À travers le monde, les entreprises doivent faire face à de nouveaux défis de gouvernance. Elles doivent aussi intégrer des outils numériques adaptés à leurs besoins.
Beaucoup d’outils numériques facilitent le travail des administrateurs. Pour les dirigeants, réunir sécurité de l’information, performance, efficacité et responsabilité environnementale reste pourtant difficile. Le conseil d’administration sans papier répond à ces enjeux en centralisant les réunions, les documents et les décisions dans un espace sécurisé.
Qu’est-ce qu’un conseil d’administration sans papier ?
Un conseil d’administration sans papier remplace les dossiers imprimés et les échanges dispersés par une plateforme numérique dédiée. Les administrateurs y retrouvent l’ordre du jour, les documents, les annotations, les votes et les procès-verbaux.
Cette approche ne consiste pas seulement à consulter des documents sur une tablette. Elle couvre tout le cycle de la réunion, de la préparation à l’archivage. Elle améliore aussi le contrôle des accès et la traçabilité des décisions.
Un accès instantané et sécurisé aux informations du conseil
Avec des cyberattaques de plus en plus sophistiquées, la sécurité des données est devenue une priorité pour les organisations. Un conseil sans papier doit donc reposer sur une infrastructure sécurisée, des contrôles d’accès précis et des procédures documentées.
Un portail administrateur permet à chaque membre d’accéder aux documents qui correspondent à son rôle. L’authentification à deux facteurs, le SSO, les permissions par document, le chiffrement, les filigranes et les pistes d’audit contribuent à limiter les risques d’accès non autorisé.
Miser sur la performance
Pour prendre des décisions éclairées, les administrateurs doivent pouvoir accéder rapidement aux bonnes informations. Un board portal digital donne accès aux documents et aux réunions depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Les membres peuvent préparer une réunion à distance, annoter les documents et suivre les échanges sans attendre l’envoi d’un nouveau dossier papier. L’accès hors connexion reste utile lorsque la connexion internet n’est pas disponible.
De nombreuses fonctionnalités
Une plateforme dédiée permet d’échanger et de partager les informations de façon sécurisée. Elle permet aussi de naviguer entre plusieurs conseils et comités, de notifier les membres et de consulter les ordres du jour depuis un même espace.
- Préparation collaborative de l’ordre du jour
- Partage sécurisé des documents
- Annotations et notes personnelles
- Votes et sondages électroniques
- Signature électronique des documents
- Génération et archivage des procès-verbaux
- Accès hors connexion depuis une tablette
Faire des économies
Une gestion numérique des réunions réduit les coûts liés à l’impression, à la mise sous pli, à l’envoi et à l’archivage des dossiers. Une tablette ou un ordinateur remplace plusieurs exemplaires d’un dossier de conseil.
La digitalisation CA réduit aussi le temps consacré à la recherche d’informations, aux relances et à la gestion des versions. Les économies dépendent du nombre de réunions, d’administrateurs et de documents produits chaque année.
Assumer une responsabilité environnementale
Réduire les impressions constitue un premier levier de gouvernance environnementale. La démarche doit toutefois tenir compte de l’empreinte du numérique, notamment celle des équipements, des réseaux et des centres de données.
L’ADEME recommande d’inscrire les usages numériques dans une démarche plus large de numérique responsable. Le guide de l’ADEME sur le numérique responsable propose des pistes pour mesurer et réduire ces impacts.
Formation et assistance
Le passage au sans papier nécessite un accompagnement adapté. Les administrateurs ont des niveaux de familiarité différents avec les outils numériques. Une formation courte, des supports pratiques et une assistance disponible facilitent la prise en main.
Les bénéfices du conseil sans papier en un coup d’œil
| Besoin | Gestion papier | Board Portal digital |
|---|---|---|
| Accès aux documents | Dossiers imprimés, envoi manuel | Espace centralisé, accès sécurisé |
| Versions | Risque de doublons | Version à jour pour chaque membre |
| Annotations | Notes papier difficiles à partager | Annotations et notes personnelles dans la plateforme |
| Votes | Courriel ou vote en séance | Vote électronique et résultat tracé |
| Procès-verbaux | Rédaction et diffusion manuelles | Génération, signature et archivage centralisés |
| Accès hors connexion | Possible uniquement avec un dossier papier | Consultation hors connexion selon les paramètres de la plateforme |
Des administrateurs mieux préparés grâce à un portail dédié
Les dossiers volumineux, les recherches de dernière minute et les versions multiples compliquent la préparation des réunions. Un portail administrateur donne à chaque membre un accès centralisé aux informations utiles.
Le module Instances Digitalisées de la suite DiliTrust permet de gérer les réunions des conseils d’administration et des comités. Les membres peuvent consulter les documents, prendre des notes, suivre l’ordre du jour et participer aux votes dans un environnement dédié.
La plateforme permet aussi de gérer plusieurs instances, de différencier les droits d’accès et de conserver les documents par réunion ou par comité. Les procès-verbaux et les décisions restent accessibles selon les permissions définies par l’organisation.
Dans un cas client publié par DiliTrust, DiaSorin a réduit de 90 % le volume de documents imprimés par réunion et centralisé sept organes de gouvernance sur une seule plateforme. Le cas client détaille aussi la traçabilité des consultations et la réduction de la charge administrative : découvrir le retour d’expérience DiaSorin.
Vous souhaitez réduire la charge documentaire de vos instances ? Voir les mesures de sécurité du Board Portal
Comment réussir la digitalisation d’un conseil d’administration
- Cartographier les réunions et comités : identifiez les instances concernées, les participants, les volumes de documents et les règles d’accès.
- Définir les exigences de sécurité : vérifiez l’authentification, le chiffrement, l’hébergement, les permissions et la piste d’audit.
- Préparer les utilisateurs : désignez un référent, organisez une formation et prévoyez une assistance lors des premières réunions.
- Commencer par un périmètre pilote : testez la solution avec un conseil ou un comité avant d’étendre la digitalisation.
- Mesurer les résultats : suivez le volume de papier évité, le temps de préparation, les incidents d’accès et l’utilisation de la plateforme.
La digitalisation ne doit pas ajouter un outil isolé. Elle doit simplifier le cycle de réunion et améliorer la qualité de l’information disponible pour les administrateurs.
FAQ : conseil d’administration sans papier et Board Portal
Quels sont les avantages d’un conseil d’administration sans papier ?
Un conseil sans papier centralise les documents, réduit les impressions, facilite l’accès à l’information et améliore le suivi des décisions. Il permet aussi de gérer les versions, les annotations, les votes et les procès-verbaux dans un espace contrôlé.
Qu’est-ce qu’un board portal digital ?
Un board portal digital est une plateforme sécurisée conçue pour gérer les réunions du conseil d’administration et des comités. Il centralise l’ordre du jour, les documents, les annotations, les votes, les signatures et les procès-verbaux. Les administrateurs peuvent y accéder depuis plusieurs appareils, selon les droits qui leur sont attribués.
Comment choisir un portail administrateur ?
Vérifiez la facilité d’utilisation, l’accès hors connexion, l’authentification à deux facteurs, le SSO, les droits d’accès par document, le chiffrement, la piste d’audit, les votes et la signature électronique. Le support, la formation et la réversibilité des données sont également à examiner avant le déploiement.
La digitalisation CA réduit-elle réellement l’empreinte environnementale ?
Elle peut réduire les impressions, les envois physiques et certains déplacements. Son impact doit être évalué dans une démarche de numérique responsable qui prend aussi en compte les équipements, les réseaux et l’hébergement des données. La mesure des usages permet de documenter les résultats dans une stratégie ESG.
