Este es el primer artículo de una serie de tres dedicada a guiarle en la implantación de una solución de gestión de contratos (CLM). En esta entrega abordamos la fase de diseño: la base sobre la que se construye todo el proyecto. Es la fase en la que se definen objetivos, se alinea a las partes interesadas y se establece una hoja de ruta clara.
¿Qué es la fase de diseño en la implantación de un CLM?
La fase de diseño es el periodo inicial de un proyecto de implantación de CLM durante el cual la organización mapea sus necesidades contractuales, define objetivos medibles, identifica las integraciones necesarias y establece la estructura de gobernanza del proyecto. Su objetivo es garantizar que la solución elegida se ajuste con precisión a los procesos reales de la organización antes de que comience la configuración técnica.
A diferencia de las fases posteriores, la fase de diseño puede iniciarse incluso antes de seleccionar el proveedor. Cuanto antes se realice este trabajo interno, mejor será la calidad del proceso de selección y más rápida la puesta en marcha.
La fase de diseño en la implementación del CLM
La fase de diseño es crucial en cualquier implantación de CLM. Durante esta fase, la atención se centra en dos frentes: preparar al equipo interno y definir claramente las necesidades y objetivos. Invertir tiempo en esta planificación evita problemas posteriores y garantiza que todas las partes involucradas estén alineadas desde el inicio.
Los cuatro pasos de la fase de diseño
| PASO | OBJETIVO | RESPONSABLE PRINCIPAL |
| 1. Evaluar necesidades | Mapear contratos activos e identificar puntos de dolor por equipo | Organización + partes interesadas |
| 2. Fijar objetivos | Definir metas medibles y alcanzables alineadas con la estrategia | Organización + gestor de proyecto |
| 3. Identificar integraciones | Priorizar las conexiones con herramientas existentes (CRM, ERP, firma) | Contacto técnico interno |
| 4. Definir KPIs | Establecer indicadores para medir el éxito tras la implantación | Dirección jurídica + IT |
Paso 1: Evaluar las necesidades y expectativas
Es fundamental comprender las diferentes necesidades relacionadas con los contratos en toda la organización. Empiece mapeando todos los contratos activos y colaborando con los distintos equipos para identificar sus retos diarios.
Organice talleres o reuniones internas para alinear expectativas. Realice encuestas para recopilar información de todos los futuros usuarios del CLM. Identifique quiénes serán los usuarios principales, secundarios y ocasionales. La responsabilidad de este diagnóstico recae en la organización, no en el proveedor de CLM.
Paso 2: Establecer objetivos claros y realistas
Defina metas alcanzables y alineadas con los objetivos generales de la organización. El proveedor de CLM, con el apoyo de un gestor de proyectos especializado, le orientará en este proceso.
Empezar con un alcance mínimo viable no es falta de ambición: es prudencia. Comience con pocos casos de uso de alto impacto y amplíe gradualmente. Los objetivos pueden ser concretos: «% de nuevos contratos firmados en menos de 48 horas» o «reducir a la mitad los errores en cláusulas de un tipo de contrato específico».
Paso 3: Identificar las integraciones clave
Examine el ecosistema digital de su organización. Céntrese en las integraciones realmente necesarias, no en las que sería deseable tener: herramientas de firma electrónica, plataformas CRM o sistemas ERP.
Por ejemplo, si algunos equipos trabajan habitualmente con autónomos o proveedores externos, probablemente necesiten colaboración entre plataformas. Eso indica que una integración con Microsoft 365 o Google Workspace es esencial, no opcional. Los casos de uso identificados en el paso 1 le ayudarán a priorizar estas integraciones.
Paso 4: Definir los KPIs para la implantación
Tanto si se trata de la velocidad de procesamiento de contratos como del número de acuerdos firmados semanalmente, los indicadores clave de rendimiento (KPI) permiten medir el éxito e identificar áreas de mejora tras la implantación. Con métricas claras, la adopción avanza más deprisa y el valor de la herramienta es visible para la dirección.
Algunos KPIs habituales en implantaciones de CLM:
- Duración media del ciclo de vida de un contrato
- Fases con cuellos de botella
- Carga de trabajo por abogado
- Tasa de adopción de cláusulas estándar
- Porcentaje de renovaciones capturadas a tiempo
¿Qué pasa con las funcionalidades?
Identificar las funciones del CLM que se ajustan a sus objetivos es parte fundamental del diseño. Ya se trate de revisión de cláusulas, seguimiento del estado de contratos o detección de desviaciones respecto a la biblioteca aprobada, definir estas funciones pronto prepara el terreno para una fase de configuración más eficiente.
Hoy, los CLM más completos incluyen funcionalidades de inteligencia artificial: extracción automática de datos por OCR, detección de cláusulas de riesgo y comparación semántica de versiones. Si su organización tiene necesidades específicas en estas áreas, es importante verificarlas antes de la firma del contrato con el proveedor, ya que no todas las soluciones las ofrecen de forma nativa.
Crear la gobernanza del proyecto
Una gobernanza bien estructurada influye directamente en el éxito de la implantación. Es fundamental definir claramente las funciones y responsabilidades. La matriz RACI es una herramienta útil para garantizar la rendición de cuentas y la claridad de roles.
Establezca reuniones periódicas de seguimiento (por ejemplo, revisiones semanales) centradas en el avance de acciones, la detección de riesgos y la resolución de bloqueos. En proyectos de mayor envergadura, puede ser necesario un comité de dirección para las decisiones de alto nivel.
Roles clave del equipo de implantación
| ROL | PARTE | RESPONSABILIDAD PRINCIPAL |
| Patrocinador del proyecto | Organización | Defensa interna de la iniciativa; punto de escalada; enlace entre partes interesadas y equipo de proyecto |
| Manager de proyecto | Organización | Supervisión y coordinación del proyecto; colaboración con el jefe de proyecto del proveedor |
| Contacto técnico | Organización | Integraciones, SSO, conectores API y migración de datos desde plataformas anteriores |
| Jefe de proyecto | Proveedor | Coordinación de equipos funcionales y técnicos; gestión de plazos y entregables |
| Account Manager | Proveedor | Alineación con las expectativas del cliente a medio y largo plazo |
| Manager técnico | Proveedor | Soporte en SSO, conectores de firma electrónica y cuestiones técnicas de integración |
| Data manager | Proveedor | Migración de datos: alcance, extracción e importación desde el entorno anterior |
Gestión del cambio
La transformación digital puede encontrar resistencia interna. El patrocinador del proyecto desempeña un papel clave: impulsa la iniciativa, gestiona las preocupaciones de los equipos y garantiza la adhesión al cambio. Sin este rol activo, los proyectos de CLM tienden a frenarse en la fase de adopción, no en la técnica.
Resultados esperados al final de la fase de diseño
Al concluir esta fase, la organización debería contar con:
- Casos de uso y flujos de trabajo prioritarios. Entre 3 y 4 casos de uso clave identificados y mapeados visualmente, con sus criterios de activación definidos.
- Visión clara de funciones y procesos. Lista de las funcionalidades del CLM necesarias para cubrir los casos de uso prioritarios.
- Matriz RACI documentada. Roles y responsabilidades descritos para todos los implicados: equipo interno y recursos del proveedor.
- Calendario de ejecución realista. Con hitos claros y plazos por entregable. Evite la implantación masiva: comience con casos de uso pequeños y de alto impacto para demostrar valor desde el principio y reducir el riesgo.
¿Qué pasa después?
Una vez completada la fase de diseño, el proyecto tiene cimientos sólidos: objetivos claros, prioridades definidas y el equipo alineado. Las fases siguientes, configuración, migración de datos y adopción, construyen sobre este trabajo.
Para conocer cómo abordar la fase de adopción y puesta en marcha, consulte el tercer artículo de esta serie.
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