Das kennen Unternehmensjuristen gut. Ein Kollege aus der Finanzabteilung braucht einen Vertrag geprüft. Er weiß nicht, welches System er nutzen soll, welches Formular er ausfüllen muss oder wen er genau kontaktieren soll. Also tut er das Naheliegendste: Er schickt eine E-Mail. Vielleicht landet sie im gemeinsamen Posteingang, vielleicht nicht bei der richtigen Person, aber das Ergebnis ist in jedem Fall dasselbe. Die E-Mail verschwindet unter einem Dutzend anderer Threads. Drei Wochen später herrscht Stress wegen einer Deadline, und niemand weiß, wo die Anfrage steht.
Die Rechtsabteilung trägt daran keine Schuld. Aber der Intake-Prozess funktioniert nicht. Zum Glück lässt sich das mit dem richtigen System beheben: einem, das E-Mails in nachvollziehbare, strukturierte Anfragen verwandelt. Das ist die E-Mail-Integration für Matter Management.
Das Problem, über das niemand spricht
Anfragen landen in gemeinsamen Postfächern, ohne Struktur, ohne Priorisierung, ohne Überblick für alle außerhalb der Rechtsabteilung. Jede E-Mail muss manuell erfasst werden, Anhänge gehen in Threads verloren. Und sobald der Kontext in langen CC-Ketten versunken ist, gibt es oft keine Aufzeichnung mehr: wann die Anfrage einging, wer sie aufgenommen hat, wo sie gerade steht.
Das Ergebnis ist absehbar. Die Rechtsabteilung wird zum Engpass. Die Fachabteilungen sind frustriert, die Rechtsabteilung verliert Zeit durch Verwaltungsaufwand, und der General Counsel hat keinen ausreichenden Überblick, um Anfragen zu steuern, Ressourcen zu verteilen oder nach oben zu berichten.
Das eigentliche Problem ist das Fehlen eines geeigneten Kanals.
Was sich ändert, wenn E-Mails Teil des Intake-Prozesses werden
Im Idealfall reicht es aus, eine E-Mail an die Rechtsabteilung zu schicken. Niemand, ob ursprünglicher Antragsteller oder Jurist, müsste auf Behelfslösungen zurückgreifen, um Anfragen manuell in ein System einzutragen. Alles läuft automatisch. Eine E-Mail wird zur nachverfolgbaren Anfrage, mit einem zugewiesenen Verantwortlichen, an der alle Beteiligten von Anfang bis Ende arbeiten können.
Stellen Sie es sich vor wie eine E-Mail, die deutlich mehr leistet als je zuvor.
So funktioniert es
1. Einen Antrag stellen
Jede Person aus jedem Team und jeder Abteilung sendet eine E-Mail an die gemeinsame Adresse der Rechtsabteilung. Kein bestimmtes Konto ist erforderlich, Anhänge werden problemlos unterstützt. Ob Outlook, Gmail oder ein anderer E-Mail-Anbieter: In dieser Phase gibt es nichts Neues zu lernen.
2. Automatische Erfassung
Jetzt wird es interessant. Sobald die E-Mail eingeht, wird sie in eine strukturierte Anfrage in DiliTrust Matter Management umgewandelt. Die Anfrage erhält eine eindeutige ID, einen Status, einen Ersteller, ein Fälligkeitsdatum und eine Prioritätsstufe. Das Beste daran: Sie erscheint sofort in der Intake-Warteschlange der Rechtsabteilung, ohne dass die Anfragedaten manuell eingetragen werden müssen.
3. Zusammenarbeiten
Jetzt gilt es, eingehende Anfragen zu beantworten und zu qualifizieren. Dafür ist kein Wechsel zwischen verschiedenen Tools notwendig. Die Rechtsabteilung kann die Anfrage direkt in DiliTrust Matters lesen, beantworten und klassifizieren. Alle weiteren Nachrichten werden zentral gespeichert, mit Zeitstempel versehen und der Anfrage zugeordnet. Das sorgt auch für eine bessere Verteilung der Rechtsarbeit im Team.
Keine CC-Ketten mehr, die Kopfschmerzen bereiten.
4. Verbinden
Und was ist mit den Dokumenten? Wenn eine Anfrage mit Vertragsanhängen eingeht, können diese direkt im CLM als neue Dokumente oder als neue Versionen bestehender Dokumente gespeichert werden. Das Entscheidende: Das Matter-Modul und das Vertragsarchiv bleiben dauerhaft verbunden. Das Dokument ist genau dort, wo es hingehört, vom ersten Moment an.
Konkrete Vorteile für alle Nutzer
Dieses Intake-System verändert die Arbeit aller Beteiligten:
Genau das ist der Intake-Prozess, den Rechtsabteilungen brauchen: einer, der verhindert, dass die Abteilung zum Flaschenhals wird, Anfragen verzögert oder sie, noch schlimmer, ganz verschwinden lässt.
Das große Ganze
Die Intake-Funktion von DiliTrust Matter Management (verfügbar ab Juni 2026) wird zum zentralen Eintrittspunkt für alle rechtlichen Anfragen im Unternehmen. Sie verbindet Personen, Anfragen und Verträge an einem Ort. Das System trifft Nutzer dort, wo sie bereits arbeiten, und passt sich ihren gewohnten Abläufen an.
Der E-Mail-Posteingang war immer schon der Ausgangspunkt. Jetzt ist er auch dort, wo die Arbeit beginnt und jeder nachfolgende Schritt nachvollzogen werden kann.
