La gestión de contratos es una tarea que requiere habilidades específicas. Y, como tal, suele ser responsabilidad de un equipo o empleado especializado dentro de la empresa. Con el creciente volumen de contratos, cada vez es más difícil realizar esta tarea sin la ayuda de herramientas digitales.
¿Cuáles son los principales retos asociados a la gestión de contratos en 2025? ¿Cómo puede la automatización ayudar a abordar estas cuestiones?
Los grandes retos de la gestión de contratos
En 2025, será imposible gestionar todos los contratos de su empresa sin una herramienta. Es difícil evitar los riesgos asociados a la tramitación manual. Así que estos son los principales retos a los que se enfrenta la gestión de contratos.
Un volumen que dificulta, o incluso imposibilita, el tratamiento manual
Según un estudio de PwC, las grandes empresas gestionan una media de 20.000 a 40.000 contratos. La gestión manual es posible para pequeños volúmenes de unas decenas al mes. Pero los volúmenes ingentes hacen que la gestión manual sea prácticamente imposible. Si las empresas lo consiguen, es a costa de un tiempo de trabajo precioso. Además, el riesgo de error es proporcional al volumen de contratos gestionados.
La gestión manual de los contratos da lugar a innumerables problemas, empezando por la necesidad de contratar a empleados cualificados (es decir, abogados) para realizar tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo, como copiar y pegar cláusulas, corregir, hacer un seguimiento de los correos electrónicos, etc. De hecho, mientras se ocupan de estas tareas (por desgracia, imprescindibles), los expertos jurídicos no pueden centrarse en su actividad principal, que incluye responsabilidades clave como la supervisión y el asesoramiento jurídicos.
Además, con un volumen tan grande de documentos, es casi imposible no cometer un error u olvidar algo. Fechas de vencimiento desconocidas, incumplimiento de uno o varios contratos e importes desorbitados son sólo algunos ejemplos. Todos ellos son riesgos jurídicos y financieros que amenazan constantemente a la empresa.
Intercambios complejos
Los contratos no son textos fijos, sino documentos en constante evolución, con un ciclo de vida propio.
Antes de ser firmado, el contrato pasa por múltiples etapas: redacción, negociación y aprobación. Luego, una vez firmado, la empresa debe garantizar su correcto cumplimiento y llevar un registro de las fechas clave, que son fundamentales cuando el contrato está sujeto a renovación tácita.
En cada una de las etapas, y especialmente antes de la firma, los contratos deben pasar por innumerables manos. Entre ellas, el departamento jurídico, otros departamentos internos de la empresa (compras, ventas, recursos humanos, finanzas). Sin olvidar a todas las partes externas, es decir, clientes y proveedores, en su mayor parte. Los equipos deben garantizar que las condiciones del contrato se ajusten a las necesidades de la empresa, proporcionando un mejor seguimiento y visibilidad de todos los acuerdos.
Estos intercambios entre las diferentes partes interesadas hacen que la colaboración sea compleja y difícil de organizar. El reto es complejo. En primer lugar, el equipo jurídico debe asegurarse de que el personal operativo conozca y cumpla las prácticas legales adecuadas, con el fin de evitar posibles disputas en el futuro. A continuación, el proceso de negociación y aprobación debe ser lo más fluido posible para que la empresa pueda mantener buenas relaciones con sus clientes y proveedores. Por último, en un panorama en el que la rotación de personal está en constante aumento y el trabajo a distancia se está convirtiendo en la norma, el riesgo de que se pierda o se filtre información y de que no se respeten los compromisos es significativo.
El constante cambio del panorama normativo
Independientemente del volumen que se gestione, la gestión de los contratos se simplificaría enormemente si las leyes y normativas fueran estables en el tiempo. Pero esto dista mucho de ser así. Según un estudio de Thomson Reuters, la normativa cambia de media cada 10 minutos en todo el mundo.
En la práctica, esto significa que el equipo jurídico debe estar siempre atento. Tiene que revisar constantemente todos los contratos para identificar y modificar las cláusulas afectadas. El riesgo de descuido y, por lo tanto, de litigio, es significativo. Por no hablar de la montaña de trabajo tedioso y laborioso que se impone al departamento jurídico.
Las empresas deben realizar seguimiento de cambios normativos garantizando el cumplimiento mediante la optimización del software de gestión de contratos. Tener una visibilidad completa de los términos de los contratos puede reducir significativamente los riesgos legales y las ineficiencias operativas.
Afortunadamente, aunque el campo de la gestión de contratos es innegablemente cada vez más complejo, existen plataformas que compensan esta complejidad y simplifican el trabajo de los responsables de la misma.
Automatización en los departamentos jurídicos: una solución indispensable
La digitalización del sector jurídico no es en absoluto un fenómeno reciente. De hecho, los contratos y otros documentos se han utilizado y almacenado en formato digital. Pero esto no disminuye en absoluto los retos mencionados anteriormente. Es cierto que, para hacer frente al volumen cada vez mayor de contratos y a la constante evolución de la normativa, los departamentos jurídicos necesitan automatizar parte de su trabajo contractual.
La automatización consiste en delegar en programas informáticos las tareas más repetitivas. Y ayuda a las empresas a gestionar las operaciones contractuales de forma más eficiente, mejorando el seguimiento de los contratos, su visibilidad y el análisis de sus condiciones. Mediante la integración de un repositorio de contratos automatizado, las empresas pueden garantizar un mejor uso de los recursos y el cumplimiento de los contratos.
La automatización es un medio para delegar en el software las tareas contractuales más repetitivas y que requieren más tiempo.
¿Qué se puede automatizar en la gestión de contratos?
En la práctica, en el contexto de la gestión de contratos, la automatización puede implicar:
- Creación automatizada de contratos basada en plantillas predefinidas
- Optimización de los flujos de trabajo de aprobación de contratos con firmas digitales
- Recordatorios automatizados de los plazos, renovaciones y vencimientos de los contratos
- Simplificación de los procesos de negociación y aprobación de contratos
- Revisión de contratos basada en inteligencia artificial para la evaluación de riesgos y la comprobación del cumplimiento
- Reconocimiento de cláusulas y términos mediante aprendizaje automático
- Repositorio de contratos centralizado con funciones de búsqueda inteligente
- Seguimiento automatizado de las obligaciones para garantizar el cumplimiento.
- Integración con sistemas CRM y ERP para una gestión fluida del ciclo de vida de los contratos.
- Generación de análisis e informes de contratos en tiempo real.
- Automatización de las modificaciones y renovaciones de contratos basadas en reglas predefinidas.
- Garantía del control de versiones con registros de auditoría para todos los cambios en los contratos.
Al aprovechar las herramientas de automatización, las empresas pueden mejorar el seguimiento de los contratos, gestionar los procesos de forma más eficiente y obtener una mejor visibilidad de los términos de los contratos.
En todas estas áreas y en más, las tecnologías de la información pueden resultar de gran ayuda para los abogados. Además, los programas de gestión de contratos, como el módulo Contratos de DiliTrust, pueden incorporar algoritmos de inteligencia artificial que permiten un análisis automático increíblemente preciso de los contratos. Por ejemplo, herramientas de búsqueda inteligente, identificación de información clave, creación de paneles de control con indicadores clave de rendimiento relevantes y mucho más.
El impacto de la IA en la gestión de contratos
La inteligencia artificial está revolucionando la gestión de contratos al automatizar todo el ciclo de vida de los mismos. Las herramientas basadas en IA pueden analizar grandes cantidades de datos contractuales en segundos. Así, identifican patrones, detectan riesgos y garantizan el cumplimiento de la normativa. A través de algoritmos de aprendizaje automático, estos sistemas mejoran continuamente su precisión. Lo que hace que las revisiones de contratos sean más rápidas y fiables con el tiempo.
Una de las ventajas más significativas de la IA en la gestión de contratos es su capacidad para realizar análisis inteligentes de los mismos. La IA puede extraer información clave, resaltar los riesgos potenciales y sugerir optimizaciones basadas en las mejores prácticas. Esto reduce la necesidad de revisión manual. Esto libera a los equipos jurídicos para que se centren en la toma de decisiones estratégicas en lugar de en tediosas tareas administrativas.
Capacidades avanzadas de búsqueda
Las plataformas de gestión de contratos impulsadas por la IA también mejoran las capacidades de búsqueda y recuperación. En lugar de revisar manualmente miles de contratos, las empresas pueden utilizar el procesamiento del lenguaje natural (NLP) para encontrar cláusulas, términos u obligaciones específicos al instante. Esto mejora el tiempo de respuesta y reduce el riesgo de descuidos. Así se garantiza que nunca se incumplan plazos y obligaciones críticos.
Además, la IA puede ayudar a las empresas a predecir riesgos y recomendar acciones. Mediante el análisis de datos históricos de contratos y tendencias del mercado, la IA puede evaluar la probabilidad de disputas. También, sugerir estrategias de renegociación y garantizar el cumplimiento de las normativas en constante cambio. Este enfoque proactivo minimiza los riesgos y mejora la gestión del ciclo de vida de los contratos.
Con la información proporcionada por la IA, las empresas pueden mejorar sus prácticas de gestión de contratos, garantizando un mejor seguimiento y cumplimiento. Un repositorio centralizado mejora la visibilidad, lo que facilita la gestión eficiente de los términos de los contratos.
Una vez más, el ahorro de tiempo es asombroso, por no hablar de la mejora en el control de los contratos por parte de la empresa, lo que reduce el riesgo de errores y facilita la toma de decisiones. No se trata solo de una innovación tecnológica, sino también estratégica.
Software de gestión del ciclo de vida de los contratos
En este contexto, cada vez se menciona más la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM). Estas soluciones de software cubren todas las fases de la gestión de contratos, de ahí su nombre. Desde la creación y aprobación hasta la ejecución, el análisis, la renovación o la rescisión, el CLM abarca todo el ciclo de vida del contrato.
Cada vez más empresas están implementando soluciones CLM, que ahora cuentan en gran medida con el apoyo de la inteligencia artificial (IA). Ya no son un fenómeno nuevo, sino que deberían implantarse en todas las organizaciones como una herramienta esencial para la optimización de procesos, la transformación digital y el alivio de la carga de trabajo de los empleados.
Conclusión
En el acelerado mundo empresarial actual, la gestión de contratos es más compleja que nunca. Muchas organizaciones se enfrentan a procesos manuales ineficientes que aumentan el riesgo de errores, incumplimientos de plazos y problemas de cumplimiento normativo. Sin una solución estructurada para la gestión de contratos, el seguimiento de las obligaciones importantes y el mantenimiento de la transparencia se convierten en un gran reto.
La implementación de un repositorio de contratos centralizado mejora la transparencia y facilita el seguimiento de las renovaciones y los compromisos contractuales, al tiempo que reduce los gastos administrativos. Al aprovechar la automatización y las soluciones basadas en la inteligencia artificial, las empresas pueden agilizar la revisión de los contratos, minimizar los errores manuales y garantizar el cumplimiento de las normativas en constante evolución.
Invertir en herramientas inteligentes de gestión de contratos no es solo una cuestión de eficiencia. Es una decisión estratégica para reducir el riesgo, mejorar la colaboración y optimizar la toma de decisiones. A medida que la tecnología sigue evolucionando, las empresas que adopten la transformación digital en la gestión de contratos obtendrán una ventaja competitiva.
Muchas organizaciones están adoptando soluciones CLM para mejorar la supervisión de los contratos, aumentar la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento de las normativas del sector. Un sistema CLM bien integrado y basado en inteligencia artificial proporciona una visibilidad completa del ciclo de vida de los contratos, lo que permite a las empresas gestionar sus obligaciones de forma más eficaz y reducir los riesgos legales.
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