Comment planifier une bonne réunion du conseil d’administration

Pour de nombreuses organisations et entreprises, les réunions du conseil d’administration font partie intégrante de la conduite des affaires.

Ils sont un outil et un système nécessaires au bon fonctionnement des entreprises. Dans de nombreux cas, ces réunions peuvent être ennuyeuses, prolongées ou finir par ne pas atteindre leurs objectifs ou atteindre rien du tout.

Les réunions du conseil d’administration doivent être planifiées méticuleusement. Cette planification devrait commencer bien avant la date prévue de la réunion. Idéalement, la planification de la prochaine réunion du conseil d’administration devrait commencer à la fin de la précédente. Les réunions du conseil d’administration sont essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation. Un système solide pour la planification et l’exécution des réunions du conseil d’administration est nécessaire.

L’importance de réunions du conseil d’administration bien planifiées :

Une bonne réunion du conseil d’administration comporte de nombreux éléments essentiels y compris :

• Exercice des fonctions des administrateurs

Les fonctions sont acquittées aux administrateurs lors de ces réunions. Ces tâches seront ensuite transmises à la hiérarchie de l’entreprise. Une réunion bien planifiée détaille ces tâches de manière exhaustive. Cela se traduit alors par un travail efficace de la part d’employés bien informés.

• Prise de décision et résolution de problèmes

Les réunions du conseil sont une méthode efficace de prise de décision. Lorsque des décisions de grande entreprise doivent être prises, un forum organisé est le lieu idéal. Les réunions du conseil d’administration créent un environnement propice aux problèmes de l’entreprise qui peuvent être discutés et réfléchis. Des réunions régulières et efficaces signifient une augmentation de la productivité et de la rentabilité de l’entreprise.

• Les procès-verbaux de la réunion

Les procès-verbaux produits lors des réunions du conseil sont également utiles. Ceux-ci servent de registre des décisions convenues et des changements apportés. Un procès-verbal bien rédigé et détaillé est la preuve qu’une réunion du conseil d’administration a eu lieu. La qualité du procès-verbal met également en évidence la qualité de la réunion elle-même.

• Débriefing des administrateurs

Les réunions du conseil d’administration peuvent servir de débriefing. De cette façon, chaque administrateur est au courant des activités de l’autre. Cela contribue à l’harmonie de l’entreprise et à sa croissance globale. Les différents départements doivent travailler à l’unisson. Une réunion du conseil d’administration est un excellent endroit pour détailler les progrès et les activités de chaque département de l’entreprise.

• Examen et planification future :

Une entreprise peut revenir sur ses progrès passés pour les analyser lors d’une réunion du conseil. Cela peut être annuel, trimestriel ou à tout autre indice de référence. Des plans pour les efforts futurs peuvent être faits en effectuant des examens conscients et cohérents des efforts passés.

Préparation de la réunion

La préparation d’une réunion du conseil d’administration va au-delà de la sélection d’un moment et d’un lieu. La préparation de la réunion consiste à créer un ordre du jour et à donner le ton à la réunion à l’avance. Voici quelques conseils précieux pour la préparation des réunions :

• Concluez les tâches de la réunion précédente

Toutes les tâches assignées lors de la réunion précédente doivent être prises en compte avant que la prochaine ne soit planifiée. Cela signifie que des progrès ont été réalisés entre les réunions. L’efficacité de la réunion précédente peut être évaluée de cette manière. Cela devrait être considéré comme un signe de changement de méthode lors de la prochaine réunion du conseil d’administration si les tâches précédemment assignées étaient encore en cours.

La meilleure façon de passer en revue la réunion précédente est de consulter le procès-verbal, y compris un aperçu détaillé des sujets abordés lors de la réunion et des tâches assignées. Les tâches abandonnées ou incomplètes peuvent être conclues avant la prochaine réunion, ce qui empêche l’entreprise de reculer ou de s’attarder inutilement sur des sujets spécifiques.

• Préparation de l’ordre du jour de la réunion

C’est l’une des étapes les plus nécessaires et les plus apparentes de la préparation de la réunion. L’ordre du jour de la réunion est l’outil que chaque membre du conseil d’administration utilisera pour se préparer à la réunion. Dans une certaine mesure, l’ordre du jour définit le ton et le résultat global de la réunion.

Un ordre du jour solide est nécessaire pour une réunion efficace. Les membres du conseil devraient recevoir l’ordre du jour avant la réunion. Cela donnera aux membres du conseil d’administration suffisamment de temps pour se préparer à la réunion. Un ordre du jour solide devrait être ouvert aux commentaires avant le jour de la réunion.

Documents du conseil d’administration et distribution du matériel

• Les documents du conseil comprennent l’ordre du jour, les documents constitutifs, les rapports financiers, le calendrier et toute correspondance nécessaire.
• Les documents directeurs sont les fichiers qui énoncent les principes et les normes de l’entreprise. Ils sont utiles pour l’orientation en cas de besoin d’orientation ou de clarification.
• Les rapports financiers sont nécessaires pour suivre les flux de trésorerie de l’entreprise. Cette information permet au conseil d’administration de prendre des décisions éclairées.
• Le calendrier annuel des événements est un calendrier montrant les engagements prévus.
• Les correspondances importantes comprennent les courriels et les lettres, qui peuvent être pertinents pour résoudre des problèmes ou pour prendre des décisions spécifiques au cours de la réunion.
• Les documents du conseil d’administration et le matériel distribué devraient également comporter une section « référence ». Toute autre information qui pourrait ne pas être abordée lors de la réunion mais qui reste pertinente est incluse dans cette section.

Le jour de la réunion

La réunion du conseil devrait se dérouler sans heurts si des mesures préparatoires appropriées sont prises. Une réunion du conseil d’administration peut être très mouvementée, malgré une planification méticuleuse. Ces conseils devraient aider à atténuer une partie du stress :

• Un agenda chronométré

Une fois de plus, l’ordre du jour joue un rôle central au cours de la réunion. Surtout, le président de la réunion doit recevoir un ordre du jour précis. L’ordre du jour alloue des délais spécifiques à certains sujets et sections de la réunion. Une réunion du conseil d’administration manquera souvent de temps avant d’aborder tous les sujets prévus, ce qui est très répandu.

Un agenda détaillé garantit une optimisation maximale du temps. Si plus de temps est nécessaire, il peut être étendu sur une section ou un sujet.

• Sessions exécutives

Les administrateurs indépendants peuvent se réunir avant le début de la réunion avec le personnel de direction. Cette session exécutive permet un débriefing rapide avant la réunion. Cela donne aux administrateurs une idée de ce à quoi s’attendre lors de la réunion. Les administrateurs établissent un certain niveau d’accord et d’unisson grâce à une brève séance exécutive avant la réunion.

Parfois, une réunion entre les administrateurs et le chef de la direction peut avoir lieu avant la réunion du conseil pour définir les détails de l’ordre du jour. Il est toujours conseillé aux administrateurs de se réunir après une réunion avec le chef de la direction. Cela augmente l’efficacité et laisse moins de place à la perte de temps lors de la réunion.

• Stratégie

Le contenu de l’ordre du jour d’une réunion doit être basé sur une stratégie et une productivité croissante. Il est avantageux pour une entreprise de discuter de questions prospectives lors de ses réunions du conseil d’administration. Qu’il s’agisse d’erreurs ou de succès, il est beaucoup trop facile pour la réunion de rester sur des critiques passées. L’analyse des progrès passés est essentielle. L’entreprise peut utiliser cette analyse pour propulser ses efforts futurs. Les sujets et débats tournés vers l’avenir devraient constituer au moins 80% du contenu d’une réunion du conseil. Cela garantit que l’entreprise va de l’avant.

• Conversation constructive

Il est essentiel qu’au cours d’une réunion, le ton soit constructif. Cela signifie que les administrateurs et les gestionnaires remettent constamment en question leurs systèmes. Il est essentiel d’aborder des questions et des sujets constructifs et pertinents. Lorsque les systèmes et stratégies de l’entreprise doivent être mis à jour, ils doivent être examinés de près. À la fin d’une réunion, un consensus doit être atteint. Une réunion peut y parvenir grâce à des conversations constructives.

• Exprimer des opinions

De nombreuses personnes constituent un conseil d’administration. Ces membres du conseil ont tous des idées et des opinions différentes. Le président de la réunion permet aux administrateurs d’exprimer ces opinions et idées. Il peut y avoir des administrateurs ayant des capacités de réflexion critique à partager avec les membres de la réunion ou des administrateurs avec de nouvelles idées ou méthodes. Étant donné que différents administrateurs ont des domaines d’expertise différents, chacun doit être traité directement.

• Revue de clôture

À la fin d’une réunion du conseil d’administration, il convient de répondre à des questions spécifiques, telles que « Avons-nous pu réaliser ce que nous avions prévu ? » « Quels domaines nécessitent des améliorations ? » « Quels sujets justifient un débat plus approfondi ? » Ces types de questions servent de planification préliminaire pour la prochaine réunion du conseil.

• Les procès-verbaux des réunions

Les procès-verbaux des réunions sont essentiels au succès de la réunion du conseil. Un examen du procès-verbal a lieu après la réunion. Le secrétaire du procès-verbal envoie le projet de procès-verbal au président du conseil. Dans la semaine suivant la réunion, une version préliminaire du procès-verbal doit être envoyé pour examen par le conseil d’administration. Le secrétaire reçoit le procès-verbal après approbation. Le conseil d’administration reçoit le procès-verbal du secrétaire. Les ébauches des procès-verbaux marquées sont celles sur lesquelles les administrateurs ont laissé des commentaires. Ils servent de matériel pour le procès-verbal suivant. La signature du procès-verbal a lieu lors de la réunion suivante.

Après la réunion

• Révision des notes

Les membres du conseil peuvent avoir pris des notes constructives au cours de la réunion. Il est essentiel de revoir ces notes immédiatement après, lorsqu’elles sont encore pertinentes. Ces notes doivent également être accessibles aux administrateurs et aux autres participants à la réunion.

• Les procès-verbaux préliminaires

Dans la semaine suivant la réunion, un procès-verbal préliminaire devrait être distribué. Ceci est suffisamment important pour justifier la répétition. Il existe des méthodes pour faciliter la diffusion des procès-verbaux. Cela signifie qu’un projet de réunion est prêt beaucoup plus rapidement. Les administrateurs devraient également examiner et faire des commentaires sur la réunion le plus rapidement possible.

• Documents entre les réunions

Ce sont des documents post-réunion qui sont pertinents pour les réunions précédentes et suivantes. Ils comprennent des éléments tels que le rapport du PDG et les rapports trimestriels. Un autre avantage essentiel du matériel de réunion est qu’il contient l’ordre du jour préliminaire de la prochaine réunion. Ces documents prennent les informations des réunions précédentes et les commentaires des administrateurs. Ils comprennent des mises à jour de l’avancement qui sont un élément essentiel du suivi des réunions. Ces documents sont nécessaires pour l’évaluation de la réunion.