Unternehmen aller Größenordnungen bearbeiten täglich eine große Menge an Dokumenten, was zu Bedenken hinsichtlich Sicherheit und Produktivität führt. Um ihr Datenmanagement zu optimieren, sollten Unternehmen intelligente, sichere und leicht zugängliche dokumentarische Ressourcen schaffen.
Aber was ist das genau?
Key Takeaways
Dokumentarische Ressourcen: Definition
Dokumentarische Ressourcen beziehen sich auf eine Sammlung von Dokumenten, die verschiedene Formen annehmen kann, z. B. Papier- oder digitale Dokumente, Bücher, Zeitschriften und Archive, Tonaufnahmen und sogar audiovisuelle Inhalte.
Die dokumentarischen Ressourcen eines Unternehmens werden von Archivierungsfachleuten zusammengestellt und auf eine kohärente Strategie abgestimmt.
Ziel dieser Sammlungen ist es nämlich, die Informationskraft der Unternehmen zu verbessern. Die Ressourcen werden daher nach bestimmten, im Voraus festgelegten Kriterien ausgewählt und geordnet, wie z. B. dem Kriterium des Nutzens (Dokumente, die in der Zukunft verwendet werden können) oder des rechtlichen Wertes (Dokumente, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen aufbewahrt werden müssen).
Unternehmen generieren und erhalten täglich eine beträchtliche Menge an Ressourcen, die nach und nach ihren Dokumentenbestand bereichern. Die Aktualisierung und Verwaltung dieser Ressourcen ist daher eine spezielle Aufgabe, die eine strenge Organisation erfordert: Jedes neue Dokument muss sorgfältig ausgewählt, klassifiziert und archiviert werden.
Warum dokumentarische Ressourcen verwenden?
Die Erstellung dokumentarischer Ressourcen dient im Wesentlichen drei Zwecken:
Während die meisten Dokumente aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden, sind andere für den gelegentlichen oder regelmäßigen Zugriff der Mitarbeiter bestimmt. Einige Ressourcen werden auch als Beweismittel archiviert, um die Entwicklung des Unternehmens zu dokumentieren.
Dokumentarische Ressourcen werden in jedem Fall genutzt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, Informationen effizient zu verwalten. Die Kenntnis und Kontrolle der verfügbaren Informationen durch die Mitarbeiter sowie der einfache Zugang zu den Ressourcen stellen einen erheblichen Vorteil dar:
Alle Mitarbeiter sind von der Dokumentenverwaltung betroffen. Mit dem Aufkommen digitaler Technologien nimmt das Volumen der von Unternehmen verwalteten Dokumente weiter zu, was verbesserte Verwaltungsfunktionen erfordert.
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Rechtliche Anforderungen: GoBD, BEG IV und DSGVO
Für Unternehmen in Deutschland ist die Dokumentenverwaltung keine rein organisatorische Frage. Drei Regelwerke bestimmen konkret, was wie lange aufbewahrt werden muss – und in welcher Form.
GoBD: Wie digitale Dokumente archiviert werden müssen
Die GoBD regeln, wie steuerrelevante Dokumente geführt und archiviert werden müssen. Digitale Originale dürfen nicht einfach ausgedruckt und dann gelöscht werden. Sie müssen unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar gespeichert sein. Das nennt sich revisionssichere Archivierung.
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem kann diese Anforderungen abdecken: durch Versionskontrolle, lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und unveränderbare Speicherung.
BEG IV: Neue Aufbewahrungsfristen seit Januar 2025
Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt (§147 Abs. 1 AO, §257 HGB). Andere Dokumententypen unterliegen weiterhin längeren Fristen.
| DOKUMENTENTYP | AUFBEWAHRUNGSFRIST (AB 2025) |
|---|---|
| Buchungsbelege, Rechnungen | 8 Jahre |
| Handelsbriefe, Geschäftskorrespondenz | 6 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre |
| Sonstige steuerrelevante Unterlagen | 6 oder 10 Jahre |
Weitere Informationen zu aktuellen Aufbewahrungsfristen stellt die IHK bereit.
DSGVO: Aufbewahren und schützen zugleich
Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nicht länger als notwendig gespeichert werden dürfen. Das klingt nach einem Widerspruch zu GoBD-Aufbewahrungspflichten. In der Praxis lassen sich beide Anforderungen vereinen: Ein gut konfiguriertes System ermöglicht die gezielte Pseudonymisierung oder Schwärzung personenbezogener Daten nach Ablauf der relevanten Frist, ohne die steuerrechtliche Pflicht zu verletzen.
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Der Dokumentenlebenszyklus: Von der Erfassung bis zur Löschung
Effektives Dokumentenmanagement begleitet jedes Dokument durch fünf Phasen. In jeder Phase lauern ohne ein strukturiertes System eigene Risiken: verlorene Dateien, unkontrollierter Zugriff, verpasste Fristen.
- Erfassung und Klassifizierung: Das Dokument wird erfasst, indiziert und mit Metadaten versehen – manuell oder automatisiert durch KI.
- Speicherung und Zugriffskontrolle: Das Dokument wird sicher abgelegt. Zugriffsrechte werden auf Ordner- oder Dokumentenebene definiert.
- Bearbeitung und Zusammenarbeit: Berechtigte Mitarbeiter können das Dokument einsehen, bearbeiten und teilen – mit vollständiger Versionierung.
- Revisionssichere Archivierung: Das Dokument wird GoBD-konform archiviert und entspricht den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
- Fristgerechte Löschung: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird das Dokument rechtskonform gelöscht – in Einklang mit DSGVO-Anforderungen.
Dokumentenverwaltung und KI: Was moderne Systeme heute leisten
Laut dem Bitkom Digital Office Index 2024 verfügen 83 % der deutschen Unternehmen über eine Digitalisierungsstrategie. Die Dokumentenverwaltung ist einer der Bereiche, in dem KI heute am direktesten wirkt.
Moderne Plattformen bieten KI-Funktionen für:
Das sind keine Zukunftsversprechen. Diese Funktionen sind in professionellen Plattformen bereits verfügbar, und sie verändern, wie Rechtsabteilungen und Board Manager mit Dokumenten arbeiten.
Wie der DiliTrust Data Room Ihnen hilft, dokumentarische Ressourcen zu verwalten
Zu einer soliden Governance gehört eine solide Dokumentenverwaltung. Der DiliTrust Data Room, Teil der DiliTrust Suite, ist darauf ausgelegt, Dokumente sicher zu zentralisieren, gezielt freizugeben und vollständig nachverfolgbar zu halten.
Was der DiliTrust Data Room bietet
Sicherheit steht dabei an erster Stelle. DiliTrust ist nach ISO 27001, ISO 27701 und SOC 2 Type II zertifiziert. Daten werden auf souveräner Infrastruktur in Europa gespeichert – und unterliegen nicht dem US CLOUD Act.
Als SaaS-Plattform ermöglicht DiliTrust allen berechtigten Mitarbeitern den Fernzugriff auf Dokumente, von überall, mit einer einfachen Internetverbindung. Die Zugriffsrechte bleiben dabei vollständig in der Hand des Administrators.
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Checkliste: Ist Ihre Dokumentenverwaltung fit für 2026?
Überprüfen Sie, wo Ihre aktuellen Prozesse stehen:
Falls mehr als zwei Punkte unklar sind, lohnt sich eine Überprüfung Ihrer aktuellen Lösung.
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Häufig gestellte Fragen
Eine Dokumentenbibliothek ist ein zentrales Repository, in dem Dokumente gespeichert und freigegeben werden. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) geht weiter: Es verwaltet den gesamten Lebenszyklus, inklusive Workflows, Versionierung, Fristen und revisionssicherer Archivierung. Für Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen oder gesetzlichen Compliance-Anforderungen ist ein DMS die geeignetere Wahl.
In Deutschland gelten vor allem drei Regelwerke: die GoBD (revisionssichere Archivierung steuerrelevanter Dokumente), das HGB (Aufbewahrungsfristen für Handelsdokumente) und die DSGVO (Datenschutz und Löschpflichten). Seit Januar 2025 gilt durch das BEG IV eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren für Buchungsbelege.
Das hängt vom Dokumententyp ab. Buchungsbelege und Rechnungen: 8 Jahre (seit BEG IV 2025). Jahresabschlüsse und Bilanzen: 10 Jahre. Handelsbriefe und sonstige geschäftliche Korrespondenz: 6 Jahre. Diese Fristen gelten nach HGB und Abgabenordnung.
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit auffindbar gespeichert sind. Das schließt die lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen ein. GoBD-konformes Dokumentenmanagement setzt dies zwingend voraus.
