Litigation Management ist für Rechtsabteilungen eine komplexe Aufgabe, bei der sie mehrere Aufgaben bewältigen müssen. Das ist zum Beispiel die Verwaltung von Rechtsdokumenten und Fristen sowie die Koordination mit verschiedenen Interessengruppen und Mandanten.
Das kann schnell überwältigend werden, muss es aber nicht. Eine Litigation Management Software hilft dabei, Abläufe besser zu strukturieren und zu besseren Ergebnissen zu gelangen. Dieser Artikel zeigt, welche Vorteile eine solche Lösung bietet und worauf Rechtsabteilungen bei der Auswahl achten sollten.
Was ist eine Litigation Management Software?
Eine Litigation Management Software bezieht sich auf ein Programm, das darauf ausgelegt ist, Rechtsabteilungen bei der Verwaltung und Organisation verschiedener Aspekte von Litigation and Disputes zu unterstützen. Dazu gehören Fallakten, Fristen, Abrechnungen und vieles mehr. Sie bietet eine zentrale Plattform, um alle relevanten Informationen und Dokumente im Zusammenhang mit vergangenen, laufenden und zukünftigen Gerichtsverfahren oder Rechtsstreitigkeiten zu verfolgen. In einigen Fällen kann die Software auch dazu beitragen, Risiken zu reduzieren. Dies ist möglich, indem wichtige Ausgaben verfolgt und Erinnerungen an Fristen festgelegt werden können.
Welche Vorteile bietet die Litigation Management Software?
Erhalten Sie einen Einblick in einige der Vorteile, die die Litigation Management Software so besonders machen.
Dokumente zentral verwalten
Einer der bedeutendsten Vorteile der Verwendung einer Litigation Management Software liegt in der Möglichkeit, Dokumente zu zentralisieren.
Anstatt mehrere Kopien und Versionen derselben Dokumente an verschiedenen Orten zu haben, können Rechtsabteilungen erforderliche Dokumente sofort auf einer einzigen Plattform finden und darauf zugreifen. Dadurch wird auch sichergestellt, dass jeder stets die aktuellste Version des Dokuments hat. Darüber hinaus ist die Verwendung solcher Software sicherer, da der Zugriff kontrolliert und autorisiert wird.
Rechtsabteilungen können dadurch Zeit sparen und mit allen vorhandenen Dokumenten auf dem Laufenden bleiben.
Workloads reduzieren
Litigation Management kann sehr komplex sein. Allerdings ermöglicht eine Software die Automatisierung dieser zeitaufwändigen Aufgaben, die Mitglieder von Rechtsabteilungen übernehmen müssen.
Zeit sparen Sie mit klaren Arbeitsabläufen und festgelegten Prozessen sowie einfachem Zugriff auf alle Dokumente, die mit laufenden Verfahren zusammenhängen und automatischer Berichterstattung. Einige Lösungen bieten auch elektronische Unterschriftenfunktionen an, die die Zeit für Genehmigungen reduzieren und administrative Aufgaben beschleunigen.
Die Verwendung einer Litigation Management Software ermöglicht es Rechtsabteilungen, sich auf das große Ganze zu konzentrieren. Das betrifft zum Beispiel den Fall zu gewinnen.
Kontrolle der Kosten
Das Kostenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens. Mit einer Litigation Management Software haben Sie eine bessere Transparenz über Ausgaben, Abrechnungen und Zeiterfassung und können Maßnahmen ergreifen. Damit werden übermäßige Ausgaben vermieden. Eine Litigation-Software kann Ihnen helfen, Ausgaben in Echtzeit zu überwachen und die finanziellen Auswirkungen jedes Verfahrens vorherzusehen. Einige Lösungen können auch automatisch die Klauseln in Verträgen identifizieren, die die meisten Streitigkeiten verursachen. Dieses Feature hilft den Rechtsabteilungen bei zukünftigen Vertragsverhandlungen.
Fristenbenachrichtigungen sind hierbei für Legals optimal, Risiken besser einzuschätzen und die nächsten Schritte zu planen.
Bessere Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit ist in Rechtsabteilungen entscheidend, da sie oft mit anderen Interessengruppen innerhalb des Unternehmens kommunizieren und eng zusammenarbeiten. Sie müssen auch sicherstellen, dass alles mit den Kollegen reibungslos verläuft. Eine Litigation Management Software ermöglicht Teammitgliedern und Stakeholdern eine bessere Zusammenarbeit, indem Dokumente geteilt und Fortschritte in Echtzeit verfolgt werden. Dadurch werden Fehler oder Missverständnisse verringert.
Rechtsabteilungen können durch eine bessere Kommunikation und die Möglichkeit, alle Aktionen in jedem Dokument nachverfolgen zu können, produktiver und effizienter werden.
Wichtige Funktionen einer Litigation Management Software im Überblick
Eine gute Lösung geht über die reine Dokumentenablage hinaus. Die folgende Tabelle zeigt, welche Funktionen bei modernen Systemen zu erwarten sind:
| FUNKTION | WAS SIE LEISTET |
|---|---|
| Zentrales Fallregister | Alle laufenden und abgeschlossenen Verfahren in einer Datenbank, mit Status, Fristen und Verantwortlichen |
| Fristenmanagement | Automatische Erinnerungen für Klageantworten, Anhörungstermine und interne Deadlines |
| Dokumentenverwaltung | Versionierung, Zugriffsrechte und sichere Ablage aller verfahrensbezogenen Unterlagen |
| Kostenverfolgung | Echtzeit-Übersicht über externe Mandatskosten, Rückstellungen und Budgets pro Verfahren |
| Berichterstattung | Anpassbare Dashboards und Exportfunktionen für das Management-Reporting |
| Teamzusammenarbeit | Kommentarfunktionen, Aufgabenvergabe und Aktivitätsverfolgung für interne und externe Teams |
| KI-gestützte Statusupdates | Automatisch generierte Fallzusammenfassungen auf Basis aller aktuellen Aktivitäten und Dokumente |
Worauf Sie bei der Auswahl einer Litigation Management Software achten sollten
Nicht jede Lösung passt zu jedem Unternehmen. Das zeigen aktuelle Zahlen: Laut dem ABA Legal Technology Survey 2024 nutzen 78 % der befragten Kanzleien und Rechtsabteilungen mittlerweile eine Form von Litigation- oder Case-Management-Software, gegenüber 62 % im Jahr 2020. Die Einführungsrate steigt, die Anforderungen an die jeweiligen Lösungen unterscheiden sich aber erheblich. Folgende Punkte sollten bei der Entscheidung eine Rolle spielen:
Folgende Punkte sollten bei der Entscheidung eine Rolle spielen:
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Wie Sie bereits erkannt haben, kann eine Litigation Software die Prozesse erheblich verbessern und lästige manuelle Aufgaben beseitigen. Wenn Sie darüber nachdenken, eine Litigation Management Software zu verwenden, suchen Sie gezielt nach einer Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen. Zudem sollte sie Funktionen bieten, die Ihrem Team den größten Nutzen bringen.
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Für ein umfassendes Legal Risk Management lässt sich das Modul mit dem Contract Management und anderen Teilen der DiliTrust Governance Suite verbinden. So bleiben Vertragsrisiken und laufende Verfahren stets im Zusammenhang sichtbar.
Um Ihre Daten zu schützen, verfügt die DiliTrust Suite über die ISO 27001- und ISO 27701-Zertifizierungen sowie SOC 2 Typ 2. Alle Daten werden auf Servern innerhalb der EU gespeichert und unterliegen nicht dem US-amerikanischen CLOUD Act.
DiliTrust bietet zudem 24-Stunden-Kundensupport in mehreren Sprachen und unbegrenzten Schulungszugang für alle Benutzer des Moduls.
Häufig gestellte Fragen zur Litigation Management Software
Litigation Management Software ist auf Rechtsstreitigkeiten ausgerichtet: Gerichtsverfahren, Fristenmanagement, Kostenüberwachung und Stakeholder-Koordination. Case Management ist breiter und umfasst auch andere Falltypen wie regulatorische Fragen oder Beratungsmandate. Viele moderne Lösungen vereinen beides unter dem Begriff Matter Management.
Ja. Cloud-basierte Lösungen sind heute skalierbar und auch für kleine Teams erschwinglich. Gerade Rechtsabteilungen mit weniger als zehn Mitarbeitenden profitieren von einer klaren Struktur, da das Risiko, Fristen oder Unterlagen zu verlieren, dort besonders hoch ist.
Achten Sie mindestens auf ISO 27001 und DSGVO-Konformität. Für Unternehmen in regulierten Branchen sind zusätzlich SOC 2 Typ 2 und EU-Datenspeicherung relevant. Klären Sie außerdem, ob der Anbieter dem US CLOUD Act unterliegt.
Cloud-basierte Lösungen sind in der Regel innerhalb weniger Wochen einsatzbereit. Umfangreichere Implementierungen mit Datenmigration und Systemintegration können je nach Unternehmensgröße mehrere Monate beanspruchen.
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