CAS CLIENT – BOARD PORTAL
Le DNA d’une gouvernance digitale
Comment DiaSorin a transformé la gestion de son Conseil d’Administration et de ses flux d’information, en respectant le décret 231 et en gagnant en efficacité.
EN BREF
CONTEXTE
Depuis plus de 50 ans, DiaSorin développe, produit et commercialise pour les laboratoires du monde entier des solutions de pointe et des tests de très haute spécialité.
La société est née d’un management buyout en 2001. Le groupe de diagnostic a été relancé, introduit en bourse à Milan en 2007, et a grandi jusqu’à devenir l’une des 40 premières sociétés italiennes cotées par capitalisation boursière, avec un chiffre d’affaires proche de 1,2 milliard d’euros et plus de 3 000 employés dans le monde.
Cette histoire et ce style managérial ont inspiré le département juridique, l’amenant à chercher en permanence de nouvelles solutions technologiques pour accomplir ses missions de façon rapide, précise et efficace.
CAS CLIENT
Trois outils, trois vérités et peu de fiabilité des données
Les Conseils d’Administration des sociétés cotées italiennes adhérant au Code de Corporate Governance évaluent périodiquement leur propre fonctionnement via un processus d’auto-évaluation. Le décret 231 a accéléré ce besoin de digitalisation : DiaSorin avait besoin d’une solution répondant aux exigences de la 231 et capable, en même temps, d’améliorer d’autres domaines du département juridique encore à structurer.
L’ancien système n’avait qu’une seule fonction : transmettre des fichiers. Les documents n’étaient pas organisés par ordre du jour, le suivi des accès n’existait pas, et la consultation effective de l’information n’était pas tracée.
Par ailleurs, chaque réunion du CA exigeait l’impression de nombreux documents — générant des inefficacités et réduisant le temps consacré aux activités à plus forte valeur ajoutée.
Les conséquences concrètes :
Gérer la gouvernance d’un groupe coté multinational avec des équipes réduites exige un effort continu sur les processus. La combinaison du travail manuel, des exigences de confidentialité et des attentes croissantes des parties prenantes internes a rendu évidente la nécessité de passer à autre chose.
SOLUTION
Une plateforme conçue pour s’adapter aux réglementations en évolution : de la 231 et au-delà.
Le département juridique de DiaSorin connaissait déjà DiliTrust. Avant de rejoindre DiaSorin, certains membres de l’équipe avaient déjà déployé Smart CdA dans leurs expériences précédentes, avec un niveau de satisfaction élevé.
Smart CdA a donc été mis en place pour l’ensemble des organes de gouvernance de DiaSorin, en tirant parti de la modularité de la solution et de sa capacité à gérer des besoins croissants de façon simple et intuitive.
Concrètement, ont été déployées :
Une instance au service du Conseil d’Administration et des comités internes, pour une gestion centralisée, uniforme, sécurisée et traçable.
Une instance dédiée au “Collegio Sindacale“, avec un référentiel structuré pour tracer les avis émis, les autorisations non-audit et les flux d’information de la Fonction Audit Interne.
Un espace dédié aux réunions des Organismes de Surveillance, chargés de superviser le Modèle Organisationnel adopté en application du Décret Législatif 231/2001.
DiaSorin a par ailleurs identifié un champ d’application plus large. Le Décret Législatif 231/2001 n’est qu’une composante du système de contrôle interne et de gestion des risques (SCIGR), qui fait l’objet d’une attention particulière dans le cadre de la récente réforme du Texte Unique de la Finance.
Les sociétés émettrices comme DiaSorin sont tenues d’instaurer des flux d’information entre les organes sociaux et certaines fonctions internes, pour permettre une surveillance et une gestion adéquate des risques. DiaSorin a donc lancé la mise en place d’un système complet de gestion et d’automatisation de ces flux via Smart 231 : définition de qui envoie quoi à qui, programmation des échéances, rappels automatisés et archivage dans un référentiel unique et traçable. La phase de conception est finalisée ; l’exécution démarre prochainement.
Pour le département juridique de DiaSorin, DiliTrust s’est révélé un véritable partenaire — pas seulement des outils fonctionnels, mais aussi un support de qualité, réactif, y compris en cas d’urgence.
RÉSULTATS
Cinq organes de gouvernance. Une plateforme.
Les résultats sont visibles : moins de temps sur les tâches administratives, plus de temps pour les activités à forte valeur ajoutée. Les chiffres parlent, mais la réalité opérationnelle qui les sous-tend est tout aussi parlante.
À la question de savoir quel conseil il donnerait à des confrères envisageant un changement similaire, le département juridique de DiaSorin recommande Smart CdA sans hésiter. DiaSorin réalise des benchmarks périodiques avec des solutions concurrentes — la plupart se révèlent trop rigides, trop complexes, conçues pour un autre type d’organisation.
DiliTrust, c’est comme une voiture fiable qu’on apprend à conduire très facilement et qui donne immédiatement un sentiment de sécurité et de contrôle. L’assistance est excellente — si un problème survient, il y a toujours quelqu’un pour répondre et apporter son aide.
Valerio Vaccarone
Corporate Legal Affairs Manager
Governance & Compliance, DiaSorin