CASE STUDY – BOARD PORTAL
Die DNA einer digitalen Governance
Wie DiaSorin sein Board Management und die Informationsflüsse grundlegend neu aufgestellt, Compliance gemäß Gesetzesdekret 231 sichergestellt und betriebliche Effizienz gewonnen hat.
ZUSAMMENFASSUNG
EINLEITUNG
Seit über 50 Jahren entwickelt, produziert und vertreibt DiaSorin für Laboratorien weltweit hochspezialisierte Diagnoselösungen und Tests.
Das Unternehmen entstand 2001 aus einem Management-Buyout. Die Diagnostikgruppe wurde neu aufgestellt, 2007 an der Börse Mailand notiert und ist zu einem der 40 nach Marktkapitalisierung größten börsennotierten Unternehmen Italiens herangewachsen, mit einem Umsatz von knapp 1,2 Milliarden Euro und mehr als 3.000 Mitarbeitenden weltweit.
Die Unternehmensgeschichte und der Managementstil von DiaSorin haben die Rechtsabteilung dazu angespornt, kontinuierlich nach neuen technologischen Lösungen zu suchen, um ihre Aufgaben schnell, präzise und effizient zu erledigen.
DIE HERAUSFORDERUNG
Drei Tools, drei Wahrheiten, wenig Vertrauen in die Daten
Die Verwaltungsräte der italienischen börsennotierten Unternehmen, die sich dem Corporate-Governance-Kodex angeschlossen haben, führen im Rahmen des sogenannten Selbstbewertungsverfahrens eine regelmäßige Bewertung ihrer Arbeitsweise durch. Das Dekret 231 hat diesen Digitalisierungsbedarf beschleunigt: DiaSorin benötigte eine Lösung, die den Anforderungen des Dekrets 231 entsprach und gleichzeitig andere Bereiche der Rechtsabteilung verbessern konnte, die noch strukturiert werden mussten.
Das bisherige System diente ausschließlich der Übertragung von Dateien – und sonst nichts. Die Dokumente waren nicht nach Tagesordnungspunkten geordnet, es gab keine Zugriffsprotokollierung und die tatsächliche Nutzung der Informationen ließ sich nicht nachverfolgen.
Gleichzeitig mussten für jede Boardsitzung zahlreiche Dokumente ausgedruckt werden, was zu Ineffizienzen führte und Zeit kostete, die für Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung hätte genutzt werden können.
Die Folgen:
Die Steuerung eines börsennotierten multinationalen Konzerns durch ein schlankes Team erfordert ständige Bemühungen um die Verbesserung der Prozesse, um ein immer höheres Maß an Effizienz zu erreichen. Die Kombination aus manuellen Arbeitsabläufen, Vertraulichkeitsanforderungen und steigenden Erwartungen seitens der internen Interessengruppen hat deutlich gemacht, dass neue Lösungen umgesetzt werden müssen.
DIE LÖSUNG
Eine Plattform, die sich an neue Regulierungen anpasst: von Dekret 231 und darüber hinaus.
Die Rechtsabteilung von DiaSorin kannte DiliTrust bereits. Einige Teammitglieder hatten das Board Portal in früheren beruflichen Stationen eingeführt und waren damit sehr zufrieden.
Das Board Portal wurde für alle Governance-Gremien von DiaSorin implementiert. Dabei wurde die Modularität der Plattform genutzt, um wachsende Anforderungen einfach und intuitiv zu verwalten.
Im Einzelnen wurden folgende Instanzen eingerichtet:
Eine Instanz für den Verwaltungsrat und die internen Ausschüsse, für eine zentralisierte, einheitliche, sichere und rückverfolgbare Verwaltung.
Eine eigene Instanz für das Kollegium der Rechnungsprüfer, mit einem strukturierten Repository zur Erfassung abgegebener Stellungnahmen, Nicht-Prüfungsgenehmigungen sowie Informationsflüssen aus der Internen Revision.
Ein eigener Bereich für die Sitzungen der Überwachungsgremien, die für die Aufsicht über das gemäß Gesetzesdekret 231/2001 eingeführte Organisationsmodell zuständig sind.
DiaSorin erkannte darüber hinaus ein breiteres Anwendungspotenzial. Das Gesetzesdekret 231/2001 ist nur eine Komponente des umfassenderen internen Kontroll- und Risikomanagementsystems (SCIGR), dem durch die jüngste Reform des Konsolidierten Finanzgesetzes besondere Aufmerksamkeit zukommt.
Als emittierendes Unternehmen ist DiaSorin verpflichtet, Informationsflüsse zwischen den Gesellschaftsorganen und bestimmten Unternehmensfunktionen einzurichten, um eine angemessene Risikoüberwachung und ein integriertes Compliance-System zu gewährleisten. Dazu nutzt das Unternehmen Smart 231: Das Tool legt fest, wer was an wen sendet, plant Fristen, versendet automatisierte Erinnerungen und archiviert alles in einem einzigen, rückverfolgbaren Repository. Die Planungsphase ist abgeschlossen, die Umsetzung steht kurz bevor.
Für die Rechtsabteilung von DiaSorin hat sich DiliTrust als echter Partner erwiesen. Nicht nur mit funktionalen Tools, sondern auch mit schnellem, qualitativ hochwertigem Support, auch in dringenden Situationen.
DIE ERGEBNISSE
Fünf Governance-Gremien. Eine Plattform.
Die Ergebnisse sind sichtbar: weniger Zeit für administrative Aufgaben, mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Die Zahlen erzählen einen großen Teil der Geschichte, die operative Realität dahinter ist genauso bedeutsam.
Auf die Frage, welchen Rat sie Kollegen geben würden, die einen ähnlichen Wandel in Betracht ziehen, empfiehlt die Rechtsabteilung von DiaSorin das Board Portal von DiliTrust wegen seiner Benutzerfreundlichkeit und Effizienz. DiaSorin führt regelmäßig Vergleiche mit Wettbewerbern durch, aber die meisten Alternativen erweisen sich als zu starr, zu komplex und für eine andere Art von Organisation konzipiert.
DiliTrust ist wie ein zuverlässiges Auto, das man leicht fahren lernt und das sofort ein Gefühl von Sicherheit und Kontrolle vermittelt. Der Support ist ausgezeichnet: Wenn ein Problem auftritt, ist immer jemand erreichbar, der helfen kann.
Valerio Vitacane, Corporate Legal Affairs Manager, Governance & Compliance bei DiaSorin