Vorstandsprotokolle: Ein entscheidendes Element für erfolgreiche Vorstandssitzungen

Der Erfolg und die Lebensfähigkeit eines Unternehmens hängen oft von der Fähigkeit des Verwaltungsrats ab, die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen, auch in Krisenzeiten. Vorstandsprotokolle anzufertigen und zu verteilen ist ein Garant für die Einhaltung der Vorschriften und die Transparenz des Verwaltungsrats, so dass die Anfertigung von Notizen und Protokollen für effiziente Verwaltungsratssitzungen unerlässlich ist. Diese Aufgaben sind nicht sehr beliebt, aber sie können durch neue Technologien vereinfacht werden.

Minutes: A Crucial Element for Successful Board Meetings

Was sind Vorstandsprotokolle?

Das Protokoll ist ein schriftliches Dokument, in dem die Diskussionen und Beschlüsse der Verwaltungsratssitzung festgehalten werden. Es ist sehr wichtig zu wissen, wie man ein Protokoll richtig verfasst, da dieses Dokument von Gerichten, Rechnungsprüfern und allen Beteiligten in der Organisation als offiziell angesehen wird. Manche Leute sagen, wenn eine Diskussion oder ein Beschluss, der in der Sitzung gefasst wurde, nicht im Protokoll steht, dann hat sie/er auch nicht stattgefunden… Deshalb ist es wichtig, eine gute Struktur für die Anfertigung von Notizen und deren Verteilung zu haben. Wenn Sie zum Sekretär des Verwaltungsrats ernannt worden sind, liegt das Verfassen des Protokolls wahrscheinlich in Ihrer Verantwortung. Das bedeutet aber nicht, dass Sie die Notizen machen müssen, denn manchmal machen die Mitglieder des Verwaltungsrats die Notizen im Wechsel. Die Notizen können auch von einem externen Mitglied mit entsprechenden Kenntnissen angefertigt werden, so dass alle Verwaltungsratsmitglieder aktiv an der Sitzung teilnehmen können.

Digitalisierte Vorstandsprotokolle

Das Sitzungsprotokoll steht auf der Tagesordnung und wird in der nächsten Sitzung zur Genehmigung durch die Verwaltungsratsmitglieder vorgelegt. Falls Änderungen vorgenommen werden, wird die neue Fassung in einer späteren Sitzung geprüft. Wenn die Protokolle im Voraus über ein digitales Verwaltungsportal freigegeben werden, können sie schnell genehmigt werden, da die Verwaltungsratsmitglieder vor der Sitzung Korrekturen vornehmen können.

Durch den uneingeschränkten Zugang zu Dokumenten und Dateien fühlen sich die Verwaltungsratsmitglieder noch stärker eingebunden, sind eher geneigt, mit ihren Kollegen zu kommunizieren, und kommen so ihrer Sorgfaltspflicht noch besser nach. Die Verteilung der Protokolle über die Verwaltungsratsplattform hilft, Druck- und Versandkosten zu sparen. Vorstandsprotokolle müssen an einem sicheren Ort, z. B. in einem Verwaltungsratsportal, auf Servern archiviert werden, die nach internationalen Sicherheitsstandards zertifiziert sind. Die Protokolle müssen allen Verwaltungsratsmitgliedern zugänglich sein, damit sie sie später bei Bedarf einsehen können.

In einigen gemeinnützigen oder staatlichen Organisationen müssen die Protokolle veröffentlicht werden. Das Format des Protokolls kann von einer Organisation zur anderen variieren, ist aber im Allgemeinen recht einfach gehalten. Denken Sie daran, dass das Protokoll auch von Personen gelesen wird, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben. Und stellen Sie daher sicher, dass alle Informationen klar sind. Mit einem Verwaltungsinstrument wie DiliTrust Exec können Sie das Protokoll und die während der Sitzung gemachten Notizen über das Portal verfassen. Dies garantiert die maximale Vertraulichkeit dieses wichtigen Dokuments.

Muss ich ein Papieroriginal des unterzeichneten Protokolls aufbewahren? Das hängt von der Art Ihres Unternehmens und den Verwaltungsvorschriften des Verwaltungsrats ab. Die internen Vorschriften des Verwaltungsrats können die Digitalisierung des Dokuments mit elektronischer Unterschrift und die Speicherung ausschließlich in einem sicheren Computerformat vorsehen. Denken Sie daran, dass elektronische Unterschriften auf Verträgen in den meisten Ländern inzwischen rechtlich anerkannt sind. Sie sind daher auch für eine Anwesenheitsliste oder die Genehmigung des Protokolls gültig. Die Aufbewahrung unterschriebener, gedruckter Kopien des Protokolls ist definitiv nicht mehr zeitgemäß!