La inteligencia artificial se encuentra en el centro de la digitalización de la profesión jurídica, en concreto, en los departamentos jurídicos de las empresas.
Este tipo de tecnologías está transformando el día a día de los juristas, ya que les libera de tareas a menudo tediosas, pudiendo así emplear su tiempo en tareas de alto valor añadido.
¿En qué consiste la inteligencia artificial en la gestión de contratos? ¿Cómo funciona?
¿Qué es la inteligencia artificial?
Definición
En los últimos años, hemos oído hablar mucho de inteligencia artificial, aunque eso no significa que conozcamos realmente sus implicaciones. Podría pensarse que la inteligencia artificial es un concepto reciente. Sin embargo, el término existe desde 1956, cuando se celebró una conferencia en Dartmouth (EE. UU.) en la que científicos, economistas e informáticos formalizaron la existencia de esta disciplina como campo de investigación.
En la época en que la informática daba sus primeros pasos, la inteligencia artificial se presentaba como un conjunto de teorías y técnicas encaminadas a la reproducción de ciertos aspectos de la inteligencia humana. ¡Una definición ambiciosa!
Con respecto a sus principales aplicaciones actuales, la inteligencia artificial representa una serie de programas informáticos que sustituyen al ser humano en la realización de tareas repetitivas de diversa complejidad. ¿Sus principales ventajas? Ahorro de tiempo y mejora de la productividad, tanto en la empresa como en la vida diaria, ya que estas tecnologías pueden aplicarse a todos los campos.
¿IA o aprendizaje automático (machine learning)?
Cuando se habla de inteligencia artificial, a menudo escuchamos el concepto de aprendizaje automático. El aprendizaje automático es un método que utilizan muchas tecnologías de inteligencia artificial y consiste en algoritmos que permiten a una máquina extraer patrones de uno o varios conjuntos de datos.
A partir de estos patrones, la máquina «aprende», es decir, el algoritmo incorpora los nuevos datos. Esto es especialmente pertinente en el contexto de la gestión de contratos, ya que los datos evolucionan en función del ciclo de vida y los cambios normativos. Por lo tanto, para no perder su utilidad, las herramientas de gestión de contratos que utilizan inteligencia artificial deben estar al día de la evolución de los datos.
Los diferentes tipos de inteligencia artificial
Existen dos tipos de inteligencia artificial y cada una tiene funciones y objetivos diferentes:
- La inteligencia artificial simbólica, en la que el programa se ejecuta según reglas establecidas por un ser humano. En este caso, el programa no aprende por sí solo, sino que su razonamiento se basa en reglas establecidas de antemano.
- Inteligencia artificial de aprendizaje, en la que el programa aprende a partir de una serie datos de entrada y aplica ese razonamiento a nuevos conjuntos de datos. El programa aprende de sí mismo, en función de las especificidades que encuentra.
La inteligencia artificial de aprendizaje ofrece muchas más posibilidades, ya que es una tecnología flexible y autónoma.
La inteligencia artificial al servicio de la gestión de contratos: ¿cómo funciona?
Gestión de contratos y extracción de información
En el contexto de la gestión de contratos, el principal objetivo de la inteligencia artificial es poder leer, reconocer y analizar el texto automáticamente. Una tecnología muy utilizada es el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que consiste en obtener un archivo de texto a partir de una imagen que contiene información escrita. También, el reconocimiento lingüístico automático, a partir de uno o varios contratos, permite lo siguiente:
- Identificar el tipo de contrato.
- Detectar y clasificar las diferentes cláusulas.
- Identificar los elementos clave (nombres de las partes, importe, plazos…).
Sin esta tecnología, son los juristas o el personal encargado de gestionar los contratos los que deben realizar manualmente dichas tareas. Esto conlleva una gran cantidad de tiempo, sin mencionar el riesgo de error debido a lecturas rápidas o descuidos.
Automatización del ciclo de vida de los contratos
El contrato no es un documento fijo. Evoluciona según un ciclo de vida que consta de varias etapas, desde su redacción hasta su ejecución, sin olvidar, claro está, las posibles renovaciones.
La inteligencia artificial analiza el texto del documento, mejorando la eficiencia en las etapas del ciclo de vida de este, ahorrando tiempo y mejorando la precisión.
De esta manera:
- A la hora de redactar, la IA facilita el trabajo, ya que permite utilizar plantillas o importar las cláusulas más relevantes.
- Durante la fase de negociación, la inteligencia artificial permite aislar la información clave para simplificar, acelerar y asegurar el proceso.
- En el momento de la validación y la firma, un sistema de aprobación inteligente permite agilizar los intercambios, respetando rigurosamente el orden de firmas.
- En la fase de seguimiento, la herramienta permite supervisar la correcta ejecución de todos los contratos, seleccionándolos por fecha, por cláusula o por signatario.
Finalmente, la inteligencia artificial facilita también la realización de auditorías e informes, que son indispensables para el seguimiento de la ejecución de los contratos. La herramienta analiza de manera inteligente los datos para presentar los KPI (indicadores clave de rendimiento) relevantes, que permiten identificar riesgos y oportunidades en los contratos.
En conclusión, las herramientas de gestión de contratos que utilizan la inteligencia artificial sirven para mucho más que para reducir las tareas tediosas.
Este aspecto es importante, ya que permite a juristas y resto del personal dedicar más tiempo a su actividad principal. Además, la IA permite agilizar el ciclo de vida de los contratos, lo que mejora el nivel de satisfacción de las partes (clientes, proveedores y otros). También ofrece nuevas posibilidades de análisis que facilitan la toma de decisiones a todos los niveles.
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