Depuis les dernières années, nous constatons une préoccupation grandissante face à l’amélioration de la gouvernance des organismes sans but lucratif (OSBL). Le nombre de formations et de colloques à ce sujet augmente à grande vitesse, que ce soit de la part du Collège des administrateurs de sociétés (CAS), l’Institut des administrateurs de sociétés (IAS, et son penchant canadien ICD), ou encore l’Ordre des comptables agréés du Québec (CPA). Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les enjeux spécifiques à ce type d’organisation et les meilleures pratiques pour y répondre.
Un secteur important pour l’économie canadienne
Le secteur des organismes sans but lucratif est plus important et influent que jamais. Au Canada, le secteur des OSBL emploie 2 millions de personnes, soit 11,1% de la population active, et son chiffre d’affaires représente 106 milliards de dollars, soit 8,1% du PIB du pays. Le Québec compte 46 000 organismes sans but lucratif, soit 29% de l’ensemble canadien (source : Améliorez la gouvernance de votre OSBL).
Les OSBL se retrouvent un peu partout, que ce soit dans le domaine du sport, de la santé, des organismes de bienfaisance ou de la religion. Elles vont également se retrouver dans le milieu professionnel, par exemple au travers des 46 ordres professionnels que compte le Québec et les diverses associations professionnelles dont le mandat sert à défendre les intérêts des membres d’une profession.
Les défis des organismes sans but lucratif
Si les organismes à but non lucratif connaissent un mode de fonctionnement très diversifié en fonction de leur secteur, de leur taille et de leur mission, ils ont tous un point commun : ils sont gouvernés par un conseil d’administration et sont dans l’obligation de rendre des comptes à leurs parties prenantes.
Une gouvernance exemplaire est particulièrement critique pour ce type d’organisation afin de pouvoir répondre à un ensemble de défis :
- La réduction des fonds perçus, que ce soit de la part d’organisations publiques ou privées
- Une demande de plus en plus accrue pour leurs services, notamment en raison de coupures budgétaire gouvernementales
- Des entités grandissantes et complexifiées
- Des attentes de plus en plus élevées de la part des donateurs
- L’irruption des médias sociaux et de la dissémination de l’information en temps réel
- La difficulté à recruter de nouveaux membres au sein des conseils d’administration.
Une gouvernance défaillante n’entraînera pas seulement des dommages en termes d’image, mais peut potentiellement atteindre le financement des organisations : les donateurs veulent s’assurer que les fonds perçus sont bien utilisés aux fins auxquels ils étaient destinés.
Les bonnes pratiques au niveau de la gouvernance des OSBL
La composition du conseil d’administration
Très souvent, les membres des conseils d’administrations remplissent des fonctions opérationnelles dans les petites structures – en effet, les membres du conseil d’administration sont parfois les seuls membres permanents au sein des organismes sans but lucratif. Dans d’autres cas, le président du CA est élu en fonction des affinités personnelles des membres de l’OSBL (par exemple sur ses réalisations de bénévole, aussi louables soient-elles), mais non sur ses compétences. Difficile, dans ces conditions, d’élire un CA capable de prendre des décisions stratégiques avec tout le recul nécessaire.
Malgré ces obstacles, la première obligation des administrateurs est de s’assurer que l’organisation exerce ses activités en fonction de son « but déclaré » (mission, vision et valeurs), par exemple dans les relations que l’organisation va entretenir avec ses différentes parties prenantes et les réponses apportées à leurs besoins.
L’encadrement du rôle des administrateurs
Il est important que les membres du conseil d’administration soient conscients de leur obligation de loyauté et d’intégrité. Comme ils sont souvent non rémunérés pour leur travail, il est possible que ceux-ci négligent leurs tâches à cause de leurs obligations familiales et professionnelles. Il est donc important de sélectionner des membres compétents mais surtout impliqués afin de pérenniser l’organisation.
L’établissement d’un code d’éthique est recommandé afin que la mission du CA et les valeurs de l’OSBL soient claires. Un tel outil permet de clarifier les attentes vis-à-vis des administrateurs, d’attirer et de recruter des employés et de communiquer auprès du public sur les comportements acceptables ou non au sein de l’organisation.
Les réponses aux attentes des parties prenantes
Dans leur manière de rendre compte, les OBSL doivent établir des indicateurs clés de performance qui ne sont pas les mêmes que dans une entreprise privée. Les résultats se mesurent donc aux accomplissements, mais aussi dans la satisfaction des parties prenantes : permanents, donateurs, bénévoles, partenaires, organismes de financement, etc.
Les organismes sans but lucratif doivent rendre des comptes de manière honnête et transparente, par exemple en communiquant sur la manière dont les fonds ont été utilisés, les résultats obtenus, etc. Leur bilan annuel doit bien entendu respecter les obligations règlementaires, mais aussi être présenté de manière simple et digeste afin que les parties prenantes puissent en comprendre l’essence rapidement.
Le fonctionnement des conseils d’administration
La mission d’un président du CA est d’avoir des réunions efficaces et efficientes. Cela suppose notamment :
- Des ordres du jours et des lectures préparatoires envoyées suffisamment en avance
- Des présentations claires et focalisées sur les points à discuter
- Des minutes contenant toutes les décisions et prochaines étapes à suivre communiquées sans délai
- Des réunions tenues à une fréquence adéquate
- Un taux de présence approprié aux réunions pour que chacun des administrateurs puisse apporter sa contribution et son expertise.
L’évaluation des performances du conseil d’administration
Il peut être délicat de demander aux administrateurs de procéder à une évaluation de la performance du CA. Dans le cas d’une OSBL, les administrateurs ont le plus souvent rejoint l’organisation sur une base idéologique ou non dans un intérêt pécunier. Une évaluation de la performance pourrait donc être perçue comme une critique implicite.
Plusieurs types d’évaluation existent :
- L’évaluation des performances du conseil en tant que tel, le plus souvent par l’intermédiaire d’un questionnaire anonyme
- L’évaluation des membres par leurs pairs ou par le président
- L’auto-évaluation
- L’évaluation passive, c’est-à-dire sur la base d’informations disponibles en tout temps, par exemple le taux de présence, le taux de consultation des documents mis à la disposition du conseil (dans le cas de l’utilisation d’un outil en ligne), etc.
Si l’évaluation est effectuée avec tact et doigté, l’expérience nous montre que les résultats sont utiles dans la poursuite d’un objectif d’amélioration.
Conclusion
Dans notre société actuelle, les organismes sans but lucratif sont plus nécessaires que jamais. Les membres des CA pour ce type d’organisme sont souvent motivés par l’enthousiasme et la passion, cependant il ne faut pas perdre de vue la nécessité de structurer une gouvernance responsable et saine afin de répondre à la mission de l’organisation et à ses responsabilités envers le public.
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