DiliTrust beginnt das Jahr mit der Bereitstellung von Spitzentechnologie, um Juristen zu unterstützen. Unsere neueste Ergänzung zur DiliTrust Suite ist ein robustes Modul für das Matter Management. Wir haben ein leistungsfähiges Tool geschaffen, das die Komplexität moderner juristischer Abläufe wirklich berücksichtigt.
Key Takeaways
Was ist Matter Management?
Matter Management (auf Deutsch: Vorgangsverwaltung) bezeichnet die strukturierte Erfassung, Verfolgung und Verwaltung aller rechtlichen Angelegenheiten einer Rechtsabteilung. Dazu zählen Rechtsstreitigkeiten, Beratungsmandate, Compliance-Projekte, arbeitsrechtliche Fragen und externe Kanzleimandate. Eine Matter Management Software bündelt diese Informationen in einer zentralen Plattform, sodass Rechtsabteilungen Fristen einhalten, Aufgaben zuweisen und Kosten steuern können, ohne sich auf Tabellenkalkulationen oder parallele E-Mail-Threads verlassen zu müssen.
Entwickelt für die Anforderungen moderner Rechtsabteilungen
Das Matter Management Modul der DiliTrust Suite wurde gezielt für die Herausforderungen interner Rechtsabteilungen entwickelt. Laut der EY Law GC Study 2025 nennen 75 Prozent der befragten General Counsel die Technologiestrategie als eine ihrer zentralen Prioritäten. Gleichzeitig zeigt dieselbe Studie, dass die überwiegende Mehrheit der Rechtsabteilungen weiterhin mit fragmentierten Informationen und manuellen Abläufen arbeitet.
Wir kennen diese Ausgangslage.
Juristen jonglieren Vertragsmanagement, Regulierungsthemen und Corporate Governance, haben dabei kaum Zeit für Routineaufgaben. Das Modul setzt genau hier an: Es vereinfacht alles, was mit dem Management rechtlicher Vorgänge zu tun hat, stärkt die Zusammenarbeit und liefert Echtzeit-Einblicke für bessere Entscheidungen. Insgesamt stattet es Rechtsabteilungen mit den Tools aus, um die Effizienz durch Zentralisierung, Automatisierung und KI-gestützte Funktionen zu steigern.
Warum das Matter-Management-Modul wichtig ist
Das sind einige der Gründe, warum Rechtsabteilungen auf eine strukturierte Lösung für die Verwaltung ihrer Vorgänge setzen.
Mehr Effizienz im Tagesgeschäft
Das Matter Management Modul bündelt alle wichtigen Informationen an einem Ort. Rechtsabteilungen arbeiten mit einer übersichtlichen Datenbank aller laufenden Vorgänge und kategorisieren Fälle nach Prioritätsstufe, Art und Status. Das verbessert nicht nur die Effizienz, sondern schafft eine bessere Basis für die Zusammenarbeit aller Beteiligten.
Dank der Echtzeitverfolgung behalten Teams den Überblick über Aufgaben, Besprechungsprotokolle und fallbezogene Notizen. Manuelle Abstimmungsschleifen entfallen.
Matter Management in der Praxis einrichten?
Verwalten Sie Rechtsstreitigkeiten, Beratungsmandate und interne Anfragen in einem strukturierten Arbeitsbereich. Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Zeit für inhaltliche Arbeit.
Bessere Entscheidungsgrundlagen für die Rechtsabteilung
Der Zugang zu strukturierten Informationen ist für interne Rechtsexperten und Entscheidungsträger entscheidend. Das Matter Management Modul stellt vordefinierte Vorgangsarten mit maßgeschneiderten Feldern bereit, je nach Kategorie: Rechtsstreitigkeiten, Beratung und allgemeine Rechtsvorgänge. Dadurch sind alle Informationen strukturiert und direkt zugänglich.
Insgesamt profitieren Rechtsabteilungen von mehr Transparenz und schnellem Zugriff auf relevante Daten.
Für die Führungsebene bedeutet das: bessere Übersicht über Rechtsausgaben, Budgets und Leistungskennzahlen. Entscheidungen werden auf Datenbasis getroffen.
Kernfunktionen des Moduls im Überblick
Das Modul deckt den gesamten Lebenszyklus eines Rechtsvorgangs ab, von der ersten Anfrage bis zum Abschluss. Die folgende Übersicht zeigt die zentralen Funktionen.
| FUNKTION | WAS SIE LEISTET |
|---|---|
| QUICK VIEW (KI) | KI-generierte Statusübersicht eines Vorgangs mit Zusammenfassung von Aufgaben, Kommentaren, Fristen und aktuellem Bearbeitungsstand auf Knopfdruck. |
| ACTIVITY FEED | Echtzeit-Protokoll aller relevanten Aktivitäten wie Anrufe, Meetings, Dokumentenänderungen, Statusupdates und wichtige Termine. |
| VORGEFERTIGTE VORLAGEN | Standardisierte Templates für die häufigsten Vorgangstypen ermöglichen einen schnellen Start ohne zusätzlichen IT- oder Konfigurationsaufwand. |
| AUFGABENVERWALTUNG (TASKS) | Aufgaben können direkt innerhalb eines Vorgangs erstellt, zugewiesen, priorisiert und nachverfolgt werden; inklusive einer zentralen „Meine Aufgaben“-Ansicht über alle Vorgänge hinweg. |
| AUSGABENVERWALTUNG (SPEND) | Erfassung und Überwachung von Rechtskosten pro Vorgang sowie Verwaltung und Kontrolle externer Kanzleimandate und Budgets. |
| ANFRAGENMANAGEMENT (TICKETING) | Strukturierte Annahme, Bearbeitung und Weiterleitung interner Anfragen aus Fachabteilungen über einen zentralen Eingangskanal. |
| DASHBOARDS UND STATISTIKEN | Zentrale Auswertungen zu Auslastung, offenen Vorgängen, Bearbeitungszeiten, Leistungskennzahlen und Budgetentwicklung. |
| SUITE COCKPIT | Modulübergreifendes Executive Dashboard mit konsolidierter Sicht auf Vorgänge, Verträge, Gesellschaften, Compliance- und Board-Aktivitä |
Ein KI-gesteuertes Modul
Das Matter Management Modul bietet zwei KI-gestützte Funktionen, die den Arbeitsalltag von Rechtsabteilungen konkret verändern.
Quick View liefert auf Knopfdruck eine vollständige Statusübersicht eines Vorgangs. Das System verarbeitet Aktivitätsprotokolle, Aufgaben und Dokumentenaktualisierungen und erzeugt eine kompakte, teilbare Zusammenfassung. Alle wichtigen Daten, von Kommentaren über Aufgaben bis zu Fortschrittsaktualisierungen, sind auf einen Blick verfügbar. Für einen General Counsel, der sich auf ein Board-Briefing vorbereitet, bedeutet das den Unterschied zwischen zwei Stunden Vorbereitung und fünf Minuten Durchsicht.
Ask Lini, die proprietäre KI von DiliTrust, ist direkt ins Modul eingebettet. Sie beantwortet Fragen auf Basis realer Falldaten, fasst Dokumente zusammen und hilft, kritische Informationen schnell zu finden. DiliTrust-Kunden sparen durchschnittlich 1,5 Arbeitswochen pro Monat durch den Einsatz von Ask Lini. Die KI ist DSGVO-konform, nach ISO 27001/27701 und SOC 2 Typ II zertifiziert, auf EU-Servern gehostet und nicht dem US CLOUD Act unterworfen. Sie lässt sich zudem als KI mit niedrigem Risiko im Sinne des EU AI Act konfigurieren.
Beschleunigte Prozesse ohne Kompromisse bei den Ergebnissen
Eine der praktischsten Eigenschaften des DiliTrust Matter Management Moduls ist die Arbeit mit vorgefertigten Vorlagen. Nutzer können für wiederkehrende Vorgangstypen Vorlagen anlegen, die Konsistenz über alle Fälle hinweg sicherstellen und Fehler reduzieren. Mit eingebauten Best-Practices fällt die Einhaltung interner Standards leichter, und durch weniger Verwaltungsarbeit bleibt mehr Zeit für strategische Aufgaben.
Das Modul unterstützt außerdem die Zusammenarbeit mit externen Kanzleien: Über einen gemeinsamen Activity Feed, zentrale Dokumente und Echtzeit-Updates bleiben alle Beteiligten auf dem gleichen Stand.
Sicherheit und Integration
Das Modul ist nach ISO 27001 und SOC 2 Typ II zertifiziert. Daten werden auf EU-Servern gehostet, die nicht dem US CLOUD Act unterliegen. Für Rechtsabteilungen, die mit sensiblen Prozessdaten, externen Kanzleimandaten und regulatorischen Anforderungen wie der DSGVO arbeiten, ist das keine Formalität, sondern eine Grundvoraussetzung.
Das Modul verbindet sich über Standard-APIs mit bestehenden Systemen: Microsoft Dynamics 365, Outlook, E-Signatur-Lösungen und gängige ERP-Plattformen. Es kann als eigenständiges Modul eingesetzt oder in die vollständige DiliTrust Suite integriert werden, wo es nativ mit Contract Management und Entity Management verbunden ist.
Eine Lösung als Teil der DiliTrust Suite
Das Matter Management Modul ist Ausdruck unserer Mission, Rechtsabteilungen mit zuverlässigen, sicheren und funktional ausgereiften Lösungen zu unterstützen. Es adressiert reale Herausforderungen, die Rechtsabteilungen täglich erleben, und ist Teil einer Plattform, die gezielt für diesen Bedarf gebaut wurde.
Als Teil der DiliTrust Governance Suite profitiert das Modul von derselben KI-Engine, denselben Sicherheitsstandards und derselben Benutzeroberfläche wie Contract Management, Entity Management und Board Portal. Ein Rechtsstreit, der aus einem Vertragsproblem entsteht, ist in beiden Modulen sichtbar. Der General Counsel sieht die Gesamtlage, nicht nur einzelne Ausschnitte.
Wir arbeiten kontinuierlich an weiteren Funktionen und Integrationen, um die Anforderungen moderner Rechtsabteilungen noch besser abzudecken. Die Implementierung folgt einem strukturierten Onboarding-Prozess mit Kick-off, Konfiguration, Datenmigration, Validierung und Nutzerschulung. Vorgefertigte Vorlagen und rollenbasierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass der Wert des Moduls von Anfang an spürbar ist.
Was gute Matter Management Software leisten muss
Wer eine Lösung für die Vorgangsverwaltung evaluiert, sollte folgende Punkte prüfen. Mehr dazu, wie Rechtsabteilungen den Einstieg in die Digitalisierung ihrer Abläufe strukturieren, finden Sie in unserem Praxisartikel.
Sind Sie bereit, Ihre juristischen Abläufe zu revolutionieren? Unsere Experten beraten Sie gerne.
Häufig gestellte Fragen
Matter Management Plattformen automatisieren Anfragenweiterleitung, Aufgabenzuweisung, Fristbenachrichtigungen und Statusberichte. DiliTrust nutzt Ask Lini, um automatisch Vorgangszusammenfassungen zu erstellen. Anwälte verbringen weniger Zeit mit manuellen Statusaktualisierungen und mehr Zeit mit inhaltlicher Arbeit.
Die Implementierungszeit hängt vom Umfang des Rollouts, der Anzahl der Nutzer und den zu konfigurierenden Prozessen ab. DiliTrust folgt einem strukturierten Prozess: Kick-off, Konfiguration, Datenmigration, Validierung und Nutzerschulung. Vorgefertigte Vorlagen und rollenbasierte Zugriffsrechte ermöglichen einen schnellen Start mit messbarem Nutzen von Tag eins.
Ja. Das Matter Management Modul ist nach ISO 27001 und SOC 2 Typ II zertifiziert, wird auf EU-Servern gehostet und unterliegt nicht dem US CLOUD Act. Ask Lini, die integrierte KI, ist ebenfalls DSGVO-konform und nach ISO 27001/27701 zertifiziert. Das Modul lässt sich als KI mit niedrigem Risiko im Sinne des EU AI Act konfigurieren.
