Vorlage für Matter Management: Was gehört hinein und wie wird sie genutzt?

Anders als eine einfache Aufgabenliste schafft eine Vorlage für Matter Management eine einheitliche Akte für jeden Vorgang, den eine interne Rechtsabteilung bearbeitet. Jeder Eintrag verknüpft die geschäftliche Anfrage mit der zuständigen Person, dem aktuellen Status, wichtigen Terminen, den zugehörigen Dokumenten, den Kosten und den nächsten Schritten. General Counsel und Board Manager erhalten dadurch einen besseren Überblick über die Arbeit der Rechtsabteilung. Legal-Ops-Manager und Unternehmensjuristen greifen für ihre täglichen Aufgaben auf dieselben Informationen zu, etwa um Arbeitslasten einzuschätzen, Fristen und Budgets zu verfolgen oder Berichte vorzubereiten.

Ob die Informationen in Excel, Google Sheets, einer Datenbank oder einer speziellen Matter-Management-Plattform erfasst werden: Die Vorlage schafft eine einheitliche Struktur, um Datensätze zu organisieren und die Bearbeitung und den Fortschritt von Vorgängen zu überwachen. Zuständigkeiten und Berichtspflichten können sich ändern, ohne dass alle Informationen neu erfasst werden müssen. Für Rechtsstreitigkeiten kann die Vorlage außerdem als Vorlage für das Case Management dienen.

Eine brauchbare Vorlage beginnt mit Feldern, die den Arbeitsalltag und die Berichterstattung unterstützen. Die Felder sollten einige praktische Fragen beantworten:

Eine gut strukturierte Vorlage für Matter Management führt Zuständigkeiten, Termine, Unterlagen, Fortschritt und Kosten in einer gemeinsamen Übersicht zusammen. Sie bleibt flexibel: Jede Rechtsabteilung kann Bezeichnungen, Workflows und Berichtsfelder an die eigenen Abläufe anpassen und trotzdem mit einem einheitlichen Rahmen für die Vorgangsbearbeitung arbeiten.

Die Angaben zum Vorgang geben jedem Datensatz eine eindeutige Bezeichnung und genügend Kontext, damit Kollegen den Sachverhalt verstehen, ohne jede zugehörige Datei öffnen zu müssen. Beginnen Sie mit einem eindeutigen Namen und einer Vorgangs-ID. Wählen Sie anschließend einen Vorgangstyp aus, zum Beispiel Rechtsstreitigkeit, Arbeitsrecht, Aufsichtsrecht, Vertrag oder geistiges Eigentum.

Ergänzen Sie eine kurze Beschreibung der Anfrage, der beteiligten Parteien, des Umfangs und des erwarteten Ergebnisses. Erfassen Sie das Eröffnungsdatum, um das Alter des Vorgangs zu messen und Entwicklungen über einen längeren Zeitraum auszuwerten. Legen Sie die Priorität anhand der Dringlichkeit, des finanziellen Risikos, der Auswirkungen auf das Geschäft oder des aufsichtsrechtlichen Risikos fest. Einheitliche Bezeichnungen und Kategorien helfen der Rechtsabteilung, doppelte oder unvollständige Datensätze zu vermeiden.

Für jeden Vorgang sollte feststehen, wer die Anfrage gestellt hat, wer sie bearbeitet, wer unterstützt und wer die Ergebnisse freigibt. Erfassen Sie den Geschäftsbereich und den Namen des internen Auftraggebers. So weiß die Rechtsabteilung, woher das Thema kommt und wer das Ergebnis benötigt.

Geben Sie anschließend den zuständigen Unternehmensjuristen sowie alle Rechtsanwaltsfachangestellten oder weiteren Mitarbeitenden an, die für Recherche, Schriftverkehr, Terminplanung oder Nachfassaktionen zuständig sind. Halten Sie außerdem fest, wer Entscheidungen zu Budgets, Risiken oder Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb freigibt. Klare Zuständigkeiten beschleunigen die Bearbeitung, verhindern unnötige Übergaben zwischen Teams und zeigen allen Beteiligten, wo ihre Verantwortung beginnt und endet.

Erfassen Sie jedes Datum, das mit einer rechtlichen Verpflichtung, einer internen Prüfung oder einer geschäftlichen Zusage verbunden ist. Einreichungsfristen und Verjährungsfristen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Eine versäumte Frist kann Rechte beeinträchtigen oder das Unternehmen vermeidbaren Risiken aussetzen.

Ergänzen Sie Prüfpunkte, an denen Entwürfe, Beweismittel oder Entscheidungen bearbeitet werden müssen. Erfassen Sie außerdem Verlängerungs- und Erneuerungstermine für Verträge, Lizenzen und wiederkehrende Verpflichtungen. Jede Frist sollte einer verantwortlichen Person zugeordnet sein und eine Erinnerungsfrist sowie einen eindeutigen Status haben. Überfällige Punkte müssen sofort erkennbar sein. Halten Sie auch den Grund für die Verzögerung fest, damit das Team zwischen dringendem Handlungsbedarf und planmäßigen Vorgängen unterscheiden kann.

Verknüpfen Sie jeden Vorgang mit Verträgen, Gerichtsschriftsätzen, Korrespondenz, Beweismitteln und internen Richtlinien. Ergänzen Sie einen Compliance-Status, aus dem hervorgeht, ob erforderliche Prüfungen, Freigaben, Meldungen oder Aufbewahrungsschritte abgeschlossen sind.

Halten Sie für jedes Dokument die zuständige Person und die zuletzt freigegebene Version fest. Eine klare Benennung, das Versionsdatum und das Datum der letzten Prüfung verhindern, dass veraltete Entwürfe im Umlauf bleiben. Bezieht sich ein Vorgang auf Vereinbarungen, verknüpfen Sie ihn mit den Datensätzen aus dem Vertragsmanagement. So verfügt die Rechtsabteilung bei Audits, Streitigkeiten oder aufsichtsrechtlichen Prüfungen über eine nachvollziehbare Dokumentation.

Verwenden Sie eine kleine, einheitliche Auswahl an Bezeichnungen für die aktuelle Phase eines Vorgangs: aktiv, ausstehend, pausiert oder geschlossen. Definieren Sie jeden Status eindeutig, damit verschiedene Teammitglieder vergleichbare Situationen gleich bewerten.

Ergänzen Sie kurze Fortschrittsnotizen mit der letzten Aktivität, der getroffenen Entscheidung und dem nächsten Schritt. Vermerken Sie das Datum der Aktualisierung und die verantwortliche Person. Eine Kennzeichnung für Engpässe sollte Vorgänge sichtbar machen, bei denen noch Unterlagen, Freigaben, externe Kanzleien oder Informationen aus einem anderen Geschäftsbereich fehlen.

Erfassen Sie die Kosten externer Kanzleien zusammen mit den für den Vorgang gebuchten internen Arbeitsstunden. Tragen Sie das genehmigte Budget ein und vergleichen Sie es während der Bearbeitung mit den tatsächlichen Kosten. So lassen sich Budgetüberschreitungen erkennen, bevor der Vorgang abgeschlossen ist.

Ergänzen Sie Rechnungsbetrag, Eingangsdatum, Freigabestufe und Zahlungsstatus. Sind mehrere Kanzleien beteiligt, sollten Honorare und Auslagen getrennt erfasst werden. Dadurch können Sie Kosten vergleichen und Abweichungen in Rechnungen leichter erkennen. Einheitliche Abrechnungsfelder helfen dem Legal-Ops-Team, Ausgabenmuster zu prüfen, unerwartete Positionen nachzufragen und belastbare Prognosen zu erstellen.

Für einige einfache Vorgänge kann eine Tabelle ausreichen. Die manuellen Arbeitsschritte rund um jede Anfrage bleiben jedoch bestehen. Jeder neue Eintrag muss geprüft, kategorisiert und zugewiesen werden, weil die Datei keine regelbasierte Weiterleitung unterstützt. Die Aufnahme neuer Anfragen wird langsamer, und einzelne Themen bleiben möglicherweise unbemerkt, bis jemand die Tabelle kontrolliert.

Die gemeinsame Bearbeitung bringt ein weiteres Problem mit sich. Zwei Personen können getrennte Kopien aktualisieren, neue Änderungen überschreiben oder mit einer veralteten Datei aus einem gemeinsamen Laufwerk arbeiten. Versionsbezeichnungen helfen nur, wenn alle Beteiligten denselben Prozess einhalten. Außerdem zeigt eine Tabelle meist nur die aktuellen Werte, nicht die vollständige Aktivitätshistorie. Dadurch fehlen der Rechtsabteilung wichtige Nachweise darüber, wer einen Status geändert, ein Budget freigegeben oder eine Frist verschoben hat.

Mit zunehmender Größe steigt der Aufwand. Verschiedene Rechtsordnungen, Geschäftsbereiche und Anfragearten erfordern häufig eigene Felder, Berechtigungen und Workflows. Mehr Spalten machen die Vorlage für Matter Management schwerer lesbar, lösen diese strukturellen Unterschiede aber nicht.

Das macht Tabellenkalkulationen nicht überflüssig. Für einen ersten Pilotversuch oder ein Team mit wenigen, gut planbaren Vorgängen bleiben sie praktisch. Problematisch wird es, wenn eine einzige Datei gleichzeitig komplexe Weiterleitungen, verlässliche Versionskontrolle, detaillierte Aktivitätsnachweise und mehrere Arbeitsmodelle abbilden soll.

Matter-Management-Software übernimmt die Struktur einer Vorlage und ergänzt sie um Workflows, Kontrollen und Berichte. Neue Zeilen müssen nicht mehr einzeln geprüft werden. Das System kann Anfragen nach Anfrageart, Geschäftsbereich, Rechtsordnung oder Risikostufe automatisch weiterleiten. Dadurch ergeben sich mehrere konkrete Vorteile:

Die Vorlage legt weiterhin fest, welche Informationen erfasst werden. Die Plattform steuert zusätzlich, wie diese Informationen durch die Rechtsabteilung laufen. General Counsel und Legal-Ops-Teams erhalten dadurch eine verlässlichere Grundlage, um Arbeit zu verteilen, Ausgaben zu steuern und Geschäftsteams über den Fortschritt zu informieren.

Beginnen Sie mit einer Liste der Vorgangstypen, die Ihr Team bearbeitet, darunter Streitigkeiten, arbeitsrechtliche Anfragen, Untersuchungen, aufsichtsrechtliche Themen und Vertragsfragen. Diese Übersicht bildet die Grundlage für eine Vorlage für Matter Management. Prüfen Sie die Felder aus Tabellen, Anfrageformularen und Berichten. Behalten Sie nützliche Felder bei, entfernen Sie doppelte Angaben und notieren Sie, nach welchen Informationen Mitarbeitende immer wieder an anderer Stelle suchen. So entsteht eine praktische Grundlage für eine Matter-Management-Lösung.

Testen Sie die Vorlage anschließend mit einem Pilotteam oder für eine regelmäßig auftretende Anfrageart, zum Beispiel Vertragsprüfungen. Nutzen Sie die Ergebnisse, um Bezeichnungen zu präzisieren, Zuständigkeiten festzulegen und unnötige Schritte zu entfernen, bevor die Lösung in der gesamten Rechtsabteilung eingesetzt wird.

Prüfen Sie danach, ob eine Tabelle das Vorgangsvolumen und die Komplexität der Arbeitsabläufe bewältigen kann. Ein kleines Team in einer Rechtsordnung benötigt möglicherweise nur einheitliche Spalten und klare Zuständigkeitsregeln. Mehrere Gesellschaften, Regionen, Freigabewege oder Zugriffsebenen sprechen für eine strukturierte Plattform.

Planen Sie zum Schluss die Umstellung. Legen Sie einen Migrationstermin fest, bestimmen Sie die Verantwortlichen für die Bereinigung bestehender Datensätze, definieren Sie die Pflichtfelder und legen Sie fest, wo neue Anfragen erfasst werden. Prüfen Sie die Ergebnisse des Pilotversuchs, bevor Sie den Prozess ausweiten. Aktualisieren Sie anschließend die schriftlichen Anleitungen, damit alle Teams nach demselben Verfahren arbeiten.