Das Vertragsmanagement ist eine zentrale Aufgabe von Unternehmensjuristen und Legal Operations Mitarbeiter. Es stellt Unternehmen vor immer größere Herausforderungen, insbesondere mit wachsender Anzahl an Verträgen. Die Bewältigung dieser Herausforderungen ohne digitale Tools wird zunehmend schwierig. Doch was sind die größten Herausforderungen im Vertragsmanagement heutzutage und wie kann Automatisierung dabei helfen?
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die stetig wachsenden und sich verändernden Anforderungen an das Vertrags- und Risikomanagement.
Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement umfasst alle Prozesse rund um die Verträge eines Unternehmens. Dazu gehören Erstellung, Verhandlung, Freigabe, Unterzeichnung, Überwachung, Verlängerung und Archivierung. Im Englischen spricht man von Contract Lifecycle Management (CLM).
Das Ziel: Rechte und Pflichten jederzeit im Blick behalten und Risiken früh erkennen. Ein Vertrag durchläuft dabei typischerweise sechs Phasen:
- Vertragsanfrage und Erstellung
- Verhandlung und Prüfung
- Interne Freigabe
- Unterzeichnung
- Überwachung von Pflichten und Fristen
- Verlängerung, Kündigung oder Archivierung
Die größten Herausforderungen im Vertragsmanagement im Überblick
Rechtsabteilungen kämpfen vor allem mit Volumen, fehlender Übersicht und Zeitdruck. Die Tabelle fasst die sechs häufigsten Hürden zusammen.
| Herausforderung | Typische Folge | Lösungsansatz |
|---|---|---|
| Hohes Vertragsvolumen | Fehler, Überlastung des Teams | Vorlagen und Automatisierung |
| Viele Beteiligte | Lange Freigaben, Versionschaos | Zentrale Workflows |
| Fehlende Transparenz | Verträge und Daten nicht auffindbar | Zentrale Vertragsdatenbank |
| Verpasste Fristen | Ungewollte Verlängerungen | Automatische Erinnerungen |
| Neue Vorschriften | Nicht konforme Klauseln | KI-gestützte Klauselanalyse |
| Datensicherheit | Unbefugter Zugriff | Zugriffsrechte und Audit Trail |
1. Ein Volumen, das die manuelle Bearbeitung erschwert oder sogar unmöglich macht
Laut einer PwC-Umfrage verwalten große Unternehmen im Durchschnitt 20.000 bis 40.000 Verträge. Während eine manuelle Verwaltung bei kleinen Mengen von einigen Dutzend pro Monat noch möglich ist, machen diese kolossalen Volumen die manuelle Verwaltung praktisch unmöglich! Wenn Unternehmen dennoch versuchen, Verträge manuell zu bearbeiten, geschieht dies auf Kosten wertvoller Arbeitszeit und mit einem erhöhten Risiko für Fehler, das proportional zur Anzahl der bearbeiteten Verträge steigt.
Zudem birgt die manuelle Bearbeitung von Verträgen zahlreiche Probleme, wie die Mobilisierung von Mitarbeitern für zeitaufwendige Aufgaben wie das Kopieren und Einfügen von Klauseln, das Korrekturlesen und das Nachfassen per E-Mail. Wenn Juristen mit solchen Aufgaben beschäftigt sind, bleibt ihnen weniger Zeit für ihre Kernkompetenzen wie die Bearbeitung von komplexen Verträgen und Rechtsfällen sowie Beratung der Fachabteilungen. Zudem ist es bei der Bearbeitung einer großen Anzahl von Dokumenten nahezu unmöglich, Fehler zu vermeiden oder etwas zu übersehen, wie Fälligkeiten, nicht rechtskonforme Verträge oder finanzielle Risiken.
Diese Fehler kosten Geld. Laut einer Studie von World Commerce & Contracting vom August 2025 verlieren Unternehmen durch schwaches Vertragsmanagement im Schnitt fast 9 % ihres Jahresumsatzes. In komplexen Branchen sind es oft 15 % oder mehr.
Der Verlust entsteht selten durch einen einzigen großen Fehler. Meist summieren sich übersehene Preisanpassungen, nicht eingeforderte Leistungen und verpasste Kündigungen.
2. Komplexer Austausch
Verträge sind keine starren Texte, sondern dynamische Dokumente, die einen ganzen Prozess von der Erstellung bis zur Signierung und anschließender Archivierung umfassen.
Vor der Unterzeichnung müssen Vertragserstellung, Verhandlung und der Freigabe des Vertrags berücksichtigt werden. Nach der Unterzeichnung muss das Unternehmen die ordnungsgemäße Ausführung sicherstellen und über die entscheidenden Rechte und Pflichten wachen. Dies ist besonders kritisch, wenn der Vertrag eine stillschweigende Verlängerung vorsieht.
In all diesen Phasen und insbesondere vor der Unterzeichnung müssen die Verträge durch viele Hände gehen. Das betrifft einerseits die Rechtsabteilung und andere unternehmensinterne Akteure (Einkauf, Vertrieb, Personalabteilung, Finanzabteilung), anderseits auch externe Parteien wie Kunden, Lieferanten und externe Kanzleien. Dieser Austausch zwischen zahlreichen Akteuren führt zu einer komplexen und schwer zu organisierenden Zusammenarbeit.
Es gibt folgende Herausforderungen im Vertragsmanagement:
Zunächst müssen die Juristen dafür sorgen, dass die operativen Mitarbeiter die bewährte Rechtspraxis kennen und einhalten, um künftige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Danach sollte der Verhandlungs- und Freigabeprozess so reibungslos wie möglich verlaufen, damit das Unternehmen gute Beziehungen zu seinen Kunden und Lieferanten aufrechterhalten kann. In einer sich wandelnden Arbeitsumgebung mit zunehmender Fluktuation und vermehrter Remote-Arbeit besteht die Gefahr von Informationsverlust und Nichteinhaltung von Verpflichtungen.
Versionschaos in der Verhandlung
Wenn Entwürfe per E-Mail hin- und hergehen, entstehen schnell mehrere Fassungen. Niemand weiß sicher, welche Version gilt. Änderungen der Gegenseite fallen dann spät auf, im schlimmsten Fall erst nach der Unterzeichnung.
Zu viele Beteiligte, zu viele Versionen?
Bündeln Sie Erstellung, Verhandlung und Freigabe in einem gemeinsamen Workflow mit klarer Versionshistorie.
3. Fehlende Transparenz und unstrukturierte Vertragsdaten
Viele Unternehmen wissen nicht genau, wie viele aktive Verträge sie haben. Verträge liegen in Postfächern, auf lokalen Laufwerken oder in Ordnern der Fachabteilungen.
Eine Ablage allein reicht nicht. Entscheidend ist, ob die wichtigen Daten auswertbar sind: Laufzeit, Kündigungsfrist, Vertragswert, Haftungsgrenzen, anwendbares Recht. Fehlen sie, muss jemand jeden Vertrag öffnen, um eine einfache Frage zu beantworten. Etwa: Welche Lieferverträge enthalten keine Preisanpassungsklausel?
Eine strukturierte Vertragsdatenbank macht solche Fragen per Filter beantwortbar. Sie schützt auch bei Personalwechseln. Liegt das Wissen über einen Vertrag nur bei einer Person, geht es mit ihr.
4. Verpasste Fristen und stillschweigende Verlängerungen
Viele Rahmen-, Miet-, Wartungs- und Softwareverträge verlängern sich automatisch, wenn niemand rechtzeitig kündigt. Wer die Kündigungsfrist verpasst, bleibt oft ein weiteres Jahr zu alten Konditionen gebunden.
Ähnlich kritisch sind andere Termine:
Kalendereinträge und Excel-Listen funktionieren nur, solange jemand sie pflegt. Bei mehreren tausend Verträgen gelingt das selten zuverlässig.
5. Ständig ändernde Vorschriften
Das Vertragsmanagement wäre erheblich einfacher, wenn die Gesetze und Vorschriften unverändert bleiben würden. Allerdings ändern sich heutzutage Gesetzgebungen fortlaufend. Laut einer Studie von Thomson Reuters ändert sich weltweit im Durchschnitt alle 10 Minuten eine gesetzliche Vorschrift.
Daraus resultiert die Notwendigkeit für Juristen, eine kontinuierliche Überwachung durchzuführen und alle Verträge zu überprüfen, um relevante Klauseln zu identifizieren und anzupassen. Die Gefahr, etwas zu übersehen und in einen Rechtsstreit verwickelt zu werden, ist hoch. Dies belastet die Rechtsabteilung zusätzlich zu ihrer bereits mühsamen und zeitaufwändigen Arbeit.
Rechtsabteilungen spüren diesen Druck deutlich. In der EY Law General Counsel Study 2025 nennen 75 % der Befragten das regulatorische Umfeld als einen der wichtigsten externen Treiber für Veränderungen.
Für Verträge in Deutschland und der EU sind derzeit vor allem diese Regeln relevant:
Die zunehmende Komplexität des Vertragsmanagements kann jedoch durch Technologien ausgeglichen werden, die die Arbeit der Mitarbeiter vereinfachen.
6. Datensicherheit und Zugriffsrechte
Verträge enthalten Preise, Personaldaten und Geschäftsgeheimnisse. Werden sie per E-Mail verschickt oder auf offenen Laufwerken gespeichert, weiß niemand genau, wer sie liest.
Diese Punkte sind deshalb entscheidend:
Welche Abteilungen besonders betroffen sind
Vertragsmanagement betrifft nicht nur die Rechtsabteilung. Jede Abteilung spürt die Folgen anders.
| Abteilung | Typische Verträge | Häufigstes Problem |
|---|---|---|
| Rechtsabteilung | Alle, vor allem komplexe Verträge | Routineprüfungen binden Zeit |
| Einkauf | Liefer-, Rahmen- und Dienstleistungsverträge | Verpasste Kündigungs- und Preisanpassungsfristen |
| Vertrieb | Kundenverträge, NDAs | Lange Freigaben verzögern Abschlüsse |
| Personalabteilung | Arbeits- und Vertraulichkeitsvereinbarungen | Schutz sensibler Daten |
| Finanzabteilung | Alle Verträge mit Zahlungsbezug | Kein Überblick über Verpflichtungen und Vertragswerte |
Automatisierung in der Rechtsabteilung: ein Muss
Die Digitalisierung von Rechtsabteilungen ist keine Neuheit. Verträge und andere Dokumente werden schon seit Jahrzehnten gescannt und mit Bürosoftware erstellt. Das ändert jedoch nichts an den oben genannten Herausforderungen: Um mit dem explosionsartigen Anstieg des Vertragsvolumens und den sich ständig ändernden Vorschriften Schritt zu halten, müssen Rechtsabteilungen einen Teil ihrer Arbeit automatisieren.
Bei der Automatisierung werden repetitive und zeitaufwendige Aufgaben an eine Software delegiert, um mehr Zeit für die Mitarbeiter zu schaffen.
In der Praxis kann es sich im Rahmen des Vertragsmanagements um Folgendes handeln:
Neue Technologien bieten Juristen und Rechtsabteilungen Unterstützung bei all diesen Aspekten. Vertragsmanagement-Tools wie das Contract Management von DiliTrust nutzen künstliche Intelligenz und Algorithmen, um Vertragsanalysen detaillierter und automatisiert durchzuführen. Dadurch werden Funktionen wie eine intelligente Suche, Identifizierung wichtiger Informationen und Erstellung von Auswertungen mit relevanten KPIs verbessert.
Die Zeitersparnis durch diese Software ist erheblich und ermöglicht eine bessere Kontrolle über die bestehenden Verträge sowie eine Reduzierung des Fehlerrisikos. Dies ist nicht nur eine technologische, sondern auch eine strategische Innovation.
Wie KI die Herausforderungen im Vertragsmanagement konkret löst
Gartner erwartet, dass bis 2029 rund die Hälfte aller Vertragsprüfungen an Self-Service-Systeme delegiert wird. Nur jede zehnte Prüfung landet dann noch bei einem Menschen. Damit das sicher funktioniert, braucht es klare Regeln und saubere Vertragsdaten.
DiliTrust CLM ist Teil der DiliTrust Suite und deckt den Vertragslebenszyklus von der Vorlage bis zur Archivierung ab. Die KI-Funktionen laufen über Lini, die KI von DiliTrust:
Die Plattform ist nach ISO 27001 und SOC 2 Typ II zertifiziert.
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So gehen Sie die Herausforderungen strukturiert an
- Bestand erfassen: Alle aktiven Verträge an einem Ort sammeln, auch die aus den Fachabteilungen.
- Schlüsseldaten festlegen: Bestimmen, welche Felder jeder Vertrag braucht, etwa Laufzeit, Kündigungsfrist, Wert und Verantwortliche.
- Vorlagen standardisieren: Freigegebene Vorlagen und Klauseln senken den Prüfaufwand für Standardverträge.
- Freigaben regeln: Klare Workflows legen fest, wer wann zustimmen muss.
- Fristen automatisieren: Erinnerungen mit ausreichend Vorlauf und einer Vertretungsregel einrichten.
- Ergebnisse messen: Durchlaufzeiten, verpasste Fristen und Eskalationen regelmäßig auswerten.
Möchten Sie noch weiter gehen?
Lesen Sie unsen CLM-Implementierungs-Guide
Erfahren Sie in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie die Einführung einer Contract Lifecycle Management-Lösung reibungslos durchführen.
Häufige Fragen zu Herausforderungen im Vertragsmanagement
Was ist die größte Herausforderung im Vertragsmanagement?
Fehlende Transparenz. Sind Verträge verteilt gespeichert, fehlt der Überblick über Fristen, Pflichten und Risiken. Daraus entstehen die meisten anderen Probleme, von verpassten Kündigungen bis zu nicht konformen Klauseln.
Welche Phasen umfasst das Vertragsmanagement?
Erstellung, Verhandlung, Freigabe, Unterzeichnung, Überwachung sowie Verlängerung, Kündigung oder Archivierung. Fehler entstehen oft an den Übergängen. Ein typisches Beispiel: Nach der Unterzeichnung verfolgt niemand mehr die Fristen.
Welche Software nutzen Rechtsabteilungen für das Vertragsmanagement?
Meist eine CLM-Software. Sie bündelt Vorlagen, Workflows, Signatur, Ablage und Fristen in einem System. DiliTrust CLM ergänzt das um KI-Funktionen wie Risk Detector und Smart Reports.
Wie lässt sich Vertragsmanagement automatisieren?
Am besten zuerst bei wiederkehrenden Aufgaben: Verträge aus Vorlagen erstellen, Schlüsseldaten per KI extrahieren, Freigaben über Workflows steuern und Fristen automatisch melden. Komplexe Verhandlungen bleiben bei den Juristen. Die Routinearbeit übernimmt die Software.
Welche Funktionen sollte eine Vertragsmanagement-Software haben?
Mindestens ein zentrales Repository, Vorlagen und Klauselbibliothek, Freigabe-Workflows, E-Signatur, automatische Erinnerungen und Reporting. Dazu kommen Zugriffsrechte, ein Audit Trail und passende Zertifizierungen. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, zeigen unsere Kriterien für die Wahl eines Vertragsmanagement-Anbieters.
Ab wann lohnt sich eine CLM-Software?
Spätestens dann, wenn Fristen über Kalender und Tabellen nicht mehr zuverlässig überwacht werden. Oder wenn mehrere Abteilungen an denselben Verträgen arbeiten. Entscheidend sind Vertragsvolumen und Risiko, weniger die Größe des Unternehmens.
