Esta es la tercera entrega de la serie sobre implantación de una solución CLM. En este artículo se exploran los últimos pasos de la fase de implantación. Que sea la última fase no significa que el proceso haya concluido: al incorporar a los equipos a la nueva solución de CLM, comienza otra etapa importante. Los equipos empezarán a utilizar la herramienta y, al mismo tiempo, a generar comentarios que permitirán mejorar la solución a largo plazo.
¿Qué es la fase de adopción en la implantación de un CLM?
La fase de adopción es el período durante el cual los usuarios finales aprenden a utilizar la solución de CLM en situaciones reales, antes y durante el lanzamiento oficial. Su objetivo no es solo completar una formación, sino garantizar que los equipos se sientan seguros con la herramienta, que los problemas de usabilidad queden resueltos y que la transición al nuevo sistema sea fluida y sostenida en el tiempo.
A diferencia de las fases técnicas anteriores (diseño, configuración, migración de datos), la fase de adopción es fundamentalmente humana: depende de la comunicación, la formación y la gestión del cambio.
Las dos fases finales de un vistazo
| FASE | OBJETIVO PRINCIPAL | ACTORES CLAVE |
| Adopción | Formar a los usuarios, validar casos de uso reales y recoger feedback inicial | Proveedor CLM, usuarios clave, administradores |
| Puesta en marcha | Abrir el acceso a todos los usuarios, supervisar el rendimiento y los KPI | Gestor de cuentas, director jurídico, equipos de operaciones |
Fase de adopción
Una vez configurado el sistema, comienza la fase de incorporación. Durante esta fase, los equipos reciben formación estructurada, respaldada por documentación, para explorar y probar la solución en situaciones reales. Los usuarios dejan comentarios sobre mejoras y ajustes. Aunque no es el lanzamiento oficial, es un momento crítico para resolver problemas de uso y garantizar una transición fluida.
Los esfuerzos de gestión del cambio deben alcanzar su punto más alto durante esta fase. El objetivo es que los usuarios se sientan cómodos con el nuevo sistema y que cualquier problema quede identificado antes del lanzamiento.
Formación para la fase de adopción
El proveedor de CLM se centra habitualmente en formar a los usuarios clave para que puedan transmitir el conocimiento al resto de la organización. Estas personas, que pueden ser patrocinadores del proyecto, usuarios clave o administradores, se convierten en expertos del sistema y en referentes internos durante la transición.
Enfoque de la formación
En función del tamaño de la empresa y del número de usuarios, el proveedor adoptará uno de estos dos enfoques:
- Si el grupo de usuarios es pequeño, se formarán todos al mismo tiempo. Esto permite a los miembros del equipo entender cómo utilizan la herramienta sus compañeros y anticipar los retos de la fase de incorporación.
- Si los equipos son demasiado grandes, se adoptará un enfoque de «formación de formadores». Este método capacita a un grupo reducido de usuarios bien posicionados internamente para que difundan el aprendizaje al resto. Es especialmente útil en implantaciones a gran escala.
Garantizar el éxito de la formación
Para un despliegue exitoso, es esencial desarrollar un plan detallado basado en los casos de uso identificados durante la fase de diseño:
Identifique los grupos de usuarios y su perfil.
- Identifique los grupos de usuarios y su perfil.
- Personalice las sesiones según sus necesidades y funciones específicas.
- Céntrese en los casos de uso más relevantes para cada grupo.
- Integre ejercicios prácticos en la formación para que los usuarios experimenten con situaciones reales.
Si la solución CLM incluye funcionalidades de IA, como revisión automática de contratos, detección de cláusulas de riesgo o extracción de metadatos, este es el momento adecuado para que los usuarios las prueben en documentos propios. La experiencia práctica con la IA reduce la curva de adopción.
Documentación: el punto de apoyo de la fase de adopción
Crear documentación completa es fundamental para que los usuarios puedan aprovechar al máximo las capacidades de la herramienta de CLM.
Esta documentación debe incluir:
- Documentación de procesos: instrucciones claras sobre flujos de aprobación, creación de contratos y reglas de automatización, documentadas internamente para mantener la coherencia.
- Preguntas frecuentes: respuestas a preguntas comunes y soluciones a problemas típicos. El proveedor de CLM generalmente ofrece recursos específicos para este fin.
- Buenas prácticas: consejos prácticos para optimizar los procesos de gestión de contratos que emergen durante la adopción.
Para agilizar este proceso, elabore la documentación de forma progresiva durante la fase de configuración. Así, los usuarios tendrán acceso a los materiales pertinentes a medida que se desplieguen las funcionalidades.
Recopilación de feedback
La opinión de los usuarios debe ser un proceso continuo durante toda la fase de adopción:
- Recopile periódicamente información sobre retos, problemas de usabilidad y sugerencias de mejora.
- Organice los comentarios clasificándolos en temas o asuntos clave.
- Priorice los problemas más importantes según su impacto y frecuencia.
- Use esta información para orientar las optimizaciones futuras del sistema.
Resultados esperados al final de la fase de adopción
- Los usuarios clave actúan como formadores internos para cada nueva función o módulo implantado.
- Todos los usuarios tienen acceso a documentación completa y actualizada: guías de procesos, tutoriales y preguntas frecuentes.
- Se han probado escenarios reales: aprobaciones de contratos, actualizaciones de cláusulas y procesos de firma electrónica.
- Se ha recogido feedback inicial que impulsará la optimización continua del sistema.
5 consejos para una gestión del cambio eficaz
Para que la fase de adopción tenga éxito, la gestión del cambio debe ser activa desde el primer día. Estos son los principios clave:
- Comuníquese pronto y con frecuencia: mantenga informadas a las partes interesadas con actualizaciones periódicas para generar confianza y reducir la incertidumbre.
- Comparta historias de éxito: los primeros resultados positivos, por pequeños que sean, demuestran el valor de la herramienta y motivan a los equipos más escépticos.
- Garantice el apoyo visible del liderazgo: cuando los líderes del proyecto defienden activamente el cambio, la adopción avanza más deprisa.
- Ofrezca formación y apoyo continuos: la formación no termina con la sesión inicial. Recursos accesibles y un canal de soporte activo son determinantes para la adopción sostenida.
- Fomente el feedback y actúe en consecuencia: recoger opiniones sin actuar en consecuencia genera frustración. Cierre el ciclo: recoja, priorice y comunique qué mejoras se han implementado.
Fase de lanzamiento
La fase de puesta en marcha marca el lanzamiento oficial de la solución, con acceso abierto a todos los usuarios. Es cuando la herramienta se integra en los flujos de trabajo diarios y se completa la transición de los procesos de gestión de contratos al nuevo sistema.
En esta fase se produce el traspaso entre el gestor del proyecto y el gestor de cuentas, que pasa a ser el principal punto de contacto. Su función es garantizar el éxito a largo plazo: ofrece apoyo continuo, recoge nuevos requisitos y optimiza la solución a medida que evoluciona la organización.
En algunos casos, el gestor de proyectos permanece involucrado durante los primeros 2-3 meses tras el lanzamiento para garantizar un traspaso fluido.
La puesta en marcha puede hacerse por etapas para reducir riesgos. Gracias al feedback recibido en la fase de adopción, es posible ajustar la herramienta y garantizar una adopción más rápida para el siguiente grupo de usuarios.
Supervisión
Una vez que la solución está en marcha, hay que supervisar su adopción y rendimiento:
- Seguimiento del uso por parte de los equipos: identifique las áreas donde puede ser necesaria formación adicional para mejorar la confianza y la productividad.
- Rendimiento del sistema: controle la capacidad de respuesta, los flujos de trabajo y las integraciones. Resuelva cualquier problema técnico con rapidez para evitar interrupciones.
- Medición de KPI: evalúe el rendimiento con los indicadores definidos durante la fase de diseño: duración media del ciclo de contratación, tasa de cumplimiento, tiempo de respuesta en aprobaciones.
Comparta los primeros logros con los equipos. Hacerlo impulsa la adopción continua y refuerza el valor percibido de la herramienta.
Resultados esperados al final de la fase de puesta en marcha
- Todos los usuarios tienen acceso completo a la solución CLM y la utilizan activamente.
- Los flujos de trabajo, plantillas y funciones automatizadas están integrados en los procesos de cada equipo.
- El rendimiento del sistema ha sido validado: funcionalidades básicas, integraciones y flujos de trabajo funcionan sin incidencias significativas.
La fase de lanzamiento no es el final del proceso. El CLM requiere mantenimiento activo:
- Revisar y refinar los flujos de trabajo a lo largo del tiempo.
- Recoger el feedback de los usuarios para hacer evolucionar el sistema.
- Actualizar plantillas de contratos y alimentar las bibliotecas de cláusulas.
Un CLM que no evoluciona pierde valor. Mantenerlo activo es parte del retorno de la inversión.
Conclusión
El proceso de implantación de un CLM cubre varias fases críticas:
Cada etapa es fundamental. La gestión del cambio debe estar presente en todas ellas, no solo en la fase de adopción.
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