Alle Unternehmen müssen ein bestimmtes Volumen an Verträgen verwalten. Wenn dieses Volumen beträchtlich wird (d. h. etwa 40 oder mehr Verträge pro Monat), wird die manuelle Vertragsverwaltung problematisch: Sie kann viel Zeit – und sogar Geld – kosten!
Deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, ihre Vertragsverwaltung zu automatisieren, indem sie auf Vertragsmanagement Software zurückgreifen. Denn dadurch, dass die Verträge zentral abgelegt sind, können Teams effizienter arbeiten. Darüber hinaus wird die automatisierte Vertragsanalyse mit diesen Tools von vielen Unternehmen als Grundlage für Entscheidungen genutzt und bietet zahlreiche weitere Vorteile, wie Zeitersparnis und Kostensenkung. Wir gehen den Fragen nach: Warum ist Vertragsmanagement wichtig, welche Vorteile bieten Vertragsmanagement-Tools und was können wir von ihnen erwarten?
Was ist Vertragsmanagement?
Definition von Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement umfasst alle Maßnahmen, die mit der Verwaltung des Lebenszyklus eines Vertrags verbunden sind. Dieser Prozess umfasst alles von der Vertragserstellung bis zur Ausführung, einschließlich der Verhandlung, Ausarbeitung und Überwachung der Einhaltung. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Verträge korrekt umgesetzt werden, und gleichzeitig die Beziehung zwischen den Parteien (Auftraggeber und Auftragnehmer) zu optimieren.
Ein gutes Vertragsmanagement hilft, Risiken zu mindern, gesetzliche Vorschriften wie Datenschutz zu erfüllen und die Gesamtleistung zu verbessern. Außerdem lassen sich dadurch die finanziellen Kosten erheblich senken. Diese Disziplin ist in vielen Abteilungen besonders relevant, darunter Recht, Einkauf, Finanzen, Projektmanagement und Beschaffung.
Die Entwicklung des Vertragsmanagements
Früher war Vertragsmanagement rein manuell. Inzwischen wird es zunehmend digital und automatisiert mit Lösungen, die schnellere Prozesse ermöglichen.
In der Vergangenheit beschränkte sich das Vertragsmanagement auf die rechtliche Validierung und die Speicherung von Dokumenten. Wie viele andere juristische Tätigkeiten auch, erfolgte sie ausschließlich manuell. Mit dem Aufkommen neuer Technologien hat sich das Vertragsmanagement jedoch weiterentwickelt und umfasst nun auch Automatisierungs- und Analysetools. Diese Legal Tech-Lösungen vereinfachen die Vertragsprozesse und erhöhen die Transparenz.
Mit der zunehmenden Komplexität von Unternehmensprojekten hat sich das Vertragsmanagement zu einer wichtigen Funktion entwickelt. Es geht nicht mehr nur um die Archivierung von Dokumenten, sondern vielmehr darum, jeden Schritt zu optimieren, um den Wert der Dienstleistung zu maximieren und die Risiken zu minimieren.
Welche Aufgaben gehören zum Vertragsmanagement?
Das Vertragsmanagement beinhaltet eine Vielzahl von Aufgaben, die gemeinsam für einen reibungslosen Ablauf von Verträgen sorgen. Aufgabe des Vertragsmanagements ist es unter anderem, Verträge rechtssicher zu verwalten und zugehörigen Dokumente wie Anlagen oder Vereinbarungen strukturiert zu speichern, also die Archivierung von Verträgen. Die Vertragsarchivierung umfasst die strukturierte Erfassung und sichere Aufbewahrung von Vertragsunterlagen, um eine übersichtliche und jederzeit zugängliche Ablage sicherzustellen. Zusätzlich zählen auch das Vertragscontrolling und die Vertragsverwaltung zum Vertragsmanagement.
Was ist Vertragscontrolling?
Das Vertragscontrolling ist ein zentraler Bestandteil des Vertragswesens und umfasst Aufgaben wie die Risikoüberwachung, die Kontrolle der Vertragserfüllung sowie die Ausgabenanalyse (auch Spend Analysis genannt).
Im Tagesgeschäft befasst sich das Vertragscontrolling mit einer Vielzahl von Tätigkeiten. Dazu gehören die Sicherstellung der Einhaltung sämtlicher Vertragsverpflichtungen und die Bewertung des Umsatzpotenzials einzelner Vertragspartner. Weitere Anforderungen beinhalten beinhalten die Beurteilung von Neu- und Bestandskunden, die Überwachung von Vertragsverlängerungen und Projektfortschritten sowie die Budgetierung und Kostenkontrolle in bestehenden Verträgen dazu. Darüber hinaus umfasst es die Bewertung von Chancen und Risiken innerhalb der Verträge und die Unterstützung bei der Erstellung von Berichten für den Jahresabschluss, Wirtschaftsprüfer und das Management.
Was ist unter der Vertragsverwaltung zu verstehen?
Die Vertragsverwaltung stellt einen zentralen Bestandteil des Vertragsmanagements dar. Sie beinhaltet die Erstellung vertragsrelevanter Informationen, beispielsweise Metadaten zu Verträgen und Vertragsparteien, sowie deren strukturierte Aufbereitung. Eine effiziente Eine effiziente Vertragsverwaltung sollte Zuständigkeiten sowohl innerhalb des Unternehmens als auch bei externen Beteiligten eindeutig erfassen und festlegen.
Die Phasen des Vertragslebenszyklus
1. Erstellung
Die Erstellung ist der erste und wichtigste Schritt. In dieser Phase geht es darum, ein Dokument zu erstellen, das den Projekterfordernissen entspricht und gleichzeitig die rechtlichen Anforderungen einhält. Ein Vertrag wird meist auf Basis bereits bestehender Vorlagen erstellt und auf spezielle Anforderungen angepasst. Ein gut gegliederter Vertrag sorgt für Klarheit und verhindert Missverständnisse.
Ein wirksamer Entwurf spart Zeit bei den Verhandlungen und minimiert mögliche Streitigkeiten. Daher ist es wichtig, eine klare Struktur zu wählen und rechtliche, finanzielle und operative Aspekte zu berücksichtigen.
2. Verhandlung
Nach der Entwurfsphase wird der Vertrag in der Verhandlungsphase auf die Erwartungen aller Beteiligten abgestimmt. In dieser Phase kommen unterschiedliche Interessen aufeinander, Ziel ist eine rechtssichere, ausgewogene Lösung. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Vertrag mit einer Webagentur abschließt, können die wichtigsten Verpflichtungen Lieferfristen und Projektmeilensteine umfassen.
Eine erfolgreiche Verhandlung führt zu einer ausgewogenen Vereinbarung. Sie umfasst auch Risikomanagementmechanismen und Garantien, die beide Parteien schützen.
3. Unterzeichnung
Der Begriff bezeichnet diesen finalen Schritt, in dem der Vertrag durch elektronische Signatur rechtskräftig wird.
Der Trend zur elektronischen Signatur ist nicht nur bequemer, sondern entspricht auch Datenschutz und Compliance-Anforderungen. Mit der Unterzeichnung wird der Vertrag offiziell besiegelt und alle Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der vereinbarten Bedingungen. Dank der Digitalisierung wird dieser Prozess durch die elektronische Unterschrift vereinfacht, beschleunigt und rechtlich abgesichert.
Nach der Unterzeichnung ist es wichtig, den Vertrag mit allen Beteiligten zu teilen und ihn in einen strukturierten Überwachungsplan zu integrieren.
4. Überwachung und Compliance
Ein Blick auf Fristen und Termine ist entscheidend, um rechtzeitig zu reagieren. Somit gewährleistet die kontinuierliche Vertragsüberwachung gewährleistet, dass alle Verpflichtungen eingehalten werden. Dieser Schritt umfasst die Verfolgung von Fristen, die Bewertung der Leistung und den Umgang mit unvorhergesehenen Änderungen. Eine wirksame Überwachung sorgt für die Einhaltung der Verträge, optimiert die Kosten und mindert die Risiken.
Mit Hilfe digitaler Werkzeuge können Unternehmen nun potenzielle Streitigkeiten besser vorhersehen und die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten verbessern.
Wer überwacht das Vertragsmanagement?
Zentrale Rollen übernehmen Contract Manager und Rechtsabteilungen, deren Rollen im folgenden erklärt wird:
Die Rolle des Contract Managers
Der Contract Manager sorgt für die reibungslose Durchführung des Vertragsmanagements. Diese Funktion erfordert Fachwissen in den Bereichen Recht, Finanzen und Projektmanagement.
Ein Contract Manager ist von der Verhandlungsphase bis zur Ausführung beteiligt und befasst sich mit Risikobewertungen, Änderungen und Konfliktlösung. Um erfolgreich zu sein, müssen sie über starke analytische und problemlösende Fähigkeiten verfügen.
Die Rolle der Rechtsabteilung
Die Rechtsabteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Vertragsvalidierung und -überwachung. Ihr Fachwissen gewährleistet die Einhaltung der Rechtsvorschriften und schützt die Interessen des Unternehmens.
Rechtsabteilungen tragen auch zur Schulung der operativen Teams bei, um deren Verständnis für vertragsbezogene Risiken und bewährte Verfahren zu verbessern.
Vorteile eines digitalen Vertragsmanagement-Tools
Viele Unternehmen setzen inzwischen auf digitale Tools, um ihre vertraglichen Abläufe effizienter zu machen. Ein digitales Vertragsmanagement unterstützt die Erstellung von Verträgen, deren Bearbeitung sowie das sichere Archivieren wichtiger Dokumente.
Durch den Einsatz moderner Systeme gibt es Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren und Fehler zu minimieren. Bereits verfügbare Technologien integrieren sich direkt in CRM und ERP, was vielen Unternehmen entgegen kommt und die die Effizienz unterschiedlicher Abteilungen unterstützt.
Durch die Nutzung solcher Systeme lassen sich automatisierte Prozesse einführen, die den manuellen Aufwand deutlich reduzieren und die Effizienz steigern. Neben der besseren Übersicht hilft ein solches System auch bei der Termin- und Fristenüberwachung, Verhandlung von Verträgen sowie der Vertragsprüfung, sodass Vertragsrisiken rechtzeitig erkannt werden können, um nur einige der Vorteile zu nennen. Im folgenden gehen wir näher auf die Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements ein.
1. Erhebliche Zeitersparnis
Die Automatisierungen von Abläufen helfen dabei, Prozesse zu beschleunigen, z. B. bei der Prüfung oder Fristverfolgung. Neue Tools mit KI helfen bei der Analyse großer Vertragsmengen.
Die manuelle Verwaltung großer Mengen von Verträgen ist sehr zeitaufwändig. Dies ist wahrscheinlich sogar der Hauptgrund, warum Unternehmen diese Aufgabe automatisieren wollen. Das überrascht nicht, wenn man bedenkt, dass 62 % der Rechtsabteilungen glauben, dass ihre Arbeitsbelastung in den nächsten Jahren zunehmen wird, wie Daten des Beratungsunternehmens Day One zeigen.
Das Vertragsmanagement ist deshalb so zeitaufwändig, weil der Lebenszyklus eines Vertrags nicht mit seiner Unterzeichnung endet: Die Unternehmen müssen auch für die Überwachung seiner Leistung, die Einhaltung von Fristen, künftige Änderungen und stillschweigende Verlängerungen sorgen.
Wenn all diese Elemente manuell verwaltet werden, ist das Fehlerrisiko viel höher, und jeder Fehler kann sich für das Unternehmen als kostspielig erweisen. Daher verbringen die Mitarbeiter viele Stunden damit, die Informationen in jedem Vertrag sorgfältig zu lesen, zu klassifizieren und zu überprüfen.
Ganz zu schweigen von der Arbeit, die in das Dokument gesteckt wird, bevor es überhaupt unterschrieben wird, was oft einen langwierigen und mühsamen Austausch bedeutet, um es genehmigen zu lassen.
Dank der Vertragsverwaltungstechnologien sind diese Aufgaben heute weitgehend automatisierbar.
Einige Vertragsmanagement Softwarelösungen verfügt sogar über eine eingebaute künstliche Intelligenz, die den Vertragstext durchsucht, um die wichtigsten Klauseln und Informationen (Gegenparteien, Daten usw.) herauszufiltern.
So sparen sie dank hochgradig konfigurierbarer Vertragsvorlagen und Genehmigungsworkflows Zeit bei der Ausarbeitung und Genehmigung. Außerdem werden laut derselben Studie die Verhandlungen durch das Vertragsmanagement um 50 % beschleunigt.
2. Zentralisierung von Verträgen und Vereinfachung alltäglicher Aufgaben
In einer zentralen Plattform können alle Dokumente strukturiert abgelegt werden, von zugehörigen Dokumenten bis hin zu früheren Versionen.
Viele bereits verfügbare Systeme ermöglichen direkte Einbindung in bestehende Workflows.
Verträge sind Rechtsdokumente, die durch die Hände mehrerer Parteien gehen: Juristen natürlich, aber auch Vertriebs-, Einkaufs-, Finanz- und sogar Personalabteilungen. Ganz zu schweigen von allen Parteien außerhalb des Unternehmens (Kunden, Lieferanten usw.)!
Oftmals führt dies zu einem langwierigen E-Mail-Verkehr, der Zeit kostet und zu Versäumnissen und Fehlern führt: etwas, das sich nur wenige Unternehmen leisten können.
Mit einer Vertragsmanagement Software hingegen werden alle Verträge des Unternehmens zentralisiert und sind über ein Tool, die so genannte Vertragsbibliothek, zugänglich, in der alle Verträge an einem einzigen Ort zusammengefasst sind. Dies vereinfacht den Austausch und die Diskussionen erheblich, vor allem jetzt, da Fernarbeit zur Norm wird.
Das Tool hilft auch bei der Rationalisierung alltäglicher vertragsbezogener Aufgaben, und zwar für:
- die Suche nach Informationen, die dank einer intelligenten Suchmaschine erheblich erleichtert wird;
- Genehmigungsprozesse, die durch einen anpassbaren Workflow automatisiert werden;
- Vertragsgestaltung, dank einer Klauselbibliothek und Vorlagen;
- Fristenmanagement, das durch ein Erinnerungssystem für wichtige Termine vereinfacht wird.
Die Zeitersparnis bedeutet einen enormen Effizienz- und Produktivitätsschub, und ein automatisiertes Vertragsmanagement kann Unternehmen sehr schnell zu mehr Vertragsabschlüssen verhelfen!
3. Erhöhung der Vertragssicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die Speicherung aller Ihrer Verträge in einer einzigen, sicheren Online-Vertragsbibliothek ist eine hervorragende Option, um die Sicherheit Ihrer Dokumente zu gewährleisten. Keine versehentlichen Verluste oder Informationslecks mehr!
Man könnte meinen, dass der Verlust eines Vertrags ein seltenes Ereignis ist, aber die Studie zeigt, dass Unternehmen nicht wissen, wo 10 % ihrer Verträge sind. Durch die Zentralisierung aller Verträge entfällt diese Ungewissheit vollständig, und Sie haben mehr Kontrolle über Ihre Daten.
Die intelligente Erkennung der wichtigsten Klauseln und Daten in den einzelnen Verträgen macht auch deren Erstellung und Überwachung zuverlässiger. Im Vergleich zur manuellen Verwaltung wird das Risiko von Fehlern und Nichteinhaltung von Vorschriften stark reduziert – möglicherweise sogar eliminiert.
Was ist eine Vertragsmanagement-Software
Eine Vertragsmanagement-Software, auch bekannt als Contract Management Software (CMS) oder Contract Lifecycle Management (CLM) unterstützt Unternehmen dabei, Verträge effizient zu verwalten und zu organisieren. Dabei deckt die Software wie der Name besagt, jeden Schritt eines Vertragslebenszyklus ab, von der Verwaltung, Erstellung, Verhandlung, Prüfung und Unterzeichnung bis zur Archivierung verschiedener Arten von Verträgen und Dokumenten. Durch eine Vertragsmanagement Software werden die zahlreichen Aufgaben des Vertragsmanagements entweder teilweise oder im besten Falle vollständig übernommen und mit KI automatisiert. Unternehmen, die keine spezielle Vertragsmanagement Software einsetzen, nutzen oft klassische Anwendungen wie Microsoft Word oder Excel und speichern Verträge auf Netzwerklaufwerken. Dadurch entstehen jedoch häufig zeitaufwendige Prozesse, die zu typischen Blockaden innerhalb der Unternehmen führen. Mit einer modernen Vertragsmanagement Software löst sich das Problem von getrennten Systemen und den daraus entstehenden Nachteilen wie fehlender Übersichten oder die lange Suche nach Vertragsdaten.
Das Modul DiliTrust Contracts, eine umfassende Lösung, die alle Aspekte des Vertragsmanagements vereinfacht
Das Vertragsmodul von DiliTrust ist eine SaaS-Lösung für die Verwaltung von Verträgen, die sich problemlos in alle Ihre vorhandenen Tools (Textverarbeitung, CRM-Plattformen, elektronische Unterschrift) integrieren lässt. Die Software speichert Ihre Verträge in einer einzigen Datenbank und erleichtert so die Zusammenarbeit und die Fernarbeit.
Es verfügt über eine ganze Reihe von Funktionen, die die Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus erheblich vereinfachen:
- Klauselsammlung und Vertragsvorlagen
- Elektronische Signatur
- Workflows für die Freigabe
- Historie der Vertragsänderungen
- Automatische Erinnerung an Fristen
- Statistische Übersichten
- Vollkommen sichere Aufbewahrung
Von der Erstellung bis zur Unterzeichnung des Vertrags bleiben alle vorgenommenen Änderungen nachvollziehbar. Die Genehmigung wird durch einen konfigurierbaren Workflow abgesichert, und die elektronische Unterschrift spart viel Zeit. Mithilfe der automatischen Erinnerungen verhindern Sie Verluste durch stillschweigende Verlängerungen und werden vor missbräuchlichen Klauseln gewarnt.
All diese Funktionen vereinfachen den Alltag von Juristen, Vertriebsangestellten und allen Mitarbeitern, die mit Verträgen zu tun haben, erheblich. Das Ergebnis: eine beträchtliche Einsparung an Zeit, Geld und Energie!
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