zu pflegen. Einige Nutzer berichten von einer etwas steilen Lernkurve, was die Implementierungszeit verlängern kann.

DocuSign CLM

DocuSign CLM ist die ideale Lösung für Unternehmen, die bereits DocuSign eSignature nutzen und eine Verwaltung des Vertragslebenszyklus innerhalb derselben Anbieter-Ökosystem anstreben. Die Plattform unterstützt die Vertragserstellung, Vertragsverhandlungen, die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die Vertragsarchivierung sowie die Verwaltung nach der Unterzeichnung. Mit DocuSign eSignature können Teams Verträge zudem elektronisch unterzeichnen, ohne dass die Vereinbarung in einen separaten Unterzeichnungsprozess verschoben werden muss.

Die Sicherheitsdokumentation lässt sich relativ einfach überprüfen. DocuSign veröffentlicht CLM-Sicherheitsinformationen und unterhält Kontrollmaßnahmen, die den Anforderungen von SOC 1, SOC 2 und ISO/IEC 27001 entsprechen. Die CLM-Sicherheitsdokumentation umfasst zudem Verschlüsselung, rollenbasierte Autorisierung und Multi-Faktor-Authentifizierung.

Die Preisgestaltung für CLM-Lösungen für Unternehmen erfordert in der Regel ein Verkaufsgespräch, daher sollten Käufer Angebote auf der Grundlage eines einheitlichen Implementierungsumfangs vergleichen. DocuSign gibt eine durchschnittliche Go-Live-Zeit von etwa vier Monaten an, was länger sein kann als bei einigen CLM-Plattformen für den Mittelstand. Der Aufwand hängt nach wie vor von der Migration, den Integrationen, der Workflow-Konfiguration und der Teamgröße ab. Fragen Sie daher nach einem Einführungsplan, der auf einer vergleichbaren Organisation basiert. 

Agiloft

Agiloft eignet sich für Unternehmen, die ein hochgradig konfigurierbares CLM benötigen, das nur in begrenztem Umfang auf kundenspezifische Entwicklungen angewiesen ist. Dank der No-Code-Architektur können Teams Workflows ohne Programmieraufwand konfigurieren, während der Integrations-Hub mehr als 1.000 vorgefertigte Konnektoren bietet.

In der Sicherheitsdokumentation des Unternehmens werden SOC-1- und SOC-2-Berichte sowie Zertifizierungen nach ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27701 aufgeführt. Agiloft wurde 1991 gegründet und blickt somit auf eine lange Unternehmensgeschichte zurück, was für Beschaffungsteams bei der Beurteilung der Stabilität eines Anbieters von Nutzen ist.

Im Vergleich zu einigen anderen CLM-Anbietern verfügt Agiloft über eine relativ geringe Mitarbeiterzahl. Bei Implementierungen in sehr großen Unternehmen sollten Käufer sich vergewissern, dass die Implementierungsressourcen und der Support-Umfang für den erwarteten Umfang der Einführung ausreichen, einschließlich der Frage, ob dedizierte Onboarding- und Customer-Success-Unterstützung mit dem Projekt skalierbar sind.

Juro

Juro eignet sich besonders für Rechts- und Geschäftsteams mittelständischer Unternehmen, bei denen eine schnelle Einführung und die gemeinsame Arbeit an Verträgen im Vordergrund stehen. Der browserbasierte Editor unterstützt interne und externe Überprüfungen, während automatisierte Arbeitsabläufe dafür sorgen, dass Genehmigungen und Verhandlungen in derselben Umgebung stattfinden. Zudem steht eine KI-gestützte Redlining-Funktion zur Verfügung.

Das Sicherheitsprogramm umfasst eine jährlich erneuerte SOC-2-Typ-II-Bescheinigung sowie die IASME-Zertifizierung „Cyber Essentials“. Kundendaten werden auf AWS-Servern in Irland gehostet, und Juro dokumentiert neben täglichen dynamischen Tests auch wöchentliche statische Anwendungssicherheitstests.

In den Unterlagen von Juro zur öffentlichen Vertrauenswürdigkeit wird die Norm ISO/IEC 27001 nicht aufgeführt. Organisationen, die diese Norm als Kriterium für die Auftragsvergabe heranziehen, sollten die internen Anforderungen überprüfen, bevor sie den Anbieter weiter berücksichtigen. Für Unternehmen, die in stark regulierten Branchen wie dem Finanzwesen, dem Gesundheitswesen oder im Bereich kritischer Infrastrukturen tätig sind, könnte dies zu einem Problem werden, da Sicherheit und Compliance oberste Priorität haben.

Gatekeeper

Gatekeeper ist für Unternehmen interessant, die ein Vertragsmanagement suchen, das mit der Überwachung von Lieferantenrisiken und Ausgaben verbunden ist. Die Plattform verbindet CLM mit Lieferantenmanagement und erstellt eine Übersicht über Lieferantenverträge, die die Bereiche Recht, Beschaffung und Finanzen abdeckt.

In den öffentlich zugänglichen Unterlagen des Unternehmens werden die Zertifizierungen nach ISO/IEC 27001, SOC 1 Typ II und SOC 2 Typ II dokumentiert. Gatekeeper bietet zudem mehrere AWS-Hosting-Regionen und Private-Cloud-Optionen an, um die Anforderungen an den Datenaufbewahrungsort zu erfüllen.

Die Plattform unterstützt die Vertragserstellung, Genehmigungen, das Verpflichtungsmanagement, die Nachverfolgung von Vertragsverlängerungen sowie Lieferanten-Workflows. Dieser Anwendungsbereich des Lieferantenvertragsmanagements ist besonders nützlich, wenn mehrere Abteilungen gemeinsam für die Beziehungen zu Drittanbietern verantwortlich sind.

Teams, die sich ausschließlich auf die rechtliche Vertragsabwicklung konzentrieren, sollten prüfen, ob sie die umfassenderen Funktionen in den Bereichen Lieferantenmanagement, Risikomanagement und Ausgabenverwaltung benötigen. Testen Sie während der Demo, wie diese Funktionen mit den Vertragsworkflows zusammenwirken und ob das umfassendere Datenmodell den beabsichtigten Prozess vereinfacht.

SpotDraft

SpotDraft ist eine sinnvolle Option für wachsende Rechtsabteilungen, die eine umfassende Abdeckung der Compliance-Anforderungen und einen klar definierten Implementierungsweg suchen. Zu den ausgewiesenen Sicherheitsnachweisen zählen ISO/IEC 27001 sowie SOC 2 Typ I und Typ II. Darüber hinaus gibt der Anbieter an, Anforderungen aus der DSGVO und HIPAA zu berücksichtigen.

Laut SpotDraft gehen die meisten Teams innerhalb von vier bis sechs Wochen in Betrieb, einschließlich Datenmigration und Onboarding. Das Servicemodell umfasst ein dediziertes Implementierungsteam sowie einen rund um die Uhr verfügbaren Multichannel-Support. Bei komplexen Altdaten oder Integrationen ist eine Überprüfung des Zeitplans erforderlich, daher sollten Käufer die geschätzte Dauer für ihren jeweiligen Umfang bestätigen lassen.

SpotDraft wurde 2017 gegründet und zählt derzeit zwischen 201 und 500 Mitarbeiter. Damit ist das Unternehmen kleiner als einige etablierte Anbieter im Enterprise-Bereich. Auf G2 sind derzeit 184 Bewertungen zu finden; größere Unternehmen sollten daher die öffentlichen Rückmeldungen durch Kundenreferenzen und Implementierungsbeispiele aus vergleichbaren Einsatzszenarien ergänzen.

LinkSquares

LinkSquares eignet sich für rechtsorientierte Organisationen, die Wert auf Vertragsanalysen und KI-gestützte Vertragsprüfung legen. Die LinkAI-Technologie des Unternehmens extrahiert Vertragsdaten, erstellt Zusammenfassungen und unterstützt die Vertragsprüfung sowie die Markierung von Änderungen. Zu den Sicherheitszertifikaten zählen die SOC 2 Typ II- und die ISO/IEC 27001-Zertifizierung. Die Plattform unterstützt zudem konfigurierbare Workflows sowie Integrationen mit Salesforce, Microsoft Word und DocuSign.

Ein wichtiger Aspekt für multinationale Unternehmen ist die sprachliche Unterstützung. LinkSquares gibt an, dass die Benutzeroberfläche seiner Plattform derzeit nur auf Englisch verfügbar ist. In der Support-Dokumentation werden Kunden, die eine Übersetzung von Verträgen in eine Fremdsprache benötigen, an ihren Kundenbetreuer verwiesen, um weitere Informationen zu den Dienstleistungen zu erhalten.

Teams, die eine Einführung in mehreren Regionen planen, sollten daher prüfen, ob eine ausschließlich englischsprachige Benutzeroberfläche für die täglichen Nutzer geeignet ist. Die Unterstützung von Vertragssprachen und die Lokalisierung der Benutzeroberfläche sind separate Anforderungen; testen Sie beides während der Demo, wenn eine mehrsprachige Bereitstellung Teil des Einführungsplans ist.

Fragen, die Sie bei Anbieter-Demos stellen sollten

Sobald Sie eine Auswahlliste geeigneter Anbieter für Vertragsmanagement zusammengestellt haben, nutzen Sie die Demo, um dieselben Kriterien zu testen, anstatt sich mit einer Standard-Produkttour zufrieden zu geben. Stellen Sie jedem Anbieter repräsentative Szenarien, Vertragsarten und Systeme aus Ihrer Umgebung zur Verfügung, um einen einheitlichen Vergleich zu gewährleisten.

Verwenden Sie diese Fragen aus dem oben genannten Bewertungsrahmen, der bei der Vorauswahl verwendet wurde:

• Wo sind Ihre Angaben zu ISO/IEC 27001 und SOC 2 Typ II dokumentiert, und können wir diese vor der Unterzeichnung einsehen?
• Welche Tools für elektronische Signaturen, ERP, CRM und Microsoft werden von Ihnen nativ unterstützt, und für welche sind Konnektoren von Drittanbietern oder individuelle API-Anpassungen erforderlich?
• Können Sie anhand eines Vertrags, der unserem ähnelt, die KI-gestützte Prüfung, den Genehmigungsworkflow, die Nachverfolgung von Verpflichtungen, Vertragsverlängerungen und die OCR-Funktion demonstrieren?
• Wie unterstützt die Plattform bei zunehmender Nutzung verschiedene Rechtsräume, Sprachen, Geschäftsbereiche und Abteilungen?
• Welche Kosten fallen zusätzlich zu der angebotenen Lizenz an, beispielsweise für Implementierung, Schulungen, Integrationen, Migration oder erweiterte Funktionen?
• Wie sieht die Implementierung bei einem Unternehmen unserer Größe in der Regel aus, und wann erreichen vergleichbare Kunden den routinemäßigen Einsatz?

Wenn eine Funktion in der Demo vorgestellt wird, fragen Sie nach, wer sie konfiguriert und welche Aufgaben die Benutzer weiterhin manuell erledigen müssen. Überprüfen Sie, ob sie im vorgeschlagenen Paket enthalten ist. Falls das automatisierte Routing auf bedingter Logik basiert, testen Sie einen realen Ausnahmefall und die dazugehörigen Eskalationsregeln. Falls die Berichterstellung wichtig ist, bitten Sie darum, ein Dashboard anhand der Leistungskennzahlen zu erstellen, die Ihr Team bereits erfasst.

Ziel ist es, Informationen für die Scorecard zu erhalten. Konkrete Antworten helfen dabei, die Eignung zu bestätigen. Fehlende Unterlagen, unklare Zuständigkeiten oder ein Arbeitsablauf, den der Anbieter nicht darlegen kann, werfen Probleme auf, die vor der Beschaffung geklärt werden müssen.

Häufige Fehler bei der Vorauswahl von Anbietern

Die Vorauswahl von Anbietern für Vertragsmanagement verliert an Wert, wenn Teams zwar Kriterien auf dem Papier festlegen, diese aber nicht mehr anwenden, sobald die Gespräche mit den Anbietern beginnen. Ein Fehler besteht darin, sich für eine bekannte Marke zu entscheiden, ohne zu prüfen, ob diese die Anforderungen im Zusammenhang mit den Arbeitsabläufen erfüllt.

Sicherheitsprüfungen sollten frühzeitig im Prozess erfolgen. Wenn Zertifizierungen, Hosting-Vereinbarungen, Identitätskontrollen oder Datenstandortvorschriften die internen Anforderungen nicht erfüllen, führt die späte Feststellung dieser Lücke zu Zeitverlust bei einer Plattform, die wahrscheinlich keine Genehmigung erhalten wird.

Die Implementierung ist ein weiterer häufiger blinder Fleck. Hinter einem wettbewerbsfähigen Lizenzpreis verbergen sich oft höhere Kosten, da Migration, Konfiguration, Schulungen, Integrationen und Premium-Funktionen die tatsächlichen Kosten in die Höhe treiben. Gleiches gilt für das Verlängerungsmanagement. Werden Verlängerungsfristen versäumt, besteht die Gefahr, dass ungünstige Konditionen in den nächsten Vertragszyklus übernommen werden. Daher erfordern Verlängerungserinnerungen und anstehende Fristen eine klare Zuständigkeit und ausreichende Vorlaufzeit, um rechtzeitig handeln zu können.

An der Erstellung der Auswahlliste sollten funktionsübergreifende Interessengruppen beteiligt sein. Die Beschaffungsabteilung ermittelt wirtschaftliche Einschränkungen. Die IT-Abteilung prüft Architektur, Sicherheit und Integrationen. Die Finanzabteilung bewertet Kosten- und Leistungszusagen. Werden diese Funktionen erst einbezogen, nachdem die Rechtsabteilung bereits einen bevorzugten Anbieter ausgewählt hat, verzögert dies häufig die Genehmigung oder zwingt zu einer erneuten Bewertung.

Betrachten Sie die Demo schließlich als Test. Bitten Sie die Anbieter von Vertragsmanagement-Lösungen, vergleichbare Arbeitsabläufe anhand realistischer Verträge zu demonstrieren. Eine ansprechende Benutzeroberfläche sagt wenig darüber aus, wie gut Vertragserstellung, Genehmigungen, Ausnahmefälle, Berichte und Verlängerungen in Ihren konkreten Arbeitsabläufen funktionieren. Die Auswahlliste sollte die nachgewiesene Eignung, dokumentierte Nachweise und die Realität der Umsetzung widerspiegeln.