Nella loro attività quotidiana, le imprese si trovano ad affrontare un’ampia gamma di rischi legali. Si parla di rischio legale per indicare qualsiasi incertezza che potrebbe portare a conseguenze negative come cause legali, multe e sanzioni.
In questo articolo, esploriamo i principali rischi legali incontrati dalle aziende e scopriremo 5 suggerimenti per migliorarne la gestione.
Diversi tipi di rischi legali
Rischi legati allo status legale
La scelta dello status legale di un’azienda implica una specifica struttura di governance e un sistema di gestioneadeguato. A seconda dello status, la gestione fiscale, operativa, manageriale e documentale sarà diversa. Durante la vita dell’azienda, il reparto legale deve garantire il rispetto delle pratiche e linee guida, specialmente per prevenire violazioni di leggi o frodi. Questo significa anche individuare le aree più esposte e implementare processi di gestione che garantiscano la conformità.
Rischi legati agli asset
Gli asset aziendali – siano essi materiali o immateriali – comportano rischi specifici. Il capitale umano, le proprietà intellettuali, edifici e attrezzature richiedono controllo e adeguati assetti organizzativi per prevenire problemi. In alcuni casi, il rischio risiede nella mancata protezione dei dati o nella gestione inadeguata della privacy policy.
Rischi relativi ai contratti
Le imprese gestiscono spesso un’enorme quantità di contratti, che rappresentano non solo un rischio legale ma anche finanziario significativo. Questi rischi possono riguardare la conformità delle clausole e disposizioni, il rispetto degli obblighi contrattuali o il rispetto delle scadenze. Da qui l’importanza di una gestione contrattuale ben curata, senza errori o dimenticanze.
Rischi associati ai contenziosi
Un contenzioso può derivare da incidenti, errori professionali o responsabilità legate a prodotti. La responsabilità amministrativa e persino amministrativa delle persone coinvolte può generare danni economici e reputazionali. È fondamentale definire i rischi e pianificare strategie per gestire il rischio, incluse le modalità di trasferimento.
Rischi regolamentari
Tutte le imprese sono soggette a norme e regolamenti, spesso aggiornati. Mantenere l’informativa sulla privacy e la cookie policy allineate alle normative è essenziale per evitare derivanti da violazioni che possano comportare sanzioni. La mappa del sito e i documenti pubblici devono rispettare i requisiti di trasparenza.
Cos’è la mappatura del rischio legale?
Date le numerose e variegate tipologie di rischi legali, una vigilanza continua da parte dei reparti legali è essenziale. Per facilitare la gestione di questi rischi, è cruciale implementare strumenti e metodi efficaci, a cominciare da una mappatura completa.
La mappatura del rischio legale è una metodologia che coinvolge l’identificazione, la priorizzazione e la valutazione dei rischi legali a cui la azienda è esposta. Il suo obiettivo principale è avere una panoramica di questi diversi rischi per prevederli meglio. La priorizzazione è fondamentale, consentendo la prioritizzazione delle azioni da parte del reparto legale e di altri dipartimenti coinvolti. Questa mappatura, uno strumento strategico, beneficia della comunicazione a tutti i dipartimenti aziendali. Sebbene il reparto legale supervisioni la gestione dei rischi legali, è attuata da tutti i dipendenti nelle loro pratiche quotidiane (vendite, acquisti, finanza, contabilità, risorse umane, ecc.).
La mappatura è sviluppata assegnando a ciascun rischio legale un punteggio corrispondente al suo impatto potenziale. Questo punteggio, spesso numerico, può essere calcolato o assegnato basandosi su diversi criteri: rischio legale, rischio di reputazione e possibili perdite finanziarie. L’obiettivo è produrre uno o più documenti condivisi, leggibili, adattabili e accessibili a tutti i dipendenti interessati.
5 modi per gestire i suoi rischi legali con la suite DiliTrust Governance
La suite DiliTrust Governance include una serie di strumenti per i servizi legali. Questi moduli complementari coprono tutti i rischi legali della azienda per una gestione ottimizzata e rinforzata.
1. Status Legale
Per gestire gli obblighi legati alla struttura di governance della azienda, DiliTrust si basa principalmente su Smart CDA, il suo modulo di istanze digitalizzate, e sul suo modulo Gestione Conteziosi. Attraverso spazi collaborativi sicuri e digitali, questi moduli consentono la centralizzazione dei dati sensibili e offrono una visione generale delle attività degli organi di governance, anche con più filiali. Questo comporta vantaggi in termini di tempo, produttività, sicurezza e conformità.
2. Asset
Per mantenere una visione d’insieme dei rischi legati agli asset della azienda, DiliTrust offre un modulo di gestione contrattuale automatizzata. Questo modulo centralizza tutti i contratti in un unico database, semplificando la gestione quotidiana da qualsiasi luogo. Con un sistema di avvisi, non si perderanno scadenze, rinnovi automatici o modifiche, riducendo significativamente i rischi.
3. Contratti
Il modulo Gestione Contratti di DiliTrust è specificamente progettato per ridurre i rischi associati ai contratti. Infatti, la gestione automatizzata è essenziale al di sopra di un certo volume, per evitare costose imprecisioni relative a date, clausole e altri elementi chiave come la compliance a normative nazionali/internazionali. Archiviati in un database completamente sicuro, i contratti sono gestiti rigorosamente durante tutto il loro ciclo di vita: redazione, convalida, firma e follow-up.
4. Contenziosi
Con il modulo Gestione Contenziosi, tutti i contenziosi sono centralizzati in un unico spazio, con un’interfaccia intuitiva. Questo modulo struttura e semplifica la gestione delle controversie, il che rappresenta un reale vantaggio in termini di immagine nei confronti degli stakeholder. Il software tiene conto anche dell’aspetto finanziario, consentendo di anticiparne l’impatto e ridurre i rischi.
5. Regolamenti
La compliance normativa di un’azienda dipende essenzialmente dalla conformità dei suoi contratti, che devono essere aggiornati ogni volta che vengono modificate le norme e le leggi in vigore. Il modulo Gestione Contratti facilita questo aspetto, grazie a una ricerca intelligente delle informazioni che consente di aggiornare rapidamente tutti i contratti pertinenti.
Inoltre, tutti i software della suite DiliTrust sono conformi alle leggi e ai regolamenti sulla protezione dei dati, in particolare al GDPR. DiliTrust è anche certificato ISO 27001 e ISO 27701, a garanzia dell’integrità dei dati personali di clienti e aziende.
Conclusione
La gestione del legal risk richiede strumenti intelligenti, processi chiari e un sistema di gestione centralizzato. DiliTrust fornisce soluzioni per gestire il rischio in ogni ambito: contratti, posto di lavoro, asset e governance.
Se vuoi scoprire come i nostri moduli possono garantire la conformità e ridurre i rischi, contattaci per una consulenza personalizzata.
Sei curioso di conoscere le funzionalità dei Moduli di DiliTrust e la loro capacità di mitigare i rischi legali? Contattaci!
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