Automatisieren Sie Ihre Prozesse mit Vertragsmanagement

Angesichts der schrumpfenden Zahl der Arbeitskräfte und einer drohenden Rezession stehen den Unternehmen schwierige Zeiten bevor.

Unternehmen, die ihre Ausgaben strategisch planen und in Automatisierung und andere technische Hilfsmittel investieren, um mit weniger Aufwand mehr zu erreichen, sind am besten in der Lage, den wirtschaftlichen Gegenwind zu überstehen. Durch die Abschaffung unproduktiver manueller Prozesse können erhebliche Effizienzgewinne erzielt werden.

Die Rechtsabteilungen der Unternehmen sollten bei diesen Bemühungen eine zentrale Rolle spielen und mit gutem Beispiel vorangehen, indem sie ihr Chaos durch eine verbesserte Verwaltung aller Arbeitsabläufe beseitigen.

Verträge sind ein guter Ausgangspunkt, da die Verwaltung von Verträgen oft ein Problembereich für Rechtsabteilungen ist, da sie mit Unmengen von Papierkram in Bezug auf Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und Partner jonglieren.

Die Rationalisierung dieser Arbeitsabläufe durch Automatisierung macht einfach Sinn – sie hilft den Vertragsmanagern, den Überblick zu behalten und gleichzeitig die Ausgaben für Rechtsberatung zu senken und den Anwälten mehr Zeit für Aufgaben mit höherer Priorität zu geben.

7 Wege zur Automatisierung Ihrer Vertragsmanagement-Prozesse

1. Bleiben Sie den Aktualisierungen und Erneuerungen voraus

Ein automatisiertes System kann so programmiert werden, dass es die Verträge genau im Auge behält, mit individuellen Warnungen und Benachrichtigungen, wenn sie bald auslaufen, erneuert werden müssen oder eine Aktualisierung erforderlich ist.

Dies hilft den Beratern, den Überblick über alle laufenden Verträge zu behalten, indem sie rechtzeitig daran erinnert werden, um Strafen für verpasste Fristen oder Gebühren für verspätete Verlängerungen zu vermeiden.

2. Produktivitätssteigerung

Die Mitarbeiter Ihrer Rechtsabteilung müssen die Verträge nicht jedes Mal von Grund auf neu erstellen.

Ein automatisiertes System erstellt und speichert Vorlagen für die von Ihnen am häufigsten verwendeten Verträge, so dass die Mitarbeiter nur noch die Details eingeben und speichern müssen. Durch die Auslagerung dieser sich wiederholenden Aufgaben an automatisierte Tools können die Berater ihre wertvolle Zeit und ihr Können für wertvollere Aufgaben einsetzen.

3. Erreichbarkeit

Eine automatisierte Plattform kann alle Vertragsunterlagen sicher speichern, aber nur weil sie sicher sind, heißt das nicht, dass sie unzugänglich sind. Benutzer mit den richtigen Zugriffsrechten können sich einfach anmelden, um den Vertrag bei Bedarf zu ändern oder zu aktualisieren. Änderungen werden schnell, effizient und in Echtzeit durchgeführt, so dass Sie sicher sein können, dass Sie immer mit der aktuellsten Version Ihrer Dokumente arbeiten.

4. Sichere Archivierung

Laut einem aktuellen Bericht des Sicherheitsanbieters Sophos werden Cyberangriffe im Jahr 2023 zunehmen, mit innovativeren Ransomware-Angriffen und einem besseren Zugang zu Cybercrime-Tools im Dark Web.

Unternehmen, die keine sichere, automatisierte Archivierungsplattform verwenden, setzen sich in diesem Umfeld eskalierender Bedrohungen selbst einem Risiko aus. Die automatisierte Archivierung funktioniert wie ein sicher verschlossener Tresor und speichert Ihre Dokumentation automatisch hinter mehrschichtigen Schutzmechanismen, die das Risiko von Datenschutzverletzungen und Datenverlusten minimieren.

Administratoren können Zugriffsrechte festlegen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf das System zugreifen können. Außerdem können sie festlegen, was die Benutzer tun können, wenn sie erst einmal drin sind, und die Anzahl der Personen begrenzen, die die Materialien anzeigen, bearbeiten oder freigeben können.

5. Größere Sichtbarkeit

Ein zentraler Knotenpunkt bewahrt nicht nur alle Ihre Dokumente sicher auf, sondern bietet auch einen Überblick über alle Aspekte des Vertragslebens aus der Vogelperspektive.

Die Mitarbeiter können den Fortschritt aller Verträge auf einen Blick überblicken, bei Bedarf rechtzeitig Änderungen vornehmen, in Echtzeit über alle Entwicklungen informiert werden und sehen, welche Verträge dringend erledigt werden müssen.

6. Transparenz und Rückverfolgbarkeit

Automatisierte Systeme generieren eine Fülle von wertvollen Daten. Diese Daten können zur Erstellung von Berichten verwendet werden, die den Beratern ein genaues und umfassendes Bild davon vermitteln, wie ihre Abteilung ihre Verträge verwaltet.

Diese Datenanalyse auf höchster Ebene erhöht die Transparenz und Verantwortlichkeit erheblich. Leitende Mitarbeiter können schnell und einfach jeden Schritt des Vertragsverlaufs durch das System verfolgen und sehen, wer beteiligt ist, welche Änderungen vorgenommen wurden, welche Aktualisierungen und Mitteilungen relevant sind und vieles mehr.

Die Anwälte haben alles, was sie brauchen, um Hindernisse zu erkennen, Problembereiche zu identifizieren, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden und die Leistung der Mitarbeiter zu bewerten.

7. Rationalisierte Vertragsabwicklung

Bei manuellen Verträgen ist ein zeitaufwändiges Hin und Her erforderlich. Vor allem in den späteren Phasen, wenn Unterschriften erforderlich sind, oft von mehreren Parteien.

Die automatisierte Software kann so angepasst werden, dass sie Benachrichtigungen versendet, wenn Unterschriften erforderlich sind, und elektronische Unterschriften ermöglicht, um den Vertragsabschluss zu beschleunigen.

Anstatt tagelang zu warten, um Verträge auszudrucken, sie an die betreffenden Parteien zu schicken und auf deren Unterschrift zu warten, klicken sie einfach auf den bereitgestellten Link, um sich sicher einzuloggen und innerhalb weniger Minuten zu unterschreiben.

Automatisieren Sie Ihre Verträge mit der Vertragsmanagementlösung von DiliTrust

Das hochmoderne Vertragsmanagement-Modul von DiliTrust bietet einen Mehrwert für jede Phase des Vertragslebenszyklus und hilft Unternehmen, das Beste aus ihren Rechtsabteilungen herauszuholen und sie für schwierige Zeiten zu rüsten.

Indem sie die Effizienz der Automatisierung nutzen, können Rechtsteams erhebliche Einsparungen erzielen, und zwar nicht nur bei ihrem Budget, sondern auch bei ihrer Zeit und ihren Ressourcen. Stellen Sie sicher, dass Sie für die Zukunft gerüstet sind. Sprechen Sie noch heute mit unserem Team, um die digitale Transformation Ihrer Rechtsabteilung einzuleiten.