Il segretario del CdA: una figura chiave della governance societaria

Da supporto per agevolare i lavori consiliari a fulcro della governance aziendale, il ruolo del segretario del CdA sta cambiando rapidamente. Noto anche come responsabile della segreteria societaria, sta acquisendo sempre maggiore rilevanza nel nuovo contesto post-pandemia, caratterizzato dal lavoro virtuale e dall’aumento delle regolamentazioni.

QUAL è IL RUOLO DEL SEGRETARIO DEL CDA?

La figura del segretario del CdA è spesso difficile da definire.  In passato era strettamente legata a compiti amministrativi e la sua principale funzione era quella di verbalizzare le riunioni consiliari, programmare gli eventi societari e gestire una serie di compiti organizzativi. Lavorando a stretto contatto con i membri del consiglio di amministrazione, i CEO e i direttori esecutivi, la sua figura è stata a lungo considerata come parte del senior management e come tale ha sempre avuto un ruolo centrale, supervisionando la comunicazione (interna ed esterna) e le operazioni giornaliere di governo societario. Il suo ruolo però sta cambiando, passando da mero supporto per agevolare i lavori degli organi amministrativi a figura chiave della governance aziendale, con sempre maggiori responsabilità e poteri.

DA SUPPORTO A FIGURA CHIAVE DELLA GOVERNANCE SOCIETARIA

Negli ultimi anni il ruolo del segretario del CdA ha assunto sempre maggiore rilevanza: fra i suoi compiti, oltre a quelli di supporto e ausilio necessari per lo svolgimento dei lavori consiliari, stanno crescendo quelli afferenti alla sfera della governance aziendale.

I segretari non si limitano più a supportare il consiglio, ora ci si aspetta che lo proteggano attivamente supervisionando la compliance. Anche l’inserimento di nuovi consiglieri e la definizione del piano di successione rientrano fra le responsabilità del segretario. Si tratta quindi di una figura che deve possedere una solida preparazione giuridica ed economica, ed è per questo che spesso le aziende preferiscono far ricoprire questo ruolo da avvocati.

Il segretario del CdA opera ai più alti livelli di un’organizzazione, collaborando con i consiglieri, gli azionisti, il management e tutte le società controllate. Questo rende la sua posizione depositaria di alcune delle informazioni più sensibili della società, e allo stesso tempo, una risorsa inestimabile per il personale, a tutti i livelli. Deve essere versatile, efficiente, deve possedere ottime doti comunicative ed essere in grado di gestire molteplici compiti, soprattutto sotto pressione.

Trovare una definizione che prenda in considerazione le numerose attività svolte dal segretario è un compito estremamente difficile. In Europa non è presente un quadro normativo condiviso specifico per questo ruolo, fattore che accresce, e non poco, la difficoltà ad inquadrare tale figura in un ordine giuridico comune. Ad esempio in Belgio, il ruolo del segretario d’azienda è definito dal codice di governance aziendale, ma non è normato. Allo stesso modo, in Lussemburgo la figura del segretario del cda è raccomandata, ma non obbligatoria, e un programma di formazione specifico è disponibile per coloro che vogliano ricoprire questo ruolo. Al contrario, in Irlanda il Companies Act del 2014 definisce il ruolo del segretario e ne stabilisce le funzionalità operative.

In Italia, a livello normativo non ci sono disposizioni in materia di nomina, poteri e doveri del segretario del CdA. Tuttavia, la versione 2020 del Codice di Corporate Governance – punto di riferimento per le pratiche di governo societario – dedica la Raccomandazione 18 proprio alla figura del segretario dell’organo di amministrazione, a riprova del ruolo chiave rivestito da questa figura nella governance societaria.

LA TECNOLOGIA A SUPPORTO DELLA SEGRETERIA SOCIETARIA

Data la molteplicità di compiti e responsabilità affidate ai segretari del CdA, la tecnologia riveste un ruolo fondamentale per supportare il loro lavoro.

Con oltre 100.000 utenti, la suite DiliTrust Governance assiste i consigli di amministrazione e i dipartimenti legali e finanziari di aziende di ogni dimensione per gestire digitalmente il loro governo societario. In particolare il modulo di Smart CDA permette una gestione senza carta delle riunioni societarie, digitalizzando i documenti, il calendario e i KPI in modo che tutto sia accessibile da un unico hub ultra-sicuro. In pochi passaggi il segretario può accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo, creare analisi personalizzate per monitorare i KPI e inviare notifiche o avvisi ai consiglieri direttamente dalla piattaforma. Digitalizzare le task del consiglio in uno spazio di lavoro digitale permette alla segreteria societaria di risparmiare tempo e massimizzare le risorse.

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