Transformez votre boîte mail en outil de gestion des demandes juridiques

C’est un scénario classique pour les directions juridiques internes. Un collègue de la Finance a besoin d’une révision de contrat. Il ne sait pas quel système utiliser, quel formulaire remplir ni exactement qui contacter. Alors il fait ce que tout le monde ferait : il envoie un e-mail. Peut-être qu’il atterrit dans une boîte mail partagée, peut-être pas entre les bonnes mains — mais le résultat est le même. L’e-mail se noie sous une douzaine d’autres fils. Trois semaines plus tard, tout le monde est stressé par la deadline et personne ne sait où en est la demande.

Ce n’est pas la faute de la direction juridique, mais le processus de prise en charge des demandes ne fonctionne pas. Heureusement, le problème se résout facilement avec le bon système : un système qui transforme les e-mails en demandes traçables et organisées.

Les demandes atterrissent dans des boîtes mail partagées sans structure, sans priorité et sans visibilité pour quiconque en dehors de la direction juridique. Chaque e-mail doit être re-saisi manuellement, les pièces jointes se perdent dans les fils, et une fois que le contexte a disparu dans les chaînes de CC, il n’existe souvent plus aucune trace de la date d’arrivée de la demande, de la personne qui l’a prise en charge ni de son état d’avancement.

Le résultat est prévisible : la direction juridique devient un point de blocage. Les équipes métier s’impatientent, les juristes perdent du temps en tâches administratives, et le Directeur Juridique perd la visibilité nécessaire pour gérer la demande, allouer les ressources ou rendre compte avec assurance.

Le problème, c’est l’absence d’un canal dédié.

Dans un monde idéal, envoyer un e-mail à la direction juridique suffirait. Personne, ni le demandeur initial ni l’équipe juridique, n’aurait à utiliser des contournements pour ajouter manuellement des demandes à un espace de travail. Tout fonctionnerait automatiquement. Un e-mail devient une demande traçable, assignée à un responsable, sur laquelle toutes les parties impliquées peuvent travailler de A à Z.

Imaginez un e-mail qui fait bien plus que ce qu’il a jamais fait.

N’importe qui, depuis n’importe quelle équipe ou département, envoie un e-mail à l’adresse partagée de la direction juridique. Aucun compte particulier n’est requis et les pièces jointes fonctionnent normalement. Le tout peut tourner depuis Outlook, Gmail ou n’importe quel autre fournisseur de messagerie. À ce stade, rien de nouveau à apprendre.

C’est là que tout change. Dès l’arrivée de l’e-mail, il est converti en demande structurée dans DiliTrust Matter Management. La demande dispose d’un identifiant unique, d’un statut, d’un demandeur, d’une date d’échéance et d’un niveau de priorité. Et le mieux dans tout ça ? Elle apparaît immédiatement dans la file de demandes de l’équipe juridique, sans qu’il soit nécessaire de saisir manuellement les détails.

Vient ensuite le moment de répondre et de qualifier les demandes entrantes. Avec cette fonctionnalité, inutile de changer d’outil pour ce faire. L’équipe juridique peut lire, répondre et classer la demande directement depuis DiliTrust Matters. Tous les messages ultérieurs sont centralisés, horodatés et reliés à la demande. Cela favorise également une meilleure répartition du travail juridique entre les membres de l’équipe.

Plus de maux de tête avec les fils de CC.

Et les documents ? Lorsqu’une demande arrive avec des pièces jointes contractuelles, elles peuvent être enregistrées directement dans le CLM comme nouveaux documents ou comme nouvelles versions de documents existants. Le détail clé : le module Matter Management et le dépôt contractuel restent pleinement connectés. Le document est exactement là où il doit être, dès son arrivée.

Ce système de prise en charge des demandes change tout pour tous les utilisateurs finaux :

• Pour le Directeur Juridique, c’est une visibilité complète sur chaque demande entrante, y compris celles qui se perdent habituellement dans le flux.
• Pour les Legal Operations, c’est une file standardisée avec triage, priorité et responsable définis dès le départ.
• Pour le demandeur initial — le responsable Finance, le business partner RH ou l’équipe commerciale — qui attend une réponse, c’est la certitude que sa demande a été reçue, qu’elle a un responsable et qu’il recevra un retour.

C’est exactement le type de prise en charge des demandes dont la direction juridique a besoin : un système qui lui évite d’être le département qui retarde, bloque ou fait disparaître les demandes.

La fonctionnalité d’intake de DiliTrust Matter Management (disponible dès juin 2026) devient le point d’entrée unique pour l’ensemble de la gestion des demandes juridiques dans l’organisation, reliant les personnes, les demandes et les contrats en un seul endroit. Le système s’adapte aux habitudes des utilisateurs, et non l’inverse

Au final, la boîte mail est le point de départ. Elle est désormais aussi là où le travail commence, et où chaque étape qui suit peut être retracée.