CUSTOMER STORY – SMART CDA
Il DNA di una governance digitale
Come Diasorin ha trasformato la gestione del CdA e dei flussi informativi, rispettando il decreto 231 e guadagnando efficienza.
IN SINTESI
INTRODUZIONE
Da oltre 50 anni Diasorin sviluppa, produce e commercializza per i laboratori di tutto il mondo soluzioni all’avanguardia e test di altissima specialità.
La società è nata a seguito di un’operazione di management buyout nel 2001, il gruppo diagnostico è stato rilanciato, quotato in Borsa a Milano nel 2007 ed è cresciuto fino a diventare una delle prime 40 società italiane quotate per capitalizzazione di mercato, con ricavi vicini a 1,2 miliardi di euro e più di 3.000 dipendenti nel mondo.
La storia e lo stile manageriale della società hanno ispirato il dipartimento legale spingendolo ad una costante ricerca di nuove soluzioni tecnologiche per svolgere le proprie mansioni in modo rapido, preciso ed efficiente.
LA SFIDA
Tre strumenti, tre verità e scarsa affidabilità dei dati
I Consigli di Amministrazione delle società quotate italiane che aderiscono al Codice di Corporate Governance svolgono un processo periodico di valutazione del proprio funzionamento mediante il c.d. processo di autovalutazione. Il decreto 231 ha accelerato questa esigenza di digitalizzazione: DiaSorin aveva bisogno di una soluzione che rispondesse ai requisiti della 231 e che, al tempo stesso, potesse migliorare altre aree del dipartimento legale ancora da strutturare.
Il sistema precedente svolgeva l’unica funzione di trasmettere file, e nient’altro. I documenti non erano organizzati per ordine del giorno, il tracciamento degli accessi non esisteva e non vi era tracciabilità dell’effettiva fruizione dell’informativa.
Al contempo, ogni riunione del CdA richiedeva la stampa di numerosi documenti, determinando inefficienze e sottraendo tempo ad attività a maggior valore aggiunto.
Le conseguenze:
La gestione della governance di un gruppo quotato multinazionale da parte di un team snelli richiede un costante sforzo di miglioramento i processi, alla ricerca di crescente livello di efficienza. La combinazione di lavoro manuale, esigenze di riservatezza e aspettative crescenti da parte dei portatori di interesse interni ha reso evidente la necessità di implementare nuove soluzioni.
LA SOLUZIONE
Una piattaforma pensata per adattarsi alle normative in evoluzione: dalla 231 in poi.
Il dipartimento legale di Diasorin conosceva già DiliTrust. Prima di entrare in Diasorin, e alcuni membri del team avevano introdotto Smart CDA in precedenti esperienze professionali con un elevato grado di soddisfazione.
E’ stato quindi implementato Smart CdA a servizio di tutti gli organi di governance di Diasorin. Inoltre, si è sfruttata la modularità e l’attitudine a gestire in modo semplice e intuitivo le esigenze crescenti.
In particolare, è stata implementata:
Un’istanza a servizio del Consiglio di Amministrazione e dei comitati interni, per consentire una gestione centralizzata, uniforme, sicura e tracciabile
Un’istanza dedicata per il Collegio Sindacale, con un repository strutturato per tracciare pareri rilasciati, autorizzazioni non-audit e flussi informativi dalla Funzione Internal Audit, a supporto della documentazione societaria di competenza
Un ambiente dedicato alle riunioni degli Organismi di Vigilanza, preposti alla supervisione del Modello Organizzativo adottato ai sensi del Decreto Legislativo 231/2001.
Diasorin ha inoltre intravisto un’applicazione più ampia. Il Decreto Legislativo 231/2001 è infatti solo una componente del più esteso sistema di controllo interno e gestione dei rischi (“SCIGR”), oggetto di particolare attenzione anche da parte della recente riforma del Testo Unico della Finanza.
Alle società emittenti come Diasorin è chiesto di istituire dei flussi informativi tra gli organi societari e alcune funzioni aziendali, per consentire un monitoraggio e una gestione adeguata dei rischi e pervenire ad un sistema di compliance integrato. A supporto di questo processo, Diasorin ha avviato il processo di istituzione di un sistema completo di gestione e automatizzazione dei flussi informativi tra i vari attori del SCIGR. Inoltre, si avvale dell’applicativo Smart 231, che consente la definizione di chi invia cosa a chi, la programmazione delle scadenze, l’invio di promemoria automatizzati e l’archiviazione in un unico repository tracciabile. La fase di progettazione è completata e a breve partirà la fase di esecuzione.
Per il dipartimento legale di Diasorin, DiliTrust si è dimostrato un vero partner in grado di fornire non solo dei tool funzionali ma anche un supporto di qualità e tempestivo, anche in caso di urgenza.
I RISULTATI
Cinque organi di governance. Una piattaforma.
I risultati sono visibili, meno tempo sulle attività amministrative, più tempo per le attività a maggiore valore aggiunto. I numeri raccontano gran parte della storia; tuttavia, la realtà operativa che li sostiene è altrettanto significativa.
Alla domanda su quale consiglio darebbe ai colleghi che valutano un cambiamento simile, il dipartimento legale di Diasorin suggerisce di adottare Smart CdA per la sua semplicità d’uso ed efficienza. Diasorin effettua dei benchmark periodici anche con i concorrenti, ma la maggior parte delle alternative a Smart CdA si rivelano troppo rigide, troppo complesse e pensate per un altro tipo di organizzazione.
DiliTrust è come un’auto affidabile che si impara a guidare con grande facilità e trasmette un immediato senso di sicurezza e controllo. L’assistenza di Dilitrust è ottima, se si presenta un problema c’è sempre qualcuno che ti risponde e può fornire supporto
Valerio Vaccarone, Corporate Legal Affairs Manager – Governance & Compliance di Diasorin