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Viele Rechtsabteilungen haben mit Lücken in ihren Rechtstools zu kämpfen, sei es beim Vertragsmanagement, beim Board Management oder beim Matter Management. Rechtsabteilungen investieren in ein Dokumentenmanagement, um Verträge, Klauseln und Arbeitsabläufe zu zentralisieren. Alles läuft an einem Ort ab – vom Entwurf über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Unterzeichnung eines Dokuments.
An dieser Stelle kommen in der Regel Integrationen mit externen Signaturanbietern zum Einsatz; Dokumente werden zwischen den Plattformen ausgetauscht, und der Audit Trail kann je nach Art der Integration über mehrere Plattformen verteilt sein.
Aus diesem Grund sollte Ihre Rechtssoftware über ein integriertes System für elektronische Signaturen verfügen.
Warum „einfach ein Signaturtool hinzufügen“ zum Standard wurde
Tools für elektronische Signaturen gab es bereits, bevor die meisten CLMs, Board Portale oder Entity Management auf den Markt kamen. Die Teams nutzten sie als schnelle Lösung, und diese Gewohnheit hat sich eingebürgert. Auch heute noch zahlen viele Unternehmen für ein separates Abonnement einer Signaturlösung, obwohl sie über ein solides Vertragsmanagement-Tool verfügen, das unter anderem als Repository und Vorlagenbibliothek dient.
Die Integration von externen Signaturanbietern ist zur Norm geworden, da niemand hinterfragt hat, ob dies auch heute noch zutrifft. Diese Vorgehensweise birgt zahlreiche Nachteile, von denen die wichtigsten die Datenverarbeitung und den Prüfpfad betreffen.
Was passiert mit Ihren Daten, wenn Sie externe Signaturanbieter nutzen?
Dies ist ein weniger offensichtliches Problem: Wenn ein Dokument an ein externes Signaturtool weitergeleitet wird, wird es von der Infrastruktur dieses Anbieters verarbeitet. Selbst wenn dies nur kurzzeitig geschieht, kann dies bedeuten, dass die Daten in der Umgebung des externen Anbieters verarbeitet werden, was zusätzliche Überlegungen hinsichtlich der Datenverwaltung nach sich ziehen kann:
- Zusätzliches Risiko durch Dritte: Laut dem „Data Breach Investigations Report 2025“ von Verizon hat sich der Anteil der Datenschutzverletzungen, an denen Dritte beteiligt waren, innerhalb eines Jahres von 15 % auf 30 % verdoppelt.
- Zeitverlust: Der Wechsel zu einer separaten Plattform, die Anmeldung bei einem anderen Konto und das manuelle Nachverfolgen des Audit Trails summieren sich schnell.
- Die Nachverfolgung wird schwieriger: Der gesamte Vertragslebenszyklus ist nicht mehr an einem Ort zusammengefasst. Das Abschlusszertifikat wird nicht immer automatisch ausgestellt, sodass der Signaturnachweis oft manuell abgerufen werden muss.
Bei NDAs, Board-Beschlüssen und Kundenverträgen lohnt es sich, den letzten Punkt noch einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.
Worauf Sie bei einer Plattform mit integriertem Signatursystem achten sollten
Wenn „Signatur“ ordnungsgemäß in eine Plattform integriert ist, sollte die Einrichtung weitgehend unsichtbar sein. Keine Aktivierungsschritte, kein separates Abonnement, kein Verwaltungsaufwand für die Inbetriebnahme. Es sollte einfach da sein, wenn man es braucht.
1. Standardmäßig enthalten, keine Aktivierung erforderlich
Eine gut integrierte Signaturfunktion erfordert keinen separaten Onboarding-Schritt. Beim aktuellen Connection-Hub-Modell ist für die elektronische Signatur ein konfiguriertes Anbieter-Konto erforderlich. Der Dokumenteneintrag verbleibt während des gesamten Vertragsmanagement-Workflows in DiliTrust, während die Signatur über den ausgewählten Anbieter abgewickelt wird.
2. SES für alltägliche Dokumente
Die einfache elektronische Signatur (SES) ist die im eIDAS-Rahmenwerk definierte Grundstufe, daher sollte Ihre integrierte Signaturlösung diese unterstützen. SES mag für viele Routinedokumente wie Vertraulichkeitsvereinbarungen und Lieferantenverträge ausreichend sein, doch die geeignete Signaturstufe für Arbeitsverträge, Board-Beschlüsse und andere Dokumente hängt vom jeweiligen Dokument, der Rechtsordnung und den geltenden rechtlichen Formalitäten ab. Eine Signaturlösung, die SES unterstützt, kann viele routinemäßige Signaturprozesse abdecken und ist daher eine wichtige Funktion für Rechtssoftware mit elektronischer Signatur.
3. Anpassungsfähig und individuell konfigurierbar für spezifische Anwendungsfälle
Auch wenn SES für viele Routinedokumente ausreichend sein mag, erfordern manche Dokumente möglicherweise ein höheres Maß an Sicherheit. Erweiterte elektronische Signaturen (AES) können für bestimmte regulierte Tätigkeiten, risikoreichere Transaktionen oder spezifische rechtliche Anforderungen geeignet sein. Eine ordnungsgemäß konzipierte Lösung sollte diese Anforderungen unterstützen, indem sie bei Bedarf eine Anbindung an einen externen Signaturanbieter herstellt, der das erforderliche Signaturniveau und die entsprechende Authentifizierungsmethode anbietet, anstatt AES als Standard für jeden Signatur-Workflow zu behandeln.
Das Ergebnis ist eine einheitliche Plattform, die eine Anbindung an Anbieter ermöglicht, die SES und AES für verschiedene Anwendungsfälle anbieten, wobei DiliTrust Sign als native Signaturoption vorgesehen ist.
4. Flexible Authentifizierung je nach Unterzeichner
Nicht alle Dokumente weisen das gleiche Risikoniveau auf, und nicht alle Unterzeichner befinden sich im gleichen Kontext. Je nach Anbieter und Modul können die verfügbaren Authentifizierungsoptionen sichere E-Mail-Links oder Einmalpasswörter (OTPs) per SMS umfassen, wenn eine zusätzliche Verifizierungsstufe erforderlich ist. Die Konfigurationsanforderungen hängen ebenfalls vom gewählten Anbieter und Modul ab.
DiliTrust Sign, Ihr nativer Begleiter für elektronische Signaturen
Nutzen Sie den gesamten Signatur-Workflow, ohne Ihr Board Portal, Ihre CLM- oder Ihre Entity Management Plattform verlassen zu müssen.
Anwendungsfälle, in denen integrierte Signaturen eine Rolle spielen
Wenn Ihre Rechtssoftware mit einem Anbieter für elektronische Signaturen verbunden und ordnungsgemäß konfiguriert ist, verläuft der Arbeitsablauf unkompliziert. Ein Teammitglied öffnet ein Dokument, weist Unterzeichner zu, legt bei Bedarf die Reihenfolge der Unterzeichnung fest und sendet es zur Unterschrift. Der Dokumentdatensatz verbleibt während des gesamten Vertragsmanagement-Workflows auf der Plattform, während der Unterzeichnungsprozess über den ausgewählten Anbieter abgewickelt wird. Je nach Anbieter und Modul stehen möglicherweise der Unterzeichnungsstatus, automatische Erinnerungen sowie die Speicherung des unterzeichneten Dokuments und des Signaturzertifikats zur Verfügung.
Unterzeichnung eines Board-Beschlusses unter Mitwirkung externer Vorstandsmitglieder
An einem Board-Beschluss sind in der Regel mehrere Unterzeichner beteiligt, darunter auch Personen außerhalb der Organisation. Ein Board Portal mit integrierter Lösung für elektronische Signaturen kann die erforderliche Sicherheit und Geschwindigkeit bieten:
- Die für das Board Management zuständige Person öffnet das Dokument direkt im Board Portal und startet den Signaturprozess.
- Fügen Sie jedes Boardmitglied als Unterzeichner hinzu und legen Sie eine festgelegte Reihenfolge der Unterzeichnung fest, falls dies gemäß den Governance-Regeln erforderlich ist.
- Jedes Boardmitglied erhält per E-Mail einen sicheren Link – sofern dies vom ausgewählten Anbieter unterstützt wird –, ohne dass ein Konto angelegt oder zusätzliche Einrichtungsschritte durchgeführt werden müssen.
- Verfolgen Sie den Fortschritt der Unterzeichnung in Echtzeit, sofern dies vom Anbieter und vom Modul unterstützt wird.
- Sobald die letzte Unterschrift vorliegt, wird die Abschlussbescheinigung automatisch erstellt und zusammen mit dem unterzeichneten Dokument gespeichert.
Bei einem Dokument, an dem mehrere Beteiligte aus verschiedenen Organisationen mitwirken, kann die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs den Koordinationsaufwand verringern, der häufig die Beschlussfassung des Boards verlangsamt.
Versendung einer Vertraulichkeitsvereinbarung an einen externen Partner
Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) gehören zu den gängigsten Vertragsarten. Sie betreffen externe Parteien und müssen oft unter hohem Zeitdruck abgewickelt werden. Wenn Ihre CLM-Software mit einem Anbieter für elektronische Signaturen verbunden ist, könnte der Arbeitsablauf wie folgt aussehen:
- Weisen Sie den externen Partner direkt aus dem Dokument heraus als Unterzeichner zu.
- Wählen Sie eine verfügbare Authentifizierungsmethode aus und senden Sie die Anforderung zur Signatur ab.
- Je nach Anbieter kann die externe Person möglicherweise auf den Link klicken, das Dokument einsehen und unterschreiben, ohne ein Konto anzulegen.
- Die unterzeichnete Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) und die verfügbaren Unterschriftsprotokolle können wieder mit dem Vertragsdatensatz synchronisiert werden.
Wenn es vor allem auf die Bearbeitungszeit ankommt, kann es entscheidend sein, den manuellen Austausch von Dateien oder die Nachverfolgung von PDF-Anhängen zu reduzieren.
Integrierte Signatursysteme in den juristischen Arbeitsablauf einbinden
Eine Plattform für Rechtsabteilungen sollte die Arbeitsabläufe bei der Erstellung, Genehmigung und Unterzeichnung miteinander verknüpfen und gleichzeitig den Zugriff auf relevante Unterlagen an einem Ort gewährleisten. Das derzeitige Connection Hub-Modell unterstützt Anbindungen an Anbieter von SES und AES, während DiliTrust Sign als native Signaturoption vorgesehen ist. Das Ergebnis kann – je nach Anbieter und Modul – ein übersichtlicherer Prüfpfad, weniger Verwaltungsaufwand und ein Unterzeichnungsprozess sein, der sich nahtlos in die bereits laufenden juristischen Arbeitsabläufe einfügt.
Häufig gestellte Fragen zu integrierten Signatursystemen
Wie sollten Rechtsabteilungen bei verschiedenen Dokumenten zwischen nativer SES und AES wählen?
Beginnen Sie mit der Art des Dokuments und der Rechtsordnung. Eine einfache elektronische Signatur (SES) ist für Routinedokumente häufig ausreichend. Arbeitsverträge, Vorstandsbeschlüsse und regulierte Dokumente erfordern möglicherweise ein höheres Maß an Sicherheit. Prüfen Sie die rechtlichen Anforderungen, bevor Sie sich für AES entscheiden.
Was geschieht mit dem Audit Trail, wenn ein Vertrag aus einem CLM an einen externen Signaturanbieter übergeben wird?
Der Audit Trail kann zwischen dem CLM und dem Signaturanbieter aufgeteilt sein. Je nach Anbieter und Modul lassen sich Zeitstempel der Unterzeichnungen, Zertifikate und unterzeichnete Dokumente mit dem ursprünglichen Vertragsdatensatz synchronisieren.
Wie können Rechtsabteilungen Unterschriften von externen Vorstandsmitgliedern oder Partnern einholen, ohne Dokumente zwischen Plattformen zu verschieben?
Je nach Anbieter können externe Unterzeichner einen Link per E-Mail erhalten und das Dokument direkt im Browser unterzeichnen, ohne ein Konto anzulegen oder Software zu installieren. Der Vertragsdatensatz verbleibt in der Rechtsplattform, während die Unterzeichnung über den konfigurierten Anbieter abgewickelt wird.
