Wie Sie erfolgreich eine CLM-Lösung implementieren: Onboarding-Phase und Go-Live

Sobald das System konfiguriert ist, beginnt die Onboarding-Phase. In dieser Phase erhalten die Teams eine strukturierte Schulung, unterstützt durch Dokumentation, um die Lösung in realen Szenarien zu erkunden und zu testen und dabei gezielt Feedback zu geben. Das ist noch kein offizieller Go-Live, aber ein entscheidender Moment: Die Nutzer lernen das Tool kennen, Benutzerprobleme lassen sich frühzeitig beheben, und der Übergang zur vollständigen Nutzung wird vorbereitet.

In dieser Phase sollte das Change Management auf Hochtouren laufen, damit sich die Nutzer mit dem neuen System vertraut machen, etwaige Herausforderungen bewältigt werden und ein reibungsloser Übergang zur vollständigen Einführung gewährleistet ist.

Ihr CLM-Anbieter konzentriert sich in der Regel auf die Schulung der Hauptnutzer, damit diese das Wissen weitergeben können. Dazu gehören wichtige Stakeholder wie Sponsoren, Hauptnutzer und Administratoren. Diese Personen werden zu Systemexperten und internen Champions, die andere Teams durch die Umstellung führen.

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und der Anzahl der Nutzer gibt es zwei Wege:

Für eine reibungslose Schulungseinführung brauchen Sie einen detaillierten Plan, der auf den ermittelten Anwendungsfällen basiert. Identifizieren Sie zunächst die Nutzergruppen und Zielgruppen. Passen Sie die Schulungen an deren spezifische Bedürfnisse und Rollen an. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Anwendungsfälle. Integrieren Sie praktische Übungen, damit die Nutzer reale Szenarien erkunden und die Funktionsweise des Systems verstehen können.

Vertragsworkflows noch manuell koordiniert? Erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Rechtsabteilungen Genehmigungsworkflows, Vorlagen und Klauselbibliotheken in einem zentralen System aufsetzen. CLM-Implementierungsleitfaden herunterladen

Solide Dokumentation ist entscheidend dafür, dass die Nutzer die Funktionen des CLM vollständig verstehen und nutzen können.

Die Dokumentation sollte Folgendes enthalten:

Erstellen Sie die Dokumentation schrittweise während der Konfigurationsphase, nicht erst am Ende. So haben die Nutzer Zugang zu den relevanten Materialien, sobald neue Funktionen eingeführt werden. Viele CLM-Lösungen bieten Vorlagen, die dabei helfen, wichtige Arbeitsabläufe und Regeln zu dokumentieren und im Team zu teilen.

Das Sammeln von Nutzerfeedback sollte ein kontinuierlicher Prozess sein.

Sammeln Sie regelmäßig Erkenntnisse über Herausforderungen, Benutzerprobleme und Verbesserungsvorschläge. Ordnen Sie das Feedback in Schlüsselthemen ein. Priorisieren Sie die kritischsten Probleme nach Auswirkung und Häufigkeit.

Nutzen Sie diese Informationen für künftige Verbesserungen und Systemerweiterungen. Wer das System auf Basis von Nutzereingaben kontinuierlich weiterentwickelt, stellt sicher, dass das CLM dauerhaft zu den tatsächlichen Prozessen passt.

Gut geplante Implementierungen scheitern manchmal an denselben Problemen. Die meisten davon lassen sich mit Vorbereitung vermeiden.

Schulung beginnt zu früh. Wenn Nutzer ein noch nicht vollständig eingerichtetes System testen, entsteht Frustration statt Akzeptanz. Warten Sie mit der Schulung, bis die Kernfunktionen stabil laufen.

Fehlende interne Champions. Ohne Personen, die das Tool aktiv fördern und anderen helfen, verlangsamt sich die Akzeptanz erheblich. Definieren Sie diese Rollen vor dem Onboarding.

Schulungsinhalte nicht rollenspezifisch. Einkauf, Rechtsabteilung und Vertrieb haben unterschiedliche Anwendungsfälle. Wer alle gemeinsam ohne Differenzierung schult, verliert die Teilnehmer. Rollenspezifische Inhalte machen den Unterschied.

Keine klaren KPIs. Ohne messbare Ziele lässt sich kaum beurteilen, ob das Onboarding erfolgreich war. Legen Sie vor dem Start fest, anhand welcher Metriken Sie den Erfolg messen: Vertragslaufzeiten, Genehmigungsquoten, Nutzungsrate.

Am Ende der Onboarding-Phase sollte Ihr Unternehmen Folgendes erreicht haben:

Die Hauptnutzer fungieren als offizielle Ausbilder. Jedes Mal, wenn eine neue Funktion oder ein neues Modul eingeführt wird, schulen diese Champions die neuen Nutzer und sorgen für einen konsistenten Wissenstransfer.

Alle Nutzer haben Zugang zu einer aktuellen, vollständigen Dokumentation, einschließlich Prozessleitfäden, schrittweiser Anleitungen, häufig gestellter Fragen und bewährter Verfahren.

Reale Szenarien wurden getestet. Vertragsgenehmigungen, Klauselaktualisierungen und elektronische Unterschriftsprozesse bestätigen, dass die Lösung den täglichen Anforderungen entspricht.

Nutzerfeedback wurde systematisch gesammelt. Die Nutzer geben konstruktive Einblicke in Benutzerfreundlichkeit, Herausforderungen und mögliche Verbesserungen.

Kommunizieren Sie frühzeitig und häufig: Halten Sie die Beteiligten mit regelmäßigen Updates auf dem Laufenden, um Unsicherheiten zu verringern.

Nutzen Sie Erfolgsgeschichten: Teilen Sie erste Erfolge, um den Wert des Tools zu zeigen und andere zu motivieren.

Sichtbare Unterstützung durch die Führung: Stellen Sie sicher, dass Führungskräfte und Projektsponsor sich aktiv für die Veränderung einsetzen.

Fortlaufende Schulung und Unterstützung: Bieten Sie kontinuierliche Schulungen und Ressourcen an, um das Vertrauen in das System zu stärken.

Ermutigen Sie zu Feedback und reagieren Sie darauf: Sammeln Sie regelmäßig Nutzerfeedback und handeln Sie entsprechend.

Die Go-Live-Phase markiert die offizielle Einführung Ihrer CLM-Lösung. Der Zugriff wird auf alle Nutzer im gesamten Unternehmen ausgeweitet, nicht nur auf die Hauptnutzer. Das Tool wird in die täglichen Arbeitsabläufe integriert, und die Vertragsverwaltungsprozesse werden vollständig auf das neue System umgestellt.

In dieser Phase findet eine Übergabe zwischen Projektleiter und Kundenbetreuer statt. Der Kundenbetreuer wird Ihr Hauptansprechpartner. Er sichert den langfristigen Erfolg, indem er laufende Unterstützung bietet, neue Anforderungen anspricht und Feedback einholt, um die Lösung kontinuierlich an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

In einigen Fällen bleibt der CLM-Projektleiter in den ersten 2 bis 3 Monaten nach dem Go-Live involviert. Diese Übergangszeit erleichtert eine reibungslose Übergabe. Der Projektmanager stellt den Kundenbetreuer vor, hilft bei der Fehlersuche und löst Probleme, die unmittelbar nach der Einführung auftreten.

Der Rollout kann schrittweise erfolgen, um das Risiko zu reduzieren. Indem Sie zunächst mit einer Nutzergruppe starten und deren Feedback einholen, können Sie Anpassungen vornehmen und die Akzeptanz für die nächste Gruppe verbessern.

Sobald die Lösung in Betrieb ist, sollten Sie Akzeptanz und Leistung aktiv beobachten.

Nutzerakzeptanz verfolgen: Beurteilen Sie, wie die Teams das System in ihren täglichen Aufgaben einsetzen. Ermitteln Sie Bereiche, in denen zusätzliche Schulungen oder Klärungen nötig sind.

Systemleistung überwachen: Behalten Sie Reaktionsfähigkeit, Arbeitsabläufe und Integrationen im Blick. Kümmern Sie sich umgehend um technische Probleme, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Anhand von KPIs messen: Bewerten Sie die Leistung des Systems anhand der in der Entwurfsphase festgelegten KPIs.

KPI	WAS ER MISST	WARUM ER ZÄHLT
Vertragslaufzeit	Zeit von der Erstellung bis zur Unterzeichnung	Zeigt, ob Workflows im Alltag funktionieren
Genehmigungsrate	Anteil der Verträge ohne Rückfragen genehmigt	Indikator für die Qualität der Vorlagen
Nutzungsrate	Anteil der aktiven Nutzer im System	Maß für die tatsächliche Akzeptanz im Unternehmen
Fristeneinhaltung	Anteil rechtzeitig erkannter Vertragsverlängerungen	Zeigt, ob Erinnerungsfunktionen greifen

Erkennen und teilen Sie schnelle Erfolge, um den Teams den Wert des Tools zu zeigen. Das schafft Dynamik und fördert die weitere Nutzung im Unternehmen.

Ein CLM-System liefert seinen größten Nutzen, wenn es aktiv genutzt wird. Hier helfen KI-Funktionen, aus passivem Speichern aktives Vertragsmanagement zu machen.

Das DiliTrust Contract Management ist Teil der DiliTrust Suite und beinhaltet Ask Lini, den KI-Assistenten von DiliTrust. Nach dem Go-Live kann Ask Lini auf verschiedene Weisen eingesetzt werden:

Weil Ask Lini auf europäischen Servern betrieben wird und nicht dem US CLOUD Act unterliegt, bleibt die Kontrolle über vertragssensible Daten vollständig beim Unternehmen. Das ist für DSGVO-konforme Rechtsabteilungen ein wichtiger Faktor.

Laut WorldCC verlieren Unternehmen im Schnitt 9,2 % ihres jährlichen Vertragswerts durch mangelndes Vertragsmanagement. KI-gestützte Analysen nach dem Go-Live helfen, genau diese Lücken zu schließen, bevor sie teuer werden.

Vertragszyklen von der Erstellung bis zur Verlängerung in einer Plattform verwalten. Rechtsabteilungen behalten so die Kontrolle, ohne jeden Vertrag manuell nachzuverfolgen. DiliTrust Contract Management ansehen

Erwartete Ergebnisse der Go-Live-Phase

Am Ende der Go-Live-Phase sollte Ihr Unternehmen Folgendes erreicht haben:

Vollständiger Systemzugang für alle Nutzer: Die CLM-Lösung ist für alle zugänglich, nicht nur für Hauptstakeholder. Teams im gesamten Unternehmen können Verträge als Teil ihrer täglichen Arbeitsabläufe verwalten.

Erste Akzeptanz in den Teams: Die Teams nutzen die CLM-Lösung aktiv. Workflows, Vorlagen und automatisierte Funktionen sind in ihre Prozesse integriert. Die frühe Einbindung legt den Grundstein für eine breitere Nutzung.

Geprüfte Systemleistung: Kernfunktionalitäten, Integrationen und Arbeitsabläufe laufen ohne nennenswerte Probleme. Systemleistung und Benutzerfreundlichkeit werden weiterhin überwacht, um Probleme frühzeitig zu erkennen.

Der Go-Live ist nicht das Ende Ihrer CLM-Reise. Überprüfen und verfeinern Sie die Arbeitsabläufe im Laufe der Zeit. Holen Sie Nutzerfeedback ein, aktualisieren Sie Vertragsvorlagen und pflegen Sie die Klauseldatenbanken. Kurzum: Halten Sie es am Leben.

Ihr kostenloser CLM-Implementierungsleitfaden Von der Bedarfsermittlung bis zum Go-Live: Checklisten, typische Zeitrahmen und praktische Empfehlungen für Rechtsabteilungen, die ihr CLM ohne Risiko einführen wollen. Leitfaden herunterladen