Gouvernance
Comment planifier une bonne réunion du conseil d’administration
Pour de nombreuses organisations et entreprises, les réunions du conseil d’administration font partie intégrante de la conduite des affaires.
Ils sont un outil et un système nécessaires au bon fonctionnement des entreprises. Dans de nombreux cas, ces réunions peuvent être ennuyeuses, prolongées ou finir par ne pas atteindre leurs objectifs ou atteindre rien du tout.
Les réunions du conseil d’administration doivent être planifiées méticuleusement. Cette planification devrait commencer bien avant la date prévue de la réunion. Idéalement, la planification de la prochaine réunion du conseil d’administration devrait commencer à la fin de la précédente. Les réunions du conseil d’administration sont essentielles au bon fonctionnement d'une entreprise ou d'une organisation. Un système solide pour la planification et l'exécution des réunions du conseil d’administration est nécessaire.
L'importance de réunions du conseil d’administration bien planifiées :
Une bonne réunion du conseil d'administration comporte de nombreux éléments essentiels y compris :- Exercice des fonctions des administrateurs
- Prise de décision et résolution de problèmes
- Les procès-verbaux de la réunion
- Débriefing des administrateurs
- Examen et planification future :
Préparation de la réunion
La préparation d'une réunion du conseil d'administration va au-delà de la sélection d'un moment et d'un lieu. La préparation de la réunion consiste à créer un ordre du jour et à donner le ton à la réunion à l'avance. Voici quelques conseils précieux pour la préparation des réunions :- Concluez les tâches de la réunion précédente
- Préparation de l’ordre du jour de la réunion
- Les documents du conseil comprennent l'ordre du jour, les documents constitutifs, les rapports financiers, le calendrier et toute correspondance nécessaire.
- Les documents directeurs sont les fichiers qui énoncent les principes et les normes de l'entreprise. Ils sont utiles pour l'orientation en cas de besoin d'orientation ou de clarification.
- Les rapports financiers sont nécessaires pour suivre les flux de trésorerie de l'entreprise. Cette information permet au conseil d’administration de prendre des décisions éclairées.
- Le calendrier annuel des événements est un calendrier montrant les engagements prévus.
- Les correspondances importantes comprennent les courriels et les lettres, qui peuvent être pertinents pour résoudre des problèmes ou pour prendre des décisions spécifiques au cours de la réunion.
- Les documents du conseil d'administration et le matériel distribué devraient également comporter une section « référence ». Toute autre information qui pourrait ne pas être abordée lors de la réunion mais qui reste pertinente est incluse dans cette section.
Le jour de la réunion
La réunion du conseil devrait se dérouler sans heurts si des mesures préparatoires appropriées sont prises. Une réunion du conseil d'administration peut être très mouvementée, malgré une planification méticuleuse. Ces conseils devraient aider à atténuer une partie du stress :- Un agenda chronométré
- Sessions exécutives
- Stratégie
- Conversation constructive
- Exprimer des opinions
- Revue de clôture
- Les procès-verbaux des réunions
Après la réunion
- Révision des notes
- Les procès-verbaux préliminaires
- Documents entre les réunions
published on 15/04/2021