Ihr Vertrag ist unterschriftsreif. Beide Parteien sind sich einig. Doch die andere Partei sitzt in Singapur, und Ihre Richtlinie verlangt weiterhin eine handschriftliche Unterschrift auf Papier. Drei Tage später trifft der Kurier ein. Der Abschluss verzögert sich, verursacht unnötige Kosten und hinterlässt ein Dokument, das nun eingescannt, neu abgelegt und in einem Aktenschrank verstaut werden muss, den später niemand mehr öffnet.
Solche Situationen erleben Rechtsabteilungen Dutzende Male im Jahr. Der Grund liegt selten im Gesetz. Häufig fehlt eine klare Grenze zwischen Dokumenten, die tatsächlich eine handschriftliche Unterschrift benötigen, und solchen, deren Prozesse einfach nie aktualisiert wurden.
Dieser Leitfaden zeigt, wo diese Grenze verläuft.
Was ist eine handschriftliche Unterschrift, auch „Nasssignatur“?
Der englische Begriff „wet signature“ wird gelegentlich mit „Nasssignatur“ übersetzt. Diese Bezeichnung ist verständlich, im Deutschen aber nicht gebräuchlich. Gemeint ist eine handschriftliche Unterschrift mit Stift und Tinte direkt auf einem Papierdokument.
Eine handschriftliche Unterschrift gilt traditionell als Standard für rechtsverbindliche Vereinbarungen. Je nach Rechtsordnung und anwendbaren Formvorschriften kann sie auch heute noch für bestimmte Dokumente erforderlich sein.
Unterschriften gibt es seit Tausenden von Jahren. Einige der frühesten bekannten Schriftzeichen und Siegel stammen aus der Zeit um 3000 v. Chr. Lange bevor elektronische Alternativen verfügbar waren, wurde die handschriftliche Unterschrift zum gängigen Standard für formelle Dokumente. Auch heute hat sie in bestimmten rechtlichen Zusammenhängen noch eine besondere Bedeutung.
Die handschriftliche Unterschrift im rechtlichen Kontext
Im rechtlichen Sinn zeigt eine handschriftliche Unterschrift, dass eine Person dem Inhalt eines Dokuments zustimmen möchte. Wird die Echtheit der Unterschrift angezweifelt, können Gerichte unter anderem eine Schriftanalyse, Zeugenaussagen oder eine notarielle Beglaubigung heranziehen.
Die physische Präsenz ist zugleich die Stärke und die Einschränkung der handschriftlichen Unterschrift.
Handschriftliche, elektronische und digitale Signatur im Vergleich
Diese drei Begriffe werden häufig gleichbedeutend verwendet. Sie stehen jedoch für unterschiedliche Authentifizierungsstufen, rechtliche Wirkungen und technische Verfahren.
| Handschriftliche Unterschrift | Elektronische Signatur | Digitale Signatur |
|---|---|---|
| Tinte auf Papier | Getippter Name, gezeichnete Unterschrift oder Kontrollkästchen | Kryptografisches Zertifikat |
| BGB und anwendbare Formvorschriften | eIDAS-Verordnung, BGB und VDG | eIDAS-Verordnung, BGB und VDG |
| Schriftbild, Zeugen oder notarielle Beglaubigung | Abhängig von der Stufe: EES, FES oder QES | Kryptografisches Zertifikat |
| Nein | Abhängig vom Anbieter | Ja |
| Tage bis Wochen | Minuten bis Stunden | Minuten bis Stunden |
| Dokumente mit gesetzlicher Schriftform oder besonderen Formvorgaben | Verträge, Personalunterlagen, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Vorstandsbeschlüsse | Transaktionen mit hohen Sicherheitsanforderungen und regulierte Vorgänge |
In Deutschland gibt es notarielle Online-Verfahren. Sie gelten derzeit vor allem für bestimmte gesellschaftsrechtliche Vorgänge, etwa die Gründung einer GmbH oder ausgewählte Anmeldungen zum Handelsregister. Eine allgemeine Online-Beurkundung für alle Dokumenttypen gibt es nicht.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ist jedes elektronische Verfahren, mit dem die Absicht einer Person erfasst wird, ein Dokument zu unterzeichnen. Das kann ein getippter Name, eine mit dem Finger gezeichnete Unterschrift oder ein Klick auf „Ich stimme zu“ sein.
Entscheidend ist, wie die Identität der unterzeichnenden Person geprüft wird. Davon hängt ab, ob es sich nach der eIDAS-Verordnung um eine einfache elektronische Signatur (EES), eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) handelt.
Für viele Unternehmensdokumente, darunter Vertraulichkeitsvereinbarungen, Arbeitsverträge, Lieferantenvereinbarungen und Vorstandsbeschlüsse, genügt eine einfache elektronische Signatur, sofern keine besondere gesetzliche Form vorgeschrieben ist.
Was ist eine digitale Signatur?
Eine digitale Signatur ist eine bestimmte Form der elektronischen Signatur. Sie nutzt kryptografische Verfahren, um die Echtheit eines Dokuments und die Identität der unterzeichnenden Person zu prüfen. Wird das Dokument nach der Unterzeichnung verändert, schlägt die Signaturprüfung fehl und die Änderung wird erkennbar. Die digitale Signatur funktioniert damit wie ein Siegel, das nachträgliche Änderungen am Dokument sichtbar macht.
Digitale Signaturen bieten ein hohes Sicherheitsniveau. Sie werden vor allem im Bankwesen, in regulierten Branchen und bei grenzüberschreitenden Transaktionen eingesetzt, bei denen sich die Identität der unterzeichnenden Person zweifelsfrei nachweisen lassen muss.
Wann ist eine handschriftliche Unterschrift in Deutschland weiterhin erforderlich?
Elektronische Signaturen sind in Deutschland und der Europäischen Union weit verbreitet. Für bestimmte Dokumente gelten jedoch weiterhin die gesetzliche Schriftform, eine notarielle Beurkundung oder andere besondere Formvorgaben. Wird ein elektronisches Verfahren eingesetzt, obwohl diese Vorgaben nicht erfüllt sind, kann das die Wirksamkeit oder Durchsetzbarkeit des Dokuments beeinträchtigen.
Hier sind Beispiele, bei denen eine handschriftliche Unterschrift, ein Papieroriginal oder zusätzliche Formvorgaben erforderlich sein können:
Familien- und Erbrecht
- Eigenhändige Testamente
- Erbverträge
- Bestimmte Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen, abhängig von Zweck und gesetzlicher Formvorgabe
- Adoptionsunterlagen und Erklärungen mit vorgeschriebener notarieller Form
- Vereinbarungen im Zusammenhang mit Scheidung und Vermögensauseinandersetzung, soweit das Gesetz eine notarielle Beurkundung verlangt
Finanz- und Immobiliengeschäfte
- Grundstückskaufverträge und bestimmte grundstücksbezogene Erklärungen, für die eine notarielle Beurkundung erforderlich ist
- Grundschuldbestellungen und Hypothekenunterlagen
- Bürgschaftserklärungen, soweit die gesetzliche Schriftform gilt
- Wechsel, bestimmte Wertpapiere und weitere Dokumente, bei denen ein Original erforderlich ist
Behörden und Gerichtsverfahren
- Schriftsätze oder Anträge, für die das zuständige Gericht oder die Behörde eine bestimmte Form verlangt
- Eidesstattliche Versicherungen
- Bestimmte Anträge auf Sozialleistungen oder andere staatliche Leistungen
- Dokumente, die über besondere elektronische Gerichts- oder Behördenportale eingereicht werden müssen und dafür besondere Anforderungen an Authentifizierung oder Signatur stellen
Branchenspezifische Vorgaben
- Bestimmte medizinische Unterlagen und Meldungen
- Dokumente im öffentlichen Beschaffungswesen mit besonderen Formvorgaben
- Unterlagen in regulierten Branchen, bei denen eine notarielle Beglaubigung oder ein qualifiziertes Zertifikat erforderlich ist
| Dokumenttyp | Handschriftliche Unterschrift erforderlich? | Typische Anforderungen in Deutschland |
|---|---|---|
| Handelsverträge | In der Regel nein | Grundsätzlich Formfreiheit nach dem BGB, sofern keine gesetzliche Form vorgeschrieben ist |
| Vertraulichkeitsvereinbarungen | In der Regel nein | Elektronische Signaturen sind üblich |
| Arbeitsverträge | Häufig nein | Nachweispflichten nach dem Nachweisgesetz; Kündigungen müssen nach § 623 BGB schriftlich erfolgen |
| Testamente und Erbverträge | Abhängig vom Dokument | Eigenhändiges Testament nach § 2247 BGB; Erbvertrag in der Regel mit notarieller Beurkundung |
| Grundstückskaufverträge und Grundschulden | Eine Unterschrift allein reicht häufig nicht aus | Notarielle Beurkundung, insbesondere nach § 311b BGB |
| Eidesstattliche Versicherungen bei Gericht | Abhängig vom Verfahren | Vorgaben des jeweiligen Gerichts und der anwendbaren Verfahrensordnung |
| Vorstandsbeschlüsse | In der Regel nein | Satzung, Geschäftsordnung oder interne Richtlinien können abweichende Anforderungen vorsehen |
| Notarielle Dokumente | Eine elektronische oder handschriftliche Unterschrift allein reicht nicht immer aus | Notarielle Beurkundung oder Beglaubigung; eine QES ersetzt diese Form nicht automatisch |
In Deutschland gibt es notarielle Online-Verfahren. Sie gelten derzeit vor allem für bestimmte gesellschaftsrechtliche Vorgänge, etwa die Gründung einer GmbH oder ausgewählte Anmeldungen zum Handelsregister. Eine allgemeine Online-Beurkundung für alle Dokumenttypen gibt es nicht.
Die tatsächlichen Kosten papierbasierter Unterschriftsprozesse
Eine Kennzahl zeigt die Größenordnung: US-Unternehmen geben schätzungsweise 350 Milliarden US-Dollar pro Jahr für Computerausdrucke aus. Der durchschnittliche Büroangestellte verwendet 10.000 Blatt Papier pro Jahr. Papierbasierte Unterschriftsprozesse tragen einen erheblichen Teil dazu bei.
Zu den Papierkosten kommen weitere Aufwände hinzu:
- Ablage und Suche: Ein handschriftlich unterzeichnetes Dokument muss eingescannt, verschlagwortet und gespeichert werden. Fragt ein Prüfer nach einem Vorstandsbeschluss von vor 18 Monaten, ist die Antwort je nach Ablagesystem entweder nach 30 Sekunden gefunden oder erst nach 30 Minuten mühsam zusammengesucht.
- Kein integrierter digitaler Audit Trail: Physische Dokumente können verloren gehen, beschädigt oder verändert werden, ohne dass ein digitales Protokoll entsteht. Eine handschriftliche Unterschrift enthält von sich aus weder einen digitalen Zeitstempel noch ein IP-Protokoll oder eine digitale Nachweiskette.
- Sicherheitsrisiken: Eine handschriftliche Unterschrift zu fälschen ist technisch meist einfacher, als ein kryptografisches Zertifikat zu überwinden. Die vermeintliche Sicherheit von Tinte wird häufig überschätzt.
- Räumliche Abhängigkeiten: Sobald eine Transaktion die persönliche Anwesenheit oder den Versand per Kurier voraussetzt, hängt der gesamte Ablauf von Ort und Zeitpunkt ab. Für Routinevorgänge ist das in einer modernen Rechtsabteilung schwer zu rechtfertigen.
- Umweltbelastung: Papierintensive Unterschriftsprozesse passen immer schwerer zu den Nachhaltigkeitszielen vieler Unternehmen.
Der deutsche Rechtsrahmen für elektronische Signaturen
In Deutschland richtet sich die rechtliche Wirkung elektronischer Signaturen vor allem nach der eIDAS-Verordnung, dem Bürgerlichen Gesetzbuch und dem Vertrauensdienstegesetz. Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist.
Eine einfache elektronische Signatur ist damit für viele geschäftliche Dokumente ausreichend, sofern keine gesetzliche Schriftform oder eine andere besondere Form vorgeschrieben ist. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur verknüpft die Signatur eindeutig mit der unterzeichnenden Person und bietet zusätzliche Sicherheit bei der Identitätsprüfung. Eine qualifizierte elektronische Signatur beruht auf einem qualifizierten Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters und hat nach eIDAS sowie § 126a BGB grundsätzlich dieselbe rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift, wenn die elektronische Form gesetzlich zulässig ist.
Eine QES ersetzt jedoch keine notarielle Beurkundung. Sie genügt auch dort nicht, wo das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich ausschließt. Das gilt beispielsweise für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses nach § 623 BGB.
Für Unternehmen bedeutet das: Viele Verträge, Vorstandsbeschlüsse, Personalunterlagen und Vertraulichkeitsvereinbarungen können mit einer einfachen elektronischen Signatur wirksam unterzeichnet werden, sofern keine gesetzliche Schriftform, notarielle Form oder abweichende interne Vorgabe gilt.
So wechseln Sie von handschriftlichen Unterschriften zu einem digitalen Prozess
Der Wechsel von Papier zu digitalen Unterschriften lässt sich strukturiert umsetzen. Mit den folgenden Schritten vermeiden Sie Lücken bei der Rechts- und Compliance-Prüfung.
Schritt 1: Prüfen Sie Ihr Dokumentenportfolio
Erstellen Sie eine Liste aller Dokumenttypen, die Ihr Unternehmen unterzeichnet. Kennzeichnen Sie, für welche Dokumente in Deutschland eine gesetzliche Schriftform, eine notarielle Beurkundung oder eine andere besondere Formvorgabe gilt.
Markieren Sie außerdem Dokumente, die nur aus Gewohnheit handschriftlich unterzeichnet werden. Viele dieser Prozesse wurden seit der Einführung der eIDAS-Verordnung oder der letzten internen Überprüfung nicht mehr angepasst. Der Anteil der Dokumente, die elektronisch unterzeichnet werden können, hängt vom Dokumenttyp, den gesetzlichen Vorgaben und den internen Richtlinien ab. Die verbleibenden Ausnahmen brauchen einen klaren Prozess.
Schritt 2: Stimmen Sie die Signaturstufe auf das Dokumentenrisiko ab
Elektronische Signaturen sind nicht gleichwertig. Für viele Unternehmensdokumente genügt eine EES, sofern keine strengere Form vorgeschrieben ist. Eine FES verknüpft die Signatur eindeutig mit der unterzeichnenden Person und eignet sich für Vorgänge mit höheren Risiken, vertraulichen Daten oder größeren finanziellen Verpflichtungen.
Eine QES ist nur in bestimmten gesetzlich geregelten oder besonders sensiblen Fällen erforderlich. Wählen Sie die Signaturstufe nach dem tatsächlichen Risiko des Dokuments und den geltenden Formvorgaben.
Schritt 3: Wählen Sie eine Plattform, die den Signaturprozess in den Arbeitsablauf einbindet
Der größte Aufwand bei der Einführung elektronischer Signaturen entsteht häufig rund um die Unterschrift. Wenn Teams ein Dokument exportieren, ein separates Tool öffnen, die unterzeichnete Fassung herunterladen und anschließend manuell wieder ablegen müssen, entstehen neue Arbeitsschritte anstelle der alten.
Plattformen wie DiliTrust binden die elektronische Signatur direkt in das Vertragsmanagement und die Governance-Prozesse ein. Teams unterzeichnen Dokumente direkt auf der Plattform mit dem bereits eingesetzten Anbieter, darunter DocuSign, Adobe Sign, Yousign und weitere unterstützte Drittanbieter. Dafür müssen sie weder zwischen verschiedenen Tools wechseln noch einen zusätzlichen Vertrag abschließen.
Weitere Informationen finden Sie hier: Warum elektronische Signaturen mit Vertragsmanagement-Software kombinieren?
Schritt 4: Legen Sie einen Ausnahmeprozess für handschriftliche Unterschriften fest
Planen Sie handschriftliche Unterschriften zunächst als klar definierte Ausnahme ein. Ihre Richtlinie sollte festlegen, welche Dokumente standardmäßig digital unterzeichnet werden, für welche Dokumente eine eigenhändige Unterschrift oder eine andere besondere Form erforderlich ist und wer bei neuen Dokumenttypen über die passende Form entscheidet.
Dokumentieren Sie diesen Prozess vor der Einführung für die Rechtsabteilung, HR und die operativen Teams.
Schritt 5: Sorgen Sie für Aufbewahrung und Audit Trail
Unternehmen müssen unterzeichnete Dokumente nach den geltenden Gesetzen, Verordnungen, Verjährungsfristen, vertraglichen Pflichten und internen Richtlinien aufbewahren.
Elektronische Signaturverfahren dokumentieren in der Regel die Identität der unterzeichnenden Person, den Zeitstempel, die IP-Adresse und einzelne Ereignisse im Signaturprozess. Physische Dokumente, die weiterhin im Umlauf sind, sollten eingescannt, verschlagwortet und in einem durchsuchbaren System gespeichert werden.erschiedenen Tools oder ein zusätzlicher Vertrag ist dafür nicht erforderlich.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine handschriftliche Unterschrift rechtlich verbindlicher als eine elektronische Signatur?
Bei den meisten Dokumenten: nein. Nach der eIDAS-Verordnung und dem deutschen Zivilrecht kann eine elektronische Signatur für viele geschäftliche Vereinbarungen dieselbe rechtliche Wirkung haben wie eine handschriftliche Unterschrift.
Für die rechtliche Beurteilung zählt, ob der jeweilige Dokumententyp eine bestimmte Form verlangt. Bei Kündigungen, Testamenten, notariellen Vorgängen oder anderen gesetzlich geregelten Ausnahmen gelten besondere Anforderungen.
Ist eine eingescannte handschriftliche Unterschrift rechtswirksam?
Das hängt vom Dokument und vom jeweiligen Verfahren ab. Das Bild einer handschriftlichen Unterschrift ist nicht dasselbe wie das ursprüngliche Dokument mit handschriftlicher Unterschrift. In manchen Fällen kann es als einfache elektronische Signatur bewertet werden.
Verlangt das Gesetz ein handschriftliches Original oder eine notarielle Form, reicht ein Scan in der Regel nicht aus. Das gilt beispielsweise für ein eigenhändiges Testament oder Dokumente, die notariell beurkundet werden müssen.
Was bedeutet „handschriftlich unterzeichnet“ in einem Vertrag?
„Handschriftlich unterzeichnet“ bedeutet, dass der Vertrag mit Tinte auf Papier unterschrieben wurde. In Grundstücks- und Finanzgeschäften wird eine solche Formulierung manchmal verwendet, wenn ein physisches Original für die weitere Dokumentation oder Eintragung benötigt wird.
Was ist eine handschriftliche Unterschrift auf einem PDF?
Wenn jemand ein PDF ausdruckt, mit einem Stift unterschreibt und anschließend wieder einscannt oder per E-Mail versendet, handelt es sich um einen PDF-Prozess mit handschriftlicher Unterschrift.
Die Tinte bleibt zwar auf dem Papier, die Vorteile eines vollständig digitalen Prozesses gehen jedoch weitgehend verloren. Außerdem ist ein solcher Ablauf nicht mit einer ordnungsgemäß ausgeführten elektronischen Signatur oder einem Audit Trail gleichzusetzen.
Drucken Sie Verträge noch zum Unterschreiben aus?
Die meisten Verträge benötigen keine handschriftliche Unterschrift. Erfahren Sie, wie DiliTrust die übrigen Unterschriftsprozesse digital abbildet, ohne dass Sie zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen.
