Ihr Legal-Team hat drei Wochen mit einem Lieferanten verhandelt, um einen Mengenrabatt und ein Zahlungsziel von 60 Tagen zu vereinbaren. Der Vertrag ist unterzeichnet und im Vertragsmanagementsystem abgelegt. Dann bezahlt die Kreditorenbuchhaltung die erste Rechnung zum Listenpreis und mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen, weil niemand das ERP-System informiert hat.
Genau an dieser Stelle geht Geld verloren. Die Rechtsabteilung legt fest, was vereinbart wird. Die Finanzabteilung bezahlt Rechnungen und stellt sie über das ERP-System aus. Wenn die beiden Systeme nicht miteinander kommunizieren, erreichen vereinbarte Preise die Bestellung nicht, Skontofristen verstreichen ungenutzt und Verträge verlängern sich stillschweigend, weil das Kündigungsdatum in einem System hinterlegt ist, das die Finanzabteilung nicht nutzt.
Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die diese Lücke schließen müssen: Legal Operations, Vertragsmanager und General Counsel sowie die Finanz- und IT-Teams auf der anderen Seite. Sie erfahren, welche Vertragsdaten an das ERP-System übermittelt werden sollten, welche Integrationsmethode geeignet ist, worauf Sie bei ERP-Integrationssoftware achten sollten und wie Sie die Einführung planen, ohne den Monatsabschluss zu beeinträchtigen.
Auf einen Blick
Warum Vertragsdaten Ihr ERP-System erreichen müssen
Ihr ERP-System erfasst die Finanzdaten: Lieferanten, Kunden, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen. Ihr Vertragsmanagementsystem dokumentiert, was vereinbart wurde: Preise, Zahlungsbedingungen, Verpflichtungen sowie Verlängerungs- und Kündigungsfristen. Innerhalb ihrer jeweiligen Zuständigkeit sind beide Systeme verlässlich.
Ohne Verbindung wird jeder unterzeichnete Vertrag zu einer manuellen Übertragungsaufgabe. Jemand öffnet das PDF und trägt die Preisliste in den Lieferantenstammsatz ein. Änderungen werden übersehen. World Commerce & Contracting beziffert den durchschnittlichen Wertverlust bei Verträgen in seiner Studie ROI of Contracting Excellence auf 8.6 % und erklärt, warum kommerzielle Prozesse und Vertragsmanagement nicht in getrennten Bereichen bleiben können.
Warum sollten Verträge nicht einfach im Vertragsmodul des ERP-Systems verwaltet werden? ERP-Objekte für Verträge können zwar kaufmännische Angaben wie Preis, Laufzeit und Lieferant speichern. Häufig decken sie jedoch nicht den gesamten Vertragsprozess ab, etwa die Erstellung aus freigegebenen Vorlagen, die Verhandlung mit der Gegenpartei, Genehmigungsprozesse, die Prüfung von Klauselrisiken oder die Überwachung nicht finanzieller Verpflichtungen wie Prüfungsrechten und Datenschutzbestimmungen.
Wenn die Rechtsabteilung in einem ERP-Vertragsmodul arbeiten soll, erstellt sie Verträge möglicherweise weiterhin in Word und verhandelt per E-Mail. Damit wäre das ursprüngliche Problem nicht gelöst. Eine ERP-Integration für Vertragsmanagement ermöglicht es stattdessen, dass jedes System seine eigentliche Aufgabe erfüllt und die richtigen Daten automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht werden.
Welche Vertragsdaten zwischen CLM und ERP fließen sollten
Sie müssen nicht alle Daten synchronisieren. Diese sieben Datentypen liefern den größten Nutzen. Für jeden Datentyp lassen sich außerdem Richtung und Verantwortlichkeit klar festlegen.
| Daten | Richtung | Führendes System | Warum die Daten wichtig sind |
|---|---|---|---|
| Stammdaten der Vertragspartner, einschließlich Lieferanten- und Kunden-IDs | ERP → CLM | ERP | Verträge werden mit demselben Datensatz erstellt, den die Finanzabteilung für Zahlungen und Rechnungen nutzt. So werden „Acme Ltd“ und „ACME Limited“ nicht versehentlich als zwei Lieferanten angelegt. |
| Rechtsträger und Buchungskreis | ERP ↔ CLM | Stammdaten des Rechtsträgers | Der Rechtsträger, der den Vertrag unterzeichnet, entspricht dem Buchungskreis, auf dem Ausgaben oder Einnahmen verbucht werden. |
| Vertragswert, Preise, Tarife und Rabatte | CLM → ERP | CLM | Bestellungen und Rechnungen werden mit den vereinbarten Preisen statt mit Listenpreisen abgeglichen. |
| Zahlungsbedingungen und Abrechnungsplan | CLM → ERP | CLM | Die Kreditorenbuchhaltung zahlt nach den vereinbarten Bedingungen und nutzt Skonti. Die Debitorenbuchhaltung stellt Rechnungen nach dem vereinbarten Zeitplan aus. |
| Referenzen für Bestellungen und Verkaufsaufträge | ERP → CLM | ERP | Jede Bestellung verweist auf die Vereinbarung, die für sie gilt. |
| Verpflichtungen, Meilensteine sowie Verlängerungs- und Kündigungsfristen | CLM → ERP | CLM | Finanz- und Beschaffungsteams sehen Verlängerungsfristen rechtzeitig. Die Abrechnung nach Meilensteinen kann fristgerecht ausgelöst werden. |
| Tatsächliche Ausgaben und Rechnungen im Zusammenhang mit dem Vertrag | ERP → CLM | ERP | Vertragsverantwortliche sehen den Verbrauch im Verhältnis zum Vertragslimit, bevor sie verlängern oder neu verhandeln. |
Eine Regel hält die gesamte Tabelle zusammen: Jedes Feld braucht genau ein führendes System. Wenn beide Systeme Zahlungsbedingungen ändern können, entstehen innerhalb kurzer Zeit widersprüchliche Angaben. Das führende System schreibt die Daten, das andere liest sie. Konflikte werden nach einer festgelegten Regel gelöst und nicht danach, wer zuletzt gespeichert hat.
Die Zuordnung zeigt außerdem, wer einen fehlerhaften Wert korrigiert. Die Finanzabteilung korrigiert eine Lieferanten-ID im ERP-System. Die Rechtsabteilung korrigiert einen Preis im Vertrag.
Zwei Workflows, in denen sich die CLM-ERP-Integration auszahlt
Der größte Nutzen entsteht in zwei durchgängigen Prozessen: beim Einkauf und beim Verkauf. Beide nutzen die oben genannten Daten, allerdings in einer unterschiedlichen Reihenfolge.
Procure-to-pay: vom unterzeichneten Lieferantenvertrag zur geprüften Rechnung
Der Prozess beginnt, sobald ein Lieferantenvertrag im Vertragsmanagementsystem unterzeichnet ist. Die Lieferantenreferenz und die vereinbarten Preise werden an das ERP-System übertragen. Die Beschaffung erstellt Bestellungen auf Grundlage des Vertrags, anstatt mit einem leeren Formular zu beginnen. Sobald die Rechnung eintrifft, gleicht das ERP-System sie vor der Freigabe mit dem vereinbarten Preis und den Zahlungsbedingungen ab. Die tatsächlichen Ausgaben fließen anschließend zurück in den Vertrag. So sieht die verantwortliche Person, welcher Teil der Vereinbarung bereits genutzt wurde.
Ohne Integration scheitert jeder Übergabepunkt auf vorhersehbare Weise. Preise werden manuell übertragen, dabei kann sich eine Dezimalstelle verschieben. Rechnungen werden zu einem höheren Preis freigegeben, weil der Drei-Wege-Abgleich Rechnung und Bestellung vergleicht, die Bestellung aber nie mit dem Vertrag verknüpft wurde. Wenn der Vertrag verlängert werden soll, fehlt dem Verantwortlichen der Überblick über die Ausgaben. So kann sich ein kaum genutzter Vertrag um weitere 2 Jahre verlängern. Unser Leitfaden zum Lieferantenvertragsmanagement behandelt die Lieferantenseite ausführlicher.
Contract-to-cash: vom unterzeichneten Kundenvertrag zur korrekten Abrechnung
Auf der Vertriebsseite legt ein unterzeichneter Kundenvertrag den Kunden im ERP-System an oder aktualisiert dessen Datensatz. Gleichzeitig werden Preise und Abrechnungsplan übertragen. Die Rechnungen werden nach den vereinbarten Bedingungen erstellt. Sobald eine Änderung unterzeichnet oder ein Vertrag verlängert wird, erreicht diese Information die Abrechnung, ohne dass jemand ein PDF an die Debitorenbuchhaltung weiterleiten muss.
Fehler in diesem Prozess wirken sich direkt auf den Umsatz aus. Ein Kunde erhält eine Rechnung zum Preis des Vorjahres, weil eine jährliche Preisanpassung nicht im ERP-System hinterlegt wurde. Eine Mengenstaffel wird erreicht, aber die Abrechnung berücksichtigt sie nicht. Auch der umgekehrte Fall ist möglich: Der Vertrag ist seit 3 Monaten abgelaufen, trotzdem werden weiterhin Rechnungen ausgestellt. Aus einem Datenfehler entstehen dann ein Kundenstreit und eine Gutschrift.
Wie Vertragsdaten ERP-Prozesse steuern
Die richtige Integrationsmethode: nativ, API, iPaaS oder dateibasiert
Es gibt 4 Möglichkeiten, ein Vertragsmanagementsystem mit einem ERP-System zu verbinden. Die meisten ERP-Integrationslösungen lassen sich einer dieser Kategorien zuordnen. Viele Unternehmen kombinieren außerdem 2 Methoden.
| Methode | Funktionsweise | Geeignet für | Darauf sollten Sie achten |
|---|---|---|---|
| Nativer Konnektor | Vordefinierte Integration zwischen 2 bestimmten Produkten. Die Verbindung wird konfiguriert und nicht individuell programmiert. | Einen standardisierten Prozess, der schnell mit wenig IT-Aufwand produktiv gehen soll | Die Lösung unterstützt nur die Systeme, Module und Felder, für die der Anbieter sie entwickelt hat. |
| REST-API | Die IT-Abteilung oder ein Partner erstellt für jedes System eine individuelle Integration über dessen API. | Individuelle Felder, besondere Workflows und ERP-Systeme ohne vordefinierten Konnektor | Jemand muss den Code verantworten, überwachen und bei Änderungen an einer der APIs aktualisieren. |
| iPaaS/Middleware | Eine ERP-Integrationsplattform mit vordefinierten Konnektoren, visueller Feldzuordnung und Monitoring. Das ist meist gemeint, wenn von ERP-Integrationssoftware gesprochen wird. | Unternehmen, die mehrere Systeme wie CLM, CRM, ERP und Beschaffung über eine zentrale Verbindung verknüpfen | Die Plattform verursacht laufende Kosten. Außerdem muss jemand die Vertragsdaten und das ERP-System verstehen, um die Zuordnungen zu pflegen. |
| Dateibasierte Stapelverarbeitung | Geplante CSV-Exporte und -Importe, häufig über SFTP | Ältere ERP-Systeme, kleine Datenmengen und Prozesse, bei denen eine tägliche Synchronisierung ausreicht | Es gibt keine aktuelle Übersicht. Wenn eine Datei nicht eintrifft, bleibt der Fehler möglicherweise unbemerkt. Manuelle Abstimmungen können zurückkehren. |
3 Fragen helfen meist bei der Entscheidung. Wie viele Systeme sind beteiligt? Bei 2 Systemen reicht häufig ein nativer Konnektor oder eine direkte API-Integration. Bei 4 oder mehr Systemen kann eine zentrale Integrationsplattform sinnvoll sein.
Wie aktuell müssen die Daten sein? Für den Abgleich von Rechnungen reicht eine nächtliche Synchronisierung häufig aus. Ein Vertriebsteam, das Verträge auf Grundlage aktueller Angebote erstellt, benötigt dagegen aktuellere Daten.
Die dritte Frage wird am häufigsten übergangen: Wer pflegt die Integration? Wenn die IT-Abteilung keine Kapazitäten für Integrationen hat, ist ein nativer Konnektor oder eine verwaltete iPaaS-Lösung meist besser geeignet als eine individuelle Entwicklung, für die niemand dauerhaft verantwortlich ist. Eine gute ERP-Integration funktioniert auch 18 Monate nach dem Projektabschluss noch zuverlässig.
Worauf Sie bei ERP-Integrationssoftware für Verträge achten sollten
Vorführungen von ERP-Integrationstools zeigen meist den Idealfall: Ein Vertrag wird synchronisiert, ein Feld aktualisiert und alle Beteiligten sind zufrieden. Stellen Sie stattdessen diese 6 Fragen:
So führen Sie eine CLM-ERP-Integration ohne Unterbrechungen ein
Die technische Umsetzung ist selten der schwierigste Teil. Häufiger bremsen eine mangelhafte Datenqualität und eine unkontrollierte Ausweitung des Projektumfangs. Die folgende Reihenfolge hält beides unter Kontrolle.
- Dokumentieren Sie die Felder und weisen Sie jedem Feld ein führendes System zu. Beginnen Sie mit der Tabelle oben und ergänzen Sie Ihre eigenen Felder. Rechtsabteilung, Finanzabteilung und IT sollten diese Zuordnung gemeinsam erarbeiten.
Zu vermeidender Fehler: Jedes Team dokumentiert nur seine eigene Sichtweise. Die Widersprüche werden erst nach dem Produktivstart entdeckt. - Bereinigen Sie zuerst die Stammdaten. Führen Sie doppelte Lieferanten zusammen und vereinheitlichen Sie die Namen der Rechtsträger, bevor Daten synchronisiert werden.
Zu vermeidender Fehler: Zwei fehlerhafte Systeme werden verbunden und die bestehenden Probleme in großem Umfang automatisiert. - Beginnen Sie mit einem Prozess und einem Vertragstyp. Wählen Sie Procure-to-pay oder Contract-to-cash und anschließend einen einzelnen Vertragstyp mit hohem Volumen, etwa standardisierte Lieferantenverträge.
Zu vermeidender Fehler: Alle Vertragstypen werden gleichzeitig eingeführt. Dadurch lässt sich später nicht feststellen, wo ein Fehler entstanden ist. - Testen Sie Sonderfälle. Prüfen Sie Änderungen, Verträge in mehreren Währungen und Verträge, die von einem anderen Rechtsträger unterzeichnet werden als demjenigen, der bezahlt oder Rechnungen stellt.
Zu vermeidender Fehler: Es werden nur neue, fehlerfreie Verträge in einer Währung getestet, die im Produktivbetrieb keine Probleme verursachen. - Gehen Sie mit Monitoring und einer klar benannten verantwortlichen Person produktiv. Eine Person überwacht die Synchronisierungsprotokolle und darf die Integration bei Bedarf pausieren.
Zu vermeidender Fehler: Die Verantwortung wird „dem Team“ übertragen. In der Praxis fühlt sich dann häufig niemand zuständig. - Erweitern Sie die Integration um den nächsten Prozess. Sobald der erste Prozess einen vollständigen Zahlungs- oder Abrechnungszyklus fehlerfrei durchlaufen hat, können Sie den zweiten Prozess oder weitere Vertragstypen hinzufügen.
Zu vermeidender Fehler: Die Erweiterung beginnt, bevor die Finanzabteilung bestätigt hat, dass alle Werte übereinstimmen.
Wenn Ausgabendaten zuverlässig zurückfließen, können Sie den Verbrauch im Verhältnis zum Limit jedes Vertrags verfolgen. Das ist die Grundlage für Vertragsbudgetmanagement.
Wie DiliTrust Vertragsdaten mit Ihrem ERP verbindet
Das DiliTrust Vertragsmanagement ist das führende System der Rechtsabteilung für vereinbarte Inhalte. Es umfasst Vorlagen, eine Klauselbibliothek, Genehmigungs-Workflows, E-Signatur und eine zentrale Vertragsablage mit Überwachung von Verlängerungen. Vertragsdaten erreichen andere Systeme auf 2 Wegen.
Rechtsträgerdaten bleiben über das DiliTrust Entity Management konsistent. Die Informationen zu den Rechtsträgern werden als Referenzdaten an das Vertragsmanagement übertragen. Der vertragsschließende Rechtsträger entspricht dadurch den Stammdaten im Entity Management und muss nicht manuell eingegeben werden.
Planen Sie gerade die Einführung?
Laden Sie den Leitfaden zur erfolgreichen CLM-Implementierung herunter. Er enthält einen Schritt-für-Schritt-Plan für Datenmigration, Abstimmung mit den Beteiligten und Produktivstart.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert eine CLM-ERP-Integration?
Die Dauer hängt stärker von der gewählten Methode und der Qualität Ihrer Stammdaten ab als von der Software selbst. Ein einzelner Prozess für einen Vertragstyp kann mit einem nativen Konnektor oder einer iPaaS-Vorlage häufig innerhalb weniger Wochen produktiv gehen. Eine individuelle API-Integration über mehrere Rechtsträger und ERP-Systeme dauert meist mehrere Monate. Einen großen Teil dieser Zeit nimmt die Bereinigung der Daten in Anspruch.
Wer sollte die Integration verantworten, die Rechtsabteilung, die Finanzabteilung oder die IT?
Alle 3 Bereiche tragen Verantwortung, und für jede Aufgabe sollte eine konkrete Person benannt werden. Die Rechtsabteilung oder Legal Operations verantwortet Vertragsfelder und Vorlagen. Die Finanzabteilung ist für ERP-Stammdaten und Zahlungsregeln zuständig. Die IT verantwortet Verbindung, Sicherheit und Monitoring. Benennen Sie außerdem eine Person als Integrationsverantwortliche, häufig aus Legal Operations oder dem Bereich Finance Systems. Sie entscheidet, wenn die 3 Bereiche unterschiedliche Auffassungen vertreten.
Kann ein CLM-System mit mehreren ERP-Systemen verbunden werden, zum Beispiel nach einer Übernahme?
Ja, wenn Sie die Struktur von Beginn an berücksichtigen. Ordnen Sie jeden übernommenen Rechtsträger seinem ERP-System und Buchungskreis zu. Anschließend können Sie die Vertragsdaten nach Rechtsträger weiterleiten. Eine iPaaS-Plattform oder eine API-Schicht verarbeitet mehrere Zielsysteme meist übersichtlicher als separate Punkt-zu-Punkt-Verbindungen. Führen Sie einen einheitlichen Rechtsträgerdatensatz über alle Systeme hinweg, damit Verträge nicht versehentlich dem falschen ERP-System zugeordnet werden.
Was passiert mit Verträgen, die vor dem Produktivstart der Integration unterzeichnet wurden?
Diese Verträge werden nicht automatisch synchronisiert. Führen Sie für aktive Verträge eine einmalige Nachmigration durch. Extrahieren Sie die wichtigsten Felder, gleichen Sie sie mit den Lieferanten- und Kundendaten im ERP-System ab und laden Sie sie anschließend über dieselbe Zuordnung in das System. Priorisieren Sie Verträge mit bevorstehenden Verlängerungen, wiederkehrenden Abrechnungen oder hohen Ausgaben. Abgelaufene Verträge können in der Vertragsablage archiviert bleiben.
So starten Sie mit ERP-Integrationssoftware für Verträge
Beginnen Sie mit den Daten und wählen Sie das Tool erst danach aus. Legen Sie fest, welches System für welches Feld verantwortlich ist. Wählen Sie den Prozess, bei dem Datenverluste die größten Auswirkungen haben, und entscheiden Sie anschließend über die Integrationsmethode. Eine klare Feldzuordnung hilft fast jeder ERP-Integrationssoftware. Eine unklare Zuordnung führt auch bei einer guten Lösung zu Problemen.
Unternehmen, die diesen Prozess konsequent umsetzen, betrachten die Unterzeichnung nicht länger als Ende der Arbeit der Rechtsabteilung. Die Vereinbarung wird zur Grundlage für Zahlungen und Rechnungen im ERP-System. Die Bedingungen, die die Rechtsabteilung ausgehandelt hat, erscheinen dadurch in jeder Bestellung und auf jeder Rechnung.
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