Le best practice per scegliere una soluzione di CDA digitale

Nello scenario attuale dotarsi di una soluzione per gestire digitalmente CDA e Comitati sta diventando sempre più importante per perseguire in generale una migliore governance aziendale.  Quali sono i principali fattori da considerare durante il processo di selezione?

Sono già tante le aziende anche in Italia che hanno deciso di dotarsi di questo tipo di strumenti, ma sicuramente un forte impulso è arrivato anche dall’emergenza sanitaria causata dal COVID-19 che ha spinto forzatamente verso l’adozione di soluzioni tecnologiche capaci di agevolare le riunioni a distanza.

Se il risparmio di costi e i benefici in termini di maggiore efficienza, sicurezza e collaborazione sono evidenti, è necessario fare alcune considerazioni e valutare alcuni aspetti durante il processo di selezione della piattaforma.

Sicurezza

Uno dei primi fattori da valutare è quello della sicurezza. I dati che vengono scambiati durante le riunioni societarie sono riservati e strategici e gli attacchi informatici rappresentano sempre di più una minaccia per le informazioni sensibili– di carattere finanziario, operativo e legale – ma anche per la reputazione e credibilità delle aziende. Di fronte ad un incremento esponenziale dei cyberattacchi, i cui esiti negativi possono variare dall’essere citati in giudizio da un cliente per una violazione dei dati, al danno reputazionale fino ad un impatto sul titolo azionario se si tratta di una società quotata, è assolutamente fondamentale che il board portal sia sicuro ed affidabile.

Bisogna quindi fare un assessment, come minimo, dell’infrastruttura, dei metodi di crittografia, delle certificazioni di sicurezza e della frequenza degli audit (interni ed esterni). Inoltre, è importante verificare la nazionalità del fornitore e la location dei server, per evitare di essere soggetti al Cloud Act, la legge che consente alle autorità USA di acquisire dati dagli operatori di servizi cloud americani, compresi i dati memorizzati all’estero dalle loro filiali.

Funzionalità

I software per la gestione digitale dei CDA consentono di gestirne ogni fase del ciclo di vita, digitalmente e in totale sicurezza. Tipicamente includono funzionalità per gestire la convocazione delle riunioni, per distribuire e approvare l’ordine del giorno mediante voto digitale, redigere e approvare i verbali delle riunioni, accedere alla documentazione, condurre votazioni e sondaggi, etc. Tuttavia, quando si sceglie un board portal, è importante basarsi non solo sulle funzionalità offerte dalla piattaforma ma verificare se si adattano alla propria realtà societaria. La soluzione prescelta deve infatti soddisfare le richieste specifiche del proprio board e risolverne i pain points. Nel valutare le funzionalità bisogna quindi chiedersi quali sono i processi del board che devono svolti in modo più efficiente, quali sono le attività più time consuming e e quali obiettivi si vogliono raggiungere?

Facilità d’uso

Il valore aggiunto nell’adottare una soluzione di CDA digitale è semplificare la gestione di una riunione societaria.

Quindi, tra i fattori di cui tener conto quando si sceglie un board portal per la propria azienda, è sicuramente la semplicità di utilizzo. Per far si che la soluzione di CDA digitale sia davvero utile ed efficiente è necessario che questa sia semplice e facilmente accessibile a tutti. Si tratta sempre di un investimento e sarebbe uno spreco di tempo e risorse se non dovesse essere utilizzato perché troppo complesso da implementare.

Le migliori soluzioni, quindi, sono quelle facili da utilizzare, con un design capace di offrire un’ottima user experience e che presentino modalità di utilizzo familiari ai board member.

Livello di training e di supporto

Prima di selezionare un software per la gestione digitale del CDA è bene verificare che il produttore sia affidabile, presente sul mercato da anni e capace di garantire aggiornamenti e sviluppi costanti della piattaforma, che seguano l’evoluzione della tecnologia e delle esigenze degli utenti.

È anche importante verificare il livello di training offerto e le modalità di fruizione (sessioni one to one, di gruppo, per ruolo, etc) così come quello di supporto (ad esempio gli orari garantiti di supporto e la lingua in cui viene fornito). Uno dei benefici principali di un board portal è proprio il risparmio di tempo per segretari del CDA e board member: poter contare su un team di supporto dedicato, nella propria lingua e raggiungbile 24/7 è fondamentale per garantire il raggiungimento dei propri obiettivi di efficienza.

La suite DiliTrust Governance include il modulo di Smart CDA che consente di gestire digitalmente l’intero processo di gestione delle riunioni societarie, ottimizzandone ogni fase. Il modulo è una risposta forte alle esigenze di efficienza, sicurezza e compliance dei CdA. Contattaci per maggiori informazioni.