Partie #1 de la série de 3 articles “Comment réussir la mise en place de votre CLM”
Cet article est le premier d’une série de trois sur la mise en place réussie d’un CLM. Ici, nous abordons la phase de conception, une étape clé. Elle permet de fixer les objectifs, d’aligner les parties prenantes et de créer une feuille de route claire. Ces actions assurent une mise en place fluide et efficace.
Phase de conception
La phase de conception est essentielle pour réussir la mise en place d’un CLM. Elle pose les bases du projet. Cette étape inclut la formation de l’équipe interne, la définition des besoins et la mise en place d’une gouvernance. Une planification minutieuse permet d’éviter les obstacles futurs. Elle garantit aussi l’alignement de toutes les parties prenantes sur les objectifs et le processus.
Une réflexion en 4 étapes
La phase de conception de la mise en place du CLM peut commencer avant même que vous n’ayez choisi la solution elle-même. Prendre de l’avance vous permet de clarifier vos objectifs et de vous assurer que la solution que vous choisissez s’aligne parfaitement sur les besoins de votre entreprise.
Étape 1 : Évaluer les besoins et les attentes
Il est essentiel de bien comprendre les différents besoins et attentes liés aux contrats au sein de votre organisation. Commencez par cartographier tous les contrats actifs, en vous engageant auprès des différentes équipes pour identifier leurs défis quotidiens, et en identifiant les difficultés qui nécessitent une attention particulière. L’organisation d’ateliers ou de réunions internes peut contribuer à aligner les attentes de chacun et à garantir une approche commune. Au cours de cette étape, vous pouvez également mettre en place des enquêtes internes afin de recueillir autant de retours que possible de la part des utilisateurs intéressés. Veillez à inclure tous les futurs utilisateurs du CLM, ce qui vous permettra d’évaluer qui sont les utilisateurs principaux, secondaires et tertiaires. Gardez à l’esprit que c’est à vous, et non au fournisseur CLM, qu’il incombe d’évaluer les processus internes et de collaborer avec les parties prenantes pour garantir l’alignement.
Étape 2 : Fixer des objectifs clairs et réalistes
Définissez des objectifs clairs et réalistes, alignés sur la stratégie de votre organisation. Assurez-vous qu’ils soient atteignables dans un délai précis. Votre fournisseur CLM et un gestionnaire de projet spécialisé vous accompagneront dans cette démarche.
Adopter une approche progressive ne signifie pas manquer d’ambition. Commencez par un périmètre minimum viable, avec des cas d’usage et des départements ciblés. Élargissez ensuite progressivement, phase par phase. Fixez des objectifs concrets, comme « X % de contrats signés en moins de 48h ». Ou « réduction de moitié des erreurs de clauses sur certains contrats ».
L’un des objectifs les plus courants est le gain de temps, et même si un CLM améliorera considérablement cet aspect, gardez à l’esprit qu’un objectif réaliste est plus proche de « passer 2 jours par mois à réviser des contrats » que de passer 20 minutes par mois.
Étape 3 : Identifier les principaux éléments d’intégration
Analysez votre écosystème digital pour identifier les outils à intégrer à votre CLM. Priorisez les connexions essentielles, comme les signatures électroniques, les plateformes CRM ou les systèmes ERP.
Les besoins évoluent avec la croissance de votre entreprise. De nouvelles intégrations peuvent devenir nécessaires. Concentrez-vous sur celles qui sont indispensables, et non sur celles qui sont simplement intéressantes.
Par exemple, si vous savez que certaines équipes travaillent régulièrement avec des indépendants, il est probable que vous ayez besoin d’une collaboration efficace entre les plateformes, y compris avec les parties externes. Vous savez donc qu’il est essentiel pour vous d’avoir une intégration Microsoft 360 ou Google pour travailler avec vos freelances. Les cas d’utilisation que vous avez pu tirer des phases initiales du processus de conception vous aideront à mettre en évidence les intégrations essentielles et leur ordre de priorité.
Étape 4 : Définir les indicateurs de performance clés
Les indicateurs clés de performance aident à suivre les succès et à identifier les points à améliorer. Qu’il s’agisse de la vitesse de traitement des contrats ou du nombre de contrats signés chaque semaine, la définition d’indicateurs clés de performance vous aide à suivre les succès et à identifier les domaines à améliorer. Avec des indicateurs clairs, vous pouvez évaluer les performances du système CLM après sa mise en place, ce qui facilite son adoption et permet de s’assurer que l’outil apporte une réelle valeur ajoutée.
Qu’en est-il des fonctionnalités ?
Il est essentiel d’identifier les fonctionnalités du système CLM qui correspondent à vos objectifs. Qu’il s’agisse de l’examen des clauses, du suivi de l’état d’avancement du contrat ou de la détection d’anomalies dans les clauses. La définition de ces fonctionnalités dès le départ ouvre la voie à une phase de paramétrage plus efficace.
Toutefois, ces fonctionnalités doivent être identifiées avant l’achat, car toutes les solutions n’offrent pas de fonctionnalités à la demande. Mais ne vous inquiétez pas. Si vous avez couvert vos besoins essentiels lors de la première étape, vous aurez une idée précise des fonctionnalités indispensables. Vous aurez ainsi pris un bon départ dans la mise en place de votre solution.
Construire une gouvernance de projet solide
Une gouvernance de projet solide est essentielle pour réussir la mise en place de votre CLM. Elle influence directement le bon déroulement du projet.
Définissez clairement les rôles et responsabilités. Une matrice RACI aide à assurer clarté et responsabilité.
Organisez des réunions régulières pour suivre les actions, évaluer les progrès et identifier les risques. Pour les grands projets, mettez en place un comité de pilotage. Il supervisera les décisions stratégiques et garantira l’alignement des parties prenantes.
Structurer l’équipe du projet
Une équipe de projet interne solide est essentielle pour réussir la mise en place du CLM.
Réunissez un chef de projet IT, un ambassadeur de projet, des utilisateurs clés et des experts techniques. Chacun joue un rôle clé pour faire avancer le projet et respecter les délais.
Collaborez étroitement avec le chef de projet CLM. Assurez une communication claire, définissez les rôles et combinez les bonnes compétences. Ces éléments garantissent un déploiement fluide et efficace.
Voici un aperçu des rôles clés à prendre en compte pour le projet :
Côté Client
| Équipe Projet Client | Responsabilités |
| Ambassadeur du projet | – Il joue un rôle essentiel dans la promotion de la réussite du projet en défendant les intérêts internes. Il soutient activement les processus de transformation et facilite une communication efficace pendant les périodes de changement. – L’ambassadeur sert de point de contact pour la remontée des informations sur le projet. Ceci est particulièrement important dans les cas où des problèmes ou des retards peuvent être imputés au client. Son engagement pour la réussite du projet le positionne comme un lien clé entre les parties prenantes internes et les équipes de projet. Cela garantit une approche cohésive et bien coordonnée. |
| Gestionnaire de projet | – Il joue un rôle crucial dans la supervision de la gestion, de la coordination et de l’affectation des ressources du projet dans le cadre de l’organisation. – Il collabore étroitement avec le chef de projet du prestataire. Ils travaillent main dans la main pour coordonner activement les différentes phases du projet. Cette collaboration implique une planification stratégique, une utilisation efficace des ressources et une coordination sans faille afin de garantir que le projet progresse conformément au plan. |
| Contact Technique | – Il s’occupe des processus d’intégration et les discussions relatives à la mise en place de connecteurs API ou de l’authentification unique (SSO). – Ses responsabilités s’étendent à la supervision de la récupération transparente des bases de données des plateformes précédentes. Ils orchestrent également le transfert des données du client dans les modèles standardisés, si le fournisseur en a. Cette intervention critique garantit une intégration harmonieuse et améliore l’interopérabilité des données. |
Côté Fournisseur
| Équipe Projet Fournisseur | Responsabilités |
| Ambassadeur de projet | – Sa mission englobe l’organisation stratégique, la planification méticuleuse et la coordination efficace des équipes fonctionnelles et techniques du prestataire. – Il orchestre les efforts de collaboration de ces équipes en alignant leurs tâches et leurs objectifs sur les objectifs généraux du projet. Ainsi, il fait office de pont entre le prestataire et le client. – Ces responsabilités incluent l’optimisation de l’utilisation des ressources, la gestion des délais. De plus, il supervise la progression globale du projet. Cela vise à obtenir des résultats qui répondent aux attentes du client, voire même les dépassent. |
| Gestionnaire de compte | – Il contribue à maintenir l’alignement sur les attentes du client à moyen et à long terme. Cela assure une compréhension globale des résultats envisagés. – Sa participation constitue un rappel précieux des objectifs stratégiques qui sous-tendent l’investissement du client. Cette démarche favorise la transparence et renforce le partenariat de collaboration entre le client et le fournisseur. Ceci est valable tout au long du cycle de vie du projet. |
| Chef de projet technique | Contact pour les sujets techniques tels que le SSO, les connecteurs de signature électronique et les questions relatives aux API. |
| Data Project Manager | – Il gère l’aspect du projet lié à la migration des données. Cela inclut l’extraction ou l’importation de données. – Il définit la portée et les défis. – Il gère l’analyse lors de la reprise du contrat existant. En outre, il assure l’acceptation de l’extraction de données avec le client. |
La transformation digitale peut s’avérer difficile, en particulier lorsqu’il y a une résistance au changement ou des inquiétudes concernant la sécurité. C’est là qu’intervient l’ambassadeur du projet, qui joue un rôle clé en pilotant l’initiative, en répondant aux préoccupations et en s’assurant de l’adhésion de tous, ce qui rend le changement plus facile et plus fructueux.
Résultats attendus
À la fin de la phase de conception, votre organisation devrait avoir atteint les objectifs suivants :
Bien que le fournisseur CLM offre des conseils et un soutien pendant les moments critiques de la phase de conception, la responsabilité de la définition des besoins, de l’alignement des parties prenantes et de la préparation des processus internes incombe à votre organisation. Il est essentiel de s’approprier cette phase pour garantir une mise en place réussie.
Quelle est la prochaine étape ?
La phase de conception est la première étape. Cette étape sert de base pour le reste du projet de mise en place.
Avec des objectifs clairs et des priorités bien définies, l’adhésion de tous est assurée. Vous constaterez une différence significative. Bien sûr, ce n’est que le début. Restez à l’affût des 2 prochains articles sur la mise en place réussie de votre solution CLM…
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