¿Qué es el ciclo de vida contractual y cuáles son los riesgos dentro de cada una de sus etapas?
La importancia del ciclo de vida de los contratos es de gran relevancia dentro de las operaciones diarias de un departamento legal y existen varias razones por las que debería comenzar a implementarse como estrategia de trabajo, si es que aún no se hace.
Visualizar con claridad cada una de las etapas del ciclo permite administrar y agilizar el seguimiento de los diversos tipos de contratos dentro del departamento jurídico. De este modo, se pueden reducir riesgos e identificar deficiencias en cada etapa. Sobre todo, cuando el volumen de los contratos que se gestionan en una empresa es alto o muy frecuente (o ambos), resulta muy eficiente emplear esta metodología de trabajo.
Pero ¿qué es lo que implica este concepto?
La evolución completa de un contrato abarca desde su concepción en respuesta a una necesidad hasta su término y expiración, a este proceso se le considera el Ciclo de Vida de un Contrato, también reconocido como Contract Life Cycle Management (CLM). El proceso engloba la identificación de la necesidad, las negociaciones con las partes involucradas, la ejecución del acuerdo y la conclusión de su validez.
Muchas empresas, principalmente en la región de Latinoamérica, en donde el Legaltech recién comienza a ganar importancia en los últimos años, consideran que el uso de un sistema de firma electrónica ya es una forma eficiente de gestionar sus contratos. Sin embargo, conocer el Ciclo de Vida de los Contratos y adoptarlo como estrategia de trabajo requiere de abarcar una perspectiva mucho más amplia, que comienza mucho antes de que las palabras se plasmen sobre papel y por supuesto que, va más allá de la firma.
¿En qué momento del proceso inicia y termina el ciclo de vida de un contrato?
Podría pensarse que la redacción es el primer paso, sin embargo, el ciclo de vida de un contrato se inicia cuando surge la necesidad y se hace una solicitud al departamento o al profesional jurídico, no solo para entender las necesidades, sino también para generar un documento que refleje de manera precisa y adecuada los requisitos. Además, este ciclo no culmina con la firma de las partes involucradas, sino que se extiende al seguimiento continuo, incluyendo renovaciones y actualizaciones o en su caso, el vencimiento.
A lo largo del ciclo contractual, los riesgos que se presentan no son estáticos, sino que típicamente pueden variar. Por ende, es esencial adaptarse y considerar los posibles riesgos que pueden surgir en cada etapa.
Contract Life Cycle Management (CLM):
A continuación, una propuesta para definir el Ciclo de vida contractual completo dentro de su departamento legal, así como visualizar los posibles riesgos por cada fase o etapa:
- 1. Solicitud: Surge la necesidad de un contrato y se solicita al abogado o departamento legal de la empresa. El equipo legal debe tener la habilidad de comprender el contexto y las demandas de las partes a fin de cumplir con los términos y condiciones.
- 2. Creación: El abogado define el enfoque, la estructura y redacta el contenido de acuerdo con las especificaciones levantadas.
Riesgos asociados a estas fases: Barreras de comunicación durante la solicitud entre áreas. Generar una estructura del contrato inadecuada. Confusión entre diferentes versiones. Errores o discrepancias en la redacción de los términos y las cláusulas. Falta de viabilidad financiera. Que las credenciales de las partes sean insuficientes o no acreditables. Redactarlo bajo un marco legal erróneo o desactualizado. La fuga de información y los riesgos de confidencialidad de la información intercambiada para la creación y/o contenida en el contrato.
- 3. Negociación: Las partes involucradas son informadas sobre el contenido del contrato, permitiendo que se expresen opiniones y sugerencias para posibles modificaciones.
- 4. Revisión, aprobación y firma: Toda vez hechas las modificaciones, las partes expresan su aprobación al contenido final del contrato. Posteriormente, se procede a la firma de las partes, quienes otorgan su consentimiento formal para validar el contrato. El contrato se comparte con las áreas pertinentes para facilitar una revisión rápida y eficaz.
Riesgos asociados a estas fases: Falta de fluidez en la comunicación y retrasos en las revisiones por todas las partes. Retribuciones mal determinadas. Objetivos poco claros. Falta de claridad al definir el límite de las responsabilidades. Exposición a posibles violaciones, sanciones o indemnizaciones.
- 5. Ejecución: Comienzan a desplegar los efectos del contrato y, por lo tanto, las partes deben cumplir con lo establecido en éste. Esta etapa implica la implementación de acciones necesarias para asegurar el cumplimiento de las cláusulas contractuales.
- 6. Almacenamiento: Debido a la sensibilidad de los datos, el almacenamiento de los contratos es un aspecto vital en la gestión contractual de un departamento legal. Los contratos deben resguardarse en un lugar seguro, minimizando riesgos como daños, incendios, robos y sabotajes. Además, es esencial establecer un sistema eficaz de clasificación y localización tanto para contratos activos como vencidos, facilitando su búsqueda cuando sea necesario. Un espacio digital siempre resulta sustancialmente más seguro que mantener los documentos en un espacio físico.
- 7. Resolución, prórroga o renovación: El contrato llega a su fin y deben tomarse acciones para dar por finalizada la relación contractual, o bien, se procede a renovar o prorrogar el contrato por otro período si así lo solicitan las partes. Esta fase implica monitorear frecuentemente los términos contractuales. Esto asegura que las partes sean notificadas a tiempo sobre la necesidad de renovar el contrato, siguiendo las normativas legales correspondientes.
Riesgos asociados a estas fases: Pérdida del contrato y la información. Exposición de la seguridad del contenido del contrato. Incumplimiento de las responsabilidades de las partes. No identificar a tiempo el vencimiento de los contratos y no haber notificado a las partes para tomar acción. Reclamaciones por incumplimiento. Retraso en el pago de las retribuciones. Entrega fuera de plazo.
Identificar los riesgos inherentes a los contratos resulta esencial, especialmente para contratos más susceptibles a riesgos potenciales, lo que requiere analizar circunstancias clave de cada etapa y aplicar medidas preventivas adecuadas. Por ejemplo, la antigüedad del contrato, los cambios en las condiciones de las partes o en la legislación, la naturaleza del contrato que puede conllevar riesgos económicos específicos y la exposición de datos sensibles durante su almacenamiento y manipulación.
El ciclo de vida de los contratos demanda un control preciso en todas sus fases, por lo tanto, es crucial aprovechar las innovaciones tecnológicas para prevenir errores, reducir riesgos y maximizar la eficiencia. Una herramienta especialmente poderosa para esta tarea es el Software CLM que permita gestionar las etapas del ciclo contractual de principio a fin.
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publicado el 26/08/2023