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Stellen Sie sich einen leitenden Unternehmensjuristen an einem Montagmorgen vor. Noch bevor er auch nur einen einzigen Vertrag öffnet, wechselt er bereits zwischen E-Mails, einem gemeinsamen Laufwerk, einer Vertragsmanagement-Plattform, einem Tool für die Boardsarbeit und vielem mehr hin und her. Der Tag hat gerade erst begonnen, doch schon jetzt wünscht er sich, er könnte Zeit für juristische Arbeit zurückgewinnen und diese dort einsetzen, wo sie am dringendsten benötigt wird.
Das ist die verborgene Arbeitsbelastung der internen Rechtsabteilung: nicht die rechtliche Komplexität, sondern der Koordinationsaufwand, der damit einhergeht. Für Teams, die monatlich 40 Verträge, 25 laufende Mandate und zwei Boardssitzungen in Tochtergesellschaften in über 30 Ländern verwalten, summiert sich dieser Aufwand schnell. Nicht in Stunden, sondern in Tagen.
Eine weitere Plattform hinzuzufügen, wird das Problem nicht lösen. Die Integration juristischer Arbeitsabläufe in die Tools, die die Teams bereits nutzen, wird es hingegen schon.
Das Arbeiten in Silos ist kostspielig
Fragmentierung ist der Normalzustand der meisten juristischen Abläufe. Ein Vertrag wird in Word erstellt, per E-Mail geprüft, über ein separates Tool unterzeichnet und anschließend manuell an einem anderen Ort erneut hochgeladen.
Jeder einzelne Schritt erscheint zunächst geringfügig, doch in der Summe kostet er den Teams wertvolle Zeit. Was auf den ersten Blick wie eine einfache Aufgabe aussieht, nimmt letztendlich jeden Monat mehrere Tage in Anspruch. Hier können Rechtsabteilungen Zeit für ihre eigentliche juristische Arbeit zurückgewinnen, indem sie die manuellen Schritte eliminieren, die den größten Reibungsverlust verursachen.
Die Ursachen sind in der Regel:
- Dokumente plattformübergreifend herunterladen und erneut hochladen
- Per E-Mail-Korrespondenz nach Unterschriften oder Genehmigungen jagen
- Manuelle Eingabe von Vertragsdaten, die bereits in einem CRM vorhanden sind
- Jeden Zyklus werden Sitzungsunterlagen von Grund auf neu erstellt
- Verlust des Kontextes, wenn E-Mails und Dateien in unterschiedlichen Systemen gespeichert sind
Das geschieht nicht aus freiem Willen, sondern ergibt sich daraus, dass die Rechtsabteilung als eigenständiges System, losgelöst vom Rest des Unternehmens, in Silos arbeitet. Der richtige Ansatz besteht darin, die Rechtsabteilung als vernetzten Teil des Unternehmens aufzustellen. Sie ist nicht vom Unternehmen abgekoppelt, sodass sie kommunizieren und Dateien, Dokumente, Fristen und vieles mehr miteinander verknüpfen kann.
5 Beispiele dafür, warum kollaborative Arbeitsumgebungen für Rechtsabteilungen wichtig sind
In einer kollaborativen Arbeitsumgebung für Rechtsabteilungen laufen die juristischen Arbeitsabläufe direkt in den Tools ab, die auch im übrigen Unternehmen bereits genutzt werden: Word, Google Docs, Gmail, Outlook, Teams. Ein solches Modell verbindet die Daten, gewährleistet die Nachverfolgbarkeit und eliminiert die dazwischenliegenden manuellen Schritte.
Verträge erstellen, ohne den Editor zu verlassen
Wenn die Vertriebsabteilung einen Wiederverkäufervertrag anfordert, öffnet der Jurist Word oder Google Docs und bleibt dort. Über ein Seitenpanel greift er auf die Bibliothek mit den vom Rechtsteam genehmigten Klauseln und Vertragsvorlagen zu.
Dadurch werden das Kopieren und Einfügen sowie das Risiko, veraltete Klauseln zu übernehmen, vermieden, während denjenigen, die diese Informationen benötigen, klare, einheitliche und genehmigte Informationen zur Verfügung gestellt werden.
KI-gestützte Prüfung: Ein Dokument für alle Beteiligten
An der Vertragsprüfung ist selten nur eine Person beteiligt. Verschiedene Beteiligte – von Finanzteams, die Zahlungsbedingungen prüfen, bis hin zu Fachabteilungen, die Verträge und Verpflichtungen genehmigen – sind daran beteiligt.
Anstatt sich über E-Mail-Verläufe abzustimmen, arbeiten alle gemeinsam an demselben Live-Dokument. Der Risk Detector vergleicht mithilfe KI den Entwurf mit dem internen Playbook der Rechtsabteilung, kennzeichnet Abweichungen und ermöglicht es dem Juristen, diese mit einem Klick zu beheben und das alles protokolliert. Was früher stundenlange manuelle Überprüfungen erforderte, wird nun zu einer gezielten Überprüfung von Ausnahmen und nicht mehr zu einer vollständigen Durchsicht von Grund auf.
Matter Management direkt aus Ihrem Posteingang
Jeder Fall generiert E-Mails, ob die Rechtsabteilungen das nun wollen oder nicht. Wenn ein externer Anwalt einen unterzeichneten Vertrag zurücksendet, besteht die übliche Vorgehensweise darin, den Anhang herunterzuladen, ihn umzubenennen, ihn in den Fall hochzuladen und den Status zu aktualisieren. Das Problem ist, dass dies zu einer sich wiederholenden Aufgabe wird, die 40 Mal im Monat durchgeführt werden muss.
In einer vernetzten Konfiguration:
- Die E-Mail kommt in Gmail an
- Mit einem Klick werden die E-Mail und alle Anhänge der richtigen Akte zugeordnet.
- Die Zeitleiste der Angelegenheit wird automatisch aktualisiert
- Nichts geht verloren, nichts muss erneut hochgeladen werden
Der Anwalt muss seinen Posteingang nie mehr verlassen und kann neun Stunden im Monat einsparen, da er eine Aufgabe eliminiert hat, die es gar nicht geben sollte.
Vorbereitung der Boardsitzung und Protokollführung in einem Arbeitsablauf
Das Board-Management befindet sich an der Schnittstelle zwischen Terminplanung, Dokumentenzusammenstellung und gemeinsamer Entwurfserstellung. In einer vernetzten Rechtsarbeitsumgebung kann der Prozess wie folgt ablaufen:
- Der Termin wird wie immer über Outlook geplant.
- Sitzungsunterlagen werden automatisch aus der vorhandenen Dokumentation zusammengestellt
- Die Führungskräfte greifen direkt in Microsoft Teams auf die Materialien zu, wo sie sich ohnehin bereits treffen
- Nach der Sitzung wird ein Protokoll entworfen und gemeinsam in derselben Umgebung überarbeitet.
- Die endgültige Fassung ist genehmigt und unterzeichnet, ohne dass eine Versionsjagd oder E-Mail-Schleifen erforderlich waren.
„Kein Druck, kein Durcheinander.“
Jean-Baptiste Esbelin, Produktleiter bei DiliTrust
Fünf Stunden pro Boardsitzung. Multipliziere das mit zwei Sitzungen pro Monat.
Verträge, die automatisch aus Ihrem CRM-System eintreffen
Wenn ein Geschäft in Salesforce, HubSpot oder Microsoft Dynamics abgeschlossen wird, befindet sich der unterzeichnete Vertrag zwar im CRM, muss aber auch in die Rechtsplattform übernommen werden. Diese Lücke manuell zu schließen, ist eine sich wiederholende und fehleranfällige Arbeit.
Dank einer direkten CRM-Integration werden unterzeichnete Verträge zusammen mit ihren Metadaten automatisch in den Arbeitsbereich der Rechtsabteilung übernommen. Eine manuelle Neueingabe ist nicht erforderlich. Bei 40 Verträgen pro Monat ist der Gewinn an Zuverlässigkeit ebenso bedeutend wie die Zeitersparnis.
Integration ist die Architektur, kein Zusatzmodul
Was einen kollaborativen Arbeitsbereich für den Rechtsbereich effektiv macht, ist das, was ihm zugrunde liegt. Die DiliTrust Suite lässt sich nahtlos integrieren mit:
- Microsoft 365: Word, Outlook, Teams (erhältlich im Microsoft Marketplace)
- Google Workspace: Docs, Gmail (erhältlich im Google Workspace Marketplace)
- CRM-Systeme: Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics
Die Teams aus den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Beschaffung und Geschäftsbetrieb können über ihre eigenen Tools mit der Rechtsabteilung zusammenarbeiten – ohne separate Anmeldung, ohne eine weitere E-Mail-Kette zu generieren und ohne die Rechtsabteilung um Informationen bitten zu müssen, über die sie eigentlich bereits verfügen sollten.
Das Ziel ist nicht einfach nur ein besseres Rechtsinstrument an sich. Es geht um eine Rechtsfunktion, die wirklich mit den übrigen Geschäftsprozessen verbunden ist.
Die DiliTrust Suite lässt sich nahtlos in Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, HubSpot und Microsoft Dynamics integrieren. Die Installationsanleitung finden Sie im offiziellen DiliTrust-Dokumentationsportal.
Juristische Arbeit direkt in den Tools erledigen, die Ihr Team täglich nutzt
In unserem Webinar [Englisch] erfahren Sie, wie Ihr Team direkt in Word, Outlook, Teams, Google Docs und Gmail arbeiten kann.
